SOC 2 Type 2 : ce que cela signifie pour vos logiciels professionnels

Lorsque vous évaluez un logiciel d'entreprise chargé de gérer les plannings des employés, les registres des visiteurs et les données d'accès aux locaux, votre équipe chargée des achats demandera au fournisseur un rapport SOC 2 de type 2 avant de signer quoi que ce soit. Ce document montre si les contrôles de sécurité d'une entreprise fonctionnent réellement dans la pratique sur une longue période d'audit, et pas seulement s'ils semblent satisfaisants sur le papier. Les responsables informatiques et de la conformité doivent comprendre ce que contient ce rapport, en quoi il diffère des autres cadres de sécurité, et ce qu'il faut rechercher lorsqu'ils l'examinent dans le cadre de la sélection d'un fournisseur

TL;DR

Un rapport SOC 2 de type 2 est un audit indépendant qui atteste que les contrôles de sécurité d'un fournisseur fonctionnent de manière constante sur une période de 6 à 12 mois, et pas seulement sur le papier.

Qu'est-ce qu'un rapport SOC 2 de type 2 ?

Un rapport SOC 2 de type 2 est une évaluation réalisée par un auditeur indépendant visant à vérifier que les contrôles de sécurité d'une entreprise fonctionnent correctement sur une période prolongée. L'Institut américain des experts-comptables agréés (AICPA) a créé ce référentiel spécialement pour les organisations de services qui traitent des données clients. Contrairement à une simple liste de contrôle de sécurité, ce rapport atteste qu'un fournisseur applique effectivement ses pratiques de sécurité au quotidien.

Ce rapport est établi par un cabinet d'experts-comptables agréés (CPA) qui observe l'entreprise pendant plusieurs mois. Au cours de cette période, les auditeurs vérifient l'efficacité des contrôles de sécurité dans des situations réelles. Ils examinent les journaux système, interrogent le personnel et évaluent la manière dont l'entreprise réagit aux incidents de sécurité. Le document final présente l'avis professionnel de l'auditeur quant à la capacité du fournisseur à protéger les données comme il le prétend.

C'est important, car n'importe qui peut rédiger une politique de sécurité. Le plus difficile, c'est de la respecter systématiquement. Un rapport SOC 2 de type 2 prouve que le fournisseur s'y conforme parfaitement.

Quelle est la différence entre SOC 2 Type 1 et Type 2 ?

La différence essentielle réside dans la durée. Un rapport de type 1 examine un instant précis afin de vérifier si les contrôles de sécurité sont correctement conçus. Un rapport de type 2 observe le fonctionnement de ces mêmes contrôles sur plusieurs mois afin de démontrer qu'ils sont réellement efficaces.

Voyez les choses ainsi : le type 1 demande « Y a-t-il une serrure à cette porte ? » ; le type 2 demande « Avez-vous verrouillé cette porte tous les jours depuis un an ? ».

[Tableau1]

Les acheteurs professionnels privilégient nettement les rapports de type 2, car ceux-ci témoignent de pratiques de sécurité cohérentes. Un rapport de type 1 ne constitue souvent qu'une étape intermédiaire pour les entreprises qui se préparent à un audit complet.

Pourquoi la certification SOC 2 Type 2 est importante pour les acheteurs de logiciels

Lorsque vous évaluez un nouveau logiciel, vous avez besoin d'une garantie que le fournisseur protège vos données. Un rapport SOC 2 de type 2 vous apporte cette assurance. Il atteste qu'un organisme tiers indépendant a vérifié les pratiques de sécurité du fournisseur sur une longue période.

Pour les équipes informatiques, ce rapport réduit considérablement le temps consacré aux questionnaires de sécurité. Les fournisseurs peuvent présenter leur rapport SOC 2 comme justificatif au lieu de répondre à des dizaines de questions spécifiques posées par chaque prospect. Le processus d'achat s'en trouve ainsi accéléré pour tous.

Ce rapport vous aide également à respecter vos propres exigences en matière de conformité. Si votre organisation doit se conformer au RGPD, à la loi HIPAA ou à des réglementations spécifiques à votre secteur d'activité, le fait de travailler avec des fournisseurs conformes à la norme SOC 2 vous facilite la tâche. Vous pouvez ainsi démontrer aux auditeurs que vous avez choisi des fournisseurs dont les pratiques de sécurité ont été vérifiées.

De nombreux contrats d'entreprise exigent désormais la certification SOC 2 Type 2 comme condition minimale. Les fournisseurs qui ne sont pas en mesure de présenter un rapport à jour sont souvent écartés dès les premières étapes du processus d'achat.

Qui a besoin d'un rapport SOC 2 de type 2 ?

Toute entreprise de services qui stocke, traite ou transmet des données clients devrait envisager de se conformer à la norme SOC 2 Type 2. Les fournisseurs de services cloud, les centres de données et les entreprises SaaS de toutes tailles entrent dans cette catégorie.

Les acheteurs des secteurs réglementés, tels que la finance, la santé et l'éducation, exigent strictement ce niveau de vérification des fournisseurs. Si vous vendez à des entreprises, attendez-vous à ce qu'elles vous demandent votre rapport SOC 2 lors du processus d'approvisionnement.

gestion du lieu de travail entrent directement dans cette catégorie. Lorsque vous utilisez un logiciel pour gérer poste , suivre la présence au bureau ou gérer enregistrements des visiteurs, vous traitez des données sensibles concernant les employés. Il s'agit notamment des noms, des horaires, des données de localisation et, parfois, des identifiants d'accès. Vous devez avoir l'assurance que le fournisseur protège ces informations de manière systématique, et pas seulement lorsqu'il est sous surveillance.

Quels sont les critères des services de confiance SOC 2 ?

Les auditeurs évaluent les entreprises sur la base de cinq critères spécifiques relatifs aux services de confiance. La sécurité est obligatoire pour tout audit SOC 2. Les entreprises choisissent d'inclure les quatre autres critères en fonction des services qu'elles fournissent.

[Table2]

La plupart des éditeurs de logiciels professionnels proposent au minimum des fonctionnalités de sécurité et de disponibilité. 

Qu'est-ce qui est inclus dans le champ d'application d'un rapport SOC 2 de type 2 ?

Le périmètre définit précisément ce que l'auditeur a contrôlé. Les entreprises doivent délimiter clairement les limites de leur système, notamment l'infrastructure, les logiciels, le personnel et les processus impliqués dans la prestation de leurs services.

Un périmètre clairement défini couvre le produit ou le service spécifique que vous achetez. Il inclut également les centres de données où les informations sont stockées, ainsi que tous les prestataires tiers auxquels l'entreprise fait appel. Ces tiers, appelés « organisations de sous-traitance », comprennent des fournisseurs d'hébergement cloud tels qu'AWS, Azure ou GCP.

Lorsque vous examinez le rapport d'un fournisseur, vérifiez que son champ d'application correspond bien aux services que vous comptez utiliser. Si vous achetez un système de gestion des visiteurs, assurez-vous que ce produit précis a bien été testé lors de l'audit. Il se peut qu'une entreprise soit conforme à la norme SOC 2 pour une gamme de produits, mais pas pour une autre.

Comment se préparer à un audit SOC 2 de type 2

La préparation d'un audit SOC 2 nécessite une planification minutieuse. Les entreprises commencent généralement par définir le périmètre de l'audit et par sélectionner les critères de services de confiance qui s'appliquent à leurs activités. Elles comparent ensuite leurs pratiques de sécurité actuelles aux exigences officielles afin d'identifier les lacunes.

Le processus de préparation suit une séquence claire. Commencez par répertorier vos contrôles et politiques existants. Réalisez une analyse des lacunes afin d'identifier les éléments manquants. Corrigez les problèmes éventuels et mettez en place un système de suivi pour recueillir des preuves en continu. Enfin, faites appel à un cabinet d'experts-comptables indépendant pour réaliser l'audit officiel.

De nombreuses organisations ont recours à des plateformes d'automatisation de la conformité pour accélérer ce processus. Ces outils s'intègrent aux systèmes existants afin de collecter automatiquement des preuves et de surveiller les contrôles en temps réel. Le travail manuel consistant à rassembler des captures d'écran, des journaux et de la documentation à l'intention des auditeurs est ainsi considérablement réduit.

La période d'observation dure entre 3 et 12 mois. Pendant cette période, l'auditeur examine régulièrement les pièces justificatives et teste les contrôles. Une fois la période d'observation terminée, il lui faut plusieurs semaines pour rédiger le rapport final.

Combien coûte un audit SOC 2 de type 2 ?

Le coût varie considérablement en fonction de la taille de l'entreprise, de l'étendue de l'audit et du niveau actuel de maturité en matière de sécurité, les estimations allant de 30 000 à 150 000 dollars pour une conformité totale à la norme SOC 2 Type 2. Les petites entreprises dotées de systèmes simples paient moins cher que les grandes entreprises disposant d'une infrastructure complexe.

Plusieurs facteurs influent sur le coût total. Les honoraires des auditeurs en constituent la part la plus importante. Le nombre de critères des services de confiance que vous incluez a une incidence sur le prix, tout comme la complexité de vos systèmes. Les entreprises qui doivent mettre en œuvre d'importantes mesures correctives avant l'audit consacrent davantage de moyens à la préparation.

Une fois établi, le rapport est valable pendant 12 mois à compter de la date de délivrance. Les entreprises doivent prévoir dans leur budget des audits annuels afin de maintenir leur conformité. Certains fournisseurs proposent des lettres de transition pour combler les lacunes entre deux périodes d'audit, mais les acheteurs exigent généralement un rapport à jour.

SOC 2 Type 2 vs ISO 27001

Les acheteurs comparent souvent ces deux cadres lorsqu'ils évaluent la sécurité des fournisseurs. Tous deux témoignent d'un engagement en faveur de la protection des données, mais leur fonctionnement diffère.

Le SOC 2 Type 2 est un rapport d'attestation. Un auditeur émet un avis professionnel sur l'efficacité du fonctionnement de contrôles spécifiques. La norme ISO 27001 est une certification. Un organisme accrédité détermine si une entreprise est conforme ou non sur la base de son système de gestion de la sécurité de l'information.

[Table3]

La norme SOC 2 est très répandue en Amérique du Nord. La norme ISO 27001 est quant à elle reconnue à l'échelle internationale. De nombreux éditeurs de logiciels internationaux se conforment à ces deux normes afin de répondre aux exigences de sécurité des entreprises du monde entier. deskbird, par exemple, détient les certifications SOC 2 Type 2 et ISO 27001, et assure une conformité totale au RGPD grâce à un hébergement de données basé dans l'Union européenne.

Éléments à prendre en compte lors de l'évaluation du rapport SOC 2 Type 2 d'un fournisseur

Recevoir un rapport SOC 2 de la part d'un fournisseur n'est qu'une première étape. Vous devez lire attentivement ce document pour vous assurer que le fournisseur respecte bien vos normes de sécurité.

Commencez par vérifier la date du rapport. L'audit doit avoir été réalisé au cours des 12 derniers mois. Un rapport plus ancien ne reflète pas le niveau de sécurité actuel du fournisseur. Vérifiez ensuite la description du système pour vous assurer que le périmètre couvre bien les services que vous comptez utiliser.

Recherchez les anomalies relevées par l'auditeur. Il s'agit de cas où les contrôles n'ont pas fonctionné comme prévu pendant la période d'audit. Quelques anomalies mineures sont normales. Les anomalies importantes ou répétées doivent susciter des interrogations.

Consultez en dernier lieu la section consacrée aux contrôles relatifs aux entités utilisateur. Celle-ci énumère les responsabilités en matière de sécurité qui vous incombent en tant que client. Vous pourriez par exemple être chargé de gérer les accès des utilisateurs au sein de la plateforme ou de configurer certains paramètres de sécurité.

Comment deskbird le travail hybride en toute sécurité

Gérer un environnement de travail hybride implique de traiter quotidiennement des informations sensibles concernant les employés. Les plannings de bureau, les registres de visiteurs et les relevés d'accès doivent tous être protégés. Vous avez besoin d'une plateforme qui facilite le travail hybride pour vos employés tout en garantissant une sécurité absolue des données.

deskbird détient les certifications SOC 2 Type 2 et ISO 27001. Toutes les données sont hébergées dans l'UE, garantissant ainsi une conformité totale au RGPD. Les équipes informatiques peuvent gérer les accès des utilisateurs grâce à des intégrations avec Microsoft Entra , Okta et SIRH principales SIRH via SSO et SCIM.

Cette infrastructure vous permet d'automatiser la création et la suppression des comptes utilisateurs sans intervention manuelle. Vous bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur l'utilisation de l'espace de stockage et de journaux de conformité automatisés prêts à être utilisés lors d'audits. La plateforme s'intègre aux outils que votre équipe utilise déjà, notamment Microsoft Teams, Slack et Outlook.

Si vous recherchez une plateforme conforme à la norme SOC 2 Type 2 pour le travail hybride, demandez une démonstration.