Combien de temps faut-il pour mettre en place le logiciel de réservation « poste » ?

Oui, commencez par mettre en place un site pilote. Dans deskbird , vous configurez et publiez le site pilote, tandis que tous les autres sites restent masqués en tant que brouillons. Nous ne pouvons pas garantir de délai de déploiement standard. La configuration suit un ordre de étapes bien défini ; certaines nécessitent l'intervention de votre équipe informatique, et quelques modifications peuvent prendre plusieurs heures avant d'être répercutées chez tous les utilisateurs.

Combien de temps faut-il pour mettre en place le logiciel de réservation « poste » ?

Nous ne pouvons pas garantir de délai de déploiement standard. La mise en place suit un ordre bien défini : sites, étages et espaces, plans d’étage, utilisateurs et groupes, règles d’accès, salles de réunion, puis publication. Certaines étapes nécessitent l’intervention de votre équipe informatique, et certaines modifications peuvent prendre plusieurs heures avant d’être répercutées chez tous les utilisateurs. Nous vous recommandons de commencer par un projet pilote sur un seul site, puis d’étendre le déploiement.

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir les éléments suivants à portée de main :

• Le rôle « Administrateur global » dans « deskbird » pour la personne chargée de la configuration.
• Coordonnées des agences : nom, adresse et horaires d'ouverture de chaque agence.
• Images des plans d'étage : une par étage.
• La structure de votre équipe : les services ou équipes que vous souhaitez regrouper.
• Une décision concernant les salles de réunion : synchronisation avec les calendriers Microsoft 365 ou Google Workspace, ou conservation exclusive dans deskbird.

Lorsque le logiciel lui-même introduit un temps d'attente :

• Authentification unique SAML (module complémentaire « User & Data Management Plus ») : vous transmettez les métadonnées de votre fournisseur d'identité à notre équipe d'assistance. Nous configurons la connexion et vous informons dès qu'elle est opérationnelle.
• Configuration de SCIM (même module complémentaire) : la première synchronisation peut prendre entre 1 et 2 heures.
• Microsoft Teams: l'épinglage de l'application « deskbird » pour tous les utilisateurs peut prendre jusqu'à 24 heures avant d'être effectif pour l'ensemble des utilisateurs.

Faut-il commencer par tester la réservation « poste » dans un seul bureau ?

Oui. Un petit groupe pilote teste l'outil en avant-première, identifie les problèmes et contribue à les résoudre avant que les autres utilisateurs ne commencent à effectuer des réservations. Dans deskbird , vous configurez le bureau pilote et le publiez, tandis que les autres bureaux restent enregistrés en tant que brouillons. Les brouillons restent masqués aux utilisateurs jusqu'à ce que vous les publiiez.

Comment configurer le pilote dans « deskbird » :

• Créez les locaux avant que quiconque ne les voie. Enregistrez-les en tant que brouillon, puis ajoutez les étages, les zones, les bureaux et le plan d'étage. Une fois que tout est prêt, publiez les locaux, leurs étages et leurs zones, ainsi que le plan d'étage. La publication d'une zone est irréversible.
• Limitez les personnes autorisées à réserver. Définissez le statut du bureau pilote sur « Restreint » afin que seuls certains groupes puissent y effectuer des réservations.
• Effectuez le test en tant qu'utilisateur lambda. Les administrateurs globaux, les administrateurs de bureau et les responsables peuvent réserver n'importe quel espace, quelles que soient les règles d'accès. Pour vérifier un espace soumis à des restrictions, demandez à un collègue ne disposant pas d'un rôle d'administrateur d'essayer de le réserver.

Sélectionnez des utilisateurs pilotes issus de différentes équipes, services et fonctions. Les participants à cette phase pilote pourront ensuite jouer le rôle de référents pour l'outil et répondre aux questions de leurs collègues lorsque vous étendrez son utilisation.

Vous envisagez de lancer un projet pilote ? Plus de 250 000 utilisateurs dans plus de 80 pays réservent déjà via deskbird. Bénéficiez d'une démonstration adaptée à vos bureaux, en partant de vos sites et de vos outils actuels.

À quoi ressemble un plan allant de la phase pilote au déploiement à grande échelle ?

Nous proposons trois phases : un projet pilote dans un bureau, une extension à d'autres bureaux, puis un déploiement à grande échelle pour l'ensemble du personnel. Convenez des critères de réussite avant le lancement du projet pilote et prévoyez une étape décisive à la fin de celui-ci : étendre le projet, l'adapter ou y mettre fin. Le tableau présente le déroulement de chaque phase et les personnes généralement impliquées.

Notez les étapes clés dans un calendrier : formation, début et fin de la phase pilote, date limite pour les retours d'expérience et date de prise de décision.

Que faut-il configurer dans « deskbird » ?

Vous devez configurer, dans cet ordre, les bureaux, les étages et les zones, les utilisateurs et les groupes, les règles d'accès et les salles de réunion. Déterminez d'abord comment les utilisateurs se connecteront et d'où proviendront leurs comptes. Configurez ces deux éléments avant d'inviter les utilisateurs, afin que personne ne crée un compte séparé avec un e-mail et un mot de passe. Les administrateurs globaux peuvent suivre une liste de contrôle de configuration intégrée à l'application.

• Bureaux et étages. Chaque bureau doit comporter un nom, une adresse et des horaires d'ouverture. Téléchargez une image de plan d'étage par étage (format .svg recommandé ; les formats .pdf, .jpg, .jpeg, .png et .webp sont également acceptés, dans la limite de 15 Mo) et positionnez les espaces et les bureaux à l'aide d'un éditeur de type « glisser-déposer ».
• Connexion. La connexion via Microsoft ou Google est disponible pour toutes les formules. L'authentification unique SAML fait partie du module complémentaire « Gestion des utilisateurs et des données Plus ».
• Comptes utilisateurs. Invitez des personnes par e-mail ou importez-les via un fichier CSV. Par défaut, les collaborateurs utilisant l'adresse e-mail de votre entreprise peuvent également s'inscrire eux-mêmes. La gestion des comptes via SCIM et la synchronisation avec l'SIRH e font partie du module complémentaire « Gestion des utilisateurs et des données Plus ».
• Salles de réunion. Déterminez pour chaque salle si elle doit être synchronisée avec les calendriers Microsoft 365 ou Google Workspace, ou si elle doit exister uniquement sur deskbird. Une salle créée uniquement sur deskbird ne peut pas être convertie ultérieurement en salle synchronisée.
• Microsoft Teams. Votre administrateur Microsoft 365 peut activer l'application « deskbird » dans le centre d'administration de Teams, puis l'installer et l'épingler pour tous les utilisateurs.

Notre guide de configuration de base, disponible dans le Centre d'aide, vous accompagne pas à pas tout au long du processus.

Quels indicateurs faut-il mesurer lors d'un projet pilote de réservation « poste » ?

Évaluez si les utilisateurs se servent de l’outil et comment l’espace de travail est utilisé. Suivez le taux d’adoption, c’est-à-dire la proportion d’utilisateurs participant au projet pilote qui effectuent régulièrement des réservations, ainsi que le taux d’occupation poste et no-shows. Ajoutez des questions d’assistance et un bref questionnaire. Convenez des objectifs avant le lancement du projet pilote, afin de pouvoir en évaluer les résultats par rapport à ceux-ci au moment de prendre une décision.

Associez ces chiffres aux retours d'expérience recueillis lors d'entretiens ou d'un bref atelier avec des utilisateurs pilotes.

Qui doit participer au déploiement d'une réservation via poste ?

Les responsables RH et les responsables de site mènent ensemble la mise en place. Les RH se concentrent sur l'aspect humain : communication, formation et politique d'entreprise. Le responsable de site est en charge de la mise en place technique et organisationnelle. Votre équipe informatique gère la connexion, la création des comptes utilisateurs, la synchronisation des agendas et l'application Teams. Les managers qui réservent eux-mêmes leurs réunions incitent leurs équipes à faire de même.

• Lieu de travail ou « facility manager » : bureaux, plans d'étage, règles de réservation, règles d'accès.
• Informatique : méthode de connexion, gestion des comptes utilisateurs, calendriers des salles de réunion, Teams et Outlook.
• Ressources humaines : politique, communication, formation.
• Les « champions » des outils : les premiers utilisateurs au sein de chaque équipe qui aident leurs collègues.
• Responsables de projet et cadres : soutenez le projet et montrez l'exemple en réservant vous-mêmes.

Notre guide gratuit, intitulé « 6 stratégies pour une mise en œuvre réussie d’un logiciel de partage d poste s », aborde le rôle des responsables RH et des responsables d’équipe, ainsi que celui des ambassadeurs et des responsables chargés de l’outil, et explique comment planifier la communication.

Qu'est-ce qui ralentit le déploiement des réservations « poste » ?

Les erreurs les plus courantes consistent à ne pas faire le point sur l'utilisation actuelle des espaces, à ne pas disposer d'une politique de réservation écrite et à choisir un logiciel peu intuitif. Une quatrième erreur consiste à considérer le jour du lancement comme la ligne d'arrivée. Sans suivi ni ajustements, même un déploiement bien planifié finit par s'éloigner de la manière dont les équipes travaillent réellement.

Certains détails de configuration peuvent également vous faire perdre du temps si vous ne les remarquez que tardivement :

• Restriction prématurée d'un bureau. Avant de restreindre l'accès à un bureau, ajoutez toutes les personnes auxquelles une poste ou une place de parking y est attribuée à un groupe autorisé. Sinon, leurs affectations seront supprimées.
• Créer des salles avant de se décider sur la synchronisation du calendrier. Une salle créée uniquement dans « deskbird » devra être recréée pour pouvoir être synchronisée ultérieurement.
• Inviter les utilisateurs avant que l'authentification unique et la mise en service ne soient configurées. Les utilisateurs créent alors des comptes de messagerie et des mots de passe distincts.

Pour tout ce qui concerne la mise en place sur le lieu de travail, de la politique à l'aménagement des bureaux, consultez notre guide de mise en œuvre du « hot desking ». Pour comparer les outils avant de vous lancer, découvrez les meilleurs logiciels de réservation d'poste , ou découvrez comment fonctionne la réservation d'poste sur deskbird.