Comment réduire efficacement la surface des bureaux

La plupart des bureaux hybrides fonctionnent avec un taux d'occupation de 40 à 60 % un jour donné, ce qui signifie que les entreprises paient pour un espace inoccupé plus de la moitié du temps. La réduction de la taille des bureaux ne consiste plus à réduire les coûts en période de crise. Il s'agit d'aligner votre immobilier sur l'utilisation réelle des bureaux par les employés. Ce guide explique comment calculer vos besoins réels en espace à l'aide des données d'occupation. Vous apprendrez à réaménager votre agencement pour favoriser la collaboration. Nous expliquons également comment mettre en œuvre des outils de réservation de postes qui évitent le chaos lorsque les postes sont limités.

TL;DR

La réduction de la taille des bureaux aide les entreprises hybrides à réduire leurs coûts immobiliers en alignant l'espace physique sur les modèles d'utilisation réels. Le succès dépend de décisions basées sur les données, et non de suppositions.

Pourquoi les entreprises réduisent-elles la surface de leurs bureaux ?

Autrefois, les entreprises considéraient la réduction de la surface des locaux comme un signe négatif. Ces décisions étaient généralement motivées par des difficultés financières ou d'autres problèmes. Aujourd'hui, la réduction de la surface des bureaux est une mesure courante qui découle de nos nouvelles méthodes de travail.

Le changement est significatif. Les tendances récentes en matière de travail hybride montrent que de nombreuses entreprises ont réduit ou prévoient de réduire leur empreinte de bureaux depuis 2020. Les facteurs sont clairs :

Le travail hybride a modifié la façon dont les employés utilisent le bureau

Les modalités de travail flexibles sont désormais la norme pour les organisations qui promeuvent une approche centrée sur l'employé et attirent les talents. Cela leur permet de recruter dans le monde entier et de continuer à se développer sans chercher de nouveaux espaces de bureau.

L'utilisation des espaces de travail dans le monde est estimée à environ 40 %. La plupart des bureaux hybrides enregistrent des taux d'occupation moyens de 40 à 60 % un jour donné. Les jours de pointe, généralement du mardi au jeudi, atteignent 70 à 80 %. Les lundis et vendredis tombent souvent en dessous de 30 %. Les entreprises paient pour un espace inoccupé la plupart du temps.

Les no-shows aggravent le problème. Même lorsque les employés réservent des postes, 15 à 25 % ne se présentent pas. Sans systèmes d'enregistrement, il est impossible de distinguer l'espace réservé de l'espace réellement utilisé.

Les économies de coûts sont à l'origine des décisions stratégiques

Les responsables CRE (Corporate Real Estate) s'attachent à optimiser les coûts immobiliers. La réduction de la surface des bureaux constitue l'une des approches les plus efficaces. Les entreprises peuvent réduire leurs dépenses de loyer en analysant l'utilisation des locaux et en réduisant la taille de leurs installations. Leurs dépenses en matériel de bureau, en services publics et autres coûts liés à la présence quotidienne de tous les employés sur site diminuent également.

Et les économies sont substantielles. Les entreprises qui optimisent la taille de leurs bureaux réduisent souvent considérablement leurs coûts immobiliers. En moyenne, les entreprises peuvent économiser 11 000 $ par employé par an en optimisant leur espace de travail hybride.

Cela crée une opportunité de réinvestissement. L'argent économisé peut financer un meilleur développement des effectifs, de meilleures technologies ou des aménagements de bureau améliorés. Une mauvaise exécution de la réduction de la taille des bureaux peut affaiblir une culture d'entreprise positive. Lorsqu'elle est bien exécutée, elle peut augmenter votre budget pour des idées de cohésion d'équipe ou des initiatives de bien-être au travail. Pour plus d'idées de réduction des coûts de bureau, la clé est de considérer la réduction d'espace comme un investissement stratégique, et non comme une simple coupe de dépenses.

Comment calculer vos besoins réels en espace

Avant de réduire la taille, vous devez savoir combien d'espace vous utilisez réellement. Les suppositions mènent à des bureaux exigus qui frustrent les employés. Ou vous vous retrouvez avec des espaces surdimensionnés qui gaspillent de l'argent. Les données éliminent les conjectures.

Vous pouvez calculer vos coûts réels d'espace de bureau en utilisant une approche structurée. Le processus prend 4 à 8 semaines de collecte de données. Cela vaut l'investissement.

Métriques clés à suivre avant la réduction de taille

Commencez par mesurer ce qui compte. Ces métriques vous donnent la base pour une décision de réduction de taille défendable :

Les Analyses de bureau de deskbird vous montrent qui travaille d'où et quelles parties de votre espace de travail sont les plus utilisées afin de réduire les coûts de bureau. Les données en temps réel l'emportent toujours sur les suppositions.

Utiliser les analyses pour justifier votre décision

Obtenir l'adhésion interne est l'un des plus grands défis de la réduction de la taille des bureaux. La finance veut des preuves. La direction veut de la confiance. Les employés veulent être rassurés.

Les données sur l'utilisation des espaces vous fournissent ces trois éléments. Montrez que votre bureau affiche un taux d'occupation moyen de 45 % et atteint un pic de 65 %. L'intérêt de réduire la surface devient alors évident. Démontrez que 20 % des salles de réunion représentent 80 % des réservations. Vous saurez alors exactement quels espaces conserver.

Élaborez votre analyse de rentabilisation avec des données spécifiques : coût actuel par employé, coût projeté après la réduction de la taille des bureaux, calendrier des économies attendues et plans de réinvestissement. ILF Consulting Engineers Austria a été confrontée à ce défi précis lorsque la croissance rapide a limité l'espace de bureau alors que les employés travaillaient en mode hybride. En mettant en œuvre deskbird pour gérer environ 800 postes de travail, ils ont utilisé des données d'utilisation détaillées pour identifier les besoins réels des départements. Résultat : la direction n'a plus eu à arbitrer les conflits d'espace, et l'entreprise a découvert qu'elle pouvait continuer à croître sans rencontrer de problèmes d'espace.

Il n'y a plus de discussions et, grâce à toutes les analyses, nous avons également réalisé que nous avions en fait suffisamment d'espace. En fait, nous pourrions continuer à croître, et les postes ne deviendraient probablement toujours pas rares. Mais nous n'avons pu faire cette déclaration qu'après avoir utilisé deskbird pour examiner attentivement l'occupation des postes et tout évaluer en détail.

Josef P. Mayr, Managing Director chez ILF Consulting Engineers Austria

Étapes à suivre pour réduire la surface de vos locaux

Avec les données en main, vous êtes prêt à exécuter. Suivez ces étapes pour réduire la taille de vos bureaux sans perturber les opérations ou la culture.

Analysez l'utilisation actuelle de votre espace de travail

La première étape lors de la réduction de la taille de vos installations est de analyser leur utilisation actuelle. Les analyses de bureau révèlent ces informations et les habitudes de travail de votre personnel.

Suivez spécifiquement les no-shows et la conformité à l'enregistrement. Si les employés réservent des postes mais ne se présentent pas, vos données de réservation surestiment la demande réelle. Mettez en œuvre des exigences d'enregistrement pour obtenir des chiffres précis.

Utilisez des outils comme le plan d'étage interactif de deskbird pour voir quelles zones sont les plus fréquentées. Vous pourriez découvrir qu'un étage est constamment bondé tandis qu'un autre est à moitié vide. C'est une information exploitable.

Recueillez l'avis des employés sur les besoins en espace

Les données de bureau sont essentielles. Mais ce n'est pas le seul aspect à considérer. Inclure vos collaborateurs dans ce processus est fondamental. Cela assure une transition en douceur vers un bureau plus petit. Menez des enquêtes, organisez des discussions en personne et analysez leurs besoins et leurs idées.

Devez-vous conserver des postes dédiés ? Utilisent-ils les espaces de coworking ? Quel équipement ou quels éléments du bureau stimulent leur productivité ? La collecte de ces informations vous aide à faire des choix judicieux concernant le nouvel aménagement.

L'objectif est la compréhension, pas le consensus. Vous ne ferez pas plaisir à tout le monde. Les employés qui se sentent écoutés sont plus susceptibles de soutenir le changement.

Repensez votre aménagement pour le travail hybride

Lorsque vous réduisez la taille de vos bureaux, créez un espace de travail qui correspond aux besoins de votre entreprise et de votre personnel. Cela ne devrait pas créer de stress et de frustration.

Considérez votre approche des postes de travail. Le hot desking signifie des postes entièrement flexibles sans sièges attribués. Cela fonctionne bien pour les entreprises avec une faible fréquentation quotidienne. Le desk sharingattribue aux employés des quartiers ou des zones spécifiques. Il convient aux équipes qui ont besoin de s'asseoir ensemble certains jours. De nombreuses entreprises utilisent une approche hybride. Elles conservent des postes dédiés pour les rôles qui en ont besoin et des postes partagés pour tous les autres.

Équilibrez les types d'espaces en fonction de vos données d'utilisation. Si les salles de réunion sont surréservées, ajoutez-en davantage. Si les zones de concentration restent vides, convertissez-les. Créez un environnement de travail partagé qui stimule le bien-être et la productivité des employés.

Gérez l'équipement et les documents

Moins d'espace de bureau signifie moins de place pour le mobilier, l'équipement, la paperasse et les autres biens de l'entreprise. Vous pouvez numériser vos documents physiques, ce qui vous permet de gagner de l'espace et de réduire les déchets électroniques. Concernant le mobilier et l'équipement technologique, vous avez plusieurs options :

Ce qu'il faut considérer avant de réduire la taille de vos bureaux

Le travail hybride est là pour durer

Certaines entreprises doutent encore de l'avenir du travail hybride. Elles pensent que cette tendance va ralentir. Les statistiques disent le contraire. Au sein d'une main-d'œuvre multigénérationnelle, près de 3 employés sur 10 refuseraient une nouvelle opportunité de carrière si elle exigeait un retour à un modèle de travail entièrement au bureau.

Les Millennials et la Génération Z ne considèrent pas les modalités de travail flexibles comme une option « agréable à avoir ». La flexibilité figure parmi leurs principales priorités lorsqu'ils examinent une opportunité d'emploi. Sans la liberté de travailler de n'importe où, ils quittent souvent l'entreprise ou pratiquent le quiet quitting.

L'implication : vous pouvez planifier en toute confiance un avenir hybride. L'espace dont vous avez besoin aujourd'hui est probablement celui dont vous aurez besoin dans 3 à 5 ans.

Protéger la collaboration et la cohésion d'équipe

Lorsque vous réduisez vos mètres carrés, repensez la manière de promouvoir la collaboration et la cohésion d'équipe. La plupart des employés ont besoin de se rencontrer en personne. Cela les aide à maintenir un sentiment d'appartenance et à se sentir connectés à l'entreprise.

Avec l'essor du travail hybride, l'objectif du lieu de travail a changé. Les employés ne se rendent pas seulement au bureau pour travailler. Ils viennent aussi sur place pour socialiser et partager des moments avec leurs collègues. Ils peuvent discuter d'un projet commun lors de réunions. Ou ils peuvent parler de sujets personnels pendant leur pause.

Redessinez l'aménagement de votre bureau lorsque vous créez un espace de travail plus petit. Un bon aménagement favorise les interactions humaines, les relations authentiques et une culture d'entreprise positive. Priorisez les espaces qui rassemblent les gens : des zones de réunion confortables, des espaces sociaux et des postes de travail collaboratifs. Un bureau plus petit avec le bon aménagement peut améliorer la connexion au sein du lieu de travail.

Soutenez les employés pendant la transition

Le travail hybride est le modèle le plus demandé par les employés. Mais certaines personnes ont besoin de plus de temps pour s'adapter que d'autres. La réduction de l'espace de bureau est une étape supplémentaire. Certains employés peuvent le percevoir comme un signe négatif.

La communication est essentielle. Écoutez activement et restez disponible pour les membres de l'équipe qui rencontrent des difficultés face à ce changement. Écoutez leurs préoccupations, abordez leurs craintes ou leurs problèmes et efforcez-vous de trouver des solutions qui facilitent cette transition pour tous.

La technologie au service de l'optimisation de l'espace

Passer à un espace de travail plus petit exige une organisation rigoureuse. Cela ne devrait pas impacter le travail de vos employés ni rendre leurs tâches plus difficiles. Lorsque les postes de travail sont limités, la bonne technologie devient essentielle.

[Tableau1]

Systèmes de réservation de postes et de salles

Lorsque les postes de travail sont limités, des conflits de planification peuvent survenir. L'utilisation de la technologie de réservation de postes est devenue indispensable. Des solutions telles que les logiciels de réservation de postes aident les dirigeants et les employés à gérer leur temps sur site sans problème.

La clé est d'éviter les « réservations fantômes » où les postes semblent occupés mais restent vides. Sans exigences d'enregistrement, les employés réservent des postes « au cas où » et travaillent ensuite à domicile. Cela crée une rareté artificielle qui frustre les collègues souhaitant venir au bureau.

Un bon système de réservation de postes libère automatiquement les postes inoccupés. Si quelqu'un ne s'enregistre pas dans un délai défini, sa réservation est ouverte aux autres. Cela garantit une disponibilité précise et maximise votre espace limité.

Outils de planification hebdomadaire et de coordination

Au-delà des réservations de postes individuelles, les équipes ont besoin de savoir qui vient au bureau et quand. Un système de planification hebdomadaire aide les employés à coordonner leurs jours de présence au bureau avec leurs collègues.

Ceci est d'autant plus important dans un bureau plus petit. Lorsque l'espace est limité, il faut éviter les situations où une équipe entière se présente le même jour. Ils ont besoin de s'asseoir ensemble. Les outils de planification permettent aux employés de consulter les horaires de leurs coéquipiers et d'aligner leurs propres jours de présence au bureau en conséquence.

Comment deskbird soutient la réduction de la taille des bureaux

deskbird aide les entreprises à réduire la taille de leurs bureaux en toute confiance. La plateforme combine la réservation de postes, les analyses et les outils de coordination pour optimiser les espaces plus petits.

Voici comment deskbird relève les principaux défis de la réduction de la taille des bureaux :

L'Institut Athena de la Vrije Universiteit Amsterdam a été confronté à un défi d'espace important lorsqu'il a dû relocaliser 120 employés dans un bâtiment ne disposant que de 65 postes flexibles. En mettant en œuvre deskbird, ils ont atteint un taux d'adoption par les utilisateurs de plus de 90 %, et le personnel a trouvé les analyses utiles pour promouvoir les jours moins chargés et optimiser l'utilisation de l'espace pendant les périodes de pointe. La transition a non seulement amélioré la collaboration, mais a également renforcé les liens d'équipe plus que prévu.

Le succès de notre transition avec deskbird démontre qu'avec les bons outils, les départements et les instituts au sein des universités peuvent s'adapter à de nouveaux environnements de travail, ouvrant la voie à une utilisation plus efficace et efficiente de leurs espaces et favorisant une main-d'œuvre plus connectée et engagée.

Lotte Snellenburg, assistante de direction à l'Institut Athena de la VU de la Vrije Universiteit Amsterdam

La plateforme s'intègre à votre pile technologique existante en matière d'environnement de travail et s'adapte à l'échelle de votre organisation. Que vous gériez un étage ou plusieurs bâtiments, deskbird offre les capacités de gestion de l'espace de bureau dont vous avez besoin.