Analyses du lieu de travail : guide pratique pour les équipes hybrides

Les analyses du lieu de travail vous fournissent des données concrètes sur l'utilisation réelle de vos espaces de bureau, vous permettant ainsi de prendre des décisions plus éclairées concernant l'immobilier, les politiques hybrides et la planification des capacités. Ce guide explique ce que ces analyses du workplace suivent, comment elles fonctionnent et comment les exploiter pour réduire les coûts et améliorer votre environnement de travail hybride sans tâtonnements.

Qu'est-ce que l'analyse du lieu de travail ?

L'analyse du lieu de travail est la pratique consistant à collecter et analyser des données sur la manière dont les employés utilisent les espaces de bureau, les outils numériques et leur temps. Cela signifie que vous obtenez des réponses concrètes sur ce qui se passe réellement dans votre bureau, au lieu de vous fier à des suppositions ou à de rapides observations visuelles.

Les données proviennent des systèmes de réservation, des calendriers, des capteurs et des plateformes SIRH. Ces sources alimentent un logiciel de Workplace analytics qui révèle des schémas que vous ne pouvez pas percevoir à l'œil nu. Par exemple, vous pourriez découvrir qu'une salle de réunion que vous pensiez toujours occupée est en fait vide la plupart des après-midis, ou que les vendredis enregistrent une présence deux fois moindre que les mardis.

Ces informations vous aident à prendre de meilleures décisions concernant l'immobilier, les politiques hybrides et l'aménagement des bureaux. Au lieu de demander « Avons-nous suffisamment d'espace ? », vous pouvez répondre « Nous utilisons 60 % de nos postes les jours de pointe et 25 % les vendredis. »

Quelles sont les données suivies par les analyses du lieu de travail ?

L'analyse du lieu de travail collecte 4 principaux types d'informations. Chaque catégorie répond à différentes questions sur le fonctionnement de votre bureau.

• L'utilisation de l'espace suit la manière dont les ressources physiques sont utilisées tout au long de la journée. Cela inclut l'occupation des postes, les réservations de salles de réunion, le flux de visiteurs et les heures de pointe. Vous apprenez si vous avez trop de postes, pas assez, ou juste ce qu'il faut pour vos besoins réels.
• ‍Les modèles de collaboration mesurent la manière dont les équipes interagissent entre elles. Le système examine la fréquence des réunions, leur durée, les listes de participants et quels départements collaborent le plus souvent. Cela révèle si l'aménagement de votre bureau soutient la manière dont les gens collaborent réellement ou crée des frictions inutiles.‍
• L'allocation du temps montre comment les employés répartissent leur journée de travail entre différentes activités. Elle distingue le temps de réunion, le travail de concentration et les autres tâches. Cela vous aide à repérer les risques potentiels de burnout ou à identifier si les gens passent trop de temps dans des réunions improductives.‍
• Les tendances de présence surveillent qui vient au bureau, quand ils arrivent et à quelle fréquence ils se rendent. Vous pouvez ventiler ces données par équipe, département ou site pour comprendre si votre politique de travail hybride est suivie ou ignorée.

La principale différence avec les outils de surveillance est que le Workplace data analytics utilise des informations agrégées et anonymisées. Le système montre les comportements de groupe et les tendances à l'échelle du bureau, et non le suivi individuel des employés.

Comment fonctionne le Workplace analytics ?

Le Workplace analytics suit un cycle en 3 étapes qui transforme les données brutes en insights visuels. Ce processus s'exécute en continu en arrière-plan sans nécessiter de saisie manuelle de données.

1. ‍La collecte de données recueille des informations à partir de votre empreinte numérique existante. Le système se connecte à des calendriers comme Outlook et Google Agenda, à des plateformes de réservation de postes, à des lecteurs de badges, à des réseaux Wi-Fi, à des capteurs IoT et à des outils SIRH. Chaque fois que quelqu'un réserve un poste ou badge pour entrer dans le bâtiment, cette action devient un point de donnée.‍
2. L'analyse utilise des algorithmes pour traiter ces informations et identifier des schémas. Le logiciel recherche des tendances telles que les jours de plus forte présence, les zones qui restent vides et l'évolution du comportement de réservation au fil du temps. Le machine learning aide à repérer les anomalies qui pourraient indiquer un problème, comme une baisse soudaine de l'utilisation des salles de réunion.‍
3. Les rapports génèrent des tableaux de bord et des visualisations que tout le monde peut comprendre. Vous visualisez les taux d'utilisation, les jours de pointe, les zones les plus fréquentées et la demande en ressources sous forme de tableaux et de graphiques. Avec des données si bien illustrées, ce sera plus simple de partager les conclusions avec la direction ou les équipes des installations.

Les plateformes axées sur la confidentialité définissent des tailles de groupe minimales avant d'afficher des données. La plupart exigent au moins 5 personnes dans un groupe avant d'afficher les résultats. Cela empêche quiconque d'identifier des comportements individuels dans les rapports.

Principales métriques de Workplace analytics à mesurer

Le suivi des bonnes métriques révèle ce qui se passe réellement par rapport à ce que vous supposez. Ces mesures constituent le fondement de toute stratégie d'analyse de l'espace de travail.

• Taux d'utilisation de l'espace : le pourcentage de postes ou de salles disponibles réellement utilisés pendant une période donnée
• Jours de pointe d'occupation : les jours où la fréquentation est la plus élevée (généralement du mardi au jeudi dans les bureaux hybrides)
• Taux de no-show : le nombre de postes ou de salles réservés qui restent inutilisés après leur réservation
• Ratio postes/employés : le nombre de postes dont vous avez besoin par rapport à votre effectif total
• Demande de salles de réunion : quelles salles sont constamment surréservées par rapport à celles qui restent vides
• Fréquentation moyenne : la fréquence à laquelle les employés se rendent au bureau par semaine ou par mois

Le taux d'utilisation de l'espace est souvent la métrique la plus révélatrice pour les entreprises qui découvrent l'analyse de l'espace de travail. De nombreuses organisations découvrent qu'elles paient pour beaucoup plus d'espace qu'elles n'en ont réellement besoin. Un taux d'utilisation inférieur à 50 % suggère que vous pourriez réduire la taille de vos bureaux sans affecter l'expérience des employés. L'indice d'utilisation des espaces de travail de XY Sense indique que l'utilisation moyenne des bureaux à l'échelle mondiale est actuellement de 43 %.

Les jours de pointe d'occupation vous aident à planifier la capacité. Si du mardi au jeudi la capacité atteint constamment 80 %, tandis que le lundi et le vendredi elle avoisine les 30 %, vous savez exactement quand vous avez besoin d'un maximum de ressources disponibles.

Le ratio postes/employés a considérablement évolué avec le travail hybride. Les bureaux traditionnels maintenaient un ratio de 1:1, attribuant à chaque employé son propre poste dédié – bien que les données de CBRE montrent que seulement 40 % des entreprises maintiennent encore cette pratique. Les bureaux hybrides fonctionnent souvent efficacement avec des ratios plus proches de 0,6:1 ou 0,7:1, ce qui signifie 6 à 7 postes pour 10 employés.

Avantages de l'analyse de l'espace de travail pour les équipes hybrides

L'analyse de l'espace de travail élimine les frictions liées à la gestion des modalités de travail flexibles. Les données apportent une clarté qui fluidifie les opérations hybrides pour toutes les parties prenantes.

• Réduction des coûts immobiliers résulte de l'identification des espaces sous-utilisés. Lorsque les analyses montrent que vous n'avez besoin que de 60 % de vos bureaux actuels les jours de pointe, vous pouvez opter pour un bail plus petit. Cela permet d'économiser sur le loyer, les services publics, le nettoyage et la maintenance sans forcer quiconque à travailler à domicile contre sa préférence.
• ‍Une meilleure planification de l'espace se produit lorsque vous concevez des aménagements basés sur l'utilisation réelle plutôt que sur des suppositions. Si les données montrent que les employés ont du mal à trouver des zones de concentration calmes, vous pouvez convertir les zones sociales sous-utilisées en salles calmes dédiées. Si certaines équipes réservent toujours des postes proches les uns des autres, vous pouvez créer des zones de voisinage qui favorisent leur collaboration.‍
• De meilleures décisions en matière de politique hybride émergent lorsque vous identifiez les règles efficaces et celles qui génèrent des problèmes. Les analyses révèlent si les jours de présence obligatoire au bureau stimulent la fréquentation ou si les employés préfèrent venir certains jours pour une collaboration spontanée. Vous pouvez ajuster les politiques en vous basant sur des preuves plutôt que sur des opinions de la direction.‍
• Une meilleure expérience employé résulte de la visibilité offerte aux équipes sur la présence de leurs collègues au bureau. Cette clarté aide les collaborateurs à organiser leur semaine autour de collaborations significatives en personne, plutôt que de se déplacer pour un travail individuel qu'ils pourraient effectuer depuis chez eux.‍
• Le budget basé sur les données remplace les approximations lors de la planification des investissements de bureau. Que vous achetiez de nouveaux meubles, mettiez à niveau la technologie ou réaménagiez un étage, les analyses garantissent que vous dépensez l'argent là où il apporte le plus de valeur.

L'analyse des espaces de travail pour les environnements hybrides vous aide à équilibrer flexibilité et besoins de collaboration. Le bureau devient une destination choisie plutôt qu'une obligation.

Cas d'usage courants de l'analyse des espaces de travail

Les organisations utilisent l'analyse des espaces de travail pour résoudre des défis opérationnels spécifiques. Ces scénarios montrent comment les données se traduisent par de meilleures décisions de gestion.

1. ‍La relocalisation ou la réduction de la taille des bureaux nécessite des projections d'espace précises. Avant de signer un nouveau bail, vous pouvez utiliser les analyses pour déterminer exactement la superficie dont vous avez besoin. Cela évite l'erreur coûteuse de louer trop d'espace pour une main-d'œuvre hybride qui ne vient que 2 à 3 jours par semaine.
2. L'application des politiques de travail hybride aide les équipes RH à comprendre si les politiques de présence sont respectées dans la pratique. Si vous exigez 3 jours par semaine au bureau mais que les analyses montrent que la plupart des équipes ne viennent que 1 à 2 jours, vous savez que la politique nécessite un ajustement ou une meilleure communication.
3. La planification de la capacité pour la croissance utilise les données actuelles pour prévoir les besoins futurs. Les entreprises à forte croissance peuvent déterminer si leur espace existant peut absorber de nouvelles recrues ou si elles doivent s'agrandir. Cela permet d'éviter la surpopulation les jours de pointe sans acquérir immédiatement de nouveaux biens immobiliers coûteux.
4. L'optimisation des salles de réunion permet de redistribuer les espaces en fonction de la demande réelle par rapport au besoin perçu : la recherche de Density montre que l'utilisation moyenne des salles de réunion mondiales n'est que de 30 %. Si les analyses montrent que des réunions de 4 personnes se déroulent constamment dans des salles de conférence de 10 personnes, vous pouvez convertir certaines grandes salles en espaces de réunion plus petits. Cela crée une capacité totale accrue sans ajouter de superficie.
5. Les rapports sur la durabilité mesurent et réduisent le gaspillage d'énergie en identifiant les étages ou zones sous-utilisés. Fermer des zones spécifiques les jours de faible affluence, comme les vendredis, peut réduire considérablement les coûts de chauffage, de climatisation et d'éclairage tout en soutenant les objectifs environnementaux.

Considérations sur la confidentialité et l'éthique

La confidentialité est le facteur le plus important lors de la mise en œuvre de l'analyse des espaces de travail. Les employés s'inquiètent de la surveillance, il est donc nécessaire d'utiliser des plateformes qui privilégient la confidentialité dès la conception.

Les seuils d'agrégation garantissent que les données ne sont affichées que lorsque les groupes atteignent les exigences de taille minimale. La plupart des systèmes éthiques exigent au moins 5 personnes dans un groupe avant d'afficher toute information. Cela empêche d'isoler les habitudes d'un individu du comportement du groupe.

L'anonymisation supprime les identités individuelles de tous les rapports. Le système traite les données pour montrer que « l'équipe Marketing » est au bureau, et non que « Sarah du Marketing » est au poste 42. Les noms, identifiants d'employés et autres identifiants personnels n'apparaissent jamais dans les tableaux de bord d'analyse.

Le RGPD et la conformité sont particulièrement importants pour les entreprises européennes ou celles ayant des employés européens. Les plateformes qui respectent des normes strictes de protection des données garantissent que les informations sont hébergées en toute sécurité et traitées conformément aux réglementations. Recherchez des certifications comme ISO 27001 et SOC2 qui vérifient les pratiques de sécurité.

La transparence renforce la confiance avec votre équipe. Les employés doivent savoir exactement ce qui est suivi et pourquoi. Une communication claire sur l'objectif – améliorer l'expérience au bureau, et non surveiller les performances individuelles – prévient l'anxiété et la résistance.

La limitation de la finalité signifie que les données ne doivent servir qu'à éclairer les décisions concernant l'espace. Elles ne doivent jamais être utilisées pour les évaluations de performance, les actions disciplinaires ou la détermination des promotions. Lorsque les employés ont confiance que les analyses servent l'espace de travail plutôt que la surveillance, ils s'engagent plus honnêtement avec les systèmes de réservation.

Une conception axée sur la confidentialité encourage l'adoption des outils de réservation et garantit que les données que vous collectez sont précises et utiles. Si les employés craignent la surveillance, ils éviteront entièrement le système, vous laissant avec des informations incomplètes.

Comment choisir un logiciel d'analyse des espaces de travail

Choisir la bonne plateforme vous garantit d'obtenir des informations exploitables sans créer de nouveaux casse-tête administratifs. Le meilleur logiciel d'analyse du lieu de travail allie données complètes et simplicité.

La profondeur d'intégration détermine la fluidité avec laquelle le système s'intègre à votre flux de travail existant. Recherchez des plateformes qui se connectent directement à MS Teams, Slack, Outlook, Google Agenda et aux outils SIRH comme Personio ou SAP. Lorsque les données circulent automatiquement depuis les outils que les utilisateurs emploient déjà, vous obtenez une plus grande précision sans saisie manuelle.

Les normes de confidentialité sont non négociables pour la protection des informations des employés. Vérifiez que les plateformes offrent la conformité au RGPD, des options d'hébergement dans l'UE et des certifications comme ISO 27001 et SOC2. Ces accréditations prouvent que le fournisseur prend la sécurité au sérieux et respecte les meilleures pratiques de l'industrie.

La facilité d'utilisation est essentielle car les responsables d'espaces de travail doivent pouvoir accéder aux informations sans support informatique. L'interface doit être suffisamment intuitive pour que n'importe qui puisse générer des rapports et consulter des tableaux de bord en quelques clics. Les systèmes complexes qui nécessitent une formation ou des connaissances techniques sont souvent délaissés.

Des résultats exploitables distinguent les plateformes utiles de celles qui ne font qu'afficher des chiffres. Recherchez des fonctionnalités qui suggèrent des améliorations ou automatisent la gestion des ressources en fonction des tendances d'utilisation. Par exemple, certains systèmes peuvent réduire automatiquement le nombre de postes réservables les jours de faible affluence afin d'économiser sur les coûts énergétiques.

L'évolutivité garantit que la solution évolue avec votre organisation. 50 ou 5 000 employés, les analyses doivent rester rapides et précises. Interrogez les fournisseurs sur les performances pour différentes tailles d'entreprise avant de vous engager.

Comment deskbird soutient l'analyse de l'espace de travail

deskbird simplifie le travail hybride pour les employés et le rend transparent pour la direction. La plateforme va au-delà de la simple réservation pour fournir des informations approfondies sur l'utilisation réelle de votre bureau.

Des tableaux de bord analytiques complets visualisent les tendances d'occupation, d'utilisation et de présence en temps réel. Vous voyez exactement quels jours sont les plus chargés et quelles zones sont sous-utilisées. Ces données vous aident à prendre des décisions éclairées concernant l'optimisation de votre portefeuille immobilier.

Dynamic Spaces ajuste automatiquement les ressources réservables en fonction des modèles de demande. Si les analyses montrent que les vendredis ont une faible présence, le système peut rendre moins de postes disponibles ou fermer des zones spécifiques. Cela permet d'économiser sur les coûts de nettoyage et d'énergie sans nécessiter d'intervention manuelle des équipes des installations.

Des intégrations poussées avec MS Teams, Slack et les systèmes SIRH comme Personio et SAP garantissent des taux d'adoption élevés. Lorsque la réservation se fait à l'intérieur des outils que les gens utilisent déjà quotidiennement, ils le font réellement. Cela conduit à des données plus précises qui reflètent l'utilisation réelle du bureau.

Une sécurité conforme au RGPD et certifiée ISO 27001 protège vos données d'espace de travail. Parce que deskbird est conçu et hébergé en Europe, il respecte des normes de confidentialité strictes qui garantissent la sécurité et l'anonymat des informations des employés.

Avec deskbird, les décisions concernant les journées au bureau ou les jours en télétravail sont prises sur la base des données de présence au bureau.
Giulia Pelia, Office Manager chez Dermaceutic Laboratoire

Transformez les données de l'espace de travail en décisions de bureau plus intelligentes

L'analyse des espaces de travail élimine les approximations dans la gestion d'un bureau hybride. Avec des données précises, vous pouvez rendre votre bureau plus efficace, réduire les coûts inutiles et créer un espace de travail que les gens veulent réellement visiter.

La bonne plateforme d'analyse transforme votre bureau d'un centre de coûts statique en un actif flexible qui s'adapte aux besoins de votre équipe. Vous cessez de payer pour des postes vides et commencez à investir dans des espaces qui favorisent une réelle collaboration.

deskbird fournit les informations dont vous avez besoin pour gérer un meilleur environnement de travail hybride. En combinant des outils de réservation intuitifs avec des analyses puissantes, nous vous aidons à élaborer une stratégie d'espace de travail basée sur la réalité plutôt que sur des hypothèses. Réservez une démo pour découvrir comment deskbird vous aide à prendre des décisions éclairées en matière d'espace de travail.