Hybride Teams führen: Das sind die 10 größten Herausforderungen im Hybrid Leadership

Während hybrides Arbeiten im Alltag vieler Mitarbeitender in deutschen Unternehmen längst fest verankert ist, fühlt sich Hybrid Work in der Führung oft noch nach “Dauer-Improvisation” an. In Gesprächen mit Teamleads, HR- und Workplace-Verantwortlichen hören wir immer wieder von ähnlichen Problemen: fehlende Transparenz über Anwesenheiten, mehr Abstimmungsaufwand, Unsicherheit bei Richtlinien und Regeln, Widerstände gegen Desk Sharing, Probleme mit der schwankenden Büroauslastung und vor allem eine fehlende Datengrundlage, um gezielt Entscheidungen treffen zu können.

Das Spannungsfeld, in dem hybride Führungskräfte stehen, zeigt sich ganz klar: Sie sollen Vertrauen stärken, ihre Teams zusammenhalten, Flächen effizient nutzen und Ergebnisse liefern – brauchen dafür aber erst einmal Übersicht, klare Regelungen, praktikable Prozesse und vor allem die richtigen Tools. Hier sind die 10 größten Herausforderungen beim Führen hybrider Teams und wie ihr sie in eurem Unternehmen lösen könnt.

1. Fehlende Transparenz über Anwesenheit und Zusammenarbeit

Viele Führungskräfte wissen im hybriden Arbeitsalltag schlicht nicht, wer wann im Büro ist, wer remote arbeitet und wann sich Teams tatsächlich begegnen. Diese fehlende Übersicht erschwert nicht nur die tägliche Abstimmung, sondern auch kurzfristige Entscheidungen, spontane Meetings oder das Onboarding neuer Mitarbeitender. Teamtage müssen mit viel Aufwand geplant werden, Führung vor Ort ist kaum steuerbar und es entsteht schnell das Gefühl von Kontrollverlust.

Mögliche Lösungsansätze:

• Transparente, teambezogene Anwesenheitsübersichten statt Einzeltracking
• Klare Regeln, wofür Präsenz sinnvoll ist (z. B. Teamtage, Workshops)
• Fokus auf Ergebnisorientierung statt Anwesenheitskontrolle
  

Wie deskbird helfen kann:
Mit deskbird seht ihr die Büropräsenz eurer Teams direkt auf einen Blick. Mitarbeitende sehen direkt in ihrem Wochenplanungs-Feed, wann ihre Kolleg:innen im Büro sein werden und Führungskräfte sehen die geplanten Büro- und Homeoffice-Tage ihrer Teams in einer praktischen Teamübersicht.

2. Komplexe Koordination hybrider Teams und Arbeitsmodelle

Viele Unternehmen haben unterschiedliche Homeoffice-Regelungen pro Team, Abteilung oder Standort. Von Führungskräften hören wir häufig, dass sie diesen Umstand mit manueller Organisation per Absprachen, Tabellen und Chat-Nachrichten kompensieren. Das Resultat: Teams arbeiten nebeneinander statt miteinander, Standards fehlen, und es kommt zu Reibungsverlusten, weil die Erwartungen nicht klar sind und viel zu viel Zeit für Absprachen verschwendet wird.

Mögliche Lösungsansätze:

• Einheitliche Guidelines mit Spielräumen für teamindividuelle Abstimmungen
• Klare Kommunikationsregeln für hybride Zusammenarbeit
• Wiederkehrende Präsenzformate mit klarer Zielsetzung

Wie deskbird helfen kann:
deskbird bietet euch eine zentrale Hybrid-Work-Plattform, auf der hybride Wochenplanung, Anwesenheit, Hybrid-Work-Regeln und Teamkoordination zusammenlaufen. Dadurch sinkt der Abstimmungsaufwand, Teams können ihre geplanten Bürotage transparent mit den Kolleg:innen teilen und Teamleiter:innen können Teamtage schnell und einfach koordinieren – ganz ohne zusätzliche Excel-Prozesse.

3. Change Management und Akzeptanz neuer Tools

Die Einführung einer Hot Desking Software zur Verwaltung flexibler Arbeitsplätze stellt viele Führungskräfte vor Herausforderungen. Mitarbeitende sind oft skeptisch gegenüber neuen Tools, weil sie Angst vor zusätzlichem Aufwand und komplizierten Routinen haben oder das Gefühl haben, zur Nutzung einer App gezwungen oder überwacht zu werden. Hier braucht es effektives Change Management. Gleichzeitig muss der Betriebsrat bei Desk Sharing berücksichtigt werden, was bei Themen wie Transparenz, Datenschutz und möglicher Anwesenheitskontrolle besonders sensibel sein kann.

Mögliche Lösungsansätze:

• Auswahl eines einfach verständlichen und intuitiv bedienbaren Systems
• Klare Kommunikation der Nutzen und Grenzen des Tools
• Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats und relevanter Stakeholder
• Testphasen mit ausgewählten Nutzergruppen zum Aufbau internen Know-hows
• Schulungen, Support-Angebote und dezente Erinnerungen zur Förderung der Nutzung
  

Wie deskbird helfen kann:
deskbird setzt auf eine besonders einfache und schnelle Bedienung, damit Mitarbeitende neue Buchungsprozesse ohne Hürden und langwieriges Training in ihren Alltag integrieren können. Transparente Nutzungskonzepte und ein klarer Fokus auf Unterstützung statt Kontrolle erleichtern die Akzeptanz, auch im Austausch mit dem Betriebsrat.

4. Widerstand gegen Desk Sharing und neue Arbeitsweisen

Hybrides Arbeiten ist nicht nur ein Arbeitsmodell, sondern eine tiefgreifende Veränderung der Arbeitsweise und -umstände: neue Routinen, neue Abstimmung, neue Regeln. Der Abschied vom festen Arbeitsplatz ist für viele Mitarbeitende ein sensibles, oft emotionales Thema. Desk Sharing wird nicht selten als Zwang und neue digitale Tools als zusätzliche Belastung im Arbeitsalltag empfunden. Für Führungskräfte entsteht hier eine anspruchsvolle Challenge: Einerseits sollen neue Konzepte effizient eingeführt werden, andererseits müssen Akzeptanz, Vertrauen und Mitbestimmung gewahrt bleiben.

Mögliche Lösungsansätze:

• Klare, transparente Regeln für Desk Sharing, die Fairness und Gleichbehandlung sicherstellen
• Konkreter Fokus auf den Mehrwert für Mitarbeitende (z. B. flexiblere Platzwahl, Nähe zum Team, bessere Planbarkeit)
• Schrittweise Einführung neuer Konzepte statt abrupter Umstellung bestehender Arbeitsweisen
• Möglichst einfache Prozesse, die im Alltag schneller funktionieren als alternative Workarounds
  

Wie deskbird helfen kann:
Mit interaktiven Gebäudeplänen, intuitiver Buchung und klar definierbaren Regeln wie Vorlaufzeiten für Buchungen, Buchungslimits oder Teamzonen unterstützt deskbird Führungskräfte dabei, Desk Sharing nachvollziehbar, fair und alltagstauglich umzusetzen.

5. Schwierige Motivation der Mitarbeitenden, ins Büro zurückzukommen

Viele Führungskräfte, die hybride Teams führen, erleben aktuell dasselbe Bild: gut ausgestattete Büros, aber wenig Leben. Der Grund ist selten fehlende Loyalität, sondern ein fehlender Mehrwert. Wenn Büropräsenz keinen klaren Zweck erfüllt, wird sie schnell als Pflicht empfunden – insbesondere nach längeren Remote-Phasen, in denen sich neue Routinen etabliert haben. Führungskräften fehlen dabei oft konkrete, praktikable Hebel, um Präsenz sinnvoll zu fördern, ohne Druck auszuüben. Erschwerend kommt hinzu, dass Büropräsenz häufig nicht aktiv begleitet oder kommunikativ eingeordnet wird, sodass Mitarbeitende den Nutzen schlicht nicht erkennen.

Mögliche Lösungsansätze:

• Klare Anlässe für Präsenz schaffen, z. B. definierte Teamtage, gemeinsame Workshops oder informelle Austauschformate
• Den Mehrwert des Büros sichtbar machen, etwa durch gezielte Zusammenarbeit, Wissensaustausch und soziale Interaktion
• Führungskräfte in die Rolle aktiver Gestalter von Zusammenarbeit bringen – nicht nur als Organisatoren von Anwesenheit
• Präsenz gezielt planen und kommunizieren, statt sie dem Zufall zu überlassen
• Motivation durch positive Anreize und gemeinschaftliche Formate stärken, statt über Vorgaben oder Verpflichtungen zu arbeiten
  

Wie deskbird helfen kann:
deskbird hilft euch dabei, Teamtage und Workplace Events schnell und einfach zu organisieren und mit euren Mitarbeitenden zu teilen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern und soziale Dynamiken im Büro wieder zu stärken. Zu wissen, welche Kolleg:innen wann im Büro sein werden, ist für viele Mitarbeitende zusätzlich ein entscheidender Faktor, um selbst gerne ins Büro zu kommen.

6. Schwierigkeiten bei der Einhaltung, Nachverfolgung und Vereinheitlichung von Hybrid-Work-Regelungen

Hybrid-Work-Regelungen stellen viele Führungskräfte in deutschen Unternehmen vor große Herausforderungen. Die Einhaltung der festgelegten Präsenzpflichten lässt sich nur schwer kontrollieren, Homeoffice-Tage werden überschritten und oft gibt es unterschiedliche Homeoffice-Regelungen für verschiedene Bereiche, Abteilungen oder gar einzelne Mitarbeitende. Führungskräfte haben kaum Steuerungsmöglichkeiten, der manuelle Aufwand ist hoch und Verstöße durch Teammitglieder führen zu Unmut und Diskussionen.

Mögliche Lösungsansätze:

• Einheitliche Leitlinien auf Unternehmensebene, kombiniert mit klar definierten, begründeten Ausnahmen für einzelne Teams oder Bereiche
• Zentrale Verwaltung aller Hybrid-Work-Regelungen statt verteilter Einzellösungen und manueller Listen
• Transparenz auf Teamebene, um Planung zu erleichtern, ohne individuelle Anwesenheit zu kontrollieren
• Reduktion manueller Prozesse durch klare digitale Abläufe und nachvollziehbare Regeln

Wie deskbird helfen kann:
Mit den Hybrid-Work-Regeln in deskbird wird Anwesenheit im hybriden Arbeitsmodellen sichtbar, planbar und fair. Erstellt maßgeschneiderte Remote- oder Vor-Ort-Regeln für einzelne Mitarbeitende, verschiedene Teams oder das ganze Unternehmen und überprüft dank praktischer Teamübersicht mühelos, ob die Mitarbeitenden die für sie geltende Hybrid-Work-Regel erfüllt haben.

7. Faire und transparente Ressourcenzuordnung und -nutzung

Knappheit bei den Büroressourcen macht Fairness zum Führungsthema: Lieblingsplätze werden blockiert, Parkplätze “privatisiert” und Meetingräume zu früh reserviert. Ohne Priorisierungsregeln entsteht Frust – besonders, wenn einzelne Bereiche eigene Regeln etablieren oder projektbasierte Teams oder Externe mit ins Spiel kommen. Teamleiter:innen brauchen zudem die Möglichkeit, für ihr Team zu koordinieren, ohne Sonderwege gehen zu müssen.

Mögliche Lösungsansätze:

• Klare, einheitliche Buchungs- und Priorisierungsregeln, die für alle transparent und nachvollziehbar sind
• Begrenzte Vorausbuchungen und Reservierungsdauer, um Blockierungen zu vermeiden
• Abbildung von Team-, Rollen- und Projektlogiken durch Zonen und differenzierte Zugriffsrechte
• Möglichkeit für Teamleiter:innen, Ressourcen im Namen ihres Teams zu buchen

Wie deskbird helfen kann:
Mit klar definierbaren Buchungsregeln, Rollen und Bereichen behalten Teams den Überblick, während Führungskräfte Ressourcen gezielt verwalten und die Buchungsoptionen konfigurieren können. Zusätzlich habt ihr die Möglichkeit, Arbeitsplätze bestimmten Mitarbeitenden zuzuweisen, wo feste Plätze erforderlich sind.

8. Umgang mit No-Shows, Dauerbuchungen und „Handtuchmentalität“

Die sonst nur aus dem Urlaub bei beliebten Liegeplätzen am Pool bekannte “Handtuchmentalität” erleben viele hybride Führungskräfte mittlerweile als neue Herausforderung im hybriden Teammanagement im Büroalltag: Mitarbeitende buchen Arbeitsplätze und Meetingräume wochenlang im Voraus und vergessen Stornierungen bei Urlaub oder Krankheit bzw. erscheinen trotz Buchung nicht. Die Folge: hohe Auslastung auf dem Papier, leere Flächen in der Realität und eine deutlich erschwerte Kapazitätsplanung.

Mögliche Lösungsansätze:

• Klare und einheitliche Regeln für Buchung, Stornierung und Nutzung von Ressourcen
• Zeitlich begrenzte Buchungsfenster und Dauer von Reservierungen, um Dauerbuchungen zu vermeiden
• Automatische No-Show-Logiken, die nicht genutzte Ressourcen wieder freigeben
• Sinnvolle Puffer- und Stornierungsregeln, damit Arbeitsplätze und Räume schnell erneut buchbar sind
• Transparenz durch Daten, um Muster zu erkennen und gezielt gegenzusteuern

Wie deskbird helfen kann:

deskbird reduziert No-Shows und Dauerbuchungen durch verschiedene Check-in-Optionen, Vorlaufzeiten für Buchungen und Buchungslimits. Nicht genutzte Arbeitsplätze und Räume werden bei verpassten Check-ins automatisch freigegeben, sodass die tatsächliche Auslastung wieder sichtbar wird. Führungskräfte erhalten damit eine verlässliche Grundlage für die Verwaltung von Buchungen und Ressourcen.

9. Kapazitätsprobleme zwischen Platzmangel und leerem Büro

Viele hybride Führungskräfte erleben häufig ein widersprüchliches Bild: An einzelnen Tagen reicht der Platz im Büro kaum aus, während an anderen Tagen große Flächen ungenutzt bleiben. Schnelles Unternehmenswachstum, Downsizing nach der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells und gleichzeitiges Festhalten an fest zugewiesenen Arbeitsplätzen in bestimmten Bereichen führen zu ineffizienter Flächennutzung und einer nahezu unmöglichen Planung. Mitarbeitende weichen in Meetingräume oder Gemeinschaftsflächen aus, Remote-Mitarbeitende und Freelancer finden keinen Platz, wenn sie vor Ort sein müssen, und niemand möchte “umsonst” ins Büro fahren.

Mögliche Lösungsansätze:

• Kombination aus Shared-Desk-Modellen und transparenter Buchung, damit Kapazitäten realistisch abgebildet werden
• Sichtbarkeit von Auslastung und Peak-Tagen, um Präsenz besser zu steuern und zu entzerren
• Flexible Flächennutzung mit unterschiedlichen Zonen für Fokusarbeit, Zusammenarbeit und Projekte
• Klare Kommunikation, wann Büropräsenz sinnvoll ist und wie sichergestellt wird, dass ausreichend Plätze verfügbar sind

Wie deskbird helfen kann:

Mit deskbird sehen Mitarbeitende vorab, ob und wo Arbeitsplätze verfügbar sind, und können ihren Bürotag entsprechend planen. Gleichzeitig liefern Auslastungs- und Nutzungsdaten eine verlässliche Grundlage, um Spitzenzeiten zu erkennen und langfristig eure Büroflächen zu optimieren.

10. Fehlende Datenbasis für fundierte Führungsentscheidungen

Was wir von vielen hybriden Führungskräften und Workplace Leadern immer wieder hören ist, dass sie keine Analysen und Auswertungen zur Büronutzung, Schreibtischauslastung oder Anwesenheit ihrer Teams haben. Die Konsequenz daraus: Viele Führungsentscheidungen bei Hybrid Work basieren auf Bauchgefühl und subjektiven Wahrnehmungen wie “Das Büro ist immer leer” oder “Wir brauchen weniger Fläche”. Ohne belastbare Zahlen zu Auslastung, Peak-Zeiten und Nutzungsverhalten wird es schwer, gegenüber Management oder Stakeholdern zu argumentieren und gezielte Maßnahmen umzusetzen.

Mögliche Lösungsansätze:

• Systematische Erhebung und Auswertung von Buchungs- und Anwesenheitsdaten
• Nutzung von Analytics, um Muster und Trends zu erkennen statt Einzelmeinungen zu bewerten
• Regelmäßige Reviews der Büro- und Teamnutzung zur kontinuierlichen Optimierung
• Einsatz von Daten als Entscheidungsgrundlage für Flächenplanung, Präsenzformate und Teamroutinen

Wie deskbird helfen kann:
Mit detaillierten Workplace Analytics liefert deskbird eine verlässliche Datenbasis für Führungskräfte und Entscheider:innen. Auswertungen zu Auslastung, No-Shows und Nutzungsmustern machen sichtbar, was tatsächlich passiert, und ermöglichen es, Flächen, Regeln und hybride Arbeitsmodelle gezielt weiterzuentwickeln, statt auf Annahmen zu reagieren.

Fazit: Wer erfolgreich hybride Teams führen möchte, braucht Struktur, Transparenz und eine leistungsstarke Workplace-Management-Plattform

Manager:innen, die hybride Teams führen, stehen vor einem Mix aus operativen und kulturellen Herausforderungen: Sie sollen Zusammenarbeit von Teams koordinieren, die abwechselnd im Büro und im Homeoffice arbeiten, Präsenz sinnvoll gestalten, Ressourcen fair verteilen, Regeln praktikabel halten und gleichzeitig Akzeptanz schaffen – und das in der Regel ohne verlässliche Tools oder Daten.

Der Erfolg hängt im Wesentlichen von einer Handvoll entscheidender Faktoren ab: Transparenz, klare Guidelines und Regeln, einfache Buchungs- und Check-in-Prozesse, Automatisierung gegen No-Shows und eine solide Datenbasis für Entscheidungen. Genau hier setzen moderne Workplace-Management-Lösungen wie deskbird an.

‍deskbird bietet Unternehmen eine All-in-One-Plattform für Arbeitsplatzmanagement und hybride Teamführung, die intuitive Tools für die Arbeitsplatz- und Raumbuchung mit praktischen Features für die Verwaltung von hybriden Teams und leistungsstarken Workplace Analytics kombiniert. Vereinbart eine kostenlose Demo mit einem unserer Experten und erlebt unsere Plattform live und direkt an euren Use Cases.