Comment choisir et mettre en œuvre un horaire de travail hybride efficace ?

Qu'est-ce qu'un horaire de travail hybride ?

Les plannings de travail hybrides définissent quand les employés travaillent sur site et quand ils travaillent à distance. Ils peuvent être fixes, flexibles, assignés par l'entreprise, choisis par l'employé ou adaptés par département, à condition qu'ils soient alignés sur les besoins de votre équipe, les objectifs de votre entreprise et votre espace de bureau disponible. L'idée sousjacente d'un planning hybride est de créer un plan intégré qui vous offre le meilleur des deux mondes : la collaboration au bureau et l'interaction sociale combinées à la commodité d'une configuration à distance, soutenant ainsi la productivité, l'équilibre vie pro vie perso et des liens d'équipe plus forts.

Horaire de travail hybride, modèle ou politique ?

L'emploi des termes « horaire de travail hybride », « modèle de travail hybride » et « politique de travail hybride » est souvent interchangeable, mais chaque mot indique des situations différentes.

• Le modèle de travail hybride indique la structure globale (par exemple, fixe, flexible, office first, remote first).
• Le planning du travail hybride définit les jours et heures spécifiques où les employés ou les équipes travaillent à distance ou sur site.
• La politique de travail hybride précise les règles et les attentes de l'entreprise au sujet du travail hybride.

Pourquoi est-il si important d'établir un horaire de travail hybride ?

Les horaires hybrides sont un enjeu majeur dans la coordination et l'alignement des équipes, car ils déterminent quand et où les employés sont disponibles pour la collaboration en temps réel, la communication et la synchronisation des projets. Un horaire hybride bien coordonné est fonctionnel au succès du travail hybride, car il :

• facilite la collaboration,
• aide les responsables à éviter les situations où seule une partie de l'équipe est présente,
• permet de profiter au maximum du temps passé avec son équipe,
• renforce les liens relationnels, et
• permet à chacun d'y voir clair.

Les types d'horaires hybrides avec des exemples

Parmi les types d'horaires hybride les plus courants, on peut compter les modèles entièrement flexibles, fixes ou imposés par l'entreprise, les semaines hybrides 3-2, les programmes basés sur l'équipe, les horaires de rotation et les heures de bureau échelonnées. Chaque type de programme est plus ou moins flexible, structuré et orienté à la collaboration.

Horaire hybride entièrement flexible

Un horaire hybride flexible permet aux employés de choisir quand et où ils travaillent en fonction de leurs préférences personnelles, des besoins de l'équipe ou des exigences du projet. Par exemple, un employé peut se rendre au bureau seulement pour les réunions importantes ou pour collaborer avec un coéquipier une fois par semaine. Bien que cette approche offre aux employés un maximum de flexibilité, elle rend la coordination et la gestion difficiles. Seulement 8 % des entreprises dans le monde ont une politique de travail entièrement flexible.

Quand choisir ce modèle d'horaire hybride ?

• Lorsque la confiance et l'autonomie sont au cœur de la culture de votre entreprise.
• Si les employés ont des besoins personnels variés, des temps de trajets ou des styles de travail différents.
• Pour les rôles qui n'exigent pas une collaboration constante en personne et pour les tâches à forte intensité de connaissances où les employés peuvent gérer leur propre productivité.

Horaire hybride fixe ou horaire hybride déterminé par l'entreprise

Un horaire hybride fixe (également appelé planning piloté par l'entreprise) définit des jours spécifiques pour le travail au bureau et à distance. Suivant une approche verticale, l'entreprise fixe les règles concernant la présence obligatoire des employés au bureau et leur fréquence. Par exemple, tous les employés peuvent être tenus d'être sur site du lundi au mercredi et à distance les jeudis et vendredis. Comme le montre une étude récente de Cisco, 37 % des organisations imposent des jours de présence au bureau, le choix le plus courant étant du lundi au mercredi.

Quand choisir ce modèle d'horaire hybride ?

• Lorsque la direction souhaite une présence au bureau prévisible et cohérente dans toute l'organisation et garder le contrôle sur les opérations du lieu de travail.
• Pour les organisations qui privilégient la présence physique pour la productivité, la sécurité, la collaboration ou toute autre raison.
• Dans les environnements où l'harmonisation de tous les équipes sur un calendrier unifié est nécessaire pour l'efficacité ou la culture d'entreprise.

Horaire hebdomadaire hybride 3-2 (fixe ou flexible)

La semaine hybride 3-2 est un modèle très repandu : les employés passent trois jours au bureau et deux jours en télétravail, ou l'inverse, selon les préférences personnelles ou la politique de l'entreprise. Elle peut se décliner de deux façons différentes :

• Fixe : les jours de présence au bureau sont définis et sont les mêmes pour tous (par exemple, du mardi au jeudi au bureau, le lundi et le vendredi en télétravail).
• Flexible : la répartition 3-2 est maintenue, mais les employés peuvent choisir leurs propres jours de présence au bureau, dans le cadre des règles établies par l'entreprise.

Quand choisir ce modèle d'horaire hybride ?

• Lorsque l'équilibre entre la collaboration en personne et la flexibilité à distance est un objectif cher à l'entreprise.
• Si la direction souhaite donner un rythme hybride structuré sans tomber dans la microgestion des emplois du temps quotidiens.
• Pour les entreprises qui souhaitent transmettre une culture cohérente sans renoncer aux avantages du télétravail.

Si les entreprises imposent 2,5 ou 3 jours au bureau ou conçoivent leur bureau uniquement pour ce modèle (c'est-à-dire, le partage de bureau pour tous avec une "home zone" ou une zone d'appartenance), cela ne répond pas aux souhaits de 69 % de leurs employés.
— Prof. Johanna Bath, Experte en travail hybride, Auteure, Conférencière & Top Voice LinkedIn

Calendrier hybride basé sur l'équipe

Un horaire hybride basé sur l'équipe donne à chaque service ou équipe la liberté de déterminer son propre modèle de travail hybride en fonction de ses besoins spécifiques. Par exemple, l'équipe de vente peut se réunir au bureau tous les mercredis et vendredis, tandis que l'équipe dév peut préférer n'être au bureau que le jeudi et faire du télétravail le reste de la semaine. Cette approche aide chaque équipe à concevoir un emploi du temps qui correspond à son flux de travail et à ses modes de collaboration.

Quand choisir ce modèle d'horaire hybride ?

• Quand l'entreprises comte dans son sein beaucoup de rôles différents et des besoins d'équipe variés.
• Si l'autonomie et la confiance des équipes sont au centre des valeurs de l'organisation.
• Si les équipes ont des rythmes de collaboration différents ou des problèmes de fuseaux horaires.

Calendrier des cohortes pour le travail hybride

Le système de cohortes regroupe les employés en "cohortes" (c'est-à-dire un groupe d'individus qui partagent une caractéristique commune) qui ont un calendrier prédéfini pour le travail au bureau et à distance. Par exemple, la cohorte A pourrait travailler sur place les lundis et mardis et la cohorte B les jeudis et vendredis. Il s'agit d'une approche verticale puisque les horaires sont fixés par la direction.

Quand choisir ce modèle d'horaire hybride ?

• Dans les grandes équipes ou les services où l'espace de bureau est limité.
• Lorsqu'il est nécessaire de minimiser les chevauchements entre les groupes pour des raisons de santé ou de logistique.
• Pour les projets qui nécessitent une collaboration étroite au sein de petites équipes.

Planification échelonnée des horaires de bureau

Un horaire de bureau échelonné répartit les heures de présence des employés au bureau sur l'ensemble de la journée afin d'éviter que le bureau ne soit trop fréquenté. Plutôt qu'arriver et repartir tous en même temps, les employés commencent et terminent leur journée de travail à des heures différentes. Par exemple, certaines personnes peuvent commencer tôt le matin et partir en milieu d'après-midi, tandis que d'autres arrivent plus tard et restent jusqu'au soir.

Quand choisir ce modèle d'horaire hybride ?

• Lorsque la capacité du bureau ou les protocoles sanitaires exigent des groupes plus petits et plus dispersés.
• Pour s'adapter aux employés ayant des horaires de déplacement différents ou des besoins de caregiving particuliers.
• Pour les entreprises opérant sur plusieurs fuseaux horaires ou ayant besoin d'une couverture étendue tout au long de la journée.

10 bonnes pratiques pour un horaire hybride réussi

La mise en place d'un horaire de travail hybride doit s'aligner aux besoins de l'entreprise, mais il faut également une compréhension des préférences des employés, un ajustement de l'aménagement des bureaux sans oublier la définition de politiques et d'attentes claires.

1. Aligner l'horaire hybride sur les besoins de l'organisation

Analysez et comprenez les différents rôles et styles de travail de votre équipe. Recueillez les commentaires des différents services, équipes et parties prenantes afin de déterminer dans quelles situations la présence au bureau apporte le plus de valeur.

2. Comprendre les préférences de vos employés en matière de flexibilité

Servez-vous des sondages ou des conversations pour identifier ce qui compte le plus pour vos employés, et exploitez ces informations pour concevoir une politique flexible et inclusive qui s'adapte à divers styles de travail et maintient l'engagement des employés. Certains peuvent préférer davantage de jours à distance, tandis que d'autres s'épanouissent au bureau.

3. Coordonner les jours de présence au bureau pour maximiser l'interaction

Harmonisez les plannings pour transformer les heures au bureau en moments privilégiés de connexion, de résolution de problèmes et de créativité. En intégrant intentionnellement le chevauchement dans votre rythme hybride, vous vous assurez que le bureau soit animé, un véritable lieu de collaboration, bien plus que de simples places occupées.

4. Réaménager votre bureau pour répondre aux besoins d'un modèle hybride

Proposez un mélange de bureaux flexibles, de zones calmes et d'espaces pour la collaboration et intégrez des technologies adaptées au travail hybride, telles que des systèmes de réservations de salle et des outils de vidéoconférence. Lorsque votre bureau est adapté pour prendre en charge à la fois le travail à distance et sur site, votre équipe se sent plus impliquée, valorisée et prête à collaborer.

5. Documenter et partager une politique claire en matière de travail hybride

Votre politique de travail hybride doit définir les attentes en matière de disponibilité, de communication, de planification, d'équipement et de performance. Veillez à ce que cette politique soit transparente, accessible et régulièrement mise à jour afin de refléter l'évolution des besoins et d'instaurer la confiance et la clarté à tous les niveaux.

6. Mettre la collaboration et la communication au centre

Utilisez des outils et des rituels cohérents pour rester connecté, que ce soit par le biais d'appels d'équipe hebdomadaires, de mises à jour asynchrones ou de plateformes de projet partagées. Donnez la priorité à un dialogue ouvert et faites du feedback un élément régulier des interactions de l'équipe afin de créer une culture de connexion qui s'étend à tous les sites et qui maintient l'alignement de chacun.

7. Former les cadres à un leadership hybride

Offrez aux managers une formation axée sur le leadership inclusif, la gestion flexible des performances et une communication à distance efficace. Apprenez-leur à instaurer la confiance, à encourager l'autonomie et à soutenir les membres de l'équipe, quel que soit leur lieu de travail.

8. Analysez et faites évoluer régulièrement votre configuration hybride

Recueillez des commentaires sur ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et les ajustements nécessaires, et utilisez-les pour apporter des améliorations significatives. Une approche flexible et évolutive garantit que votre modèle hybride soit toujours valable, au fil du temps.

9. Réévaluer la pile technologique pour assurer sa compatibilité avec le travail hybride

Réévaluez si vos plateformes de communication, vos outils de gestion de projet et vos appareils prennent en charge à la fois la flexibilité et la sécurité. Assurez-vous que chacun dispose d'un accès fiable aux systèmes indispensables, quel que soit son lieu de travail.

10. Tester et affiner l'horaire hybride avant de le mettre en œuvre

Commencez par une enquête pour comprendre les besoins et les attentes des employés, puis lancez un projet pilote à petite échelle pour voir comment l'horaire fonctionne en pratique. Un plan de mise en œuvre du travail hybride vous aide à rester sur la bonne voie et à assurer le succès du déploiement.

Comment deskbird simplifie le planning hybride

deskbird fournit aux équipes hybrides une plateforme facile à utiliser qui combine des fonctionnalités de planification, de réservation, de gestion de l'espace et d'analyse. deskbird résout les principaux défis du travail hybride, notamment la difficulté de coordination des jours de présence au bureau, la surpopulation les jours les plus prisés, l'affaiblissement de la cohésion d'équipe et le manque de visibilité sur qui sera au bureau et quand.

Réservation facile de postes et de salles

Les fonctionnalités de partage de postes et de réservation de salles de deskbird aident les employés à réserver à l'avance des postes de travail, des salles de réunion ou des espaces de collaboration, évitant ainsi les doubles réservations et permettant de basculer facilement du télétravail au bureau.

Amélioration de la planification et de la coordination des équipes

Avec deskbird, les employés savent qui sera au bureau et quand, ce qui leur permet de planifier des réunions ou des sessions de groupe. Des fonctionnalités telles que les plans d'étage interactifs, les aperçus de planification hebdomadaire et la planification facile d'événements de bureau rendent la coordination et la collaboration simples.

Intégration avec les outils de collaboration

deskbird est disponible dans MS Teams et Slack et se synchronise en temps réel avec Outlook, Google Agenda et votre SIRH. Les intégrations entre votre outil de planification hybride et d'autres outils de gestion des effectifs et des bureaux simplifient la planification quotidienne, améliorent la collaboration et réduisent les casse-têtes liées à la planification. La synchronisation des plannings des employés entre les calendriers et les outils permet de gérer avec succès les plannings hybrides.

Amélioration de la gestion de la capacité et de l'espace

L'analyse des bureaux dans deskbird met à disposition des informations sur l'utilisation réelle des bureaux, les entreprises peuvent donc ajuster leurs aménagements et réduire les frais généraux en ne payant que l'espace dont elles ont réellement besoin. Disposer de données sur l'espace de bureau et l'utilisation des ressources permet d'aligner davantage le planning hybride à l'espace de bureau physique. Essayez notre Calculateur d'espace de bureau pour configurer votre espace de travail et déterminer les économies que vous pourriez réaliser chaque mois avec deskbird.

En résumé : la réussite des horaires de travail hybrides nécessite coordination et itération

Le modèle de travail hybride adapté à votre organisation dépend de vos employés, de votre culture et de vos objectifs. Les besoins de l'équipe et les priorités de l'entreprise ne cessent d'évoluer, le modèle hybride choisi devra également être ajusté : l'itération continue est donc une condition sinéquanon. Commencez par un plan, mesurez son efficacité, recueillez des commentaires et soyez prêt à effectuer des ajustements en cours de route.

Mais la mise en place d'un horaire hybride n'est qu'une partie de la mise en œuvre réussie du travail hybride dans votre organisation. Dans les prochains chapitres, nous verrons comment créer une politique de travail hybride qui donne à chacun une idée claire des attentes, comment diriger des équipes hybrides, comment choisir le bon logiciel de travail hybride, et bien plus encore.