Der erste Eindruck zählt - vor allem, wenn es darum geht, Besucher:innen im Büro willkommen zu heißen. Ganz gleich, ob es sich um Bewerber:innen, Geschäftspartner:innen oder Investor:innen handelt, der erste Eindruck sagt viel über die Professionalität, die Kultur und die Sorgfalt eures Unternehmens aus. Von der Art und Weise, wie ihr eure Gäste willkommen heißt, bis hin zur Gewährleistung ihrer Sicherheit und der Verbesserung eurer betrieblichen Effizienz, auf Besuche vorbereitet zu sein, gehört nicht nur zum guten Ton, sondern ist für euer Unternehmen unerlässlich.
Ohne ein gut strukturiertes System müssen Besucher:innen lange warten, werden nicht ordnungsgemäß eingecheckt und wandern vielleicht sogar unbemerkt durch das Gebäude und schnappen Informationen auf, die nie für ihre Ohren bestimmt waren. Ein schlechtes Besuchermanagement ist nicht nur ein kleines Ärgernis, sondern schadet dem Ruf eures Unternehmens, beeinträchtigt die Produktivität und birgt ernsthafte Compliance- und Sicherheitsrisiken.
Diese Checkliste bietet euch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau eines optimierten, besucherfreundlichen Arbeitsplatzes, der nichts dem Zufall überlässt. Von den Vorbereitungen vor der Ankunft der Gäste bis hin zu den abschließenden Nachbereitungen - stellt sicher, dass ihr alles im Griff habt, damit jeder Besuch reibungslos und sicher verläuft und euren Besucher:innen in positiver Erinnerung bleibt.
1. Plant ihr Bürobesuche im Voraus?
Der erste Punkt auf eurer Besucher-Checkliste sollte sein, im Voraus zu planen. Vermeidt Panikmache in letzter Minute und verfolgt stattdessen eine proaktive Strategie. Damit zeigt ihr nicht nur, dass ihr die Zeit eurer Besucher:innen respektiert, sondern sorgt auch für positive Stimmung bei eurem Besuch. Wenn ihr im Voraus einen Parkplatz, einen Besprechungsraum und vielleicht sogar einen Schreibtisch für eure Gäste reserviert und alle Besucherdaten vor ihrer Ankunft sammelt, vermeidet ihr Missgeschicke wie Doppelbuchungen oder fehlende Informationen. Außerdem sorgt eine frühzeitige Planung dafür, dass alle zuständigen Mitarbeitenden informiert sind und sich auf den Besuch vorbereiten können. Das garantiert einen herzlichen, professionellen und persönlichen Empfang und erhöht die Sicherheit eurer Gäste während des gesamten Besuchs.
2. Habt ihr klare Rollen und Verantwortlichkeiten zugewiesen?
Eins ist sicher: Das tägliche Besuchermanagement kann nur dann reibungslos ablaufen, wenn jeder seine Rolle und Verantwortung kennt. Ohne eine klare Aufgabenteilung wird es schnell chaotisch. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, solltet ihr verschiedenen Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zuweisen, wie z.B. die Verwaltung der Logistik, die Bewirtung der Gäste und das Treffen der notwendigen technischen Vorkehrungen. Wenn ihr zum ersten Mal Besucher:innen in eurem Büro empfangt, solltet ihr euch die Zeit nehmen, die Rollen aller Beteiligten im Voraus zu üben, um Probleme beim ersten richtigen Besuch zu vermeiden.
3. Ist euer Büro optisch und technisch auf Besucher:innen vorbereitet?
Um Besucher:innen im Büro zu empfangen zu heißen, müssen nicht nur die Rollen klar verteilt sein, sondern auch das Erscheinungsbild eures Büros muss dem Zweck entsprechen. Euer Empfangsbereich ist der erste Berührungspunkt, den Besucher:innen mit eurem Firmengebäude haben. Deshalb sollte er einladend und modern sein und zu eurer Marke und Unternehmensidentität passen. Als Nächstes folgen die Gemeinschaftsbereiche, wie etwa Wartebereiche für Besucher:innen, Toiletten, Flure und Besprechungsräume. Sie sollten ordentlich und makellos sein, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Und apropos Besprechungsräume: Vergesst nicht, die Ausrüstung vor einem Meeting zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles - von Projektoren über Mikrofone bis hin zu Videokonferenzsystemen - optimal funktioniert.
4. Finden sich Besucher:innen bei ihrer Ankunft gut zurecht?
Ihr kennt euer Bürogebäude vielleicht wie eure Westentasche, aber das gilt nicht für Besucher:innen, die zum allerersten Mal auf dem Gelände sind. Eure Gäste müssen von dem Moment an, in dem sie auf dem Firmenparkplatz ankommen, passende Wegweiser haben. Stellt eine klare Beschilderung auf, die die Gäste zum Empfang leitet, wo euer Team sie herzlich willkommen heißt und ihnen die nötigen Informationen für die nächsten Schritte gibt. Alternativ könnt ihr Selbstbedienungskiosksysteme für einen schnellen Check-in und interaktive Guides verwenden, die das komplette Besuchererlebnis von Anfang bis Ende umreißen. Das Ziel ist es, den Weg der Besucher:innen von ihrer Ankunft bis zu ihrem Meetingraum nahtlos zu gestalten.
📍 Eine klare Wegbeschreibung und Beschilderung ist eines der 5 Must-Haves für ein großartiges Besuchererlebnis. Entdeckt die anderen wichtigen Elemente, die ein herausragendes Besuchererlebnis schaffen, in diesem Blog-Beitrag.
5. Ist es sowohl für Besucher:innen als auch für Gastgeber:innen einfach, die Ankunft der Gäste nachzuverfolgen?
Die Ankunft und Abmeldung von Besucher:innen zu erfassen ist sowohl aus Sicherheits- als auch aus Effizienzgründen wichtig. Zum einen wird durch genaue Aufzeichnungen darüber, wer sich zu jeder Zeit im Gebäude aufhält, sichergestellt, dass bei einer Notfallevakuierung alle Personen berücksichtigt werden. Zum anderen verbessert das Erfassen von Besucher:innen auch die betriebliche Effizienz, indem es Wartezeiten verkürzt und sicherstellt, dass die Gastgeber:innen genau wissen, wann ihr Besuch ankommt. Der Einsatz automatisierter Systeme, die Besucherdaten (wie Name, Uhrzeit und Gastgeber:in) erfassen, sobald sie einchecken, entlastet eure Empfangsmitarbeitenden und ermöglicht reibungslose Abläufe.
6. Werden Gastgeber:innen rechtzeitig über die Ankunft ihres Besuchs informiert?
Das Erfassen aller Besucher:innen bei Ankunft geht Hand in Hand mit einem weiteren Punkt auf eurer Besuchermanagement Checkliste fürs Büro, nämlich sicherzustellen, dass Gastgeber:innen sofort benachrichtigt werden, wenn ihre Gäste eintreffen. Wenn Besucher:innen lange im Aufenthaltsraum warten müssen, wird der positive Eindruck, den die herzliche und professionelle Begrüßung am Empfang hinterlassen hat, schnell verflogen sein. An dieser Stelle kommen Besuchermanagementsysteme wie Visitors von deskbird ins Spiel, die Gastgeber:innen in Echtzeit über MS Teams benachrichtigen.
7. Entspricht euer Büro den Gesundheits- und Sicherheitsstandards für Besucher:innen?
Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz sind immer ein wichtiges Thema, aber noch mehr, wenn sich externe Besucher:innen auf dem Gelände aufhalten. In dem Moment, in dem sie durch die Tür treten, werden ihr Wohlergehen und ihre Sicherheit zu eurer Verantwortung. Daher haben klare Sicherheitsprotokolle, Notfallbereitschaft und Zugangskontrollen oberste Priorität. Achtet darauf, dass die Notausgänge gut sichtbar markiert sind und dass alle Mitarbeitenden über Evakuierungspläne und Erste-Hilfe-Maßnahmen informiert sind, die im Zusammenhang mit Besucher:innen stehen. Wenn ihr den Zugang für Besucher:innen auf bestimmte Bereiche beschränkt, könnt ihr ihre Sicherheit noch weiter verbessern.
8. Meldet ihr euch nach dem Besuch nochmal bei euren Besucher:innen?
Bürobesuche sollten nicht nach dem Prinzip "Aus den Augen, aus dem Sinn" ablaufen. Lasst eure Besucher:innen nicht aus der Tür gehen, ohne euch danach nochmals bei ihnen zu melden. Ein kleines Dankeschön nach dem Besuch zeigt ihnen eure Wertschätzung, dass sie sich die Zeit für den Besuch genommen haben, und verstärkt den positiven Eindruck, den der Besuch hinterlassen hat. Um dieses Gefühl noch zu verstärken, könnt ihr allen Besucher:innen eine personalisierte Nachricht schicken. Verpasst auch nicht die Gelegenheit, euer Besuchererlebnis noch besser zu machen, und bittet eure Gäste nach ihrem Besuch ihr Feedback zu teilen.
Besser vorbereitet auf Besuche im Büro mit einer modernen Besuchermanagementlösung
Die Liste an Aufgaben, die ihr erledigen müsst, um euch auf Besucher:innen im Büro vorzubereiten, ist ganz schön lang. Zum Glück müsst ihr das nicht alles allein machen. Wie bei allen Aspekten des modernen Arbeitsplatzes gibt es auch hier Technologien, die euch helfen. Besuchermanagementlösungen rationalisieren Bürobesuche und sorgen für einen reibungslosen Ablauf, indem sie alle wichtigen Punkte abdecken.
Diese Lösungen sind mit allen Tools ausgestattet, die ihr braucht, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen und gleichzeitig für einen effizienten Ablauf hinter den Kulissen zu sorgen. Funktionen wie Echtzeit-Benachrichtigungen informieren Gastgeber:innen, sobald ihre Gäste eintreffen, während Self-Service Check-in-Optionen den Gästen helfen, den Empfangsbereich schnell und sicher zu durchlaufen.
Viele Besuchermanagementsysteme ermöglichen auch das Drucken von Besucherausweisen und individuell anpassbare Workflows für verschiedene Besuchertypen - egal, ob ihr eine Bewerberin zu einem Vorstellungsgespräch oder einen hochrangigen Investor zu einem wichtigen Pitch-Meeting empfangt. Indem sie den Check-in-Prozess rationalisieren und in Echtzeit aufzeichnen, wer vor Ort ist, sparen diese Systeme Zeit, erhöhen die Sicherheit und liefern wertvolle Erkenntnisse durch die Analyse von Besucherdaten.
Ihr wollt mehr darüber erfahren, wie Besuchermanagementlösungen eure Betriebskosten senken können? Dann schaut euch diesen Blog-Beitrag über die versteckten Kosten eines schlechten Besuchermanagements an.
Mit deskbird seid ihr startklar für eure nächsten Bürobesuche
Auf Bürobesuche gut vorbereitet zu sein, ist nicht nur ein "Nice-to-have", sondern unerlässlich, um einen reibungslosen, sicheren und professionellen Ablauf für eure Gäste zu gewährleisten. Von der logistischen Planung vorab über die Zuweisung klarer Rollen und Verantwortlichkeiten bis hin zur Begleitung der Gäste von der Ankunft bis zur Verabschiedung gibt es eine Menge zu beachten.
Eine moderne Besuchermanagementlösung hilft euch, den Überblick zu behalten, indem sie zeitaufwändige Aufgaben automatisiert, die Sicherheit erhöht und ein Besuchererlebnis schafft, das einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Visitors von deskbird macht es einfach, vorab Einladungen an Gäste zu verschicken, Schreibtische oder Parkplätze für sie zu reservieren und ihnen alle nötigen Informationen im Voraus zukommen zu lassen. Rationalisiert eure Check-in- und Check-out-Prozesse, ermöglicht Echtzeit-Benachrichtigungen für Gastgeber:innen über MS Teams und verwaltet alles von einem zentralen Dashboard aus.
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