Hybride werksoftware: Hoe kies je de juiste tools voor je team?

Hoe de hybride werkoplossingen de typische hybride werkplek uitdagingen oplossen

Hybride werkoplossingen vergemakkelijken de coördinatie van teams op verschillende locaties, vereenvoudigen het boeken van bureaus en vergaderruimtes, optimaliseren het gebruik van middelen en vergroten de betrokkenheid op kantoor en op afstand door veelvoorkomende uitdagingen aan te pakken, zoals:

• Boekingschaos: Real-time beschikbaarheid van bureaus en vergaderruimtes, automatische bevestigingen en agenda-integratie voorkomen dubbele boekingen.
• Slecht ruimtegebruik: Bezettingsanalyses onthullen gebruikspatronen om de indeling en capaciteit van kantoren aan te passen.
• Coördinatie: Desk booking zorgt ervoor dat teams plekken kunnen reserveren en effectief kunnen samenwerken op kantoordagen.
• Tijdverlies: Uniforme platforms centraliseren boeking, communicatie en het delen van documenten.
• Productiviteit daalt: Automatisering, gesynchroniseerde agenda's en herinneringen houden workflows op schema.

Wat zijn de essentiële tools voor hybride werk?

Effectief hybride werken vereist de juiste mix van tools, waaronder hot desking , projectmanagementoplossingen, communicatieplatforms en hybride planningstools.

• Bureaureserveringsystemen: Laat medewerkers vooraf bureaus reserveren en zien waar teamgenoten zitten, en voorkom dubbele boekingen.
• Beheer van vergaderruimtes: Regelt vergaderruimte reserveringen, bewaakt de capaciteit en zorgt ervoor dat de juiste apparatuur klaar staat voor in-person of hybride vergaderingen.
• Bezoekersbeheer: Houdt de check-ins van gasten bij, stuurt instructies voorafgaand aan het bezoek en helpt de beveiliging op locatie te beheren met duidelijke bezoekerslogboeken.
• Platformen voor werknemerservaring: Laat je snelle enquêtes uitvoeren, teamoverwinningen vieren en momenten creëren die mensen verbonden en betrokken houden.
• Hybride samenwerkingstools: Laat teams samenwerken via videogesprekken, chat, gedeelde documenten en virtuele whiteboards.
• Workplace analytics: Laat zien hoe kantoorruimtes worden gebruikt, zodat managers slimmere beslissingen over de indeling kunnen nemen.
• Hybride planningstools: Help teams bij het coördineren van kantoordagen, zodat de juiste mensen op hetzelfde moment ter plaatse zijn.
• Project- en taakbeheer: Houd werk zichtbaar met duidelijke deadlines, toegewezen verantwoordelijkheden en het bijhouden van de voortgang.

Waar moet je op letten bij hybride werksoftware?

Als je software voor hybride werken kiest voor je kantoor, ga dan op zoek naar tools die hybride werk echt makkelijker, efficiënter en leuker maken voor je team. De beste oplossingen bieden een goede balans tussen bruikbaarheid, functionaliteit, ondersteuning, flexibiliteit en kosten.

• Gebruikerservaring (UX) en gebruiksgemak: 82% van de werknemers zegt dat technologie op het werk een grote invloed heeft op hun geluk en betrokkenheid op het werk (Bron: Business.com). Zorg ervoor dat je software intuïtief en gebruiksvriendelijk is, zodat werknemers het snel kunnen gebruiken zonder steile leercurves.
• Basisfunties: Kies een oplossing die voorziet in de kritieke hybride werkbehoeften van jouw organisatie, zoals planningen opstellen, bureaus en vergaderruimtes boeken, maar ook aansluit bij jouw bedrijfsstrategie en -doelen.
• IT-ondersteuning en training: Uit onderzoek van PwC blijkt dat slechts 50% van de werknemers en 64% van de managers tevreden is met de beschikbare middelen om nieuwe technologie op de werkplek te leren en te gebruiken. Kies dus voor een platform dat wordt ondersteund door een sterke leveranciersondersteuning en trainingsmateriaal.
• Schaalbaarheid en flexibiliteit: De software moet zich aanpassen aan de evolutie van jouw hybride strategie, of je nu meer locaties, werknemers of nieuwe hybride werkplanningen toevoegt.
• Kosten en ROI: De prijs moet transparant zijn en in lijn met de waarde die het oplevert in termen van efficiëntie, productiviteit en werknemerservaring.

Gemeenschappelijke integraties van hybride werksoftware

Dankzij de integraties van hybride software kun je kantoormiddelen effectiever beheren en hybride teams beter coördineren, terwijl de dagelijkse workflows minder wrijving ondervinden en de productiviteit toeneemt. De belangrijkste integraties zijn:

• Agenda-apps: Synchroniseer vergaderruimte en bureaureserveringen in jouw hybride werktools en agenda's (bijv. Google Agenda, Microsoft 365).
• Communicatie-apps: Krijg rechtstreeks toegang tot functies zoals bureauboekingen in dagelijkse tools zoals Slack of MS Teams.
• HRIS: Beheer werknemersgegevens en synchroniseer automatisch updates zoals het bijhouden van afwezigheden.
• Tools voor gebruikersbeheer: Stroomlijn provisioning, deprovisioning en bulk uploads van gebruikers.
• Toegangscontrolesystemen: Automatische check-ins via toegangskaarten mogelijk maken - de deskbird-Salto integratie is hier een goed voorbeeld van.
• Systemen voor bezoekersbeheer: Verbeter de beveiliging ter plekke en coördineer de toegang voor gasten op een soepele manier.

Beveiligingsoverwegingen bij het kiezen van hybride werksoftware

Beveiliging is cruciaal bij het kiezen van hybride werksoftware. Hybride teams moeten vanaf verschillende locaties toegang hebben tot tools en gegevens, wat extra cyberbeveiligingsrisico's met zich meebrengt, in vergelijking met traditionele kantooromgevingen. Sterke beveiligingsstandaarden garanderen het vertrouwen van medewerkers, beschermen de bedrijfsvoering en zorgen ervoor dat de organisatie voldoet aan de wetgeving voor gegevensbescherming. Kies voor hybride werksoftware met functies zoals:

• Single sign-on (SSO): Biedt medewerkers toegang tot alle tools met één login, waardoor ze minder snel wachtwoorden hoeven in te vullen en de verificatie wordt versterkt.
• Gegevensbescherming en versleuteling: Houdt gevoelige bestanden en communicatie privé.
• Beveiligingscertificeringen en naleving: Certificeringen zoals SOC 2 of ISO 27001 en naleving van wetten op het gebied van gegevensbescherming zoals GDPR zorgen voor naleving van de wet, voorkomen boetes en tonen aan dat er verantwoordelijk met gegevens wordt omgegaan.
• Toegangsbeheer en machtigingen: Beperkt de toegang tot gegevens op basis van functies, locaties of apparaten om lekken of misbruik te voorkomen.
• Regelmatige beveiligingsaudits: Identificeer en verhelp kwetsbaarheden in een vroeg stadium om beveiligingsrisico's te beperken.
• Multi-tenancy: Houdt gegevens voor verschillende teams of organisaties veilig gescheiden binnen hetzelfde platform.

Hybride werktechnologie en hardware voor een flexibel kantoor

Een productieve hybride werkplek heeft slimme kantoortechnologie en hardware nodig, zoals kioskschermen, sensoren en toegangssystemen die integreren met hybride werksoftware. Deze oplossingen optimaliseren het kantoorgebruik, verbeteren de samenwerking en verbeteren het comfort en de veiligheid van de werknemers.

• Digitale onthaalsystemen: Touchscreen kiosken of mobiele apps maken snel zelf inchecken mogelijk, waardoor knelpunten bij de receptie worden verminderd en de bezoekerservaring wordt verbeterd.
• Vergaderruimte kiosken:  Schermen buiten aan de vergaderruimtes geven real-time beschikbaarheid weer en maken het mogelijk om ter plekke te boeken (bijv. de kioskmodus van deskbird).
• Bezettingssensoren: Houd het gebruik van bureaus en vergaderruimtes bij en voer die gegevens in de werkpleksoftware in om lay-outs te optimaliseren en onderbenutte ruimte te beperken.
• Luchtkwaliteit en omgevingssensoren: Houd CO2, temperatuur en ventilatie in de gaten om het werknemers comfortabel te maken, energie te besparen en duurzaamheid te ondersteunen.
• Videoconferentiehardware: Camera's, microfoons en luidsprekersystemen zorgen ervoor dat hybride vergaderingen voor iedereen toegankelijk, duidelijk en productief zijn.
• Toegangscontrolesystemen: Badge-, mobiele of biometrische oplossingen regelen de toegang en centraliseren, indien geïntegreerd met hybride software, veilig toegangsbeheer.
• Slimme lockers & opslagsystemen: Zorgen voor veilige, tijdelijke opslag voor werknemers in hot-deskingopstellingen.
• Wellness-technologie: Hulpmiddelen zoals zit-staan werkplekken en verlichtingsregelingen ondersteunen de gezondheid, het comfort en de productiviteit van werknemers.

Hoe deskbird hybride teams sterker maakt

deskbird is jouw alles-in-één werkplekbeheerplatform. Door bureau- en vergaderruimte  boeking, personeelsbeheer, bezoekersbeheer en werkplekanalyses te combineren in één oplossing, helpt deskbird organisaties kosten te besparen, ruimte te optimaliseren en werknemers verbonden te houden.

• Smart desk booking: Medewerkers kunnen vooraf een bureau of middel reserveren, zien waar collega's zitten en de frustratie vermijden dat ze aankomen zonder dat er een geschikte werkplek beschikbaar is. Minder verspilde ruimte, beter gebruik van apparatuur en lagere infrastructuurkosten.
• Eenvoudig vergaderruimtes reserveren: Met agendaintegratie en real-time beschikbaarheid is het vinden van de juiste vergaderruimte een kwestie van seconden. deskbird maakt ook het boeken ter plekke mogelijk via kioskschermen, waardoor er minder ongebruikte vergaderruimtes zijn.
• Workforce management: Hybride kantoren kunnen snel leeg aanvoelen als de aanwezigheid niet goed wordt beheerd. deskbird's hybride planningstool  laat zien wanneer teamgenoten van plan zijn om op kantoor te zijn, waardoor het makkelijker wordt om kantoordagen te coördineren, sociale interactie te stimuleren en ervoor te zorgen dat het hybride kantoorbeleid voor iedereen duidelijk is.
• Bezoekersbeheer: De eerste indruk is belangrijk, en onhandige, ongeorganiseerde check-ins helpen daar niet bij. deskbird Visitors stroomlijnt de toegang voor gasten met pre-registratie, self-service check-in kiosken en directe meldingen van hosts. Gasten krijgen een soepele ervaring, terwijl jij bijhoudt wie er op locatie is om de veiligheid op de werkplek te waarborgen.
• Analytics en inzichten: In plaats van te gissen hoe kantoorruimte wordt gebruikt, kunnen werkplek- en faciliteitsmanagers vertrouwen op harde gegevens. deskbird volgt bezettingspatronen, boekingsgedrag en naleving van beleidsregels voor hybride werken, waardoor slimmere planning, kostenbesparingen en kantoorontwerpen mogelijk zijn. Deze ondersteunen beter hoe jouw teams feitelijk werken.

Hoe kan je de ROI van hybride software evalueren

Bij het evalueren van de ROI van hybride werksoftware gaat het erom te bewijzen dat de tools die je hebt gekozen meetbare waarde leveren die verder gaat dan hun kosten. Om dit te kunnen doen, moet je de afstemming op bedrijfsdoelen beoordelen om er zeker van te zijn dat investeringen zowel de directe behoeften als de langetermijnstrategie ondersteunen. Om een volledig beeld te krijgen van zowel het tastbare als ontastbare rendement van jouw investering in tools, moet je kijken naar drie verschillende aspecten: criteria voor softwareselectie vooraf, impactmeting en acceptatiemetriek.

Evaluatiecriteria voor en tijdens de implementatie

• Kosten versus waarde: Vergelijk licentie-, hardware- en trainingskosten met meetbare resultaten.
• Integratie: Werkt de tool goed samen met je bestaande hybride software-ecosysteem?
• Schaalbaarheid: Kan de tool meegroeien met de organisatie of moet hij vervangen worden als de vraag toeneemt?
• Flexibiliteit: Past de tool zich aan een veranderend hybride werkbeleid of -model aan (bijv. meer dagen op afstand, nieuwe kantoorindelingen)?

De impact van tools beoordelen na de implementatie

• Operationele efficiëntie: Worden taken sneller of met minder fouten uitgevoerd dankzij de tool?
• Samenwerking en communicatie: Is de samenwerking tussen teams of locaties verbeterd?
• Werknemerservaring: Zijn werknemers meer betrokken, minder gefrustreerd en beter ondersteund in hybride omgevingen?
• Ruimtegebruik: Worden kantoormiddelen (bureaus, vergaderruimtes, etc.) effectiever gebruikt dankzij de tool?

Gebruikersimplementatie meten voor een volledig beeld

• Acceptatiegraad: Hoe snel en op grote schaal gebruiken werknemers de tool?
• Gebruiksfrequentie: Gebruiken mensen het dagelijks, wekelijks of wordt het "shelfware"?
• Percentage voltooide taken: Gebruiken werknemers het hulpmiddel om de taken uit te voeren waarvoor het is aangeschaft?
• Tevredenheid van werknemers: Wat blijkt uit enquêtes, feedbackscores of sentimentanalyse over gebruiksgemak en tevredenheid?
• Drop-off rates: Verlaten gebruikers de tool om errond heen te werken?

Kijken naar tastbaar en ontastbaar rendement

Het meten van de ROI voor hybride werkmiddelen omvat zowel tastbare voordelen (zoals lagere vastgoedkosten of minder IT-problemen) als ontastbare voordelen (zoals een grotere tevredenheid van werknemers of een sterkere cultuur). Combineer harde cijfers met een overtuigend verhaal op basis van feedback van werknemers of getuigenissen om de steun van belanghebbenden te krijgen. Vergelijk de belangrijkste gegevens voor en na de invoering en voer, indien onzeker, pilotprogramma's uit om de impact op kleinere schaal te testen. Deze dubbele focus op cijfers en ervaring geeft je een holistisch beeld van de waarde die jouw software-investering oplevert. Probeer onze kantoorruimtecalculator om jouw werkruimte te configureren en te bepalen hoeveel je elke maand kunt besparen door deskbird te gebruiken.

Conclusie: Waarom slimme werkplekoplossingen cruciaal zijn voor hybride opstellingen

Hybride werksoftware lost alledaagse uitdagingen in hybride werkomgevingen op. Het zorgt ook voor zichtbaarheid, efficiëntie en een betere digitale werknemerservaring in flexibele werkomgevingen. De conclusie? Deze tools zijn niet alleen leuk om te hebben. Ze vormen de ruggengraat van jouw hybride opstelling en zorgen ervoor dat het kantoor soepel loopt, werknemers zich ondersteund voelen en het management de gegevens heeft die ze nodig heeft om weloverwogen beslissingen te nemen.

In het volgende hoofdstuk duiken we in het uitrollen en implementeren van je hybride strategie. Je leert hoe je een duidelijk uitrolplan voor hybride werk opstelt en hoe je hybride werknemers efficiënt in dienst neemt.