Configurazione dell'ufficio con hot desking: come progettare layout, zone e spazi scrivania

Un design attento dell'ufficio può aumentare la felicità dei dipendenti fino al 33%. Una configurazione dell'ufficio hot desking è il modo perfetto per sfruttare questo potenziale, ma solo se realizzata con intenzionalità. Passare dalle scrivanie assegnate all'hot desking non significa solo riorganizzare i mobili, ma ripensare a come il tuo spazio di lavoro supporta la produttività, la connessione e l'esperienza dei dipendenti.

Come pianifichi uno spazio ufficio hot desking?

Se vuoi trasformare il tuo ufficio in una configurazione di hot desking che funziona bene, devi iniziare con un piano ben progettato, un lavoro intenzionale sullo spazio ufficio disponibile per renderlo adatto a diversi tipi di lavoro flessibile.

1. Inizia con un'analisi approfondita dell'utilizzo attuale dello spazio

Per prima cosa, analizza come viene utilizzato il tuo spazio ufficio monitorando l'occupazione e mappando le zone ad alto traffico e a basso utilizzo. Utilizza questi dati per affinare la tua strategia di hot desking, ridistribuire le risorse e riprogettare gli spazi in modo che riflettano le esigenze reali, notando anche i punti di collaborazione come le aree caffè o le aree lounge che possono guidare la disposizione delle zone condivise. Mentre esamini i modelli, considera anche i requisiti di adiacenza. Alcuni team traggono ancora beneficio dall'essere vicini l'uno all'altro, quindi puoi pianificare un layout che supporti sia la flessibilità che l'allineamento del flusso di lavoro.

2. Pensa agli spazi di lavoro per la collaborazione

La ricerca mostra che la ragione principale per cui la maggior parte dei dipendenti visita l'ufficio è scambiare con i colleghi, collaborare e avere conversazioni informali. Prima di iniziare ad assegnare zone o riorganizzare l'arredamento, devi avere un quadro chiaro delle attività lavorative principali che il tuo team svolge quando è in sede.

• Definisci i tipi di lavoro principali: cerca di capire perché il tuo team viene in ufficio. È per collaborare, concentrarsi, parlare con gli altri, avere accesso alle attrezzature o incontrare i clienti?
• Ottimizza i tuoi spazi di collaborazione: adatta la dimensione e il numero delle sale ai modelli di utilizzo effettivi, non a supposizioni (ad esempio, più sale piccole, meno sale grandi). Qui puoi sfruttare i tuoi analytics sull'ambiente di lavoro.
• Rendi possibile il lavoro di squadra spontaneo: non dimenticare di pianificare zone di incontro informali, come aree lounge e angoli per riunioni rapide, per incoraggiare scambi e discussioni ad hoc.

3. Determina quante scrivanie ti serviranno effettivamente

Il passo successivo è tradurre le intuizioni sull'utilizzo dello spazio di lavoro e sulle esigenze di collaborazione in un numero realistico di scrivanie. Basando la tua pianificazione su dati, modelli di presenza settimanale e comportamenti specifici del team, puoi determinare il rapporto ottimale di condivisione delle scrivanie per il lavoro ibrido.

• Stima la domanda di hot desk utilizzando i dati di occupazione: basa il numero di scrivanie sulla presenza media in sede per team (non sul numero totale di dipendenti) e considera i modelli settimanali, gli orari dei team e le fluttuazioni stagionali.
• Utilizza saggiamente i benchmark del rapporto di hot desking: sebbene la proporzione vari di solito tra 0,6 e 0,8 scrivanie per dipendente, pensa a questo numero come a una linea guida, non come a una regola fissa. I team che lavorano prevalentemente in modo asincrono possono condividere più scrivanie, mentre i team orientati all'interazione potrebbero richiedere postazioni più consistenti.
• Utilizza strumenti di calcolo per validare la tua pianificazione: strumenti come il calcolatore di spazi ufficio di deskbird ti aiutano a stimare il numero corretto di scrivanie e a ottimizzare il tuo spazio ufficio.

Come si progetta un layout di ufficio hot desking?

Progettare un layout hot desking significa prendere decisioni pratiche riguardo a zonizzazione, adiacenza, spazi per riunioni e schemi di movimento, in modo che i dipendenti possano trovare intuitivamente lo spazio giusto per il compito da svolgere.

Le scelte che fai qui influenzano direttamente l'efficienza con cui le persone si muovono in ufficio, la frequenza con cui trovano lo spazio di cui hanno bisogno e se il layout supporta sia la concentrazione individuale che la collaborazione di squadra.

1. Utilizza la mappatura dell'ufficio per pianificare il tuo spazio fisico

La mappatura dell'ufficio ti aiuta a ottimizzare l'utilizzo dello spazio identificando aree ad alta e bassa attività per riorganizzare i layout, eliminare gli sprechi di spazio e migliorare i flussi di lavoro. Fornendo una panoramica strategica di dove ogni funzione dovrebbe essere collocata, ti permette di definire dove i diversi dipartimenti, le postazioni di lavoro, gli spazi di collaborazione e i servizi dovrebbero essere posizionati per l'efficienza. Puoi utilizzare diversi tipi di soluzioni di mappatura dell'ufficio per visualizzare il tuo spazio di lavoro fisico, inclusi planimetrie statiche e interattive, schemi di posti a sedere e mappe 3D.

2. Definisci delle zone in modo intenzionale, basate sui tipi di attività

Crea un layout d'ufficio che supporti diverse esigenze lavorative. Pensa all'agile office design e includi diversi tipi di spazi di lavoro nel tuo layout per dare ai dipendenti la libertà di scegliere lo spazio migliore per le loro attività. Le zone potrebbero includere:

• Postazioni di lavoro per la concentrazione
• Cabine telefoniche
• Sale riunioni ibride
• Zone di collaborazione (ad es. aree workshop o huddle rooms)
• Spazi sociali (ad es. una caffetteria)
• Lounge di lavoro
• Zone silenziose per il lavoro di concentrazione
• Spazi progetto flessibili (ad es. sale per team)
• Aree flessibili di condivisione delle scrivanie

3. Organizza le sale riunioni equilibrando dimensioni e capacità

L'ultima edizione del Workplace Occupancy & Utilization Index ha dimostrato che più della metà di tutte le sale riunioni sono progettate per ospitare cinque o più persone, mentre la domanda effettiva è maggiore per le sale riunioni piccole con una capacità di 2-4 persone. Ciò significa che è necessario ripensare gli spazi per le riunioni quando si progetta il layout dell'ufficio in hot desking. Chiediti in che modo:

• Qual è la dimensione media delle riunioni?
• Qual è la proporzione tra riunioni in presenza e riunioni ibride?
• Con quale frequenza vengono programmate le riunioni durante la settimana e a quali orari si verificano i picchi di conflitto nelle prenotazioni?
• Quali team o ruoli hanno più bisogno di sale riunioni e hanno requisiti specifici (ad esempio, privacy, attrezzature, acustica)?

4. Consigli pratici per la progettazione del tuo spazio ufficio in hot desking

• Progetta il tuo spazio per una collaborazione ibrida profonda: attrezza gli spazi per riunioni e collaborazione con schermi, telecamere e microfoni affidabili e utilizza arredi mobili in modo che le sale possano adattarsi rapidamente a diversi formati di riunione.
• Bilancia gli open space con spazi chiusi e silenziosi: i layout aperti, da soli, difficilmente incontrano le esigenze di tutti. Aggiungi dei quiet pods e piccole cabine per fare chiamate in modo che i dipendenti possano scegliere il livello di privacy e silenzio di cui hanno bisogno.
• Scegli con cura le zone adiacenti: definisci quali aree dovrebbero essere vicine per ridurre il rumore e conciliare dei flussi di lavoro fluidi. Mantieni le zone silenziose lontane dalle aree di incontro, posiziona le sale progetto vicino agli spazi di collaborazione, colloca le postazioni touchdown vicino agli ingressi e raggruppa i team con flussi di lavoro condivisi l'uno vicino all'altro.
• Pianifica i percorsi di circolazione in modo deliberato: osserva come le persone si muovono naturalmente in ufficio e disponi i corridoi più trafficati (come quelli per la cucina, le stampanti, i bagni e le sale riunioni) lontani dalle zone per il lavoro di concentrazione.
• Basa il tuo layout sulle reali esigenze dei dipendenti: prima di definire un nuovo layout, raccogli il feedback dai tuoi team sui loro modelli di lavoro effettivi. Tieni conto di quali compiti svolgono, con quale frequenza collaborano e cosa li rallenta.

‍

Quale attrezzatura è necessaria per l'hot desking?

Ogni postazione di lavoro hot desking necessita di monitor, docking station, sedute ergonomiche, accesso affidabile all'alimentazione e materiali per l'igienizzazione come base. Oltre a ciò, spazi di archiviazione, strumenti acustici e tecnologia di prenotazione delle scrivanie determinano se l'esperienza quotidiana è fluida o frustrante.

Ecco un elenco completo degli elementi essenziali per l'hot desking che non dovrebbero mancare nel tuo luogo di lavoro ibrido:

• Monitor, dock e caricabatterie universali (inclusi USB-C e HDMI)
• Facile accesso a prese di corrente, prese USB e gestione dei cavi
• Armadietti per effetti personali
• Armadietti o cassetti condivisi per forniture di uso comune
• Materiali per l'igiene e la pulizia della scrivania (ad es. salviette e spray detergenti)
• Armadietti tecnologici o stazioni di prestito dispositivi per tastiere o cuffie
• Cabine telefoniche insonorizzate, divisori per scrivania o pannelli acustici

Ergonomia delle scrivanie condivise per una forza lavoro flessibile felice e sana

Le pratiche ergonomiche sul luogo di lavoro svolgono un ruolo cruciale nel mantenere i dipendenti sani, a proprio agio e produttivi. Se doti ogni postazione di lavoro di strumenti ergonomici, puoi migliorare notevolmente il benessere dei dipendenti. Ecco alcune best practice sull'ergonomia dell'hot desking da seguire.

• Fornire sedute di alta qualità completamente regolabili: le sedie dovrebbero consentire la regolazione di altezza, braccioli, supporto lombare e inclinazione, poiché il comfort varia da persona a persona.
• Offrire scrivanie regolabili in altezza o un mix di opzioni sit-stand: le scrivanie sit-stand aiutano i dipendenti a cambiare postura durante il giorno, migliorando la circolazione e riducendo l'affaticamento.
• Utilizzare bracci per monitor, supporti per laptop e accessori ergonomici: i dipendenti dovrebbero essere in grado di alzare, abbassare o inclinare rapidamente gli schermi all'altezza degli occhi per mantenere una postura sana.
• Garantisci un'ergonomia coerente su tutte le scrivanie: ogni postazione di lavoro dovrebbe offrire gli stessi elementi ergonomici essenziali, come sedie regolabili e supporti per monitor, in modo che i dipendenti possano lavorare comodamente indipendentemente da dove si trovino.

Migliori pratiche per l'ufficio hot desking

Le seguenti pratiche aiutano a mantenere l'efficienza e assicurano un'esperienza quotidiana coerente per i dipendenti, dal momento in cui arrivano al momento in cui se ne vanno.

1. Implementa segnaletica e wayfinding

Utilizza segnaletica chiara, zone etichettate e marcatori con codice colore per aiutare i dipendenti a navigare e identificare facilmente le scrivanie. A seconda delle dimensioni del tuo spazio ufficio, potresti anche considerare l'uso di una wayfinding app per aiutare sia i dipendenti che i visitatori a navigare nel tuo spazio ufficio con facilità.

2. Scegli uno strumento di prenotazione con planimetrie interattive

Quando scegli il tuo software di hot desking, assicurati di selezionare un sistema di prenotazione scrivanie che funzioni con viste mappa che rendano più facile per i dipendenti trovare e prenotare lo spazio di lavoro giusto. Con le planimetrie interattive di deskbird, ad esempio, i dipendenti possono facilmente vedere dove sono seduti i colleghi e dove si trova la loro scrivania in ufficio.

3. Automatizza i check-in per prevenire i no-show e le scrivanie inutilizzate

Configura sistemi di check-in automatizzati per prevenire le prenotazioni fantasma e tracciare accuratamente l'occupazione effettiva. Soluzioni come deskbird offrono diverse opzioni di check-in (ad esempio, check-in tramite codice QR o check-in tramite geolocalizzazione) che consentono ai dipendenti di effettuare facilmente il check-in per le loro prenotazioni e di rilasciare automaticamente le risorse se prenotate ma non utilizzate.

4. Distribuisci dei promemoria visivi della tua policy "clean desk"

Fornisci salviette detergenti e promemoria a ogni postazione di lavoro per far sì che le scrivanie siano sempre pulite e pronte ad accogliere il prossimo dipendente. Questo può contribuire notevolmente a mantenere l'ambiente di lavoro ordinato per tutti.

5. Scegli con attenzione dove mettere gli armadietti

Posiziona armadietti facilmente accessibili vicino agli ingressi o alle aree di lavoro in modo che i dipendenti possano riporre i loro effetti personali durante il giorno. Assicurati che l'accesso agli armadietti sia comodo in modo che sia facile per i dipendenti prendere rapidamente gli oggetti se hanno dimenticato qualcosa all'arrivo.

6. Assicurati che tutti abbiano accesso all'attrezzatura di base

Garantisci l'accesso alla tecnologia essenziale con prese adatte, caricabatterie e Wi-Fi affidabile a ogni postazione di lavoro, e fai in modo che l'inizio di una giornata di lavoro sia semplice per i tuoi dipendenti, senza obbligarli a cercare una presa o la connessione.

Configurare il tuo spazio ufficio per il hot desking è solo il primo passo

La chiave per un ambiente di hot desking di successo è creare uno spazio di lavoro che supporti veramente il modo in cui i tuoi team collaborano, si concentrano e si connettono. Con il giusto layout, zone, attrezzature ed ergonomia in atto, il tuo ufficio diventa un luogo dove i dipendenti desiderano sinceramente essere.

Tuttavia, l'allestimento del tuo spazio di lavoro fisico è solo il primo passo nella tua roadmap di implementazione dell'hot desking. Nei prossimi capitoli, esamineremo più da vicino come selezionare il software di hot desking giusto e come gestire l'hot desking per mantenere fluide le operazioni quotidiane dell'ufficio.