Warum lohnt sich die Investition in eine Software für die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen?

Die meisten Unternehmen berechnen ihre Bürofläche anhand der Gesamtzahl der Mitarbeitenden – wer aber in ein Desk-Sharing-System investiert, trifft Flächenentscheidungen danach, wer tatsächlich erscheint. Dieser Artikel erklärt die Verbesserungen für das Mitarbeitendenerlebnis, die Kosteneinsparungen und die operativen Vorteile, die die Investition rechtfertigen, worauf du bei der Plattformbewertung achten solltest und wie Unternehmen den Erfolg nach der Einführung messen.

Kurz zusammengefasst

Ein Desk-Sharing-System hilft hybriden Teams, Schreibtische zu buchen, zu sehen wer im Büro ist, und Flächen auf Basis der tatsächlichen Anwesenheit zu nutzen – statt auf Vermutungen zu setzen.

• Unternehmen können ihre Belegschaft vergrößern, ohne Büroflächen zu erweitern
• Mitarbeitende buchen in Sekunden einen Schreibtisch und wissen schon vor dem Pendeln, wer vor Ort ist
• Workplace-Verantwortliche erhalten Nutzungsdaten für fundierte Flächenentscheidungen

Was ist Desk Sharing – und wie funktioniert ein Desk-Sharing-System?

Desk Sharing ist eine flexible Sitzplatzregelung, bei der Mitarbeitende keine fest zugewiesenen Schreibtische haben. Du reservierst einen Arbeitsplatz nur an den Tagen, an denen du ins Büro kommst. Ein Desk-Sharing-System ist die Software, die diesen Prozess vereinfacht – mit interaktiven Gebäudeplänen und Reservierungstools.

Dieses Modell ersetzt die klassische Situation, in der Schreibtische leer stehen, wenn Mitarbeitende von zu Hause arbeiten. Unternehmen können mehr Mitarbeitende mit weniger physischen Schreibtischen versorgen. Die Software fungiert als digitale Karte und Buchungstool für den gesamten Arbeitsplatz.

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Wenn du eine Desk-Sharing-App öffnest, siehst du einen Gebäudeplan mit markierten freien Schreibtischen. Tippe auf einen Schreibtisch, wähle das Datum und bestätige. Die Reservierung synchronisiert sich mit deinem Kalender, damit du weißt, wo du hinmusst. Kolleg:innen sehen, dass du an diesem Tag im Büro bist – das hilft ihnen bei der eigenen Planung.

ILF Consulting Engineers Austria, ein Ingenieurbüro mit über 800 Mitarbeitenden an 6 Standorten, hatte Schwierigkeiten, Schreibtische fair zuzuweisen, als die Belegschaft im Hybridmodell wuchs. Jeder Abteilung war eine feste Anzahl an Arbeitsplätzen zugewiesen, doch einige nahmen zu viel Platz ein, andere zu wenig. Die Geschäftsleitung musste ständig zwischen Abteilungsleiter:innen vermitteln.

Nach der Einführung des Desk-Sharing-Systems verwalten sie nun rund 800 Arbeitsplätze transparent. Über 80 % der Mitarbeitenden nutzen die Plattform aktiv, um Schreibtische nach tatsächlichem Bedarf zu buchen – nicht nach Abteilungsinteressen.

Es gibt keine Diskussionen mehr, und durch die Analysen ist uns klar geworden, dass wir tatsächlich genug Platz haben. Wir könnten sogar weiter wachsen, und Schreibtische würden wahrscheinlich trotzdem nicht knapp werden.

Josef P. Mayr, Geschäftsführer bei ILF Consulting Engineers Austria

Vorteile eines Desk-Sharing-Systems für Mitarbeitende

Hybrides Arbeiten funktioniert nur dann, wenn es für alle, die das Büro nutzen, gut funktioniert. Ein Desk-Sharing-System gibt dir die Flexibilität, einen Schreibtisch genau dann zu buchen, wenn du ihn brauchst – du kannst dir von überall einen Platz reservieren, noch bevor du dich auf den Weg machst.

Du hast die Freiheit, dir einen ruhigen Bereich für konzentriertes Arbeiten auszusuchen oder dich bei Teamprojekten neben deine Kolleg:innen zu setzen. Die Software gibt dir außerdem vollständigen Überblick darüber, wer an einem bestimmten Tag im Büro ist – du weißt schon vor deiner Ankunft, welche Kolleg:innen vor Ort sein werden.

Alle haben gleichen Zugang zu Schreibtischen – ohne belegte Lieblingsplätze oder Büropolitik. Wenn das Tool intuitiv ist, nutzen Mitarbeitende es tatsächlich für die Wochenplanung.

MR Datentechnik, ein IT-Dienstleister mit 500 Mitarbeitenden, erlebte nach der Pandemie Chaos, als Mitarbeitende ins Büro zurückkehrten. Lieblingsschreibtische wurden besetzt. Die morgendliche Suche nach freien Plätzen zog sich immer länger hin. Projektteams hatten Schwierigkeiten, sich abzustimmen. Nach der Einführung eines Desk-Sharing-Systems können Mitarbeitende nun ihre gesamte Woche mit wenigen Klicks planen.

deskbird verschafft Mitarbeitenden und Führungskräften gleichermaßen einen besseren Überblick – was die Mitarbeitendenzufriedenheit steigert. Alle wissen, welche Schreibtische frei sind, und können sich ihren bevorzugten Arbeitsplatz Tage oder sogar Wochen im Voraus sichern.

Zusammenarbeit und teamübergreifende Transparenz

Desk-Sharing-Systeme helfen dir, ganz einfach einen Platz in der Nähe deiner Kolleg:innen zu finden. Funktionen wie Kolleg:innen folgen oder Teambuchungen machen das Büro zu einem Ort, an dem Zusammenarbeit bewusst stattfindet. Wenn du weißt, dass deine Führungskraft oder dein Projektpartner vor Ort ist, buchst du direkt daneben.

Desk Sharing macht Bürotage für alle wertvoller. Kein endloses Hin-und-Her-Schreiben mehr, um Termine zu koordinieren.

Das Athena-Institut der Vrije Universiteit Amsterdam hatte Bedenken, dass der Teamzusammenhalt leiden könnte, wenn 120 Mitarbeitende nach dem Umzug nur 65 Flex-Schreibtische teilen müssen. Das Desk-Sharing-System stärkte den Zusammenhalt jedoch – Mitarbeitende können sehen, wer im Büro ist, und ihre Präsenztage gezielt koordinieren. Sie erreichten eine Nutzungsrate von über 90 %.

Wir hatten befürchtet, dass der Teamzusammenhalt durch die Umstellung leiden könnte und mehr remote gearbeitet würde – glücklicherweise haben sich diese Bedenken als unbegründet erwiesen. deskbird hat unseren Teamzusammenhalt sogar stärker gefestigt als erwartet.

Lotte Snellenburg, Assistentin der Geschäftsleitung am VU Athena Institute der Vrije Universiteit Amsterdam

Vorteile eines Desk-Sharing-Systems für Arbeitgebende

Unternehmen investieren in Desk-Sharing-Systeme, um Immobilienkosten zu senken und die tatsächliche Schreibtischauslastung zu verstehen. Führungskräfte nutzen Auslastungsdaten, um zu erkennen, welche Schreibtische und Stockwerke beliebt sind und welche leer stehen. Diese Informationen helfen dabei, die Bürofläche an die tatsächliche Anwesenheit anzupassen – statt an der Gesamtzahl der Mitarbeitenden zu orientieren.

Die Software liefert genau die Zahlen, die du brauchst, um Flächenentscheidungen gegenüber der Geschäftsleitung zu begründen. Du zahlst nicht mehr für Heizung, Kühlung und Instandhaltung leerer Schreibtische – und sparst so 10 bis 50 % an Raumkosten.

[Table1]

Kosteneinsparungen und Büroflächenauslastung

Die meisten Büros sind an bestimmten Tagen nicht voll ausgelastet – die Anwesenheit konzentriert sich weltweit auf dienstags mit 58,6 % Auslastung. Ein Desk-Sharing-System macht diese Daten sichtbar, damit Workplace-Verantwortliche handeln können: Stockwerke zusammenlegen, ungenutzte Flächen untervermieten oder teure Erweiterungen verschieben.

ILF Consulting Engineers Austria stellte durch detaillierte Nutzungsanalysen fest, dass tatsächlich genug Platz vorhanden war, um weiter zu wachsen. Zu diesem Schluss kam das Unternehmen erst, nachdem es die Schreibtischbelegungsdaten genau ausgewertet hatte. Die Geschäftsleitung muss nicht mehr als Schiedsrichter zwischen Abteilungen fungieren, die sich über Flächenverteilung streiten. Das System regelt das transparent – auf Basis der tatsächlichen Nutzungsmuster.

Die LOOPING GROUP, eine Marketingagentur mit 250 bis 300 Mitarbeitenden an 5 Standorten, nutzt monatliche Auslastungsanalysen, um Spitzentage zu identifizieren. Die Daten zeigten: Dienstag und Mittwoch sind die stärksten Tage. So konnten fundierte Entscheidungen getroffen werden, um die Anwesenheit an ruhigeren Tagen zu fördern – statt Büroflächen zu erweitern.

Operative Vorteile von Desk-Booking-Software

Desk-Booking-Software beseitigt das tägliche Chaos bei der Verwaltung eines Hybridbüros. Sie verhindert Doppelbuchungen und beugt Konflikten darüber vor, wer einen bestimmten Schreibtisch belegt hat. Facility-Manager sparen jede Woche mehrere Stunden, weil die Anwesenheit nicht mehr manuell erfasst werden muss.

Klare, direkt im System hinterlegte Regelungen sorgen automatisch für die Einhaltung der Schreibtisch-Etikette. Automatische Check-ins geben Schreibtische frei, wenn Mitarbeitende nicht erscheinen. Buchungsregeln legen fest, wie weit im Voraus Schreibtische reserviert werden können. Hygieneprotokolle zeigen, wann ein Schreibtisch zuletzt genutzt oder gereinigt wurde.

Ein gutes Desk-Sharing-System erfordert minimale Einweisung. Es macht Bürotage reibungsloser – damit sich Mitarbeitende auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können.

Bei der Auswahl ihres Systems legte MR Datentechnik besonderen Wert auf eine effiziente Schreibtischbuchung und schnelle Check-ins per QR-Code. Die Einführung verlief schnell und reibungslos. Die Mitarbeitenden waren begeistert von dem Tool, weil es die morgendliche Suche nach freien Schreibtischen abschaffte und umständliche manuelle Erfassungslisten ersetzte.

Technologische Vorteile und Integrationen von Desk-Sharing-Software

Moderne Desk-Sharing-Software verbindet sich mit den Tools, die dein Team bereits nutzt. Dank Echtzeit-Verfügbarkeitsupdates siehst du sofort, welche Schreibtische frei sind – ohne ein kompliziertes neues System erlernen zu müssen.

Die besten Desk-Sharing-Apps integrieren sich direkt in bestehende Kommunikationsplattformen und HR-Systeme. IT-Teams schätzen diese Tools, weil sie keine teuren Hardware-Installationen erfordern.

[Table2]

Echtzeit-Verfügbarkeit und mobile Buchung

Buche über eine App in Sekunden einen Schreibtisch vom Smartphone aus. Interaktive Gebäudepläne zeigen genau, wo sich ein Schreibtisch im Gebäude befindet. Du kannst verfügbare Plätze nach Ausstattung filtern – zum Beispiel nach zwei Monitoren oder Stehschreibtischen.

Das reduziert Reibungsverluste und steigert die Akzeptanz im gesamten Unternehmen. Du weißt schon vor dem Pendeln, dass ein Platz für dich reserviert ist. Kein Herumirren mehr auf der Suche nach einem freien Schreibtisch.

Integrationen mit Kalender- und Kollaborationstools

Schreibtischbuchungen synchronisieren sich automatisch mit Outlook, Google Kalender und Microsoft Teams. Du siehst deine Buchung direkt neben deinen täglichen Terminen – alle Planinformationen an einem vertrauten Ort.

TwentyCi, ein Anbieter von Werbedienstleistungen, brauchte ein Tool, das sich in das Microsoft-Ökosystem integriert und die Buchung mühelos macht. Der Head of People bucht seinen Kalender jetzt einen Monat im Voraus mit wenigen Klicks. Das Unternehmen erreichte eine Akzeptanz von 80–85 % – ohne Mitarbeitende dazu drängen zu müssen.

Ich richte mir eine Erinnerung ein und plane meinen Terminkalender manchmal schon einen Monat im Voraus. Es ist so einfach: Ein paar Klicks und schon ist alles erledigt! Ich habe alle eingetragen, die Plätze zugewiesen und muss mir keine Gedanken mehr machen.

Rob Taylor, Personalchef, TwentyCi

Wie deskbird Desk Sharing unterstützt

deskbird ist eine All-in-One-Workplace-Management-Plattform, die Unternehmen dabei hilft, Hybridbüros einfach zu betreiben. Mitarbeitende buchen Schreibtische, Meetingräume und Parkplätze mit wenigen Klicks. Die Büropräsenz lässt sich direkt über MS Teams, Slack, Outlook und Google Kalender verwalten.

Detaillierte Analysen zu Anwesenheit und Flächennutzung liefern Führungskräften die Daten, die sie für fundierte Entscheidungen über Bürogröße, Layout und Hybrid-Work-Regelungen brauchen. deskbird bietet außerdem einen sozialen Büro-Feed, der Mitarbeitenden hilft, Kolleg:innen zu finden und gemeinsame Tage zu planen.

Sicherheit und Datenschutz haben für Unternehmen höchste Priorität. deskbird bietet DSGVO-konformes, SOC-2- und ISO-27001-zertifiziertes EU-Hosting zum Schutz der Unternehmensdaten. Die Plattform integriert sich mit über 50 Tools – darunter HRIS-Systeme wie Personio und SAP.

Lohnt sich die Investition in ein Desk-Sharing-System?

Ein Desk-Sharing-System zahlt sich aus: Es liefert Kosteneinsparungen, Flexibilität für Mitarbeitende und operative Klarheit. Es bietet datengestützte Erkenntnisse, die Unternehmen bei klügeren Flächenentscheidungen unterstützen. Die Investition geht auf, wenn die Akzeptanz hoch ist – und die hängt vollständig davon ab, dass die Software einfach zu bedienen ist.

Hybrides Arbeiten ist ein dauerhafter Wandel: 62 % der Unternehmen weltweit nutzen mittlerweile Modelle mit flexiblen Sitzplätzen. Ein dediziertes System macht die Verwaltung dieser neuen Realität einfach und transparent. Mitarbeitende erhalten die Transparenz und Autonomie, die sie für ihre beste Arbeit brauchen. Arbeitgebende erhalten die Nutzungsdaten, um ungenutzten Raum zu reduzieren.

ILF Consulting Engineers Austria stellte nach der Auswertung der tatsächlichen Schreibtischbelegung fest, dass das Unternehmen weiterwachsen kann, ohne Platzprobleme zu bekommen. TwentyCi erreichte eine Akzeptanz von 80–85 %, ohne Mitarbeitende dazu drängen zu müssen. Die Vrije Universiteit Amsterdam hat 120 Mitarbeitende erfolgreich mit nur 65 Flex-Schreibtischen untergebracht – bei einer Nutzungsrate von über 90 %.

Wenn du sehen möchtest, wie Desk Sharing mit den echten Nutzungsdaten von deskbird aussieht, buche eine Demo.