¿Por qué invertir en un software de reserva de salas?
Reserva una aula, cuando lo necesites y donde quiera que estés.
¿Tiene una presentación mañana y ha olvidado reservar una sala de reuniones? ¿O necesita un espacio de última hora para un grupo de trabajo más grande? Un software de planificación de salas es la solución.
Un software de programación de salas te proporciona un calendario digital que muestra el nivel de ocupación de las oficinas o espacios de coworking, que pueden ser reservados por, por ejemplo, los empleados. Con este tipo de software de programación de oficinas, las empresas pueden mantener una base de datos para la gestión del espacio de oficinas y de los empleados. Esto puede ayudarte a utilizar eficazmente y a asignar de forma justa el espacio de oficina sobreocupado o infrautilizado.
Así, los empleados pueden reservar o reprogramar salas de reunión fácilmente y ahorrar tiempo para dedicarse a otras tareas.
3 Razones por las que es tan importante programar las aulas
1. Gestión de los empleados de trabajo híbrido
La pandemia ha hecho que cada vez más empleados puedan trabajar desde casa y desde la oficina. Especialmente en lo que se refiere al trabajo híbrido, cada vez es más importante que las empresas eviten ocupar demasiado espacio de trabajo. La planificación de salas es útil para determinar la necesidad real y el uso del espacio. Si el sistema de gestión de reservas en línea determina que el espacio de oficina está infrautilizado, las salas pueden subcontratarse, por ejemplo, a espacios de coworking, para reducir costes. La funcionalidad de los espacios también puede modificarse para mejorar el bienestar de los empleados, ya que las salas apenas ocupadas pueden convertirse en zonas tranquilas o estar mejor equipadas para salas de reuniones digitales.
2. Aumento de la productividad
Con la planificación de salas, los empleados ahorran tiempo gracias a la sencillez de los procesos de reserva y a la rapidez con la que se localiza a otros empleados. Además, la productividad puede aumentar al evitar interrupciones y dobles reservas. Asimismo, las reuniones ad hoc pueden celebrarse fácilmente de forma espontánea en una sala que se ajuste al número de participantes. A través de una aplicación de reserva de mesas, el espacio de la oficina puede reservarse de forma sencilla en lugar de la incómoda forma de contactar con el equipo de recursos humanos o de ir en persona a la sala para firmar con el nombre del empleado.
3. La sencillez es la clave para que los empleados estén contentos
Implementar las salas y los puestos de trabajo en una herramienta de reserva de escritorios, descargar la app y reservar es de uso intuitivo y lo puede manejar cualquiera.
Con un sistema de gestión de reservas online, los empleados evitan la complicada búsqueda de un espacio de trabajo libre y no interrumpen más las reuniones. Además, en caso de que un grupo no se presente a pesar de haber reservado una sala, se cancelará la reserva automáticamente. La planificación de la oficina evita así frustraciones innecesarias y ahorra tiempo.
El mejor software de reserva de escritorios permite a los empleados comprobar la disponibilidad de las salas de reuniones, reservarlas directamente, detectar y eliminar las "reuniones fantasma" y transformar el espacio no utilizado para las necesidades de los empleados. Por tanto, una planificación eficaz del espacio es la salsa secreta para resolver todos estos problemas.
En el futuro, la planificación de salas será aún más importante a medida que aumente el número de empleados remotos e híbridos. Las organizaciones que proporcionen una capacidad de sala personalizada, midan la ocupación de las salas de oficina y personalicen la funcionalidad de la sala en función de los datos y las necesidades de los empleados van a crear un entorno de trabajo excelente y altamente productivo. Un lugar de trabajo productivo y unos empleados contentos son la clave para el futuro del trabajo.
➡️ Empieza hoy mismo tu modelo de trabajo híbrido con la aplicación deskbird y encuentra el ebook gratuito sobre trabajo híbrido: el BIRD-Framework.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un software de programación de salas de reunión y cómo funciona?
El software de programación de salas de reunión centraliza la forma en que los equipos encuentran, reservan y gestionan los espacios de reunión. Los usuarios pueden ver las aulas disponibles a través del calendario o la planta, reservar franjas horarias y sincronizarlas con herramientas como Outlook o Google. Las funciones inteligentes de check-in y liberación automática liberan las aulas no utilizadas cuando nadie se presenta, lo que reduce la diferencia entre los calendarios digitales y la disponibilidad física de las aulas.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar herramientas de programación de salas de reunión?
Las herramientas de programación de salas de reuniones eliminan las reservas dobles, ahorran tiempo y mejoran la visibilidad entre los equipos. Aumentan la productividad al proporcionar disponibilidad de salas en tiempo real, agilizan la coordinación entre los empleados remotos y los que están en la oficina, y recopilan datos para optimizar el uso del espacio de trabajo y reducir los costos innecesarios.
¿Qué criterios debo buscar en un software de programación de salas de reunión?
Elige un software que ofrezca disponibilidad en tiempo real, integraciones con herramientas como Outlook o MS Teams, acceso móvil y análisis detallados. Busca interfaces fáciles de usar, permisos de rol personalizables y notificaciones inteligentes para que la reserva sea sencilla y garantizar que tu sistema se adapte a las necesidades de tu negocio.
¿Se integra deskbird con Outlook, Google y Teams para la reserva de salas de reunión?
Sí. deskbird se sincroniza directamente con Outlook, Google Calendar y Microsoft Teams, por lo que las reservas de salas de reunión aparecen al instante en las herramientas que los empleados ya utilizan. Esto elimina las reservas dobles, admite reuniones recurrentes y garantiza la disponibilidad en tiempo real. Los check-ins inteligentes y la gestión de no-shows mantienen las aulas eficientes y alineadas con las necesidades de colaboración del equipo.
Se acabaron las reservas dobles o las aulas vacías
Gestiona las salas de reunión sin esfuerzo con deskbird:
- Reserva aulas en segundos con disponibilidad en tiempo real.
- Evita conflictos con una programación inteligente e integraciones
- Aumenta la utilización de las salas con información respaldada por datos
.webp)
_11zon.webp)
