Comment deskbird s’intègre aux outils SIRH

deskbird se connecte à votre SIRH via Merge afin de synchroniser les absences, les utilisateurs et les groupes sans mise à jour manuelle. Les absences approuvées sont automatiquement intégrées à la planification hebdomadaire et annulent les réservations de postes ou de places de parking incompatibles. Chaque jour, les nouveaux employés sont provisionnés et les comptes des personnes ayant quitté l’entreprise sont désactivés, sans nécessiter SCIM. Plus de 20 plateformes sont prises en charge, dont Workday, BambooHR, Personio et SAP SuccessFactors.

Introduction

De nombreux outils de gestion des espaces de travail peinent à être adoptés, car l’équipe informatique doit créer des comptes, actualiser la structure des équipes et nettoyer les listes d’utilisateurs chaque fois qu’une personne rejoint l’entreprise, change de poste ou la quitte.

Les intégrations SIRH de deskbird automatisent la synchronisation des données des employés, des statuts d’absence et du provisionnement des utilisateurs. Votre annuaire reste à jour tout en réduisant la charge informatique, et vos données d’utilisation reflètent les personnes réellement disponibles pour venir au bureau.

Quelles données circulent entre deskbird et votre SIRH ?

Une intégration SIRH relie votre base de données de ressources humaines à votre plateforme de gestion des espaces de travail. Les informations des employés restent ainsi cohérentes dans les deux systèmes, sans mise à jour manuelle de plusieurs annuaires.

Lorsque vous connectez deskbird à votre SIRH, certains champs sont directement associés aux profils utilisateur. Le système importe le nom, l’adresse e-mail et l’identifiant unique de chaque employé afin d’établir son identité. Les équipes et les services sont également synchronisés, ce qui permet d’afficher les réservations par équipe et de produire des analyses détaillées.

Le site de rattachement détermine les espaces qu’un employé peut réserver. Les liens hiérarchiques alimentent les rapports et les circuits d’approbation. Le statut d’emploi indique si une personne est active, absente ou a quitté l’entreprise.

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En résumé, l’intégration SIRH de deskbird couvre deux processus distincts : la synchronisation des absences et celle des utilisateurs et des groupes. Tous deux passent par Merge, le partenaire d’intégration de deskbird, et ne nécessitent aucune intervention de vos développeurs.

La synchronisation s’exécute automatiquement une fois par jour, pendant la nuit. Ce rythme convient à la plupart des organisations. Si vous devez la déclencher à la demande, l’API publique de deskbird le permet.

Comment la synchronisation des absences garantit la disponibilité réelle des postes

Les emplois du temps changent constamment. Congés, arrêts maladie et déplacements professionnels influencent la présence réelle au bureau. Lorsqu’un congé ou un statut d’absence est enregistré dans votre SIRH, deskbird le répercute dans le système de réservation. Cette connexion évite les réservations fantômes, c’est-à-dire les postes réservés par des personnes qui ne viendront finalement pas.

La synchronisation des absences récupère directement dans votre SIRH les congés approuvés, leurs dates de début et de fin, ainsi que les absences partielles. Les employés n’ont pas à annuler manuellement leurs réservations de postes lorsqu’ils s’absentent : le système le fait automatiquement et libère le poste pour une autre personne.

Pour protéger la vie privée, deskbird ne synchronise que le statut de disponibilité nécessaire à la gestion des absences, jamais les motifs de congé ni les informations médicales.

Synchronisation des utilisateurs et des groupes : provisionnement sans SCIM

La plupart des plateformes d’entreprise utilisent SCIM avec un fournisseur d’identité pour automatiser le provisionnement des utilisateurs. L’intégration SIRH de deskbird offre l’essentiel de cette automatisation sans SCIM.

Une fois la connexion établie, votre SIRH devient la source de référence pour déterminer qui accède à deskbird. Les nouveaux employés sont créés automatiquement et les personnes ayant quitté l’entreprise sont désactivées. Équipes, services et centres de coûts sont synchronisés sous forme de groupes. Les liens hiérarchiques permettent aux responsables de consulter les horaires de leur équipe.

Lorsqu’une personne quitte l’entreprise, son accès est supprimé et ses réservations futures sont annulées lors de la synchronisation suivante. Votre liste d’utilisateurs reste ainsi à jour sans intervention directe de l’équipe informatique dans deskbird.

Cette synchronisation s’exécute une fois par jour. Elle exige au minimum un accès en lecture à l’adresse e-mail, au prénom, au nom et au statut actif ou inactif. Les champs équipe, service, responsable et centre de coûts sont facultatifs, mais enrichissent la structure des groupes.

La synchronisation des utilisateurs et des groupes est disponible avec les offres Desks Enterprise et Workforce Enterprise, ou avec le module complémentaire User and Data Management.

Pour les organisations qui souhaitent également utiliser l’authentification unique, deskbird prend en charge la connexion via Okta, Microsoft Entra ID et Google Workspace. Les deux configurations sont indépendantes : la synchronisation SIRH gère les données organisationnelles, tandis que le SSO gère l’authentification.

LOOPING GROUP, une agence de storytelling de 300 employés répartis sur cinq sites, a intégré deskbird à son système de gestion des identités Okta. Les employés se connectent avec leurs identifiants habituels et sécurisés, ce qui simplifie l’accès et favorise l’adoption dans toute l’organisation.

SSO SAML pour un accès sécurisé et fluide

L’authentification unique permet aux employés de se connecter à deskbird avec leurs identifiants professionnels existants. Aucun mot de passe supplémentaire à mémoriser, aucun compte distinct à créer : la connexion est plus fluide, tout en respectant les politiques de sécurité de votre organisation.

deskbird prend en charge les protocoles standard du secteur, notamment SAML 2.0 et OpenID Connect (OIDC). La plateforme fonctionne avec les principaux fournisseurs d’identité, comme Microsoft Entra ID, Okta et Google Workspace. Les employés s’authentifient une seule fois et accèdent à deskbird sans étape supplémentaire.

Le SSO n’est pas indispensable pour utiliser deskbird, mais la plupart des déploiements en entreprise l’activent. Une connexion sans friction contribue au taux d’adoption supérieur à 90 % observé dans ces déploiements : sans compte distinct à créer, les employés utilisent réellement l’outil. Les données d’utilisation deviennent alors suffisamment fiables pour étayer les décisions immobilières.

Synchronisation bidirectionnelle des calendriers pour les réservations de salles et de postes

deskbird se connecte à votre infrastructure de calendrier existante pour maintenir les horaires des employés à jour, sans les obliger à passer d’une application à l’autre.

Lorsqu’une personne réserve un poste ou une salle dans deskbird, la réservation apparaît automatiquement dans son calendrier. Cette synchronisation bidirectionnelle réduit les doubles réservations et remet les espaces disponibles à la disposition de l’équipe. L’intégration de la gestion des espaces aux processus existants favorise le respect des politiques de travail hybride.

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Analyse de la présence au bureau à partir de données connectées

Des analyses fiables des espaces de travail exigent la coopération de plusieurs systèmes. deskbird combine les données du SIRH, les événements de calendrier et les réservations réelles afin de produire des analyses précises de la présence au bureau.

Votre SIRH fournit les effectifs, la structure des équipes et les sites de rattachement. La synchronisation des absences indique qui est réellement disponible pour venir au bureau. Les données de réservation montrent qui avait prévu de venir, tandis que les enregistrements confirment qui s’est effectivement présenté.

Les responsables des espaces de travail utilisent ces données combinées pour mesurer les tendances de présence et identifier les jours de pointe. Les équipes immobilières peuvent alors adapter les surfaces à partir de comportements observables plutôt que d’intuitions. Sans effectifs précis, les taux d’utilisation n’ont aucun sens : un espace affiché à 60 % sur la base d’une liste obsolète peut en réalité être utilisé à 90 % au regard des effectifs actuels. La synchronisation SIRH élimine cet écart.

Comme l’intégration SIRH gère les utilisateurs en arrière-plan, les employés bénéficient d’une expérience fluide. Chez plus de 500 clients de deskbird, les équipes atteignent couramment plus de 90 % d’adoption sans formation formelle. Lorsque l’outil est réellement utilisé, deskbird Workplace Analytics recueille des données précises sur l’utilisation des espaces et la présence des équipes.

Quelles plateformes SIRH sont prises en charge par deskbird ?

deskbird se connecte aux principales plateformes RH utilisées par les entreprises de taille intermédiaire et les grandes organisations. Plus de 20 SIRH sont pris en charge via Merge, dont Workday, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, ADP (Workforce Now et Decidium), UKG Pro, HiBob, Factorial, Sage HR, PeopleHR, Lattice, Leapsome, Charlie, Lucca, Breathe, Darwinbox et CezanneHR.

Ces intégrations natives nécessitent très peu de configuration de la part des équipes informatiques. Si votre plateforme ne figure pas dans la liste, contactez votre Customer Success Manager : deskbird peut la prendre en charge via Merge ou proposer, en alternative, une synchronisation sécurisée des absences par SFTP.

Sécurité et conformité des connexions SIRH en entreprise

La connexion des principales bases de données des employés à des applications tierces exige des contrôles de sécurité stricts. deskbird est développé et hébergé en Europe afin de respecter les normes de sécurité et de confidentialité des entreprises.

La plateforme est certifiée ISO 27001 et conforme à SOC 2 Type II. Toutes les données sont hébergées sur des serveurs situés à Francfort, dans l’Union européenne, conformément aux exigences du RGPD. Le système applique le principe de minimisation en ne synchronisant que les champs nécessaires à la gestion des espaces de travail, plutôt que l’intégralité des dossiers RH.

Les données des employés restent en permanence dans un périmètre contrôlé. deskbird fournit des journaux d’audit qui facilitent l’examen des accès au système lors des évaluations de sécurité. Cette architecture permet aux équipes informatiques d’approuver l’intégration sans compromettre les politiques internes relatives aux données.

Démarrer avec l’intégration SIRH de deskbird

La fiabilité des données sur les espaces de travail commence par celle des données du personnel. Lorsque votre SIRH et deskbird restent synchronisés, vos chiffres d’utilisation reflètent la situation réelle au bureau, et non celle du trimestre précédent. Associé au SSO et à la synchronisation des calendriers, deskbird offre aux équipes informatiques et aux services généraux une vue unique et précise des personnes présentes, des absences et de l’utilisation réelle des bureaux.

Le flux de données automatisé élimine les mises à jour manuelles des annuaires et réduit la charge de maintenance informatique. En synchronisant les absences, le système évite les réservations fantômes et offre une vision claire de l’utilisation réelle des bureaux. Découvrez la synchronisation de votre SIRH avec deskbird : réservez une démonstration.