¿Qué hace que el software de desk sharing valga la inversión?

La mayoría de las empresas pagan por el espacio de oficina basándose en el número total de empleados, pero los líderes de workplace que invierten en un sistema de hot desking toman decisiones inmobiliarias basándose en quién asiste realmente. Este artículo explica las mejoras en la experiencia del empleado, las reducciones de costos y las ventajas operativas que justifican la inversión, junto con qué buscar al evaluar plataformas y cómo las organizaciones miden el éxito después de la implementación.

TL;DR

Un sistema de hot desking ayuda a los equipos híbridos a reservar escritorios, ver quién está en la oficina y utilizar el espacio basándose en la asistencia real en lugar de suposiciones.

• Las empresas pueden aumentar su plantilla sin expandir el espacio de oficina.
• Los empleados reservan escritorios en segundos y saben quién estará en la oficina antes de desplazarse.
• Los líderes de workplace obtienen datos de utilización para tomar decisiones inmobiliarias informadas.

¿Qué es el escritorio compartido y cómo funciona un sistema de escritorio compartido?

El escritorio compartido es una modalidad de asignación de asientos flexible donde los empleados no tienen escritorios asignados de forma permanente. Reservas un espacio de trabajo solo los días que visitas la oficina. Un sistema de escritorio compartido es el software que simplifica este proceso, al proporcionar plantas interactivas y herramientas de reserva.

Este modelo reemplaza la configuración tradicional donde los escritorios vacíos permanecen sin usar cuando la gente trabaja desde casa. Las empresas pueden dar soporte a más empleados con menos escritorios físicos. El software funciona como un mapa digital y una herramienta de reserva para todo tu workplace.

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Cuando abres una aplicación de hot desking, ves una planta con los escritorios disponibles resaltados. Toca un escritorio, elige tu fecha y confirma. La reserva se sincroniza con tu calendario para que recuerdes dónde ir. Tus compañeros pueden ver que estarás en la oficina ese día, lo que les ayuda a planificar sus propios horarios.

ILF Consulting Engineers Austria, una empresa de ingeniería con más de 800 empleados en 6 ubicaciones, tenía dificultades para asignar escritorios de manera justa a medida que su plantilla se expandía bajo un modelo híbrido. A cada departamento se le había asignado un número fijo de puestos de trabajo, pero algunos departamentos ocupaban demasiado espacio mientras que otros tenían muy poco. La dirección mediaba constantemente en las disputas entre los jefes de departamento.

Después de implementar un sistema de hot desking, ahora gestionan alrededor de 800 puestos de trabajo de forma transparente. Más del 80% de los empleados utilizan activamente la plataforma para reservar escritorios basándose en la necesidad real en lugar de en la política departamental.

Ya no hay más discusiones y, a través de todos los análisis, también nos hemos dado cuenta de que realmente tenemos suficiente espacio. De hecho, podríamos seguir creciendo, y los escritorios probablemente seguirían sin escasear.

Josef P. Mayr, Director General de ILF Consulting Engineers Austria

Beneficios para el empleado de un sistema de hot desking

El trabajo híbrido solo tiene éxito cuando funciona bien para las personas que utilizan la oficina. Un sistema de desk sharing te brinda la flexibilidad de reservar un escritorio exactamente cuando lo necesitas, asegurando un lugar desde cualquier lugar antes de que comiences tu trayecto.

Ganas la autonomía para elegir una zona tranquila para una concentración profunda o sentarte cerca de tu equipo para proyectos grupales. El software también proporciona visibilidad completa de quién está en la oficina en un día determinado. Sabes exactamente qué compañeros estarán en la oficina antes de que llegues.

Todos tienen acceso equitativo a los escritorios sin lidiar con puestos reclamados o políticas de oficina. Cuando la herramienta es intuitiva, los empleados realmente la usan para planificar su semana laboral.

MR Datentechnik, una empresa de servicios de TI con 500 empleados, experimentó el caos cuando los empleados regresaron a la oficina después de la pandemia. Los escritorios favoritos estaban ocupados. Las búsquedas matutinas de lugares disponibles se hicieron más largas. Los equipos de proyecto tenían dificultades para coordinarse. Después de implementar un sistema de desk sharing, los empleados ahora pueden planificar toda su semana con solo unos pocos clics.

deskbird proporciona una visión general mejorada tanto para empleados como para gerentes, lo que a su vez aumenta la satisfacción de los empleados. Todos saben qué escritorios están libres y pueden asegurar su espacio de trabajo preferido con días o incluso semanas de antelación.

Colaboración y visibilidad entre equipos

Los sistemas de desk sharing te ayudan a encontrar y sentarte cerca de tus compañeros fácilmente. Funcionalidades como seguir a compañeros de trabajo o hacer reservas de equipo convierten la oficina en un lugar donde la colaboración ocurre de forma intencionada. Cuando sabes que tu gerente o compañero de proyecto está en la oficina, puedes reservar un escritorio justo al lado de él.

El desk sharing hace que los días de oficina sean más valiosos para todos los involucrados. Se acabaron los mensajes interminables de ida y vuelta para coordinar horarios.

El Instituto Athena de la Vrije Universiteit Amsterdam enfrentaba la preocupación de que la cohesión del equipo se viera afectada cuando 120 empleados tuvieron que compartir solo 65 escritorios flexibles después de la reubicación. El sistema de hot desking, en cambio, fortaleció los lazos del equipo, permitiendo a los empleados ver quién está en la oficina y coordinar sus días presenciales intencionalmente. Lograron una adopción por parte de los usuarios de más del 90%.

Nos preocupaba que la cohesión de nuestro equipo pudiera verse afectada debido al cambio, lo que resultaría en un aumento del trabajo remoto, pero, afortunadamente, estas preocupaciones resultaron infundadas. De hecho, deskbird ha fortalecido los lazos de nuestro equipo más de lo previsto.

Lotte Snellenburg, Asistente de Dirección en el Instituto Athena de la VU de la Vrije Universiteit Amsterdam

Beneficios para el empleador de un sistema de hot desking

Las empresas invierten en sistemas de hot desking para reducir los costos inmobiliarios y comprender el uso real de los escritorios. Los líderes utilizan datos de utilización para ver qué escritorios y plantas son populares y cuáles permanecen vacíos. Esta información te ayuda a optimizar el tamaño de la oficina basándose en la asistencia real en lugar del número total de empleados.

El software proporciona los números exactos necesarios para justificar las decisiones inmobiliarias ante la alta dirección. Dejas de pagar para calentar, enfriar y mantener escritorios vacíos, ahorrando entre un 10% y un 50% en costos de espacio.

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Ahorro de costos y utilización del espacio de oficina

La mayoría de las oficinas están subutilizadas ciertos días, con una asistencia concentrada los martes con un 58.6 por ciento de ocupación a nivel global. Un sistema de desk sharing revela estos datos para que los líderes de espacio de trabajo puedan tomar medidas: consolidar plantas, subarrendar espacio no utilizado o retrasar costosas expansiones de oficina.

ILF Consulting Engineers Austria descubrió, a través de análisis detallados de uso, que en realidad tenían suficiente espacio para seguir creciendo. Solo pudieron llegar a esta conclusión después de revisar de cerca los datos de ocupación de escritorios. La dirección ya no actúa como árbitro entre departamentos que discuten sobre la asignación de espacio. El sistema lo gestiona de forma transparente basándose en los patrones de uso reales.

LOOPING GROUP, una agencia de marketing con 250-300 empleados en 5 ubicaciones, utiliza el análisis de utilización mensual para identificar los días pico. Sus datos revelaron que los martes y miércoles eran los días de mayor actividad. Esto les permitió tomar decisiones informadas sobre fomentar la asistencia en días más tranquilos en lugar de expandir el espacio de oficina.

Ventajas operativas del software de reserva de escritorios

El software de reserva de escritorios elimina el caos diario de gestionar una oficina híbrida. Evita las reservas dobles y detiene los conflictos sobre quién ocupó un escritorio específico. Los facility managers ahorran horas cada semana porque ya no registran la asistencia manualmente.

Políticas claras integradas directamente en el sistema ayudan a aplicar automáticamente la etiqueta de los escritorios. Los check-ins automáticos liberan los escritorios si los empleados no se presentan. Las reglas de reserva establecen límites sobre con cuánta antelación se pueden reservar los escritorios. El seguimiento de la higiene muestra cuándo se utilizó o limpió un escritorio por última vez.

Un buen sistema de hot desking requiere una formación mínima. Elimina la fricción de los días de oficina para que los empleados puedan centrarse en su trabajo real.

MR Datentechnik priorizó la reserva eficiente de escritorios y los check-ins rápidos mediante códigos QR al seleccionar su sistema. La implementación fue rápida y fluida. Los empleados estaban entusiasmados con el uso de la herramienta porque eliminaba la frustración de buscar escritorios disponibles cada mañana y reemplazaba las engorrosas hojas de seguimiento manuales.

Beneficios tecnológicos e integraciones del software de escritorio compartido

El software moderno de escritorio compartido se conecta con las herramientas que tu equipo ya utiliza. Ves los escritorios disponibles al instante a través de actualizaciones de disponibilidad en tiempo real; no necesitas aprender un sistema nuevo y complicado para reservar un lugar.

Las mejores aplicaciones de escritorio compartido se integran directamente con tus plataformas de comunicación y sistemas de RR. HH. existentes. Los equipos de TI aprecian estas herramientas porque no requieren instalaciones de hardware costosas.

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Disponibilidad en tiempo real y reserva móvil

Reserva un escritorio en segundos desde tu teléfono usando una aplicación móvil. Las plantas interactivas muestran exactamente dónde se encuentra un escritorio en el edificio. Puedes filtrar los lugares disponibles por equipamiento, como monitores duales o escritorios de pie.

Esto reduce la fricción y aumenta la adopción en toda la empresa. Te sientes seguro sabiendo que tienes un lugar garantizado antes de tu desplazamiento. Se acabó de deambular buscando un asiento libre.

Integraciones de calendario y herramientas de colaboración

Las reservas de escritorios se sincronizan automáticamente con Outlook, Google Calendar y Microsoft Teams. Ves tu reserva de escritorio justo al lado de tus reuniones diarias, manteniendo toda la información de tu agenda en un lugar familiar.

TwentyCi, una empresa de servicios publicitarios, necesitaba una herramienta que pudiera integrarse con su ecosistema basado en Microsoft al tiempo que facilitaba la reserva. Su Director de Personas ahora reserva su agenda con un mes de antelación con solo unos pocos clics. La empresa logró una adopción del 80-85% sin tener que presionar a los empleados para que usaran el sistema.

Me pongo un recordatorio y, a veces, organizo mi agenda con un mes de antelación. Es muy sencillo: ¡un par de clics y listo! Ya lo tengo todo configurado, he asignado los puestos de trabajo a cada uno y ya no tengo que volver a pensar en ello.

Rob Taylor, director de Recursos Humanos, TwentyCi

Cómo deskbird apoya el uso compartido de escritorios

deskbird es una plataforma todo en uno de gestión del espacio de trabajo que ayuda a las empresas a gestionar oficinas híbridas con facilidad. La plataforma permite a los empleados reservar escritorios, salas de reunión y plazas de aparcamiento en solo unos pocos clics. Puedes gestionar la asistencia a la oficina directamente desde herramientas como Microsoft Teams, Slack, Outlook y Google Calendar.

Análisis detallados sobre la asistencia y la utilización del espacio proporcionan a los líderes los datos que necesitan para tomar decisiones informadas sobre el tamaño de la oficina, la distribución y las políticas de trabajo híbrido. deskbird cuenta con un feed social de oficina que ayuda a los empleados a encontrar compañeros y planificar días de colaboración.

La seguridad y la privacidad siguen siendo prioridades clave para las organizaciones empresariales. deskbird ofrece alojamiento en la UE compatible con GDPR, certificado SOC2 e ISO 27001 para proteger los datos de tu empresa. La plataforma se integra con más de 50 herramientas, incluidos sistemas HRIS como Personio y SAP.

¿Vale la pena la inversión en un sistema de escritorio compartido?

Un sistema de escritorio compartido se amortiza al ofrecer ahorros de costos, flexibilidad para los empleados y claridad operativa. Proporciona información basada en datos que ayuda a las empresas a tomar decisiones inmobiliarias más inteligentes. La inversión tiene éxito cuando la adopción es alta, lo que depende completamente de que el software sea fácil de usar.

El trabajo híbrido es un cambio permanente, con el 62% de las organizaciones globales utilizando ahora modelos de asientos compartidos. Un sistema dedicado hace que gestionar esta nueva realidad sea simple y transparente. Los empleados obtienen la visibilidad y autonomía que necesitan para realizar su mejor trabajo. Los empleadores obtienen los datos de utilización necesarios para reducir el espacio desperdiciado.

ILF Consulting Engineers Austria descubrió que podía seguir creciendo sin problemas de espacio tras analizar la ocupación real de sus escritorios. TwentyCi logró una adopción del 80-85% sin tener que presionar a los empleados. Vrije Universiteit Amsterdam acomodó con éxito a 120 empleados con solo 65 escritorios flexibles y más del 90% de adopción por parte de los usuarios.

Si quieres ver cómo funciona el desk sharing con los datos de utilización reales de deskbird, reserva una demo.