Kennzahlen, KPIs und mehr: So messt ihr den Erfolg hybrider Arbeit

Warum Erfolgskennzahlen für hybrides Arbeiten wichtig sind

Kennzahlen für hybrides Arbeiten zu tracken, hilft Unternehmen, den Erfolg ihres hybriden Arbeitsmodells besser zu verstehen (oder eben das Ausbleiben der erhofften Resultate nachzuvollziehen) und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Sie verwandeln das vage Konzept von Erfolg beim hybriden Arbeiten in ein greifbares, messbares Ergebnis und zeigen, ob Hybrid Work die erwarteten positiven Auswirkungen auf euer Unternehmen hat. Um das zu beurteilen, müsst ihr verschiedene Aspekte berücksichtigen, darunter:

• Unternehmensergebnisse (ROI): Hybride Arbeitsformen können Unternehmen helfen, Geld zu sparen, indem sie die Bürokosten senken, die Raumnutzung optimieren und die Mitarbeiterbindung verbessern.
• Mitarbeiterengagement: Wenn es richtig gemacht wird, kann hybrides Arbeiten das Mitarbeiterengagement, die Zufriedenheit, die Motivation und das Wohlbefinden der Beschäftigten steigern.
• Zusammenarbeit und Leistung: Koordinierte Hybridarbeit hilft Teams, effektiver zusammenzuarbeiten. Wenn ihr die Qualität der Zusammenarbeit verfolgt, könnt ihr feststellen, ob hybride Arbeit effektive Teamarbeit ermöglicht oder Silos schafft.
• Gleichstellung und Inklusion: Durch die Festlegung klarer Kennzahlen wird sichergestellt, dass Beschäftigte im Homeoffice und im Büro den gleichen Zugang zu Informationen, Karrieremöglichkeiten, Anerkennung und Schulungen haben.
• Kontinuierliche Verbesserung: Die Überwachung der richtigen KPIs liefert euch die nötigen Erkenntnisse, um eure Hybrid-Work-Regelung, Arbeitszeitpläne, Ressourcen und mehr zu verbessern.
• Strategische Ausrichtung: Die Definition und Überwachung von KPIs für hybride Arbeit stellt sicher, dass die Ziele eures hybriden Arbeitsmodells direkt mit euren Unternehmenszielen verknüpft sind und unterstützt eine datengestützte Entscheidungsfindung.

Ich bin der Meinung, dass hybride Modelle, wenn sie richtig eingesetzt werden, die Produktivität steigern können. Ich freue mich darauf, dass Unternehmen taktische und kurzfristige Kennzahlen und zunehmend auch nachhaltige, langfristige mitarbeiterbezogene Kennzahlen messen. So entsteht ein umfassendes Datenbild darüber, wie sich die Produktivität in ihrer Organisation zeigt und von Hybrid Work unterstützt wird.
-Harriet Molyneaux, Advisorin und Non-Executive Director bei HSM

Wie ihr die richtigen Erfolgskennzahlen für hybrides Arbeiten auswählt

Wenn es darum geht zu entscheiden, welche Kennzahlen ihr tracken wollt, solltet ihr euch auf Ergebnisse und nicht auf Aktivitäten konzentrieren und euch für eine Mischung aus quantitativen und qualitativen Daten entscheiden. Wählt Kennzahlen, die nicht nur die kurzfristige Effizienz messen, sondern auch die Kultur, die Mitarbeiterbindung und die allgemeine Emploee Experience widerspiegeln. Der Schlüssel zur Messung des Erfolgs der hybriden Arbeit liegt in der Auswahl von Kennzahlen, die aussagekräftig, leicht messbar und umsetzbar sind.

Die wichtigsten Do's

• Mit einem Ziel starten: Definiert, was Erfolg beim hybriden Arbeiten für euer Unternehmen bedeutet (z. B. mehr Produktivität, Engagement, Zusammenarbeit, Wohlbefinden) und richtet eure Kennzahlen an den Geschäftszielen und der Mitarbeitererfahrung aus.
• Führungsebene und wichtige Stakeholder einbeziehen: Die Auswahl passender Kennzahlen für Hybrid Work erfordert die Einbeziehung der Führungsebene, um die organisatorische und strategische Ausrichtung sicherzustellen und die Gewichtung jeder Kennzahl klar festzulegen.
• Ergebnisse, nicht Aktivitäten messen: Konzentriert euch auf die erbrachten Leistungen, die Qualität der Arbeit und den Fortschritt bei der Erreichung der Ziele. Echter Impact entsteht durch Ergebnisse, nicht durch Anwesenheit.
• Gleichgewicht zwischen Unternehmens- und Mitarbeiterkennzahlen: Verfolgt sowohl die Geschäftsergebnisse (z.B. ROI und Raumnutzung) als auch die Ergebnisse auf der Mitarbeiterseite (z.B. Engagement oder Wohlbefinden), um sicherzustellen, dass die hybride Arbeit sowohl für das Unternehmen als auch für seine Mitarbeitenden nachhaltig ist.
• Einfachheit siegt: Haltet die Anzahl der erfassten Kennzahlen überschaubar und konzentriert euch auf eine bestimmte Anzahl von Kern-KPIs.
• Quantitative und qualitative Messung verknüpfen: Kombiniert quantitative Daten aus Erhebungen mit qualitativem Input aus Fokusgruppen und anderen Feedback-Kanälen.
• Regelmäßig überprüfen: Überprüft und passt eure Kennzahlen regelmäßig an, wenn sich euer hybrides Modell weiterentwickelt.
• Bewährte Frameworks übernehmen: Nutzt ergebnisorientierte Modelle für hybride Führung wie ROWE (Results-Only Work Environment) als Orientierungshilfe und fördert gleichzeitig die Autonomie und Accountability eurer Teams.

Die wichtigsten Don'ts

• Nicht in Produktivitätswahn verfallen: Zählt nicht die Tastenanschläge, Klicks oder die Minuten vor der Webcam. Diese Messgrößen untergraben das Vertrauen und fördern eher leistungsorientiertes Verhalten als echte Produktivität.
• Nicht auf Anwesenheitserfassung konzentrieren: Online erfasste Stunden, Badge-Swipes oder Anwesenheitsmetriken spiegeln nicht die tatsächliche Leistung wider. Der Erfolg bei Hybrid Work basiert auf Ergebnissen und Zusammenarbeit, nicht auf physischer oder digitaler Präsenz.
• Reines Performance Tracking vermeiden: Kennzahlen wie die Anzahl der besuchten Meetings oder gesendeten Nachrichten vermitteln ein falsches Gefühl von Produktivität. Priorisiert stattdessen Metriken, die einen Mehrwert darstellen, wie z. B. den Abschluss von Projekten, Innovationen und die Auswirkungen auf die Kunden.

In ihrem Streben nach Produktivität erhöhen viele Unternehmen den Druck, die Anzahl der Anrufe pro Stunde für ihre Mitarbeitenden im Contact Center zu erhöhen und die Flexibilität beim hybriden Arbeiten einzuschränken. Und ich verstehe das. Wenn man die Produktivität aus einer traditionellen, kurzfristigen und kommerziellen Sichtweise betrachtet, scheinen das alles gute Entscheidungen zu sein. Warum also funktionieren diese Taktiken nicht? Nun, ich denke, dass die Kennzahlen, auf die Unternehmen schauen, nicht immer das vollständige Bild der Produktivität widerspiegeln.
- Harriet Molyneaux, Advisorin und Non-Executive Director bei HSM

Wie kann man den Erfolg hybrider Arbeit messen?

Kennzahlen für hybrides Arbeiten sollten sowohl organisations- als auch mitarbeiterbezogene Indikatoren kombinieren. Die fünf wichtigsten Metriken sind Produktivität, Engagement, Zusammenarbeit, Kosteneffizienz und Mitarbeiterbindung. Zusammen geben euch diese Kennzahlen einen ganzheitlichen Überblick darüber, ob eure Hybrid-Work-Reglung die Leistung steigert, die Beschäftigten unterstützt und einen tatsächlichen Nutzen für euer Unternehmen schafft.

1. Produktivitätskennzahlen für hybrides Arbeiten

Produktivität ist einer der deutlichsten Hinweise darauf, ob euer hybrides Arbeitsmodell funktioniert. Sie zeigt, ob sich der Output im Vergleich zur traditionellen Büroarbeit verbessert und ob euer hybrides Modell langfristig umsetzbar ist.

• Quantität und Qualität der Ergebnisse: Verfolgt den Umfang der geleisteten Arbeit mit Hilfe von Projekttools und überprüfe die Qualität der Arbeit durch Feedback, Bewertungen oder Fehlerquoten.
• Erreichte Ziele: Messt den Fortschritt anhand von SMART-Zielen (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, terminiert), um faire Vergleiche zwischen verschiedenen hybriden Setups zu ermöglichen.
• Projektabschlussrate: Vergleicht geplante und durchgeführte Projekte, um Verzögerungen oder Blockaden zu erkennen.
• Umsatz oder Gewinn pro Mitarbeiter: Teilt den Umsatz (oder eine andere gewählte Wertkennzahl) durch die Anzahl der Mitarbeitenden, um zu sehen, wie effizient eure Teams ihre Bemühungen in Ergebnisse und Gewinne umwandeln.
• Durchlaufzeit von Aufgaben: Schaut euch an, wie schnell die Aufgaben von Anfang bis Ende erledigt werden und wie effektiv die Mitarbeitenden ihre Zeit einteilen und managen, um zu sehen, ob die Fristen eingehalten werden, ohne dass es zu Burnout kommt.

Ich würde Produktivität als vielschichtig definieren. Sie umfasst die taktischen Komponenten, die wir derzeit messen, aber wir müssen auch die nachhaltige Produktivität konsequenter berücksichtigen, die dynamisch ist und davon beeinflusst wird, wie Menschen arbeiten und sich fühlen.
-Harriet Molyneaux, Advisorin und Non-Executive Director bei HSM

2. Kennzahlen für Mitarbeiterengagement und -wohlbefinden

Mitarbeiterengagement und Wohlbefinden zeigen euch, ob eure Hybridrichtlinien die Mitarbeitenden motivieren oder ihnen das Gefühl geben, vom restlichen Team isoliert zu sein. Sie wirken sich auch direkt auf die Produktivität, die Mitarbeiterbindung und die Moral aus. Da Burnout auf Distanz schwerer zu erkennen ist, benötigt ihr klare Signale, um das Wohlbefinden zu überprüfen.

• Employee Net Promoter Score (eNPS): Fragt, wie wahrscheinlich es ist, dass die Mitarbeitenden euer Unternehmen weiterempfehlen. Steigende Werte bedeuten, dass euer Unternehmen gut aufgestellt ist, sinkende Werte weisen auf Probleme hin.
• Teilnahme an Initiativen: Verfolgt die Beteiligung an Schulungen, Umfragen oder Veranstaltungen. Stetiges Engagement zeigt Verbundenheit, nachlassendes Engagement ist ein Zeichen für Desinteresse.
• Energielevel und Stressindikatoren: Trackt Motivation, Stress und digitale Überlastung und nutzt die Ergebnisse, um mit Wellness-Tools Burnout vorzubeugen.
• Fehlzeiten und Work-Life-Balance: Beobachtet den Krankenstand, die Urlaubszeit und die Überstundenentwicklung. Wenn Mitarbeitende keine Urlaubstage nehmen oder zu viele Überstunden machen, ist das ein Warnzeichen.

3. Kennzahlen für hybride Zusammenarbeit und Kommunikation

Zusammenarbeit und Kommunikation können über den Erfolg oder Misserfolg eures hybriden Arbeitsmodells entscheiden. Schaut euch also an, ob eure Teams wirklich zusammenarbeiten, Wissen austauschen und Tools effektiv nutzen. Die richtigen Kennzahlen zeigen, ob Meetings, Tools und Arbeitsabläufe zu Ergebnissen führen oder ob sie nur zusätzliche Reibungsverluste verursachen und wertvolle Zeit in den Kalendern der Mitarbeitenden beanspruchen.

• Meetingqualität und aktive Teilnahme: Achtet nicht nur auf die bloße Anwesenheit. Fragt euch, ob die Mitarbeitenden einen echten Beitrag leisten, ob Entscheidungen getroffen werden und ob Meetings zu tatsächlichen Handelungen führen.
• Nutzung von Tools für die Zusammenarbeit: Überprüft, wie konsequent eure Teams die verfügbaren Hybrid Work Tools nutzen. Anhand der Nutzungsmuster könnt ihr erkennen, ob die Tools eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen.
• Teamübergreifende Zusammenarbeit: Messt gemeinsame Projekte, gemeinsam genutzte Dateien und die Verantwortlichkeit für Aufgaben, um Silos oder Kooperationsgewinne zu erkennen.
• Verbindungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden: Trackt, wie oft Manager:innen persönliche Gespräche führen, um die Abstimmung, Unterstützung und das Engagement unabhängig vom Arbeitsort aufrechtzuerhalten.
• Wissensaustausch: Überprüft Beiträge zu gemeinsamen Wissensplattformen oder Foren. Aktiver Austausch zeigt, dass Informationen frei fließen.

4. Kennzahlen für Kosteneffizienz und Flächennutzung

Hybrides Arbeiten ist eine echte Chance, Kosten zu senken und Büroflächen zu optimieren. Indem ihr messt, wie viel Platz ihr wirklich nutzt, wie er genutzt wird und was das kostet, könnt ihr die Größe eures Büros an den tatsächlichen Bedarf anpassen und Kosten einsparen.

• Fläche pro Mitarbeiter: Teilt die Gesamtfläche des Büros durch die Anzahl der Mitarbeitenden, um zu ermitteln, wie viel Platz jeder Mitarbeiter benötigt.
• Verteilung der Anwesenheit im Büro: Erfasst, wie viele Tage die Mitarbeitenden im Büro verbringen und wie oft sie remote arbeiten.
• Belegungs- und Nutzungsraten: Vergleicht die Bürokapazität mit der tatsächlichen Belegung, um zu sehen, wie effektiv der Raum genutzt wird, einschließlich der täglichen Belegungsrate und der durchschnittlichen Spitzenauslastung.
• Beliebtheit der Arbeitsbereiche: Findet heraus, welche Schreibtische, Räume oder Bereiche am meisten genutzt werden, um Änderungen an eurem Büro-Layout vorzunehmen.
• Immobilienkosten pro Mitarbeiter: Berechnet die gesamten Immobilienkosten (Mietkosten, Nebenkosten, Instandhaltung) geteilt durch die Anzahl der Beschäftigten, um die Kosten für die Bereitstellung von Räumlichkeiten pro Person zu verstehen.
• Gesamte Kosteneinsparungen: Messt die Kosteneinsparungen durch Verkleinerung, Konsolidierung oder flexible Arbeitsstrategien. Laut CBRE können sich durch die Optimierung von Flächen im Zusammenhang mit hybrider Arbeit Einsparungen zwischen 10 % und 50 % ergeben. Probiert unseren Büro-Planungs-Rechner aus, um euren Arbeitsplatz zu konfigurieren und zu ermitteln, wie viel ihr jeden Monat mit deskbird sparen könnt.

5. Kennzahlen für Mitarbeiterbindung und Fluktuation

Mitarbeiterbindung und Fluktuation zeigen euch, ob euer hybrides Arbeitsmodell die Mitarbeitenden motiviert oder eher für Frustration sorgt. Zusammengenommen zeigen sie, ob eure Richtlinien Stabilität fördern, die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllen und ein langfristiges Wachstum unterstützen. Der Vergleich von Trends vor und nach der Einführung von Hybrid Work gibt euch ein klares Verständnis darüber, ob hybrides Arbeiten für eure Teams funktioniert oder nicht.

• Freiwillige Kündigungen: Gemeint ist der Prozentsatz der Beschäftigten, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums kündigen. Steigende Kündigungsraten sind ein Zeichen für Unzufriedenheit, während stabile oder sinkende Quoten zeigen, dass die Beschäftigten mit dem Arbeitsmodell zufrieden sind.
• Bindung von High-Performern: Überprüft, ob Top-Talente im Unternehmen bleiben. Eine hohe Fluktuation bei leistungsstarken Mitarbeitenden kann schädlicher sein als die allgemeine Mitarbeiterfluktuation.
• Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit der Mitarbeitenden: Eine kürzere Betriebszugehörigkeit kann ein Zeichen für Desengagement, eine schwache Unternehmenskultur oder Herausforderungen beim hybriden Arbeiten sein.
• Einjährige Mitarbeiterbindungsquote für Neueinstellungen: Die einjährigen Raten zeigen, wie gut Onboarding und Integration in hybriden Setups funktionieren.
• Absicht der Mitarbeitenden, im Unternehmen zu bleiben: Erfasst die Wahrscheinlichkeit, mit der eure Mitarbeitenden im Unternehmen bleiben werden. Frühzeitige Warnungen helfen, Fluktuationsspitzen zu vermeiden.

ROI der Hybridarbeit: Beispiele aus der Praxis und Benchmarks

Der ROI hybrider Arbeitsformen lässt sich am besten anhand klarer KPIs messen, die zeigen, wie sich die Flexibilität auf die Unternehmensleistung und die Employee Experience auswirkt. Unternehmen, die den Erfolg beim hybriden Arbeiten messen und tracken, berichten häufig über Umsatzwachstum, Kosteneinsparungen, Produktivitätssteigerungen, verbessertes Mitarbeiterwohlbefinden und stärkere Talentbindung. Durch den Vergleich mit diesen Beispielen aus der Praxis könnt ihr euch realistische Ziele setzen, Fortschritte messen und den Mehrwert eures eigenen Hybridmodells in Zahlen fassen.

• Unternehmen mit Teams, die über verschiedene Standorte verteilt sind (z. B. zu Hause, im Büro oder bei Kunden), haben eine höhere Wahrscheinlichkeit schneller zu wachsen. 35 % der hybriden Unternehmen verzeichneten ein Umsatzwachstum von über 10 %, verglichen mit nur 28 % der nicht hybriden Unternehmen.
• In einer Umfrage unter CEOs aus dem Jahr 2025 gaben 79 % der Führungskräfte an, dass hybrides Arbeiten die Kosten senkt, 72 % berichteten von einer besseren Produktivität und 71 % sagten, dass es ihnen hilft, Top-Talente anzuziehen und zu binden.
• 85 % der hybrid arbeitenden Beschäftigten sagen, dass dieses Modell ihr Wohlbefinden steigert, was eng mit Motivation und langfristiger Leistung verbunden ist.
• Hybride Arbeitsformen helfen Teams, intakt und verbunden zu bleiben. 69 % der Arbeitgebenden geben an, dass sich die Mitarbeiterbindung nach der Einführung hybrider Arbeitsformen verbessert hat, vor allem bei denjenigen, die nur einen Tag pro Woche im Büro arbeiten, wo die Mitarbeiterbindung um bis zu 41 % gestiegen ist.

Hybrid Work Erfolg messen: Die Rolle digitaler Tools

Digitale Tools machen verwandeln das Rätselraten beim hybriden Arbeiten zu einer echten Strategie. Sie geben euuch die Daten und Einblicke, die ihr braucht, um zu verstehen, ob euer Setup funktioniert, wo Anpassungen nötig sind und wie ihr intelligentere Entscheidungen über Büroflächen, Arbeitszeitpläne und Richtlinien treffen könnt. Plattformen wie deskbird liefern euch praktische Insights durch Analytics und nahtlose Integrationen.

• Office Analytics: Mit den Analytics von deskbird könnt ihr die tägliche Büronutzung verfolgen, sehen, welche Schreibtische oder Räume am meisten oder am wenigsten genutzt werden, und eure Büroflächen an den tatsächlichen Bedarf anpassen.
• Hybrid Scheduling Analytics: Beobachtet Anwesenheitsmuster, gleicht die Bürobelegung über die Woche hinweg aus und überprüft die Einhaltung der geltenden Hybrid-Work-Regeln.
• HRIS- und Sensorintegration: deskbird lässt sich nahtlos in die Tools integrieren, die ihr bereits nutzt. Synchronisiert Abwesenheitsdaten aus eurem HRIS, euren Kalendern und Zugangssystemen, um Erkenntnisse aus verschiedenen Tools zu kombinieren und eure Kennzahlen effektiver zu tracken.

Um den Erfolg beim hybriden Arbeiten zu messen, braucht es die richtigen Kennzahlen

Hybride Arbeit kann nicht aus dem Bauch heraus gesteuert werden. Ihr braucht aussagekräftige Kennzahlen wie Produktivität, Engagement und Zusammenarbeit, um euren Hybrid Work Erfolg in klare, umsetzbare Erkenntnisse für eure Mitarbeitenden und euer Unternehmen zu verwandeln. Eine ausgewogene Mischung aus quantitativen und qualitativen Daten zeigt euch, wo ihr euch verbessern und wie ihr euch anpassen könnt. Am wichtigsten ist, dass es beim hybriden Arbeiten nicht darum geht, nur die Büropräsenz zu messen, sondern es den Mitarbeitenden zu ermöglichen, von überall gut und produktiv zu arbeiten. Wenn eure Kennzahlen das widerspiegeln, könnt ihr den Mehrwert eures hybriden Arbeitsmodells belegen und es auf lange Sicht nachhaltig machen.