Hybride werk implementeren: Een stap-voor-stap uitrolplan

Uitrolplan hybride werken: Hybride werken stap voor stap implementeren

Bij het implementeren van hybride werken in je organisatie heb je een solide uitrolplan nodig. Met een duidelijk in kaart gebracht proefproject, gestructureerde feedback en sterke communicatie, kun je in minder dan drie maanden van een concept voor hybride werken op papier naar een bedrijfsbrede acceptatie.

1. Bepaal pilotparameters, meetgegevens en succescriteria (weken 1-2)

Bepaal het kader voor het testen van je hybride model. Dit omvat het selecteren van een pilotgroep en het definiëren van het bereik, de meetgegevens en criteria voor het evalueren van het succes van je hybride testrun.

• Pilotgroep: Kies teams, afdelingen en functies die geschikt zijn voor een vroege implementatie.
• Omvang van de pilot: Bepaal hoe lang je het proefproject wilt uitvoeren (bijv. 4-6 weken) en welke locaties en werkpatronen je wilt testen.
• Verantwoordelijkheden: Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe voor het pilotprogramma, waaronder een executive sponsor, admins, pilot leads en leden van het HR- en IT-team om het project te ondersteunen.
• Succesindicatoren: Definieer de belangrijkste prestatie-indicatoren die je tijdens de pilot gaat bijhouden, zoals productiviteit, betrokkenheid, samenwerking, het gebruik van tools of de tevredenheid van medewerkers.
• Succescriteria: Stel de benchmarks vast die bepalen of de pilot succesvol is of niet. Mogelijke benchmarks kunnen zijn: meer dan 80% tevredenheid van de werknemers, stabiele of verbeterde productiviteit, minder dan 10% onopgeloste IT-problemen of positieve kwalitatieve feedback.

2. Een tijdlijn vaststellen en feedbackmomenten ontwerpen (weken 2-3)

Werk een tijdlijn uit voor het uitrollen van je hybride werkmodel en bepaal op welke punten en mijlpalen je feedbackmomenten wilt integreren.

• Gedetailleerde tijdlijn: Maak een kalender met belangrijke mijlpalen, zoals training en oriëntatie voorafgaand aan de pilot, start- en einddata van de pilot, deadlines voor het verzamelen van feedback en beslismomenten voor het opschalen, aanpassen of stoppen van de pilot.
• Feedbackmomenten: Plan wekelijkse micro-enquêtes of opiniepeilingen om feedback te verzamelen van werknemers in de pilotgroepen, plan check-ins voor managers (bijvoorbeeld om de twee weken) en zet directe rapportagekanalen op voor IT- of HR-kwesties, samen met rechtstreekse ideeënbussen of chats voor voortdurende input.

3. Ontwerp een communicatieplan (weken 3-4)

Ontwikkel een gedetailleerd communicatieplan dat alles omvat van een officiële aankondiging tot regelmatige updates en Q&A sessies.

• Kickoff aankondiging: Communiceer het doel, de omvang, de deelnemers en het tijdschema van de pilot in een bedrijfsbrede aankondiging.
• Communicatiekanalen: Bepaal welke kanalen je wilt gebruiken voor communicatie tijdens de pilot (bijv. e-mail, Slack of intranet).
• Duidelijke berichtgeving: Richt je op het doel, de voordelen, de details van de pilot en praktische informatie zoals hoe je feedback kunt geven.
• Voortdurende updates: Regelmatige statusupdates van de pilot via nieuwsbrief, intranet of vergaderingen met alle medewerkers houden iedereen op de hoogte. Stel een updatefrequentie in (bijvoorbeeld wekelijkse updates tijdens de lancering, daarna tweewekelijks) om ervoor te zorgen dat er geen updates worden gemist.
• Q&A sessies: Organiseer geplande forums of speciale evenementen voor vragen om transparantie te creëren en open vragen die onzekerheid zouden kunnen veroorzaken te voorkomen.
• Ondersteuningskanalen: Zorg ervoor dat je verschillende communicatiekanalen opzet voor IT- of HR-kwesties en deel de verschillende contactpunten zodat werknemers voortdurend feedback kunnen geven.

4. Voer je pilot uit (weken 3-8)

Start de pilot met je geselecteerde teams en begin met het testen van je hybride model in de praktijk. In deze fase moeten de plannen in de praktijk worden gebracht, de deelnemers aan de pilot worden ondersteund en gegevens en feedback worden verzameld.

• Inwerken van deelnemers: Geef deelnemers training over nieuwe tools, beleidsregels en best practices om ervoor te zorgen dat ze klaar zijn voor het model.
• Start van de hybride planning: Start met het testen van de hybride werkplanning zoals gedefinieerd in de pilot, met duidelijke verwachtingen voor aanwezigheid en flexibiliteit.
• Tussentijdse gegevensverzameling: Verzamel pilotgegevens op de vooraf gedefinieerde controlepunten (bijv. week 2 en week 4) met behulp van enquêtes en manager check-ins.
• Voortdurende controle: Volg je succescijfers (productiviteit, betrokkenheid, samenwerking, enz.) om trends te identificeren en tijdig aanpassingen te doen.

5. Beoordelen, verfijnen en voorbereiden op volledige uitrol (week 8-9)

Evalueer hoe het proefproject is verlopen en analyseer wat goed werkte, waar het tegenzat en wat er moet worden aangepast voordat je het project opschaalt. Door te kijken naar zowel de verzamelde gegevens als de kwalitatieve feedback van de deelnemers kun je een hybride model ontwikkelen dat echt werkt voor jouw organisatie.

• Analyseer pilotgegevens: Vergelijk pilotresultaten met vastgestelde KPI's en succescriteria om te zien waar doelen zijn gehaald en waar niet.
• Verzamel kwalitatieve feedback: Houd focusgroepen, interviews en open feedbacksessies met deelnemers en managers om hun ervaringen vast te leggen. Documenteer welke uitdagingen blijven bestaan en noteer ideeën voor verbetering.
• Documenteer geleerde lessen: Identificeer best practices, terugkerende wrijvingspunten en andere uitdagingen die moeten worden aangepakt. Gebruik deze lessen om de planningen, toelatingscriteria, workflows en ondersteuningsinstellingen aan te passen.
• Materialen en processen verfijnen: Werk beleidsdocumenten, inwerkhulpmiddelen, technische protocollen en richtlijnen bij. Voltooi je hybride werkbeleid, bereid trainingsmateriaal voor en stem HR- en juridische documentatie op elkaar af voor de volledige uitrol.

6. Bedrijfsbreed uitrollen en doorlopende verbetering stimuleren (week 9+)

Schaal jouw verfijnde hybride model binnen je organisatie, terwijl je mechanismen creëert om in de loop van de tijd te blijven verbeteren - inclusief voortdurende controle, transparante communicatie en regelmatige aanpassingen.

• Communiceer de uitrol: Deel het definitieve hybride werkbeleid, de richtlijnen en ondersteuningsmiddelen binnen jouw organisatie.
• Opleiden en inwerken op schaal: Plan organisatiebrede trainingssessies en werk de werknemershandboeken bij.
• Technologie op schaal inzetten: Rol tools voor samenwerking en hybride werken uit naar alle werknemers en zorg ervoor dat de IT-ondersteuning klaar en beschikbaar is.
• Nieuwe planningen implementeren: Introduceer hybride planningen voor teams en locaties, met duidelijke richtlijnen om een balans te vinden tussen flexibiliteit en bedrijfsbehoeften.
• Controleer de statistieken regelmatig: Volg belangrijke indicatoren (bijv. productiviteit, betrokkenheid, samenwerking, welzijn) op maand- en kwartaalbasis om trends te herkennen.
• Houd elk kwartaal een meeting: Gebruik een grote ruimte of Q&A sessies om resultaten te delen, uitdagingen aan te pakken en transparantie te creëren over de volgende stappen.
• Verfijn voortdurend je beleid: Bekijk gegevens en feedback regelmatig om planningen, workflows en beleid aan te passen naarmate jouw hybride model zich ontwikkelt.

Na de uitrol van hybride werken: Hybride onboarding voorbereiden

Onboarding in een hybride omgeving draait om het creëren van een inclusieve ervaring die even goed werkt voor werknemers die op afstand in dienst komen, op kantoor, of een mix van beide. Een goed gestructureerd onboardingproces helpt nieuwe werknemers om zich vanaf de eerste dag verbonden, ondersteund en productief te voelen. Een onboardingsplan voor hybride werk zou de volgende stappen kunnen omvatten.

1. Logistiek vóór de start

• Planningen afstemmen en onboardingsessies op kantoor en op afstand coördineren.
• Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers apparatuur, accounts en toegang tot tools krijgen voor hun eerste werkdag.
• Voorzie managers van communicatiesjablonen en checklists om nieuwe werknemers te verwelkomen.
  

2. Gestructureerde oriëntatie

• Organiseer onboardingsessies in een inclusieve omgeving (bijv. hybride videogesprekken met gelijke deelname voor deelnemers op kantoor en op afstand).
• Koppel nieuwe medewerkers aan buddy's of mentoren om de integratie tussen locaties te ondersteunen.
• Introduceer de bedrijfscultuur, de waarden en het hybride werkbeleid in een vroeg stadium om verwachtingen te stellen en te beheren.
  

3. Samenwerking set-up

• Doorloop de belangrijkste samenwerkingstools (messenger, projectbeheer, gedeelde documenten, etc.).
• Definieer teamnormen voor synchrone en asynchrone samenwerking en communicatie.
  

4. Inclusiviteit en verbinding

• Maak kennis met collega's en teams, zowel online als persoonlijk.
• Plan 1:1 gesprekken en regelmatige check-ins met managers om vertrouwen op te bouwen en integratie te ondersteunen.
• Moedig deelname aan sociale evenementen of teambuildingactiviteiten aan en zorg ervoor dat deze evenementen toegankelijk zijn voor medewerkers op afstand en op locatie.

Hoe hybride werk implementeren met deskbird

Bij deskbird hebben we honderden bedrijven ondersteund tijdens hun overgang naar hybride werken. Tijdens het inwerkproces begeleiden we organisaties bij een aantal belangrijke stappen om hun reis naar hybride werken goed te beginnen. Dit omvat:

• Prioriteiten voor hybride werk verduidelijken, of het nu gaat om het stroomlijnen van een werkplekboeking en kantooractiviteiten, het optimaliseren van de aanwezigheid op kantoor en de betrokkenheid van werknemers, of het maximaliseren van de ROI en duurzaamheid van het kantoor.
• Verduidelijk functies en verantwoordelijkheden, van IT, HR en werkplekkampioenen tot contracteigenaren.
• Het delen van best practices en tips voor implementatie, zoals het gebruik van onze Slack integratie, interactieve plattegronden of eenvoudige boekingsfunctie met één klik.

Hoe IU hybride werd met deskbird

Met deze ondersteuning introduceerde de Internationale Hogeschool IU met succes deskbird voor hun 800 medewerkers verspreid over 30 locaties in Duitsland - en dat in recordtijd. Na de aftrap van het project en wat fine-tuning van het product om aan de behoeften van IU te voldoen, kondigden ze de lancering van deskbird aan als hun nieuwe oplossing voor het reserveren van bureaus. Dit slechts een week voor de start. IU-medewerkers kunnen nu een datum kiezen, snel controleren waar hun collega's zitten en een bureau boeken in de ruimte van hun voorkeur.

We waren op zoek naar een eenvoudige, intuïtieve tool die toch aan al onze behoeften kon voldoen. Vooral omdat het project een herstructurering van onze kantoorindeling inhield, was het verbazingwekkend hoe flexibel deskbird was met onze veranderende behoeften. Met deskbird hebben we een software gevonden die een geweldige gebruikerservaring biedt, samen met alle functies die we wensten, vooral SSO en toegangsbeperkingen die voor ons zeer relevant waren!
-Jacqueline Schuster, Senior Project Lead HR bij IU

Hoe Testbirds hybride werd met deskbird

Testbirds heeft een snelle en soepele implementatie van hybride werken ervaren met deskbird. Na een eerste demogesprek werd al snel duidelijk wat er nodig was en binnen een paar weken had het team al positieve feedback. Omdat deskbird naadloos binnen MS Teams werkt, waren er geen lange trainingssessies nodig en werd alles in een snelle vergadering uitgelegd en opgezet.

Checklist voor een succesvolle hybride implementatie

Een succesvolle implementatie van hybride werken komt neer op het behalen van de juiste mijlpalen in de juiste volgorde. Om op koers te blijven, moet je je richten op de essentiële zaken, zoals een duidelijk beleid, de juiste tools, een soepele introductie van medewerkers en een inclusieve bedrijfscultuur die samenwerking stimuleert. Gebruik deze snelle checklist om de prioriteiten tijdens de uitrol zichtbaar te houden.

• Definieer in een vroeg stadium duidelijke succescriteria zodat je weet wanneer de pilot klaar is om op te schalen.
• Zorg voor afstemming met het management en hun ondersteuning tijdens de uitrol.
• Voorzie managers van training over inclusief leiderschap en best practices voor hybride teams.
• IT-, HR- en facilitaire teams voorbereiden om snel te reageren op hybride uitdagingen.
• Communiceer consistent, gebruik meerdere kanalen en herhaal de belangrijkste boodschappen.
• Bouw feedbackmomenten in elke fase in (bijv. enquêtes, check-ins, open kanalen).
• Zorg ervoor dat alle werknemers gelijke toegang hebben tot hulpmiddelen, tools en kansen.
• Vier mijlpalen en deel success stories in een vroeg stadium om vertrouwen op te bouwen en acceptatie te bevorderen.

Hybride werk implementeren: Planning is alles

Een succesvolle uitrol van hybride werk komt neer op een gestructureerde planning - van het definiëren van succescriteria tijdens de pilot tot het opzetten van feedbackmomenten, transparante communicatie en het verfijnen van je hybride set-up op basis van feedback van medewerkers en managers. De implementatie van hybride werken eindigt echter niet bij de lancering. Het is een continu proces van feedback, iteratie en communicatie.

Een belangrijk onderdeel van het verfijnen van je hybride model is het bijhouden van de juiste meetgegevens. In het volgende hoofdstuk gaan we in op de belangrijkste succescijfers voor hybride werk en hoe je betrokkenheid en productiviteit kunt meten met resultaatgerichte KPI's. Dit zodat je de waarde van hybride werk voor je organisatie kunt bewijzen en na verloop van tijd kunt blijven verbeteren.