Analyse du lieu de travail : comment optimiser votre bureau grâce aux données

L'analyse du lieu de travail permet de saisir ce qui se passe réellement au bureau : elle extrait des données des systèmes de réservation, des badges, des calendriers et des capteurs d'espace afin de révéler comment les gens travaillent et comment votre bureau est utilisé. Ce guide traite des types d'analyses, des indicateurs importants et de la manière d'équilibrer les informations obtenues et la vie privée des employés.

Qu'est-ce que l'analyse du lieu de travail ?

L'analyse du lieu de travail consiste à collecter et à analyser des données sur la manière dont les employés utilisent les espaces et les outils de bureau afin de prendre des décisions fondées sur des preuves qui améliorent la productivité, l'utilisation de l'espace et l'expérience des employés. Elle exploite les données brutes, l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour décoder les comportements des employés, l'utilisation de l'espace de bureau et les modèles de collaboration, fournissant ainsi aux équipes hybrides des informations exploitables pour optimiser la productivité et les ressources.

Il fonctionne en collectant des données sur les performances des employés, l'utilisation de l'espace et l'efficacité à l'aide d'outils tels que des calendriers, des systèmes de réservation et des plateformes de commentaires. Une analyse avancée, qui utilise de plus en plus l'IA prédictive et l'apprentissage automatique, permet ensuite de mettre en évidence les schémas, les goulots d'étranglement et les tendances qui guident les décisions fondées sur des preuves.

Quels sont les avantages de l'analyse des données sur le lieu de travail ?

Contrairement aux décisions fondées sur des conjectures, l'analyse des données relatives au lieu de travail fournit des mesures précises sur les tendances en matière d'assiduité, l'occupation des bureaux, les heures de pointe et les niveaux d'engagement, ce qui permet aux responsables des ressources humaines et des opérations de réduire le gaspillage, d'harmoniser les horaires et de favoriser le bien-être sans compromettre la confidentialité ou la confiance.

L'objectif de l'utilisation de l'analyse dans les bureaux est toutefois de prendre des décisions fondées sur des données. Lorsque vous pouvez voir exactement comment l'espace est utilisé, vous n'avez plus à deviner comment renouveler les baux. Lorsque vous comprenez les habitudes de présence, vous pouvez créer des politiques qui fonctionnent réellement pour vos équipes. Lorsque vous suivez les comportements de réservation, vous pouvez éliminer la frustration liée aux réservations fantômes et aux salles perpétuellement « indisponibles ».

Avantages de l'analyse du lieu de travail

• Gestion optimisée de l'espace. Une bonne plateforme d'analyse montre quels bureaux, salles et zones sont réellement utilisés par rapport à ceux qui sont réservés. Vous pourriez découvrir que l'aile est reste vide tous les vendredis, tandis que les espaces collaboratifs sont bondés les mardis. Ce type d'informations vous permet de réorganiser l'agencement et d'allouer les ressources en fonction de modèles réels, et non d'hypothèses ou de plaintes.

• Réduction des coûts immobiliers et opérationnels. Les données d'utilisation aident les organisations à dimensionner correctement leur espace de bureau, améliorant ainsi l'efficacité du lieu de travail. De nombreuses entreprises ont réduit considérablement leurs coûts de location en laissant les analyses guider leurs décisions immobilières au lieu de renouveler leurs baux en pilote automatique.

• Amélioration de l'expérience des employés. Lorsque vous comprenez les heures de pointe, les espaces préférés et les modes de collaboration, vous pouvez aménager un lieu de travail qui correspond à la façon dont les gens veulent réellement travailler. Les employés qui peuvent facilement trouver des bureaux disponibles et localiser leurs collègues ont tendance à considérer le bureau comme un lieu qui vaut la peine de faire le trajet.

• Prise de décision fondée sur les données. L'analyse remplace les hypothèses par des preuves et permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées fondées sur la réalité. Au lieu de débattre de l'opportunité d'ajouter des salles de réunion, vous pouvez voir exactement comment les salles actuelles fonctionnent. Cela donne confiance aux responsables des lieux de travail lorsqu'ils ajustent les politiques, redessinent les agencements ou modifient la capacité des bureaux.

Types d'analyses du lieu de travail et indicateurs clés

Les organisations utilisent généralement quatre approches analytiques pour transformer les données brutes en informations utiles. Chacune s'appuie sur la précédente.

Types d'analyses du lieu de travail

• Analyse descriptive Elle répond à la question « que s'est-il passé ? ». Il s'agit de données historiques montrant l'utilisation passée, les tendances de fréquentation et l'utilisation des salles de réunion sur une période donnée. Par exemple, l'analyse descriptive peut vous indiquer que la salle de réunion A a été réservée 80 % du temps au cours du dernier trimestre.

• Analyse diagnostique. Elle permet de comprendre « pourquoi cela s'est produit ». Si certaines salles sont constamment surréservées tandis que d'autres restent inutilisées, l'analyse diagnostique aide à en découvrir les raisons. Peut-être que les salles les plus prisées sont mieux équipées en matériel audiovisuel. Ou peut-être sont-elles simplement plus proches de la machine à café.

• Analyse prédictive. Elle permet de prévoir « ce qui pourrait arriver ». À partir des tendances observées dans les données historiques, l'analyse prédictive anticipe la demande future en espace, les pics de fréquentation ou les goulots d'étranglement en matière de ressources. Elle est particulièrement utile pour planifier les changements saisonniers ou la croissance de l'entreprise.

• Analyse prescriptive. Elle recommande « ce qu'il faut faire ». En combinant des modèles prédictifs avec des suggestions d'actions spécifiques, l'analyse prescriptive peut proposer de réaffecter des bureaux, d'ajuster les politiques de réservation ou de convertir des salles de conférence sous-utilisées en espaces de concentration.

Quels indicateurs suivre dans l'analyse du lieu de travail ?

Le suivi des bons indicateurs permet de transformer des chiffres bruts en informations significatives. Voici quelques-uns des indicateurs les plus importants pour les organisations modernes.

• Réservations vs fréquentation réelle. Cela permet de comparer les bureaux ou les salles réservés aux enregistrements réels, en d'autres termes, de mesurer l'écart entre ce que les gens ont l'intention de faire et ce qu'ils font réellement. Une autre façon d'aborder cette question consiste à mesurer les réservations fantômes, c'est-à-dire les réservations qui ne sont pas utilisées sans être annulées, l'une des principales sources d'inefficacité sur le lieu de travail.

• Taux d'utilisation de l'espace. Il s'agit du pourcentage d'espace disponible activement utilisé pendant les heures de travail. Un taux d'utilisation inférieur à 50 % indique généralement une surcapacité, tandis qu'un taux supérieur à 80 % peut indiquer la nécessité d'une expansion ou d'ajustements politiques.

• Modèles d'occupation maximale. Savoir à quel moment votre bureau atteint son taux d'occupation maximal vous aide à planifier votre capacité et à prendre des décisions stratégiques. Vous découvrirez peut-être que le mercredi à 10 h, le taux d'occupation atteint systématiquement 90 %, tandis que le vendredi, il dépasse à peine 30 %.

• Utilisation des salles de réunion. Cet indicateur examine la fréquence à laquelle les salles de réunion sont réservées, la durée réelle par rapport à la durée réservée et les taux de non-présentation. De nombreuses organisations constatent que leurs salles de réunion sont « réservées » bien plus souvent qu'elles ne sont réellement occupées, ce qui constitue un cas classique d'accumulation de rendez-vous dans le calendrier.

Pourquoi avez-vous besoin d'une plateforme d'analyse du lieu de travail ?

Sans plateforme unifiée, vous êtes obligé de relier manuellement votre outil de gestion de l'espace, votre logiciel de collaboration et le tableur que quelqu'un tient à jour. L'adoption d'une plateforme d'analyse dédiée au lieu de travail est importante, car elle centralise vos flux de données(systèmes de réservation, accès par badge, intégrations de calendriers, capteurs) en une image cohérente, au lieu de vous obliger à jouer les détectives sur cinq tableaux de bord différents.

De plus, l'essor de l'intelligence artificielle (IA) et de l'apprentissage automatique (ML) a révolutionné l'analyse des données dans le domaine de l'analyse du lieu de travail. Les plateformes peuvent désormais traiter rapidement et avec précision de grands ensembles de données, révélant ainsi des tendances et des informations qui auraient pu échapper à une analyse manuelle. Elles sont également capables de prédire les tendances futures et de fournir des conseils pertinents pour une prise de décision proactive, grâce à des analyses prédictives et prospectives. En conséquence, les plateformes d'analyse du lieu de travail sont désormais plus pertinentes et plus puissantes que jamais, et devraient permettre à votre organisation d'obtenir un retour sur investissement assez rapidement.

Comment choisir une plateforme d'analyse du lieu de travail

Lorsque vous évaluez les plateformes d'analyse du lieu de travail, tenez compte des éléments suivants :

1. Capacités d'intégration. Peut-il se connecter à la pile que les employés utilisent déjà, comme MS Teams, Slack, Outlook, Google Calendar ? Tout outil capable de capturer des données précises sans demander à quiconque de changer ses habitudes est un atout : moins de friction signifie une meilleure qualité des données.
2. Fonctionnalités de confidentialité. Comment gère-t-il l'anonymisation des données ? Adopter une approche axée sur la confidentialité permet d'instaurer la confiance nécessaire à une adoption réussie à long terme.
3. Profondeur des rapports. Peuvent-ils répondre à vos questions spécifiques ? Réfléchissez à vos objectifs précis et aux données détaillées dont vous avez besoin pour mesurer votre réussite. Des objectifs différents nécessitent des fonctionnalités analytiques et des plateformes différentes.
4. Facilité d'utilisation. Les équipes non techniques l'utiliseront-elles réellement ? Vous voulez un outil que votre équipe trouve intuitif et qu'elle utilise réellement.

Gérer les analyses du lieu de travail avec deskbird

deskbird est une plateforme tout-en-un de gestion du lieu de travail dont l'approche consiste à répondre aux besoins spécifiques des organisations qui adoptent le modèle de travail hybride, notamment en collectant des données essentielles sur le lieu de travail afin de les transformer en informations exploitables et en décisions commerciales. Les solutions proposées visent à améliorer l'expérience des employés, à optimiser l'utilisation de l'espace de bureau et à améliorer l'efficacité globale de l'organisation.

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Principales caractéristiques de l'analyse du lieu de travail sur le site deskbird :

• Intégration aux systèmes existants : deskbird s'intègre aux systèmes existants tels que les calendriers Google et Outlook, les logiciels HRIS, Slack et MS Teams, offrant ainsi une vue d'ensemble des données de l'espace de travail sans qu'il soit nécessaire d'installer des capteurs supplémentaires.
• Conformité au RGPD. deskbird la confidentialité et la sécurité des données, en totale conformité avec les normes européennes du RGPD, un aspect essentiel compte tenu du caractère sensible des données professionnelles.‍
• Soutien à la main-d'œuvre hybride. deskbird à améliorer l'expérience des employés hybrides en fournissant des données sur les modes de travail, en aidant à optimiser l'espace de bureau et en adaptant les politiques de travail afin de les aligner sur les préférences des employés et leurs modes de productivité.‍
• Prise de décision et optimisation de l'espace de bureau. Office Analytics fournit des informations sur l'utilisation de l'espace de bureau, ce qui permet de prendre des décisions en matière de gestion de l'espace, pouvant potentiellement entraîner des économies et une utilisation plus efficace des ressources.‍‍
• Engagement et satisfaction des employés. Les outils deskbirdpermettent de mesurer l'engagement et la satisfaction des employés, y compris les éventuelles défaillances en matière de collaboration et de communication, ce qui est essentiel pour maintenir la productivité du personnel. Comprendre la satisfaction des employés permet d'identifier les domaines à améliorer en termes de charge de travail, d'environnement de travail ou de rémunération.

Avec deskbird, nous sommes bien équipés pour inciter les employés à vérifier le nombre de présences au bureau lorsqu'ils prennent des décisions concernant leurs journées au bureau ou à distance.
Giulia Pelia, responsable administrative chez Dermaceutic Laboratoire

Tendances et meilleures pratiques en matière d'analyse du lieu de travail

La mise en œuvre de l'analyse du lieu de travail nécessite une approche holistique qui intègre les innovations technologiques, s'adapte à la démographie de la main-d'œuvre et donne la priorité au bien-être des employés et à la sécurité des données. Cette transition vers un modèle de travail plus intégré et plus flexible est essentielle pour les organisations qui souhaitent prospérer dans un environnement de travail en rapide évolution.

Analyses prédictives multi-sources axées sur la technologie

L'analyse du lieu de travail évolue, passant de simples tableaux de bord à des systèmes entièrement intégrés et alimentés par l'IA qui combinent les données de réservation, les outils de collaboration et les plateformes RH en une vue unique de la manière dont le travail est réellement effectué. L'IA générative, l'hyper-automatisation et les modèles prédictifs sont utilisés pour prévoir la demande en bureaux, salles et effectifs, transformant ainsi les rapports passifs en recommandations prescriptives pour l'immobilier, les horaires et le recrutement.

Approche centrée sur l'humain

Lors de l'adoption de l'analyse des données sur le lieu de travail, la confiance doit être renforcée par une transparence totale : expliquer clairement ce qui est suivi, pourquoi cela est important, qui peut le voir, et impliquer les employés ou les comités d'entreprise dans l'élaboration des politiques de surveillance et de données afin que les personnes se sentent concernées plutôt que surveillées.

Confidentialité et conformité

Une analyse efficace du lieu de travail commence par une approche axée sur la confidentialité, qui concilie des informations exploitables avec une conformité stricte et des limites claires entre les tendances agrégées et les comportements individuels. L'accent doit être mis sur les tendances anonymisées au niveau de l'équipe (par exemple, le sous-utilisation d'un étage), et non sur la surveillance minutieuse d'employés spécifiques, qui érode la confiance et enfreint souvent les principes de proportionnalité prévus par la loi.

Pour les organisations internationales, les cadres réglementaires tels que le RGPD fixent des normes élevées en matière de collecte, de stockage et de traitement des données des employés, ce qui rend les plateformes hébergées dans l'UE et conçues dès le départ pour être conformes au RGPD particulièrement utiles pour simplifier la mise en conformité et appliquer les règles d'anonymisation dans le domaine de l'analyse.

Écarts en matière de bien-être et de préparation

Au lieu de se contenter de surveiller le taux d'occupation, les analyses sont de plus en plus utilisées pour surveiller la charge de travail, le temps de concentration et la charge de réunions afin de prévenir l'épuisement professionnel et de favoriser des méthodes de travail plus saines et plus durables. Les organisations très matures relient directement les analyses du lieu de travail aux résultats commerciaux tels que la fidélisation, la qualité de la collaboration et le bien-être en utilisant les informations tirées des données pour affiner les politiques hybrides, la conception des bureaux et les avantages sociaux afin de rester compétitives pour attirer et retenir les talents.

Comment l'analyse du lieu de travail favorise la prise de décisions plus éclairées au bureau

Les données relatives au lieu de travail permettent aux organisations de prendre des décisions fondées sur des preuves plutôt que sur des intuitions. Cela va du suivi de la fréquence d'utilisation des salles de réunion à la prévision des équipes susceptibles de souffrir d'épuisement professionnel. Vous obtenez ainsi un aperçu du comportement réel de votre bureau par rapport à ce que tout le monde suppose. Lorsque tous ces éléments sont réunis, vous obtenez une image claire du fonctionnement quotidien de votre lieu de travail.

L'analyse du lieu de travail est un outil essentiel qui permet aux entreprises de rester compétitives et réactives dans un environnement professionnel en constante évolution. Les organisations qui ont compris cela considèrent l'analyse du lieu de travail comme une pratique continue, et non comme un projet ponctuel. Elles examinent régulièrement les données, s'adaptent en fonction de ce qu'elles apprennent et affinent continuellement leur approche. Le lieu de travail est en constante évolution, et l'analyse suit le rythme, transformant le bureau d'un centre de coûts en un atout stratégique.

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