Ratio de partage de bureau : comment le calculer pour les équipes hybrides

Avec la popularité croissante des modèles de travail hybrides, le concept de partage de bureaux a également gagné en popularité. À tout moment, seuls certains employés sont présents quotidiennement au bureau et utilisent les postes de travail. Au lieu d'attribuer un bureau à chaque personne et de le laisser vide lorsque celle-ci est absente, le partage de bureaux garantit que les bureaux sont occupés afin d'utiliser pleinement l'espace disponible.

Le taux de partage des bureaux aide les organisations à comprendre comment répartir au mieux leurs ressources et optimiser l'aménagement de leurs locaux en fonction de la fréquentation réelle et du comportement des employés. Un taux correct permet de déterminer si votre bureau est confortablement flexible ou frustrant car trop encombré. Ce guide explique comment calculer votre taux, quels sont les facteurs qui l'influencent et comment trouver l'équilibre qui convient à votre organisation.

Principaux enseignements

• Le taux de partage des bureaux mesure le nombre d'employés qui partagent chaque poste de travail. Il est calculé en divisant le nombre total d'employés par le nombre de bureaux disponibles.
• La plupart des organisations visent un ratio compris entre 1,2 et 1,8 employé par bureau, les entreprises hybrides pouvant atteindre jusqu'à 2,0.
• Les solutions technologiques telles que les systèmes de réservation de bureaux sont essentielles pour garantir un équilibre optimal entre réduction des coûts et satisfaction des employés.

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Qu'est-ce que le taux de partage des bureaux ? 

Le taux de partage des bureaux (également appelé ratio bureaux/employés ou ratio hot-desking)est un indicateur qui compare le nombre d'employés au nombre de postes de travail disponibles. En d'autres termes, il indique combien de personnes utilisent un même bureau. 

Qu'est-ce que cela signifie concrètement ? Si deux personnes utilisent le même bureau à des moments différents au cours de la semaine, ce ratio serait de 2:1 (ou 0,5). Un ratio de 1,5:1 signifie que trois employés se partagent deux bureaux. Plus le premier chiffre est élevé, plus le nombre de personnes partageant chaque espace de travail est important.

Comment calculer le taux de partage des bureaux

La formule est simple : Taux de partage des bureaux = Nombre total d'employés ÷ Nombre total de bureaux disponibles.‍

Si vous avez 120 employés et 80 bureaux, votre ratio de partage des bureaux est de 1,5:1 . Cela signifie qu'en moyenne, chaque bureau est partagé par 1,5 employé, ou qu'environ trois employés se partagent deux bureaux. Un ratio supérieur à 1 indique qu'il y a plus d'employés que de postes de travail, ce qui est courant dans les environnements de partage de bureaux, tandis qu'un ratio inférieur à 1 suggère une capacité excédentaire ou un espace sous-utilisé.

Trouver le bon ratio de partage des bureaux est essentiel pour atteindre un équilibre entre l'efficacité de l'espace et le confort des employés.

• Un rapport faible, de 1:1 ou plus, peut entraîner un gaspillage d'espace et des coûts plus élevés.
• Un ratio très élevé, tel que 4:1 ou 5:1, peut être source de frustration lorsque les bureaux ne sont pas disponibles.

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Mais ce n'est là qu'une réponse succincte. Trouver le bon ratio de partage des bureaux est essentiel pour atteindre un équilibre entre l'efficacité de l'espace et le confort des employés, et pour arriver au bon chiffre, il ne suffit pas d'insérer des données dans une formule. Une approche systématique qui prend en compte des données plus larges donne de meilleurs résultats.

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Comprendre votre ratio de partage de bureau

Comment les chefs d'entreprise peuvent-ils déterminer le ratio adéquat de partage des bureaux ? Combien de bureaux sont réellement nécessaires ? Et quel est le nombre minimum de bureaux pouvant être mis à disposition sans empêcher les employés de venir au bureau et de collaborer ? Tout d'abord, quelques repères.

Ratios courants de partage des bureaux par modèle de travail

La plupart des organisations visent désormais un ratio de partage des bureaux compris entre 1,01 et 2,0 employés par bureau, mais en réalité, différentes intensités hybrides nécessitent différents ratios de bureaux.

• Rapport 1:1. Places attribuées de manière traditionnelle. Idéal pour les équipes qui doivent être présentes quotidiennement au bureau (4 à 5 jours par semaine).
• Rapport de 1,3:1 à 1,7:1. Hybride modéré. Idéal pour les équipes travaillant 2 à 3 jours par semaine au bureau.
• Rapport de 2:1 à 3:1. Environnements flexibles/hôteliers. Idéal pour les équipes qui travaillent beaucoup à distance et qui sont peu présentes au bureau (1 jour par semaine ou moins) .

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Au-delà du ratio : facteurs ayant une incidence sur votre stratégie de partage de bureaux

Au-delà des références, plusieurs variables déterminent le nombre qui convient à votre situation spécifique, et elles interagissent entre elles d'une manière qui n'est pas toujours évidente au premier abord. Les éléments les plus importants à prendre en compte sont la taille de votre équipe, les rôles de ses membres, la fréquence à laquelle ils passent du temps au bureau et la croissance prévue de cette équipe. 

Politiques relatives au télétravail et au travail hybride

La fréquence à laquelle les employés travaillent à domicile a un impact direct sur le nombre de bureaux dont vous avez réellement besoin. Une équipe qui travaille à distance trois jours par semaine peut partager ses bureaux de manière beaucoup plus intensive qu'une équipe qui vient quatre jours par semaine. Votre politique officielle définit la base de référence, même si le comportement réel diffère parfois de ce qui est écrit.

Pics de fréquentation

La plupart des bureaux connaissent des schémas de fréquentation prévisibles. Du mardi au jeudi, la fréquentation est généralement plus importante que le lundi ou le vendredi. Votre ratio doit tenir compte des jours les plus chargés, et pas seulement de la fréquentation moyenne. Si vous planifiez en fonction de la moyenne, vous risquez de vous retrouver à court de personnel au moment où vous en avez le plus besoin.

Exemple

Prenons un exemple concret. Imaginons une entreprise qui compte 150 employés et 100 bureaux. En divisant 150 par 100, on obtient un ratio de partage des bureaux de 1,5:1, soit 1,5 employé par bureau. Maintenant, la pertinence de ce ratio dépend entièrement des habitudes de présence réelles. Si environ 60 % des employés viennent généralement travailler chaque jour, 100 bureaux suffisent largement pour accueillir les 90 personnes présentes. En revanche, si 80 % d'entre eux viennent le mardi, vous avez un problème.

Exigences en matière de collaboration au sein de l'équipe

Certaines équipes prospèrent grâce à des interactions constantes en personne, tandis que d'autres travaillent de manière indépendante la plupart du temps. Les équipes d'ingénieurs qui déboguent ensemble ou les équipes créatives qui font du brainstorming peuvent bénéficier de ratios plus faibles ou de zones dédiées. Parallèlement, les équipes qui effectuent un travail individuel ciblé peuvent partager plus facilement sans trop de perturbations.

Plans de croissance organisationnelle

Un ratio qui fonctionne parfaitement aujourd'hui pourrait entraîner une pénurie de bureaux après votre prochaine vague d'embauche. Prévoir une marge de manœuvre, généralement de l'ordre de 10 à 15 % supplémentaires, évite les difficultés lorsque les effectifs augmentent. Cette approche prospective évite d'avoir à recalculer constamment à chaque fois qu'un nouveau collaborateur rejoint l'entreprise.

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Meilleures pratiques pour déterminer votre ratio de partage de bureaux

1. Tenez compte des jours de pointe et des variations saisonnières. Recueillez des données historiques sur la fréquentation quotidienne des bureaux et identifiez les tendances en matière de présence. Combien de personnes se présentent réellement le lundi par rapport au mercredi ? Comment se compare la période critique du quatrième trimestre aux mois d'été, qui sont généralement les plus chargés ? Prévoyez les périodes de forte fréquentation, et pas seulement les moyennes. Les logiciels de réservation de bureaux sont capables de suivre automatiquement ces informations. ‍
2. Sondez les préférences de vos employés en matière de travail. Demandez à votre équipe à quelle fréquence elle prévoit de venir au bureau et ce qui l'inciterait à venir plus souvent. Leurs préférences vous aideront à établir un planning réaliste et à mettre en évidence les points de friction potentiels.
3. Testez et ajustez en fonction de l'utilisation réelle. Considérez votre ratio initial comme une hypothèse plutôt que comme une réponse définitive. Surveillez l'utilisation réelle après la mise en œuvre, recueillez les commentaires des employés et affinez-le au fil du temps. Les meilleurs ratios résultent d'itérations, et non d'un simple calcul.
4. Répétez toujours l'opération. Réexaminez votre ratio de partage des bureaux tous les trimestres, en particulier après des changements de politique ou des embauches importantes. Ce qui fonctionnait il y a six mois ne correspond peut-être plus à la réalité actuelle.

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Avantages de l'optimisation du taux de partage des bureaux

Le partage de bureaux, également appelé « hot desking », peut aider votre entreprise à réduire ses coûts en réduisant la taille de son espace de travail sans réduire la taille de son équipe. Optimisez l'espace et les ressources en mettant en place un modèle flexible qui offre aux employés l'espace dont ils ont besoin les jours où ils en ont le plus besoin. Grâce à un système de partage de bureaux bien coordonné, vous pouvez augmenter la productivité et la satisfaction de vos employés.

De plus, une étude indépendante menée par deskbird montré qu'un travail hybride bien coordonné peut permettre à vos employés de gagner jusqu'à une journée de productivité par semaine tout en améliorant leur satisfaction. La même étude prouve également que les employés sont plus heureux lorsqu'ils savent qui d'autre est présent au bureau lorsqu'ils arrivent. 

Lorsqu'il est correctement calibré, l'optimisation du taux de partage des bureaux dans votre entreprise favorise :

• Contrôle des coûts grâce à la réduction des dépenses inutiles en immobilier, en énergie et en ressources
• Meilleure utilisation de l'espace en fonction des modèles d'occupation réels.
• Flexibilité des employés grâce au partage des ressources et à des zones de travail dynamiques.
• Durabilité en évitant les espaces de bureau sous-utilisés.

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Atteindre l'équilibre au travail grâce à une stratégie adéquate de partage des bureaux

Le ratio optimal de partage des bureaux permet d'équilibrer la rentabilité et l'expérience des employés. Si ce ratio est trop agressif, les employés auront du mal à trouver une place les jours de forte affluence. S'il est trop conservateur, vous paierez pour des bureaux vides que personne n'utilise.

Lorsque le partage de bureaux fonctionne bien, le bureau devient un lieu que les employés choisissent activement plutôt qu'un endroit où ils sont obligés d'être. Les gens viennent en sachant qu'ils auront un espace de travail, qu'ils pourront s'asseoir près de leurs collègues et qu'ils ne perdront pas de temps à chercher une place. Cette confiance change la façon dont les gens perçoivent le fait de venir au bureau.

La clé est de considérer votre ratio comme un indicateur évolutif plutôt que comme un calcul ponctuel. À mesure que les modes de travail évoluent, que les politiques changent et que les équipes s'agrandissent, le chiffre idéal change également. Un examen régulier permet de maintenir l'équilibre sur votre lieu de travail et de s'adapter à la manière dont les gens travaillent réellement.

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Comment deskbird le partage de bureaux

Le partage de bureaux peut aider votre entreprise à réduire ses coûts en réduisant la taille de votre espace de travail sans réduire la taille de votre équipe. Optimisez votre espace et vos ressources en mettant en place un modèle flexible qui offre à vos employés l'espace dont ils ont besoin les jours où ils en ont le plus besoin.

Cependant, la gestion manuelle du partage de bureaux devient impraticable dès lors que le nombre d'employés dépasse une poignée. La technologie fait la différence entre une expérience fluide et un chaos quotidien, en particulier lorsque les organisations prennent de l'ampleur. Grâce à un système de partage de bureaux bien coordonné, vous pouvez stimuler la productivité et la satisfaction de vos employés.

Outils d'analyse du lieu de travail tels que deskbird peuvent éliminer une grande partie de ces conjectures et même automatiser ce calcul en utilisant des données réelles de réservation et de présence plutôt que des estimations. Les organisations combinent souvent les mesures de partage des bureaux avec le taux d'utilisation moyen et les données de fréquentation maximale afin d'obtenir une vue d'ensemble de l'efficacité du lieu de travail. Réservez une démonstration pour découvrir comment deskbird les équipes hybrides deskbird trouver le juste équilibre entre espace, présence et flexibilité grâce à la réservation en temps réel et à l'analyse du lieu de travail.