Taux de partage des bureaux : comment le calculer pour les équipes hybrides

Les modèles de travail hybrides offrent aux entreprises de nombreuses possibilités d'optimiser leurs espaces de bureau. Les entreprises peuvent réduire leurs espaces de travail et le nombre de ressources qu'elles utilisent tout en conservant leurs effectifs. Avec un modèle hybride, seule la moitié de l'équipe doit se rendre au bureau à un moment donné, ce qui réduit l'utilisation de l'espace et de l'énergie. Cela contribue non seulement à la durabilité, mais aussi à la réduction des coûts. 

Ce guide explore l'une des méthodes les plus efficaces pour optimiser l'espace de travail : le partage de bureau. Qu'est-ce que le desk sharing, quels en sont les avantages pour votre entreprise et comment l'appliquer avec succès dans votre bureau ? Lisez jusqu'au bout pour le découvrir !

Qu'est-ce que le partage de bureau ? 

Le terme « partage de bureau » est explicite. Également appelé «hot desking », ce concept consiste littéralement à partager des bureaux sur le lieu de travail afin d'améliorer l'efficacité dans les environnements de travail flexibles. Cependant, cela ne signifie pas que deux personnes sont assises au même bureau en même temps. Au contraire, deux employés utilisent le même bureau à différents moments de la journée ou de la semaine. Cette pratique est courante dans les environnements de travail hybrides, où seuls certains employés se rendent quotidiennement au bureau. Au lieu d'attribuer un bureau à chaque personne et de le laisser vide lorsque celle-ci est absente, le partage de bureau garantit que le bureau est occupé afin d'utiliser pleinement l'espace disponible. 

Avec la popularité croissantedes modèles de travail hybrides, le concept de partage de bureaux a également gagné en importance. Mais comment les chefs d'entreprise peuvent-ils déterminer le ratio de partage de bureaux approprié ? Combien de bureaux sont réellement nécessaires ? Et quel est le nombre minimum de bureaux pouvant être mis à disposition à la fois sans empêcher les employés de venir au bureau et de collaborer ? Les éléments les plus importants à prendre en compte sont la taille de votre équipe, les rôles de ses membres, la fréquence à laquelle ils se rendent au bureau et la croissance prévue de cette équipe.
‍

Comprendre les ratios de partage des bureaux

‍

Qu'est-ce que le taux de partage des bureaux ?

Le ratio de partage des bureaux indique combien de personnes utilisent un même bureau. Par exemple, si deux personnes utilisent le même bureau à des moments différents au cours de la semaine, ce ratio sera de 2:1. Traditionnellement, dans les bureaux où les employés viennent tous les jours, le ratio est de 1:1. Cependant, avec l'évolution du monde du travail, qui adopte des modèles flexibles et à distance, ces ratios ont naturellement changé.

Comment calculer votre ratio de partage de bureau

La formule est simple : Taux de partage des bureaux = Nombre total d'employés ÷ Nombre total de bureaux disponibles.‍

Si vous avez 120 employés et 80 bureaux, votre ratio de partage des bureaux est de 1,5:1 . Cela signifie qu'en moyenne, chaque bureau est partagé par 1,5 employé, ou qu'environ trois employés se partagent deux bureaux. Un ratio supérieur à 1 indique qu'il y a plus d'employés que de postes de travail, ce qui est courant dans les environnements de partage de bureaux, tandis qu'un ratio inférieur à 1 suggère une capacité excédentaire ou un espace sous-utilisé.

Ratios courants de partage des bureaux par modèle de travail

La plupart des organisations visent désormais un ratio de partage des bureaux compris entre 1,01 et 2,0 employés par bureau, mais différentes intensités hybrides nécessitent différents ratios de bureaux.

• Rapport 1:1. Places attribuées de manière traditionnelle. Idéal pour les équipes qui doivent être présentes quotidiennement au bureau (4 à 5 jours par semaine).
• Rapport de 1,3:1 à 1,7:1. Hybride modéré. Idéal pour les équipes travaillant 2 à 3 jours par semaine au bureau.
• Rapport de 2:1 à 3:1. Environnements flexibles/hôteliers. Idéal pour les équipes qui travaillent beaucoup à distance et qui sont peu présentes au bureau (1 jour par semaine ou moins) .

‍

Avantages du partage de bureau

‍

Un atout pour rendre votre entreprise plus durable 

‍

L'un des nombreux avantages du desk sharing est qu'il peut contribuer à créer une entreprise plus durable. L'attention médiatique sur le changement climatique a permis aux entreprises de prendre conscience des ressources et de l'énergie qu'elles consomment. 

Si les bureaux sont partagés, il en faut moins. De même, moins de bureaux signifie moins d'espace de bureau utilisé. Ainsi, non seulement moins de ressources sont utilisées, mais la réduction de l'espace de bureau permet également de consommer moins d'énergie en général. Un espace de bureau plus petit consomme moins d'électricité et d'eau et nécessite moins d'entretien. 

Par ailleurs, les jeunes générations, telles que les Millennials et les Gen-Z, veulent travailler pour des entreprises qui s'alignent sur leurs valeurs, et le développement durable est une priorité pour beaucoup de ces jeunes travailleurs. Pour attirer les employés, il est essentiel de s'engager à adopter des pratiques plus respectueuses de l'environnement.

Des économies pour l'entreprise 

En complément des améliorations en matière de développement durable, le partage de bureau permet également de réduire les coûts de l'entreprise. Comme nous l'avons anticipé dans la section précédente, le desk sharing permets de dépenser moins d'énergie et de ressources, et donc il faut moins d'espace de bureau. Avec l'augmentation du coût des loyers dans la plupart des grandes villes, la possibilité de réduire l'espace de bureau aura un impact significatif sur vos résultats. Imaginez que vous puissiez diviser par deux ou par quatre le prix que vous payez pour vos bureaux.

Les économies réalisées pourraient avoir un impact sensible. Avec des bureaux plus petits et moins de ressources, les entreprises peuvent économiser jusqu'à 30 % sur les coûts annexes, comme l'eau et le chauffage.

➡️ Lisez notre article sur la réduction de l'espace de bureau pour en savoir plus sur cette stratégie de réduction des coûts.

‍

Des modèles de travail flexibles enfin réalisables 

‍

Un modèle de travail dans lequel deux employés ou plus partagent les mêmes bureaux permet une plus grande flexibilité dans les horaires. Si votre entreprise encourage le partage des bureaux, chaque personne n'est pas obligée de se rendre au bureau tous les jours. Votre équipe bénéficie ainsi d'une plus grande flexibilité et d'une plus grande autonomie, ce qui accroît la satisfaction et la fidélisation des employés. 

Par exemple, le partage de bureau s'intègre parfaitement aux modèles de travail hybrides, qui donnent aux employés la possibilité de travailler à domicile certains jours et au bureau d'autres jours. De son côté, l'entreprise bénéficie des avantages du travail hybrides, tels qu'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et une productivité accrue.

La clé est la coordination. Les dirigeants et les employés doivent savoir qui vient au bureau et quand, afin de planifier les bureaux en conséquence. Nous allons aborder plus en détail comment réussir la mise en place du partage de bureau avec le travail hybride coordonné. 

Rendre le partage de bureau une réalité 

Développer un modèle de travail hybride

‍

La première étape de l'application du desk sharing consiste à développer un modèle de travail hybride pour votre entreprise.

Le type de modèle varie en fonction de votre entreprise et des besoins de l'employé. Vous pouvez choisir entre un modèle fixe ou flexible et un modèle "remote-first" ou " office-first" .

- Un modèle fixe signifie que les employés sont tenus à se présenter au bureau certains jours de la semaine.

- En revanche, un modèle flexible implique que les individus peuvent choisir les jours où ils souhaitent venir.

- Un modèle "remote-first" signifie que la plupart des journées sont consacrées au télétravail, alors qu'un modèle "office-first" met le travail au bureau au premier rang.

Les modèles peuvent varier en fonction du secteur et même de l'équipe au sein d'une organisation spécifique. Certains rôles nécessitent plus de travail pratique ou de collaboration en personne que d'autres, ce qui doit être pris en compte. Veillez à inclure votre équipe dans le processus de développement et permettez-lui de donner son avis sur le type de modèle hybride qui lui conviendrait le mieux. Interrogez-les régulièrement pour mieux comprendre comment leur santé mentale, leur productivité et leur satisfaction générale sont affectées. 

Choisir la technologie du lieu de travail 

‍

Le partage de bureaux nécessite une coordination, nous l'avons anticipé plus tôt. Si l'on ne sait pas quels bureaux sont occupés et à quel moment, on risque de ne pas disposer du bon nombre d'espaces au moment où l'on en a besoin. Imaginez d'arriver au bureau mais quelqu'un d'autre occupe votre poste. Cette situation serait extrêmement frustrante et nuirait grandement à la productivité. C'est pourquoi, pour garantir la satisfaction des employés, il faut choisir une technologie du lieu de travail qui aide à coordonner les horaires hybrides. 

Un logiciel de réservation de bureaux, tel que deskbird, permettrait aux employés de réserver leurs bureaux à l'avance et d'avoir un aperçu du placement de chacun, chaque jour. Cela permet non seulement d'éviter les conflits, mais aussi de s'assurer que les membres des équipes peuvent se rencontrer en personne pour collaborer si nécessaire et qu'ils disposent d'un espace adéquat pour le faire. Les fonctions d'analyse d'un système de réservation de bureaux donneront également aux employeurs une idée claire des ressources utilisées et de l'optimisation réelle de l'espace. Grâce à ces informations, les entreprises pourront réduire leurs effectifs si nécessaire ou réaffecter les ressources et l'espace pour répondre aux besoins des employés. 

‍

‍Une étude menée par deskbird a montré qu'un travail hybride bien coordonné peut faire gagner à vos employés jusqu'à une journée de productivité par semaine ! Sans compter que ceux-ci seront davantage satisfaits. La même étude prouve également que les employés sont plus heureux lorsqu'ils savent qui d'autre se trouve au bureau lorsqu'ils arrivent. L'absence de coordination du travail hybride entraîne une baisse de la satisfaction des employés pouvant aller jusqu'à 40 %. 

➡️ Lisez notre guide complet sur le bonheur des employés pour savoir comment garder un bon niveau de satisfaction de votre personnel.

Le bon ratio de partage des tâches 

‍

Vous pouvez commencer à calculer le ratio de desk-sharing pour votre entreprise en fonction du nombre de vos salariés, de leurs fonctions, de la fréquence à laquelle ils se rendent au bureau et des nouvelles embauches prévues.

Plus le nombre de vos salariés est conséquent, plus vous avez besoin de bureaux. Bien que cela soit évident, l'équation se complique lorsque cette grande équipe est éparpillée.

Par exemple, vous pouvez avoir 500 employés qui utilisent votre bureau, mais seulement 200 d'entre eux viennent au bureau chaque semaine. Cela nécessiterait le même nombre de bureaux qu'une entreprise comptant 200 employés qui viennent travailler tous les jours. Vous devez donc tenir compte non seulement du nombre de vos salariés, mais à quelle fréquence ils se rendent au bureau. De plus vous devez être conscient de leurs rôles et de leur besoin de collaboration. Par exemple, ceux qui font partie d'équipes qui collaborent avec toutes les autres ou les membres des équipes plus innovantes doivent se déplacer plus souvent. Enfin, plus votre personnel s'agrandit, plus vous avez besoin de bureaux. Par conséquent, lorsque vous définissez votre ratio idéal de partage de bureaux, gardez à l'esprit la croissance prévue de l'entreprise afin de vous assurer de pouvoir accueillir les nouveaux venus. 

Le desk sharing peut aider votre entreprise à faire des économies en réduisant votre espace de travail sans réduire votre équipe. Optimisez votre espace et vos ressources avec un modèle flexible qui offre aux employés l'espace dont ils ont besoin les jours où ils en ont le plus besoin. Avec un système de desk sharing bien coordonné, vous pouvez augmenter la productivité et la satisfaction de vos employés !

Souhaitez-vous gérer votre lieu de travail hybride dès aujourd'hui et développer un modèle de partage de bureau organisé ?

Demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird et faites le premier pas vers des employés plus productifs, plus satisfaits et plus engagés.

‍