Comment mettre en place le hot desking dans un environnement de travail hybride

Ce qu'il faut prendre en considération avant le déploiement du hot desking

Avant de mettre en place le hot desking, assurez-vous de bien comprendre pourquoi vous le faites, comment votre espace actuel est utilisé et si l'agencement de votre espace de travail peut prendre en charge les changements prévus. Voici les préparatifs à effectuer avant de commencer votre feuille de route et la mise en œuvre du hot desking.

• Évaluez les besoins et la culture de votre entreprise : évaluez la taille de votre effectif, vos besoins en espace, les types de travail, la flexibilité souhaitée et le soutien de la direction afin de vous assurer que le hot desking correspond au mode de fonctionnement de votre organisation. Prenez également le temps d'évaluer soigneusement les avantages et les inconvénients du hot desking.
• Définissez l'objectif : clarifiez les principaux objectifs que vous souhaitez atteindre en introduisant le hot desking sur votre lieu de travail (par exemple, une meilleure efficacité de l'espace, un contrôle des coûts, une flexibilité de la main-d'œuvre). La définition précise de ces objectifs vous aidera à déterminer les indicateurs clés de performance (KPI) appropriés pour mesurer la réussite du projet, tels que les taux d'occupation, les économies réalisées et les taux de satisfaction des employés.
• Analysez l'utilisation actuelle de l'espace de bureau: suivez les taux d'occupation dans différentes zones de travail à l'aide de capteurs d'occupation ou d'un logiciel d'enregistrement, et cartographiez vos espaces de travail afin de visualiser les zones très fréquentées par rapport aux zones sous-utilisées. Combinez ces données avec les résultats des enquêtes menées auprès des employés afin d'éclairer votre stratégie en matière de bureaux partagés.
• Évaluez votre espace de bureau disponible : examinez l'agencement de vos bureaux, y compris les espaces communs et les espaces collaboratifs. Utilisez un outil de calcul d'espace de bureau pour estimer le nombre de bureaux dont vous avez besoin en fonction de vos effectifs et des habitudes de présence.
• Recueillez les commentaires des employés : organisez des discussions et des sondages afin de connaître leurs attentes et leurs préférences, et de détecter leurs éventuelles inquiétudes concernant le passage à un système de bureaux partagés. Leurs commentaires sont essentiels pour créer un espace de travail qui améliore l'expérience professionnelle de votre équipe.

Étape 1 : Créer une politique de partage des bureaux

La mise en œuvre réussie du hot desking commence par une politique détaillée qui fixe des objectifs et des règles clairs pour une utilisation équitable et garantit que tout le monde comprend comment les bureaux sont attribués et réservés. Documentez les règles et les processus de réservation ( y compris les délais pour les réservations à l'avance et les fenêtres de réservation), reliez l'accès aux bureaux et aux ressources à votre politique de travail hybride, et décrivez qui peut accéder à quelles zones ou à quels bureaux et quel équipement est fourni. Il est également important d'aborder des questions telles que la confidentialité et la vie privée, en particulier lorsque les employés traitent des informations sensibles.

Voici quelques bonnes pratiques en matière d'étiquette du hot desking à inclure dans votre politique et à partager avec votre équipe :

• Réservez votre bureau à l'avance pour éviter les conflits d'horaires et permettre à chacun d'organiser sa workday .
• Mettez vos téléphones en mode silencieux ou vibreur et passez vos appels personnels dans les zones prévues à cet effet afin de maintenir un niveau sonore agréable pour tous.
• Apportez vos propres appareils lorsque cela est possible et suivez les directives BYOD de votre entreprise afin de travailler efficacement avec un équipement qui vous est familier.
• Restez chez vous si vous êtes malade et annulez toute réservation de bureau afin d'éviter de propager la maladie dans un espace de travail partagé.
• Laissez le bureau propre et rangé en retirant vos effets personnels et en désinfectant la zone afin qu'elle soit prête pour la personne suivante.

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Étape 2 : Repensez l'aménagement de votre bureau et aménagez votre espace de travail physique

Pour transformer votre espace de travail traditionnel en un bureau à postes de travail partagés, vous devez repenser et rééquiper votre espace de travail afin de le rendre plus flexible et adaptable. La refonte doit privilégier la flexibilité, la collaboration et l'efficacité, avec différentes zones dédiées à différents styles de travail et tâches. Intégrez des solutions technologiques qui facilitent le partage des postes de travail, comme des systèmes de réservation pour les postes de travail et les salles de réunion. Étant donné que l'aménagement physique de votre bureau peut faire ou défaire l'adoption du partage des postes de travail, suivez ces étapes pour bien faire les choses.

• Segmentez votre bureau en zones (par exemple, zones calmes, zones de collaboration, cabines pour le travail nécessitant une concentration intense) qui répondent à différents styles de travail et tâches.
• Utilisez des systèmes d'orientation et des plans interactifs pour simplifier la réservation des espaces de travail pour les employés et les aider à trouver plus facilement leur bureau.
• Équipez les postes de travail et les zones des ressources nécessaires, notamment des espaces de rangement sécurisés, des imprimantes, des écrans, des stations de recharge et des produits d'entretien.
• Concevez des agencements de bureaux qui permettent à vos équipes de s'asseoir ensemble lorsqu'elles en ont besoin et qui favorisent à la fois le travail en groupe et la concentration sur des tâches individuelles.
• Envisagez des pratiques et un mobilier ergonomiques et mettez en place des configurations ajustables afin de répondre aux divers besoins des employés et de favoriser un espace de travail sûr et sain.

Étape 3 : Choisissez un logiciel de hot desking adapté à vos besoins

Choisir le bon logiciel de hot desking est essentiel pour faciliter la transition vers le partage de bureaux. Des outils tels que deskbird permettent aux employés de réserver facilement des bureaux et des ressources et sont essentiels pour intégrer de manière transparente le hot desking dans les opérations quotidiennes. Lorsqu'elles sont associées à d'autres outils technologiques sur le lieu de travail, tels que des systèmes de calendrier, des plateformes de communication et des outils de gestion de projet, ces solutions créent un environnement de travail cohérent qui favorise la productivité et l'engagement. Le bon outil vous aidera à résoudre les problèmes courants liés au hot desking, alors concentrez-vous sur :

• Expérience utilisateur intuitive : recherchez une interface claire et facile à naviguer, avec des plans d'étage visuels, afin que les employés puissent réserver des bureaux sans ou avec très peu de formation.
• Intégrations solides : assurez-vous que l'outil se connecte de manière transparente aux systèmes courants tels que Slack Microsoft Teams, ainsi qu'aux outils de calendrier tels que Google Calendar ou Outlook. deskbird, par exemple, fournit une application intuitive de réservation de bureau qui intègre nativement Outlook et MS Teams.
• Disponibilité en temps réel : la plateforme doit afficher la disponibilité des bureaux en temps réel afin d'éviter les doubles réservations et les frustrations quotidiennes.
• Accessibilité mobile : une application mobile permet aux employés de réserver et de s'enregistrer où qu'ils se trouvent.
• Analyses exploitables : des rapports fiables sur l'utilisation de l'espace, les heures de pointe et les absences vous aideront à affiner vos aménagements et à orienter vos futures décisions en matière d'espace.
• Enregistrement automatisé : des outils tels que les codes QR ou les capteurs permettent de rationaliser la gestion des présences et de libérer automatiquement les bureaux inutilisés.

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Étape 4 : Communiquer les changements, former les employés et lancer le projet

Une communication efficace, une bonne gestion du changement et une intégration adéquate sont essentielles pour réussir le lancement du hot desking et garantir son adoption à long terme. Informez vos employés des changements, expliquez-leur pourquoi ils sont mis en place et comment ils seront affectés, puis formez-les afin qu'ils comprennent comment utiliser le nouveau logiciel de hot desking, respectent les nouvelles politiques et tirent le meilleur parti de leur mode de travail flexible. Voici quelques conseils utiles pour promouvoir l'adoption du hot desking au sein de vos équipes.

• Communiquez les raisons et les avantages du hot desking à tous les employés. La transparence réduit la résistance et la confusion.
• Organisez des sessions de formation en direct et fournissez des guides sur les processus de réservation, les règles de partage de bureau et le dépannage des problèmes courants.
• Encouragez les commentaires et favorisez l'entraide entre collègues afin de résoudre les problèmes rapidement.
• Nommez des champions ou des influenceurs du hot desking au sein des services afin de stimuler l'engagement et l'adoption.
• Reconnaissez que le scepticisme est normal au début et concentrez-vous sur les premiers succès et les améliorations visibles pour remonter le moral des employés.

Étape 5 : Surveillez le déploiement du hot desking et affinez votre approche

Tout comme le travail hybride, le hot desking n'est pas une solution que l'on peut mettre en place une fois pour toutes. Il nécessite une surveillance et des ajustements continus pour rester efficace. Après son déploiement, commencez à surveiller ses performances à l'aide d'outils d'analyse du lieu de travail afin d'obtenir des données précieuses sur l'utilisation de l'espace, les heures de pointe et les préférences des employés. Utilisez ces informations pour ajuster votre agencement, vos politiques ou les ressources disponibles.

• Suivi des indicateurs clés de performance (KPI) : suivez les indicateurs clés de performance tels que l'occupation des bureaux, la fréquence des absences et l'utilisation des ressources, idéalement à l'aide de la fonction d'analyse et des données de votre logiciel de gestion des bureaux partagés.
• Ajustements de l'agencement : utilisez les données pour modifier l'agencement de vos bureaux, ajouter des bureaux si nécessaire et affiner votre ratio de partage des bureaux en fonction de l'utilisation réelle.
• Collecte de commentaires : recueillez régulièrement les commentaires de vos employés et apportez des améliorations itératives pour vous assurer que votre espace de travail évolue en fonction des besoins de l'organisation et des équipes.
• Réduction des coûts : communiquez régulièrement les tendances d'utilisation à l'équipe de direction afin d'obtenir son adhésion à une amélioration continue visant à maximiser les économies, le retour sur investissement et la satisfaction des employés.

Comment réussir la mise en place du hot desking

Le hot desking peut transformer votre bureau en un centre d'efficacité et de collaboration, mais sa mise en œuvre réussie nécessite une planification, une préparation et des ajustements. Planifiez soigneusement votre espace de bureau, créez des directives claires et utilisez un logiciel de hot desking tel que deskbird créer une configuration qui convient à tous et favorise la productivité dans un lieu de travail hybride.

Utilisez la gestion du changement pour surmonter les résistances et faites preuve de souplesse pour apporter des ajustements à mesure que vous évoluez vers un bureau à partage de postes de travail. Soyez ouvert au changement, écoutez votre équipe et affinez votre approche afin de créer un environnement de travail où chacun peut s'épanouir. Dans le prochain chapitre de ce guide, nous examinerons en détail comment aménager votre espace de travail pour le hot desking.