Logiciel de travail hybride : comment choisir les bons outils pour votre équipe

Comment les solutions de travail hybride relèvent les défis typiques du lieu de travail hybride

Les solutions de travail hybride facilitent la coordination des équipes sur différents sites, rendent plus intuitive la réservation de postes et de salles, optimisent l'utilisation des ressources et stimulent l'engagement dans les environnements de bureau et à distance en s'attaquant aux défis les plus courants tels que :

• Réservations désordonnées : la disponibilité des postes et des salles en temps réel, les confirmations automatiques et l'intégration du calendrier sont autant de fonctionnalités qui empêchent les doubles réservations.
• Mauvaise utilisation de l'espace : l'analyse de l'occupation révèle les schémas d'utilisation. On peut enfin organiser l'aménagement des bureaux et la capacité en connaissance de cause.
• Coordination : la réservation des espaces de travail garantit que les équipes peuvent réserver des places et collaborer efficacement les jours de présence au bureau.
• Perte de temps : les plateformes tout-en-un centralisent la réservation, la communication et le partage de documents.
• Baisse de productivité : l'automatisation, les calendriers synchronisés et les rappels permettent de maintenir les flux de travail sur la bonne voie.

Quels sont les outils essentiels pour le travail hybride ?

Un travail hybride efficace nécessite une bonne combinaison d'outils, notamment un logiciel d'hot desking, des solutions de gestion de projet, des plateformes de communication et des outils de planification hybride.

• Des systèmes de réservation de poste pour que les employés réservent des postes à l'avance et sachent où sont assis leurs collègues, tout en évitant les doubles réservations.
• Des outils de gestion des salles de réunion pour réserver les salles, en surveiller la capacité et s'assurer que le bon équipement est prêt pour les réunions en personne ou hybrides.
• Des logiciels de gestion des visiteurs pour savoir quand les invités sont sur place, envoyer des instructions avant la visite et gérer la sécurité sur site grâce à des registres des visiteurs bien structurés.
• Des plateformes d'expérience employé  qui vous permettent de réaliser des enquêtes rapides, de célébrer les réussites et de créer des moments pour souder les équipes.
• Des outils de collaboration hybride  qui donnent la possibilité aux équipes de travailler ensemble grâce aux appels vidéo, à la messagerie, aux documents partagés et aux tableaux blancs virtuels.
• Les analyse de l'espace de travail  pour avoir une vision claire de l'utilisation de la surface. Les responsables ont enfin tout ce qu'il leur faut pour prendre des décisions plus éclairées en matière d'aménagement.
• Les outils de planification hybride  aident les équipes à coordonner les jours de présence au bureau. Ceux qui veulent collaborer sont enfin certains de se retrouver sur place en même temps.
• Les outils de gestion de projets et des tâches permettent d'avoir une vision complète du travail en indiquant clairement les échéances, les responsabilités et le suivi des progrès.

Que rechercher dans un logiciel de travail hybride ?

Lorsque vous choisissez un logiciel de travail hybride pour votre bureau, recherchez des outils qui rendent possible le travail hybride mais aussi plus facile, plus efficace et plus agréable pour votre équipe. Un bon équilibre entre convivialité, fonctionnalité, assistance, flexibilité et coût est ce que proposent les meilleures solutions.

• Expérience utilisateur (UX) et facilité d'utilisation : 82 % des employés affirment que la technologie au travail a un impact significatif sur leur bonheur et leur engagement au travail (Source : Business.com). Pour garantir une adoption rapide, votre logiciel doit être intuitif et simple d’utilisation, évitant ainsi aux employés une courbe d’apprentissage trop difficile.
• Fonctionnalités de base : choisissez une solution qui répond aux besoins essentiels de votre entreprise en matière de travail hybride, comme la planification, la réservation de postes et des salles, et qui soit conforme à votre stratégie et vos objectifs commerciaux.
• Support informatique et formation : une étude de PwC montre que seulement 50 % des employés et 64 % des managers sont satisfaits des ressources disponibles pour apprendre et utiliser les nouvelles technologies sur le lieu de travail. Choisissez donc une plateforme qui dispose d'une assistance solide ainsi que de matériel de formation de qualité.
• Évolutivité et flexibilité : le logiciel doit s'adapter à l'évolution de votre stratégie hybride et ce, même si vous décidez de louer d'autres locaux, d'embaucher plus d'employés ou d'adopter de nouveaux horaires de travail hybrides.
• Coût et ROI : la tarification doit être transparente et correcte par rapport à la valeur qu'elle apporte en termes d'efficacité, de productivité et d'expérience employé.

Intégrations courantes des logiciels de travail hybride

Les intégrations de logiciels de travail hybride vous aident à gérer les ressources de bureau et à coordonner les équipes hybrides plus efficacement, tout en réduisant les frictions dans les flux de travail quotidiens et en améliorant la productivité. Les principales intégrations sont les suivantes :

• Applications de calendrier : synchronisez les calendriers des salles de réunion et les réservations de postes dans vos outils de travail hybride et vos calendriers (par exemple, Google Agenda, Microsoft 365).
• Applications de communication : accédez à des fonctionnalités telles que la réservation d'espaces de travail directement dans les outils quotidiens comme Slack ou MS Teams.
• SIRH : gérez les données des employés et synchronisez automatiquement les mises à jour, les absences, par exemple.
• Outils de gestion des utilisateurs : rationalisez le provisionnement, le déprovisionnement et les importations groupés d'utilisateurs.
• Systèmes de contrôle d'accès : activez l'enregistrement automatique aux postes via des cartes d'accès. L'intégration deskbird-Salto en est un excellent exemple.
• Systèmes de gestion des visiteurs : améliorez la sécurité sur site et coordonnez l'accès des visiteurs en toute simplicité.

Sécurité et sélection d’un logiciel pour le travail hybride

La sécurité est un élément essentiel lors du choix d'un logiciel de travail hybride. Les équipes hybrides doivent accéder aux outils et aux données depuis différents endroits, ce qui crée des risques de cybersécurité supplémentaires par rapport aux environnements de bureau traditionnels. Des normes de sécurité strictes garantissent la confiance des employés, protègent les opérations commerciales et assurent la conformité de l'organisation aux lois sur la protection des données. Faites le choix d'un logiciel de travail hybride qui comprend des fonctionnalités telles que :

• L'authentification unique (SSO) pour permettre aux employés d'accéder à tous les outils avec un seul identifiant. Une fonctionnalité qui évite de devoir se rappeler de tous les mots de passe et renforce l'authentification en même temps.
• La protection et le chiffrement des données assurent la confidentialité des fichiers et des communications sensibles.
• Les certifications en matière de sécurité, SOC 2 ou ISO 27001 par exemple, ainsi que les normes pour le respect des lois sur la protection des données telles que le RGPD, garantissent la conformité légale, évitent les pénalités et prouvent une gestion responsable des données.
• La gestion des accès et des permissions restreint l'accès aux données en fonction des rôles, des lieux ou des appareils pour empêcher les fuites ou les utilisations abusives.
• Les audits de sécurité réguliers identifient et corrigent les vulnérabilités à un stade précoce pour réduire les risques de sécurité.
• La multi-tenancy permet de garder les données des différentes équipes ou organisations séparées en toute sécurité au sein de la même plateforme.

Technologie et matériel de travail hybride pour optimiser votre bureau flexible

Un lieu de travail hybride productif a besoin d'une technologie et d'un matériel de bureau intelligents, tels que des écrans de kiosque, des capteurs et des systèmes d'accès qui s'intègrent au logiciel de travail hybride. Ces solutions optimisent l'utilisation du bureau, améliorent la collaboration et augmentent le confort et la sécurité des employés.

• Systèmes de réception numériques : les kiosques à écran tactile ou les applis permettent de s'enregistrer rapidement en libre-service, ce qui réduit les goulets d'étranglement à l'accueil et améliore l'expérience des visiteurs.
• Kiosques pour les salles de réunion : des panneaux à l'extérieur des salles affichent la disponibilité en temps réel et permettent la réservation sur place (par exemple, le mode kiosque de deskbird).
• Capteurs d'occupation : suivez l'utilisation des postes et des salles et transmettez ces données au logiciel de gestion de l'espace de travail pour optimiser les aménagements et réduire les espaces sous-utilisés.
• Capteurs de qualité de l'air et d'environnement : surveillez le CO2, la température et la ventilation pour que les employés se sentent à l'aise, économisez de l'énergie et faites une démarche durable.
• Matériel de visioconférence : les caméras, les microphones et les systèmes de haut-parleurs garantissent que les réunions hybrides sont inclusives, claires et productives pour tous.
• Systèmes de contrôle d'accès : les accès avec un badge, un téléphone portable ou les accès biométriques intégrés à un logiciel hybride, centralisent la gestion sécurisée des accès.
• Casiers intelligents et systèmes de stockage : un espace de rangement temporaire sécurisé disponible pour les employés dans les configurations de bureau flexible.
• Technologie de bien-être : des outils tels que les postes de travail assis-debout et les commandes d'éclairage favorisent la santé, le confort et la productivité des employés.

Comment deskbird rend les équipes hybrides plus fortes

deskbird est votre plateforme de gestion d'espace de travail tout-en-un. En combinant la réservation de postes et de salles, la gestion des effectifs, la gestion des visiteurs et l'analyse du lieu de travail dans une seule solution, deskbird aide les organisations à réduire les coûts, à optimiser l'espace et à maintenir les employés connectés.

• Réservation intelligente de postes de travail : les employés peuvent réserver un poste ou une ressource à l'avance, voir où sont assis leurs collègues et éviter la frustration d'arriver et ne pas trouver un lieu de travail approprié disponible. Moins d'espace gaspillé, meilleure utilisation de l'équipement et réduction des coûts d'infrastructure.
• Réservation de salles simplifié : grâce à l'intégration du calendrier et à la disponibilité en temps réel, trouver l'espace idéal pour une réunion ne prend que quelques secondes. deskbird permet également les réservations sur place via des écrans de kiosque, ce qui réduit le nombre de salles inutilisées.
• Gestion des effectifs : les bureaux hybrides peuvent rapidement sembler vides si la présence n'est pas gérée correctement. La fonctionnalité de planification hybride de deskbird indique quand les membres de l'équipe prévoient d'être au bureau, ce qui facilite la coordination des jours de présence, stimule les interactions sociales et garantit que les politiques de bureau hybride sont claires pour tous.
• Gestion des visiteurs : c'est la première impression qui compte, et des processus d’enregistrement maladroits et désorganisés desservent l’impression que vous souhaitez donner. deskbird Visitors rationalise l'accès des invités grâce à la pré-inscription, aux kiosques pour les enregistrements en libre-service et aux notifications instantanées à l'hôte. Les invités profitent d'une expérience agréable, tandis que vous gardez une trace des personnes présentes sur le site afin de maintenir la sécurité du lieu de travail.
• Analyses et informations : au lieu de deviner comment l'espace de bureau est utilisé, les responsables des lieux de travail et des installations peuvent s'appuyer sur des données concrètes. deskbird suit les schémas d'occupation, le comportement en matière de réservation et la conformité aux politiques de travail hybride, ce qui permet une planification plus intelligente, des économies de coûts et des conceptions de bureaux qui soutiennent mieux la façon dont vos équipes travaillent réellement.

Comment évaluer le ROI d'un logiciel de travail hybride

L'évaluation du retour sur investissement d'un logiciel de travail hybride consiste à prouver que les outils que vous avez choisis offrent une valeur mesurable au-delà de leur coût. Pour ce faire, vous devez évaluer l'alignement sur les objectifs de l'entreprise afin de garantir que les investissements soutiennent à la fois les besoins immédiats et la stratégie à long terme. Pour obtenir une vue d'ensemble des retours tangibles et intangibles de votre investissement dans un outil, vous devez examiner trois aspects différents : les critères de sélection initiaux du logiciel, la mesure de l'impact et les indicateurs d'adoption.

Critères d'évaluation à utiliser avant et pendant l'adoption

• Coût par rapport à la valeur : comparez les coûts de licence, de matériel et de formation aux résultats mesurables.
• Intégration : l'outil s'intègre-t-il bien à votre écosystème de logiciels de travail hybride existant ?
• Évolutivité : l'outil peut-il évoluer avec l'organisation ou devra-t-il être remplacé à mesure que les demandes augmentent ?
• Flexibilité : l'outil s'adapte-t-il à une politique de travail hybride ou à un modèle en évolution (par exemple, plus de jours de travail à distance, nouveaux aménagements de bureaux) ?

Évaluation de l'impact de l'outil après son adoption

• Efficacité opérationnelle : les tâches sont-elles accomplies plus rapidement ou avec moins d'erreurs grâce à l'outil ?
• Collaboration et communication : la collaboration entre les équipes ou les sites a-t-elle été améliorée ?
• Expérience employé : les employés sont-ils plus engagés, moins frustrés et mieux soutenus dans un environnement hybride ?
• Utilisation de l'espace : les ressources du bureau (postes, salles de réunion, etc.) sont-elles utilisées plus efficacement grâce à l'outil ?

Mesurer l'adoption par les utilisateurs pour avoir une vue d'ensemble

• Taux d'adoption : avec quelle rapidité et quelle ampleur les employés utilisent-ils l'outil ?
• Fréquence d'utilisation : les employés l'utilisent-ils tous les jours, toutes les semaines, ou est-il en train de devenir un “logiciel dormant” ?
• Taux d'achèvement des tâches : les employés utilisent-ils l'outil pour accomplir les tâches pour lesquelles il a été acheté ?
• Satisfaction des employés : que révèlent les enquêtes, les scores de feedback ou l'analyse de la perception concernant la facilité d'utilisation et la satisfaction ?
• Taux d'abandon : les utilisateurs abandonnent-ils l'outil au profit de solutions de contournement ?

Analyse des retours sur investissement tangibles et intangibles

La mesure du ROI des outils de travail hybride englobe à la fois les résultats tangibles (par exemple, la réduction des coûts immobiliers ou la diminution des problèmes informatiques) et les avantages intangibles (par exemple, l'amélioration de la satisfaction des employés ou le renforcement de la culture d'entreprise). Pour obtenir l'adhésion des parties prenantes, combinez des mesures concrètes avec un récit convaincant basé sur les commentaires ou les témoignages des employés. Évaluez les données clés avant et après l'adoption et, en cas d'incertitude, lancez des programmes pilotes pour tester l'impact à plus petite échelle. Cette double approche, axée sur les chiffres et l'expérience, vous donne une image globale de la valeur apportée par votre investissement logiciel. Essayez notre Calculateur d'espace de bureau pour configurer votre espace de travail et déterminer combien vous pourriez économiser chaque mois en utilisant deskbird.

Récap : pourquoi les solutions d’espace de travail intelligentes sont essentielles pour les configurations hybrides

Un logiciel de travail hybride peut résoudre les défis quotidiens dans les environnements de travail hybrides. Il apporte également de la visibilité, de l'efficacité et une meilleure expérience numérique aux employés dans les environnements de travail flexibles. La conclusion ? Ces outils ne sont pas seulement un luxe. Ils sont la pierre angulaire de votre configuration hybride et garantissent le bon fonctionnement de votre bureau, l'accompagnement des employés et la disponibilité des données nécessaires à la direction pour prendre des décisions éclairées.

Dans le prochain chapitre, nous allons nous pencher sur le déploiement et la mise en œuvre de votre stratégie hybride. Vous apprendrez à créer un plan de déploiement du travail hybride clair et à proposer un onboarding efficace pour les employés hybrides.