Wie du Besuchermanagement 5 einfachen Schritten automatisieren kannst

Manuelle Besucherlisten sind ein Sicherheitsrisiko, halten dein Empfangsteam auf und machen es schwer, im Notfall zu wissen, wer gerade im Gebäude ist. Dieser Leitfaden zeigt dir in fünf Schritten, wie Besuchermanagement dein Besuchermanagement automatisieren Besuchermanagement – von der Voranmeldung und Check-in digitalen Check-in Echtzeit-Benachrichtigungen für Gastgeber und konformen Protokollen, die in hybriden Büros reibungslos funktionieren.

Was ist automatisiertes Besuchermanagement?

Besuchermanagement automatisierte Besuchermanagement ein digitales System, das manuelle Anmeldelisten und Papierprotokolle durch eine Software ersetzt, die die Ankunft der Gäste verwaltet. Das heißt, Besucher checken über ein Tablet oder ihr Smartphone ein, anstatt ihren Namen auf ein Klemmbrett zu schreiben.

Das System kümmert sich um den ganzen Besuch von Anfang bis Ende. Es schickt Einladungs-E-Mails, bevor der Gast kommt, checkt ihn ein, wenn er reinkommt, benachrichtigt den Gastgeber sofort und speichert digital, wer da war. Bei den alten Methoden müssen die Rezeptionisten mit Anrufen, handgeschriebenen Protokollen und Haftnotizen jonglieren. Die Büroautomatisierung macht Schluss mit diesem Stress.

Warum sollte man Besuchermanagement einem hybriden Büro automatisieren?

Da jetzt 53,1 % der Mitarbeitende, die remote arbeiten können, in hybriden Rollen sind, haben Büros mit unvorhersehbaren Anwesenheitsmustern zu kämpfen, was die Koordination von Besuchern schwieriger macht. Deine Rezeptionistin weiß vielleicht nicht, welche Mitarbeitende am Dienstag von zu Hause aus Mitarbeitende . Gastgeber vergessen, dass sie ein Kundengespräch geplant haben. Besucher kommen an und finden leere Schreibtische und Verwirrung vor.

Manuelle Abläufe funktionieren nicht, wenn du nicht weißt, wer im Büro ist. Ein Gast kommt vorbei, aber der Gastgeber ist zu Hause und auf Zoom. Die Rezeptionistin ruft rum, um jemanden zu finden, der was von dem Meeting weiß. Der Besucher wartet 15 Minuten in der Lobby. Das ist nicht der erste Eindruck, den du hinterlassen willst.

Die Automatisierung löst das, indem sie die Besucherankünfte mit den Echtzeit-Bürodaten verbindet.

Das System weiß, wer an diesem Tag einen Schreibtisch reserviert hat. Es schickt den Gastgebern vor dem Meeting Erinnerungen. Es benachrichtigt sie, sobald ihr Gast eincheckt, egal ob sie an ihrem Schreibtisch oder in einem Meetingraum sind.

Die praktischen Vorteile, die du sofort sehen wirst:

• Weniger Arbeit für das Empfangspersonal: Kein ständiges Telefonieren mit den Gastgebern mehr und kein manuelles Nachverfolgen, wer gekommen und gegangen ist.
• Schnelleres Lobby-Erlebnis: Besucher brauchen nur ein paar Sekunden zum Einchecken, statt Formulare auszufüllen.
• Professioneller erster Eindruck: Die Gäste sehen einen modernen, gut organisierten Ablauf, der ein gutes Licht auf dein Unternehmen wirft.
• Echtzeit-Transparenz: Du weißt immer genau, wer gerade im Gebäude ist, was für die Sicherheit super ist.
• Genaue Aufzeichnungen: Digitale Protokolle machen unleserliche Handschriften und verlorene Unterlagen überflüssig.

Wie ein automatisierter Besuchermanagement funktioniert

Der Ablauf besteht aus 5 klaren Schritten, die jedem Gast, der dein Gebäude betritt, ein einheitliches Erlebnis bieten.

Schritt 1: Richte die Gästebuchung und Voranmeldung ein

Der Prozess fängt schon an, bevor der Besucher da ist. Du oder jemand aus deinem Team meldet den Gast vorher im System an. Du gibst den Namen, die E-Mail-Adresse, die Firma und den Grund für den Besuch ein.

Mit dieser Voranmeldung kannst du alles vorbereiten, was der Besucher braucht. Du kannst einen Besprechungsraum für den Termin buchen, einen Parkplatz reservieren, wenn dein Parkplatz schnell voll ist, oder sogar ein Catering organisieren, wenn das Meeting über die Mittagspause hinausgeht. Kompliziert wird es, wenn die Systeme nicht miteinander reden: Du meldest den Besucher einmal an, buchst dann manuell seinen Schreibtisch und reservierst anschließend manuell einen Parkplatz. Eine Person, drei Einträge, drei Systeme.

Mit Plattformen wie deskbird du das alles an einem Ort erledigen. Wenn du einen Besucher über das Besuchermanagement deskbird anmeldest, Besuchermanagementregistrierst, kannst du gleichzeitig den Schreibtisch, den Konferenzraum für deine Präsentation und den Parkplatz in der Nähe des Eingangs reservieren. Alles ist miteinander verbunden, sodass du nicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herspringen musst.

Schritt 2: Schick automatische E-Mails mit Ankunftsinfos an die Besucher

Sobald du den Gast registriert hast, schickt das System ihm automatisch eine professionelle Einladungs-E-Mail. Diese E-Mail enthält alles, was er braucht, um gut vorbereitet anzureisen.

Die Einladung enthält das Datum und die Uhrzeit des Meetings, die Adresse deines Büros mit einem Link zur Karte und genaue Anweisungen für die Anmeldung bei der Ankunft. Viele Systeme haben einen einzigartigen QR-Code, den der Besucher am Kiosk scannen kann. Die E-Mail enthält auch Infos zum WLAN, Parkanweisungen und deine Kontaktdaten für den Fall, dass sie sich verspäten.

Das System schickt am Tag vor dem Besuch eine Erinnerungs-E-Mail. Das reduziert Nichterscheinen und stellt sicher, dass der Gast die Infos genau dann zur Hand hat, wenn er sie braucht. Du musst nicht daran denken, manuell Folge-E-Mails zu schicken.

Check-inritt 3: Check-in vor Ort Check-in Kiosk-Modus oder Rezeptionist durchführen

Wenn die Besucher in deine Lobby kommen, kommen sie zum Check-in . Kiosk-Modus.

Das System kann ein Foto vom Gast machen und automatisch einen Besucherausweis drucken. Auf dem Ausweis stehen der Name, wer besucht wird und das Datum. So können deine Mitarbeitende die Gäste im Büro leicht Mitarbeitende .

Wenn du es lieber persönlich magst, kann deine Rezeptionistin Besucher mit einem Klick auf ihrem Dashboard anmelden. Das ist super für VIP-Gäste oder Meetings mit Führungskräften, bei denen du eine persönliche Begrüßung willst. Die Automatisierung im Hintergrund läuft trotzdem, aber die Erfahrung fühlt sich einladender an.

Schritt 4: Hosts in Microsoft Teams benachrichtigen, Microsoft Teams sie mit Benachrichtigungen zu überhäufen

Sobald der Gast Check-in hat, schickt das System dem Gastgeber sofort eine Benachrichtigung. Hier Microsoft Teams die Integration mit Tools wie Microsoft Teams einen echten Unterschied.

Dein Gastgeber könnte gerade in einem Besprechungsraum auf einer anderen Etage sein. Vielleicht sitzt er auch an seinem Schreibtisch und hat Kopfhörer auf. Ein Anruf an der Rezeption würde er wahrscheinlich nicht mitbekommen. Aber eine Direktnachricht in Teams kommt sofort bei ihm an.

Microsoft Teams deskbird schickt die Benachrichtigung genau dorthin, wo deine Mitarbeitende arbeiten. Der Gastgeber sieht im Teams-Chat „Dein Gast Sarah Chen ist da“. Er kann sich direkt in die Lobby begeben, ohne dass die Rezeption ihn suchen muss.

Das verhindert, dass die Rezeption mit Benachrichtigungen überflutet wird. Die Rezeptionistin muss nicht mehr bei jeder Ankunft Anrufe und Nachrichten entgegennehmen. Das System leitet jede Benachrichtigung automatisch an die richtige Person weiter.

Schritt 5: Führe ein Echtzeit-Besucherprotokoll mit Check-in Check-out-Zeiten.

Der letzte Schritt ist, den Besuch genau zu dokumentieren. Das System speichert, wann genau der Gast eingecheckt hat. Wenn er geht, kann er am selben Kiosk auschecken oder deine Rezeptionistin kann ihn mit einem Klick als abgereist markieren.

Manche Systeme checken alle Besucher am Ende des Arbeitstages automatisch aus. So bleibt dein Protokoll immer auf dem neuesten Stand, auch wenn jemand vergisst, sich manuell auszuchecken.

Warum genaue Protokolle für dein Büro wichtig sind:

• Notfall-Evakuierungen: Sicherheitsbeauftragte brauchen bei einem Feueralarm oder einem anderen Notfall eine Liste mit allen Leuten im Gebäude in Echtzeit.
• Compliance-Audits: In vielen Branchen muss man genau dokumentieren, wer wann deine Einrichtung betreten hat.
• Sicherheitsüberprüfungen: Dein Sicherheitsteam kann Vorfälle untersuchen, indem es überprüft, wer zu bestimmten Zeiten vor Ort war.

Funktionen für die automatische Gästebuchung und Besucher-Voranmeldung

Moderne Besuchermanagement bieten über den grundlegenden Arbeitsablauf hinaus spezielle Funktionen, die die Sicherheit erhöhen und den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Besuchereinladungen werden per E-Mail mit den Ankunftsdetails verschickt, um schon vor der Ankunft der Gäste einen professionellen ersten Eindruck zu hinterlassen, während durch die digitale Unterzeichnung von Dokumenten NDAs oder Gesundheitserklärungen vor der Ankunft erfasst werden, um Engpässe an der Rezeption zu vermeiden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Genehmigungs-Workflows leiten sensible Besucheranfragen zur zusätzlichen Sicherheit an Manager oder Sicherheitsteams weiter, und die Überprüfung von Watchlists markiert automatisch gesperrte Personen, um den Sicherheitsdienst zu alarmieren, wenn diese versuchen, sich anzumelden. Bei wiederkehrenden Gästen speichert das System die Daten von Beratern und Auftragnehmern, um wiederholte Dateneingaben bei zukünftigen Besuchen zu vermeiden.

Diese Funktionen bilden zusammen ein komplettes System, das sich für breitere Arbeitsabläufe am Arbeitsplatz eignet. Mit der Servicebuchung kannst du Schreibtische, Meetingräume, Parkplätze oder Catering im selben Besucher-Workflow reservieren, sodass alle betrieblichen Anforderungen an einem Ort und nicht über mehrere Tools hinweg abgewickelt werden. Diese Integration unterscheidet den Ansatz deskbirdvon eigenständigen Besuchertools: Wenn du einen wöchentlichen Auftragnehmer registrierst, beschleunigt das System nicht nur dessen zukünftige Check-ins, sondern koordiniert auch dessen Arbeitsbereich, die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen und die Benachrichtigung des Gastgebers über deine gesamte Plattform hinweg. Wenn er eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen muss, sendet das System diese automatisch vor seinem ersten Besuch und merkt sich, dass er sie bereits unterzeichnet hat, für zukünftige Besuche.

deskbird Besuchermanagement mit der Besprechungsraum-Buchung und dem Desk-Sharing, sodass du die Raum- und Gästelogistik auf einer Plattform verwalten kannst. Das ist wichtig in hybriden Büros, wo du koordinieren musst, wer kommt, wo die Leute sitzen und welche Räume verfügbar sind.

Kiosk-Modus und kontaktlose Check-in für Besucher

Check-in physische Check-in ist der erste Kontakt, den ein Gast mit deiner Bürotechnik hat. Ein tolles Besuchererlebnis hängt davon ab, dass dieser Check-in gut läuft. Du hast drei Hauptoptionen, die zu verschiedenen Bürotypen und Besucherzahlen passen.

• Der Tablet-Kiosk für Check-in ist super für stark frequentierte Lobbys oder Büros ohne festes Empfangspersonal. Einfach ein iPad oder Android-Tablet auf einem Ständer an der Rezeption aufstellen. Besucher kommen vorbei, tippen auf den Bildschirm, geben ihren Namen ein und sind Check-in weniger als 30 Sekunden fertig mit Check-in . Der Kiosk kann mit einem WLAN-Drucker verbunden werden, um automatisch Ausweise zu drucken.
• Check-in mobile Check-in QR-Codes ist total kontaktlos. Der Besucher kriegt einen einzigartigen QR-Code in seiner Einladungs-E-Mail. Wenn er ankommt, scannt er diesen Code an der Kiosk-Kamera oder zeigt ihn der Rezeptionistin. Das System erkennt seine Buchung und checkt ihn sofort ein. Das reduziert die Überfüllung in der Lobby während der geschäftigen Morgenstunden, wenn mehrere Gäste gleichzeitig ankommen.
• Check-in sorgt für eine persönliche Begrüßung und automatisiert gleichzeitig den Backend-Prozess. Deine Rezeptionistin begrüßt den Gast mit seinem Namen und klickt auf „Check-in” auf ihrem Bildschirm. Dadurch werden die gleichen Automatisierungen wie die Benachrichtigung des Gastgebers und der Druck von Ausweisen ausgelöst, aber der Gast erlebt menschliche Gastfreundschaft statt eines Selbstbedienungskiosks. Dieser Ansatz eignet sich gut für Executive Briefing Center oder kundenorientierte Büros, in denen persönlicher Service wichtig ist.

Besucherprotokolle und Berichte für Audits, Sicherheit und DSGVO

Ein digitales Besucher-Tracking-System sorgt für eine sichere Datenerfassung, die mit Papierlogbüchern nicht zu erreichen ist. Das ist wichtig für die Sicherheit, die Einhaltung von Vorschriften und den Datenschutz.

Papierlogbücher zeigen jedem, der sich nach dir einträgt, die Namen aller Besucher. Jeder, der an der Rezeption vorbeigeht, kann die Seiten durchblättern und sehen, wer letzte Woche in deinem Büro war. Ein digitales System schützt diese Infos durch Zugriffskontrollen.

Bei einer Notfall-Evakuierung nützt ein Papierlogbuch nichts, wenn es an der Rezeption liegen bleibt. Mit einem Cloud-basierten System können deine Sicherheitsbeauftragten auf ihrem Handy in Echtzeit sehen, wer gerade im Gebäude ist. So können sie bei einer Anwesenheitskontrolle sofort jeden Besucher erfassen.

Bei Compliance-Audits muss oft nachgewiesen werden, wer deine Einrichtung betreten hat. Mit digitalen Systemen kannst du detaillierte Protokolle exportieren, die Besuchernamen, Gastgeber, Eintritts- und Austrittszeiten sowie unterzeichnete rechtliche Dokumente zeigen. Du kannst nach Datumsbereich, Abteilung oder Besuchertyp filtern, um bestimmte Audit-Fragen zu beantworten.

Laut der Umfrage von DLA Piper aus dem Jahr 2025 haben die DSGVO-Aufsichtsbehörden seit 2018 Strafen in Höhe von insgesamt 5,88 Milliarden Euro verhängt, was die Datenhoheit zu einem entscheidenden Faktor macht. Du musst wissen, wo Besucherdaten gespeichert werden und wie lange sie aufbewahrt werden. deskbird auf einer Infrastruktur, bei der Datenschutz an erster Stelle steht, einschließlich ISO 27001-Zertifizierung und Hosting in der EU. Dadurch wird sichergestellt, dass Besucherdaten gemäß den europäischen Datenschutzgesetzen verarbeitet werden, was wichtig ist, wenn du Büros in der EU hast oder mit europäischen Kunden zusammenarbeitest.

Besuchermanagement mit Microsoft Teams, Outlook und Google Kalender

Die größte Herausforderung bei jeder neuen Software am Arbeitsplatz ist, dass die Leute sie auch wirklich nutzen. Wenn Mitarbeitende sich extra in ein anderes Portal einloggen Mitarbeitende , um jemanden einzuladen, werden sie wieder zu E-Mail-Einladungen oder SMS zurückkehren. Die richtige Hybrid-Arbeits-Software löst dieses Problem, indem sie Besuchermanagement die Tools einbaut, die dein Team schon benutzt.

• Die Kalendersynchronisierung erstellt automatisch Besucherbuchungen, wenn du einen externen Gast zu einer Besprechungseinladung in Outlook oder Google Kalender hinzufügst. Du planst ein Kundengespräch für Donnerstag um 14 Uhr und gibst die E-Mail-Adresse des Kunden ein. Das System erkennt den externen Teilnehmer und fordert dich auf, ihn als Besucher zu registrieren. Du bestätigst mit einem Klick, und die Einladungs-E-Mail wird automatisch verschickt.
• Kommunikationsintegrationen schicken Host-Benachrichtigungen an die Chat-Apps, wo deine Mitarbeitende schon unterwegs Mitarbeitende . Anstatt E-Mail-Benachrichtigungen, die in den Posteingängen verschwinden, taucht die Benachrichtigung in Microsoft Teams Slack auf, Slack dein Team sie sofort sieht. deskbird mit über 50 Tools deskbird , um dein Team dort zu treffen, wo es arbeitet.
• Die Verzeichnissynchronisierung holt Mitarbeiterdaten aus deinem HR-System oder Azure Active Directory. So wird sichergestellt, dass Besucher mit aktiven Mitarbeitende den richtigen E-Mail-Adressen abgeglichen werden. Wenn jemand dein Unternehmen verlässt, verschwindet er automatisch aus dem Host-Dropdown-Menü. Du musstdie Benutzerlisten nicht manuell aktualisieren.
• Zugangskontrollintegrationen geben dir physischen Zugang zu Türen oder Drehkreuzen, wenn Check-in ordnungsgemäß Check-in . Wenn ein Besucher sich anmeldet, kann das System deinem Ausweislesegerät ein Signal schicken, um ihm vorübergehend Zugang zu bestimmten Etagen oder Räumen zu geben. Dadurch sind in manchen Büros physische Besucherausweise nicht mehr nötig.

Checkliste für die Umsetzung Besuchermanagement automatisierten Besuchermanagement

Die Einführung eines neuen Systems braucht Planung, damit der Übergang von manuellen Prozessen reibungslos klappt.

1. Definiere deine Besuchertypen: Kunden, Bewerber, Auftragnehmer, Lieferpersonal, VIPs
2. Plan deinen Check-in : mit einem Selbstbedienungskiosk, mit Hilfe der Rezeption oder mit einem Mix aus beidem.
3. Wähle die Hardware aus: iPad oder Android-Tablet, sicherer Ständer, Ausweisdrucker, wenn du einen brauchst.
4. Integrationen einrichten: Verbinde dich mit Outlook/Google Kalender undSlack Benachrichtigungen.
5. Benachrichtigungsregeln einrichten: Entscheide, wer bei verschiedenen Besuchertypen benachrichtigt werden soll.
6. Besucherrichtlinien erstellen: NDA oder Gesundheitserklärungen hochladen, die unterschrieben werden müssen
7. Probier das ganze Erlebnis aus: Geh den Ablauf als Besucher vor dem Starttag durch.
8. Zugempfang und Gastgeber: Schaut mal, dass die Leute an der Rezeption wissen, wie sie das System bei Bedarf übersteuern können.

Probier das System erst mal mit einer kleinen Gruppe aus, bevor du es im ganzen Unternehmen einführst. Such dir eine Abteilung oder einen Standort aus, um das System zwei Wochen lang zu testen. Sammel Feedback von Empfangsmitarbeitern, Gastgebern und Besuchern. Passe die Einstellungen nach den Rückmeldungen an und mach dann im ganzen Unternehmen weiter.

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Mach die Besucherautomatisierung zu einem Teil eines smarteren Arbeitsplatzes.

Die Automatisierung Besuchermanagement manuelle Schritte Besuchermanagement , sorgt für mehr Sicherheit und macht das Erlebnis für Gäste und Gastgeber besser. Der Schlüssel liegt darin, den gesamten Ablauf abzudecken, von der Einladung bis zum Abmelden, und die Besucherdaten mit deinen allgemeinen Arbeitsabläufen zu verknüpfen.

Für hybride Büros ist das noch wichtiger. Die Besucherzahlen ändern sich je nach Anwesenheitsmustern. An wichtigen Tagen wird es in den Lobbys voll. Und wenn an der Rezeption niemand da ist, Check-in alles läuft.

deskbird Besuchermanagement die gleiche Plattform, die Teams schon für die Tisch- und Raumbuchung und Workplace Analyticsnutzen, und macht es so zu einem Teil des kompletten hybriden Büroerlebnisses. Gastgeber können Gäste registrieren, einen Besprechungsraum buchen und einen Parkplatz reservieren – alles in einem Schritt. Besucher checken über ein Tablet oder einen Kiosk ein, und Gastgeber bekommen sofort eine Benachrichtigung in Microsoft Teams.

Da Besucherdaten zusammen mit Anwesenheits- und Raumnutzungsdaten gespeichert werden, kannst du sehen, wie sich der Besucherverkehr auf deine geschäftigsten Tage auswirkt, und entsprechend planen. Alle Daten werden in der EU gehostet, sind ISO 27001-zertifiziert und entsprechen vollständig der DSGVO.

Für Unternehmen, denen Benutzerfreundlichkeit und Datenschutz wichtig sind, deskbird eine Lösung, die für Mitarbeitende einfach Mitarbeitende für die Admins leistungsstark ist. Schau es dir in Aktion an: Vereinbare eine Besuchermanagement .