Clean desk policy: linee guida per potenziare sicurezza e produttività

Una clean desk policy (CDP) stabilisce procedure chiare per il mantenimento dell'igiene e della sicurezza dello spazio di lavoro negli ambienti d'ufficio condivisi. Include regole per mettere in sicurezza i documenti riservati, rimuovere gli oggetti personali, smaltire correttamente i rifiuti e pulire le superfici prima di lasciare la postazione. Quando più dipendenti condividono lo stesso spazio di lavoro tramite desk sharing o hot desking, una clean desk policy diventa essenziale per mantenere un ambiente di lavoro positivo, sano e sicuro.

Questa guida fornisce raccomandazioni pratiche per implementare e far rispettare le regole di pulizia dell'ufficio nel tuo luogo di lavoro ibrido.

Definizione di una politica di clean desk

Una clean desk policy assicura che il tuo ambiente d'ufficio rimanga pulito e organizzato. Serve come guida per i dipendenti chiarendo le aspettative dell'azienda riguardo a pulizia e ordine. Queste regole chiare aiutano a mantenere l'igiene e l'ordine sulle scrivanie, aggiungendo un ulteriore livello di protezione per i dati riservati.

Mentre le configurazioni d'ufficio tradizionali incoraggiano già a mantenere le scrivanie pulite, ciò è diventato un must per gli uffici con hot desk. Lasciare una postazione di lavoro disordinata e sporca non è più un'opzione, dato che qualcun altro occuperà quella scrivania nel giro di poche ore o giorni.

Perché l'applicazione delle regole di pulizia dell'ufficio è fondamentale in un ambiente di lavoro condiviso

Approfondiamo questo argomento e spieghiamo perché essere chiari e rigorosi sulla pulizia della scrivania è ancora più importante in un luogo di lavoro condiviso rispetto che in un ufficio tradizionale.

La condivisione degli spazi di lavoro richiede rispetto e attenzione

Riprendiamo l'esempio della condivisione di un appartamento. Se le persone si mancano di rispetto, lasciano i piatti sporchi nel lavello della cucina e i capelli nella doccia, questo sistema non funziona. Si crea un'atmosfera negativa, i coinquilini non si sentono a casa e nascono conflitti tra di loro. Lo stesso accade quando si implementano modalità di lavoro flessibili e un modello di hot desking in ufficio. Una politica di pulizia delle scrivanie consente di stabilire regole uguali per tutti. Le procedure di non conformità garantiscono l'assenza di comportamenti distorti. I dipendenti si rispettano a vicenda e si preoccupano di lasciare la scrivania pulita per chi la userà dopo di loro.

Lasciare le scrivanie pulite e in ordine aumenta la produttività e la creatività

È dimostrato che lavorare in un ambiente pulito e ordinato aumenta la produttività e la creatività¹. Ma questo è ancora più importante quando si condivide la scrivania con altre persone. Chi vorrebbe arrivare al lavoro e sedersi a una scrivania piena di oggetti dei colleghi o, peggio, con tazze vuote e macchie di caffè? Una situazione di questo tipo ha indubbiamente un impatto sull'umore dei dipendenti e sulla loro capacità di concentrarsi efficacemente sui propri compiti. Anche se lavorare da casa aumenta la produttività, l'applicazione di regole come mantenere il posto di lavoro pulito e ordinato è essenziale per aumentare la produttività in presenza.

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Mantenere puliti gli spazi di lavoro allontana i microbi e protegge la salute delle persone

Condividere le scrivanie facilita la diffusione dei microbi. Ma, naturalmente, non vuoi che i tuoi dipendenti si contaminino a vicenda quando sono malati. L'ideale sarebbe che i membri del team si mettessero in malattia o lavorassero da casa quando non si sentono bene. Tuttavia, può capitare che escano da casa al mattino sentendosi perfettamente in forma e inizino ad ammalarsi nel corso della giornata. Per questo motivo, l'implementazione di regole igieniche per le scrivanie è fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro sano e tenere lontani i virus. Inizia quindi a rendere la pulizia della scrivania un'abitudine per tutti!

La definizione di politiche di clear/clean desk garantisce livelli più elevati di cybersecurity

Mantenere pulite le scrivanie condivise non è solo una questione di igiene. Significa anche ripulire gli spazi di lavoro condivisi da tutte le risorse e i documenti che potrebbero esporre informazioni riservate. Per questo motivo viene anche chiamata " scrivania pulita".

I dipendenti che condividono diverse scrivanie devono raddoppiare i loro sforzi per lasciare le loro postazioni di lavoro immacolate. Dal punto di vista della sicurezza, questo include:

• Non gettare documenti con materiale sensibile nei cestini
• Disconnettersi dalla sessione desktop prima di lasciare la postazione
• Protezione di tutti i documenti riservati

La tua clean desk policy deve applicarsi tanto all'ambiente fisico quanto a quello digitale.

Elementi chiave da includere nella tua politica di clean desk

L'ambito e lo scopo di una CDP

Prima di introdurre nuove regole e linee guida, è necessario spiegare perché le hai istituite, la loro portata e il loro scopo. La comprensione delle problematiche attuali e dei benefici che i tuoi dipendenti otterranno dall'applicazione di queste misure gioca un ruolo importante per il successo dell'implementazione della tua CDP.  

Ricorda loro che queste procedure si applicano anche quando lavorano fuori dall'ufficio. Naturalmente, i dipendenti da remoto non devono preoccuparsi di lasciare la propria scrivania pulita e in ordine per i colleghi quando lavorano da casa. Tuttavia, la riservatezza deve essere la loro priorità assoluta, quindi mantenere il loro spazio di lavoro pulito e ordinato dal punto di vista digitale rimane di primaria importanza.

Chiari comportamenti da adottare e da non adottare per la pulizia della scrivania dell'ufficio

Questa è la parte centrale della tua clean desk policy. Passare dall'avere una scrivania privata alla condivisione e al lavoro quotidiano da uno spazio di lavoro diverso è un cambiamento significativo a cui i membri del tuo team devono adattarsi.

Le regole devono:

• Rispondere a tutte le domande della tua forza lavoro riguardo a questo argomento
• Riassumere in modo trasparente le tue aspettative sulla pulizia dell'ufficio
• Affrontare i problemi comuni che i dipendenti riscontrano con la pulizia del desk sharing

Cerca di pensare a tutte le domande che il tuo personale potrebbe avere per fornire una risorsa che allinei tutti e rimuova ogni dubbio e incertezza. Il modo migliore per farlo è raccogliere feedback sui problemi che riscontrano con la pulizia del desk sharing.

Checklist della politica di Clean Desk

Una checklist è una risorsa rapida e facile a cui fare riferimento in caso di dubbio. Riassume ciò che il tuo personale dovrebbe fare per mantenere un ambiente di lavoro pulito e ordinato dove tutti si sentano a proprio agio.

Fai in modo che questa checklist sia scaricabile, in modo che i dipendenti possano averla sul proprio computer o telefono. Prima di concludere la giornata e andare a casa, possono semplicemente consultarla per assicurarsi di lasciare ai colleghi una scrivania immacolata e pronta all'uso.

Puoi anche creare diverse checklist, una per ogni tipo di spazio di lavoro:

• Scrivanie singole
• Sale riunioni
• Sale per riunioni rapide
• Altri spazi condivisi

Procedure in caso di non conformità

Ecco la parte non divertente ma inevitabile. Cosa succede se i dipendenti continuano a trovare scrivanie condivise con briciole di biscotti e documenti riservati dalla persona che le ha usate prima di loro?

La tua politica di pulizia dell'ufficio deve indicare i protocolli di non conformità, anche se ci auguriamo che non sia necessario farli rispettare. Come spiegato, garantire un ambiente d'ufficio chiaro e pulito va oltre l'igiene. È anche una questione di sicurezza e privacy. Pertanto, questa parte della policy deve indicare esplicitamente le misure applicabili in caso di mancato rispetto delle regole di pulizia dell'ufficio.

🧐 Leggi il nostro indice europeo di condivisione delle scrivanie per saperne di più sulle attuali tendenze dell'ufficio!

Le best practice per implementare con successo una politica di clean desk

Analizzare gli attuali problemi di pulizia degli uffici condivisi

Il primo passo è analizzare la situazione attuale su questo tema. Di che cosa si lamentano maggiormente i dipendenti per quanto riguarda la pulizia in un ambiente hot desk? Potresti aver notato direttamente alcuni problemi entrando in ufficio.

La cosa migliore è affrontare la questione tutti insieme. Coinvolgi i membri del tuo team chiedendo il loro feedback:

• Quali ritengono siano i problemi principali?
• Come credono che si possano risolvere?

Introdurla verbalmente, comunicarla virtualmente e condividerla fisicamente

Una volta individuati tutti i problemi e trovate le soluzioni, è il momento di condividere la politica di pulizia della scrivania. Tuttavia, inviare un'e-mail del tipo: "Ehi, ecco la nostra nuova politica di pulizia sul posto di lavoro! Ti preghiamo di applicarla d'ora in poi" non è sufficiente. Ecco come dovresti fare.

Comunicarlo correttamente per assicurarti che tutti i tuoi dipendenti lo leggano e lo mettano in pratica. Ciò significa:

• Presentarlo di persona (in presenza oppure on line)
• Renderlo accessibile virtualmente (e-mail, piattaforma di risorse, ecc.)
• Renderlo visibile fisicamente

Posiziona cartelli di promemoria in alcuni punti strategici del tuo ufficio. Ad esempio, puoi attaccare un poster o una checklist sulla policy della scrivania pulita su ogni scrivania in modo che i membri del tuo team non possano dimenticarla.

Fare riferimento ad essa in altri documenti ufficiali

Se hai adottato un approccio hot desking per il tuo spazio ufficio, probabilmente hai una policy di lavoro ibrido (se non ce l'hai, dovresti averla). È qui che dovrebbe essere menzionata anche la tua policy della scrivania pulita.

E per quanto riguarda il galateo della condivisione della scrivania? Hai stabilito delle linee guida ufficiali in merito? Una delle regole più importanti per la condivisione della scrivania è lasciare le scrivanie pulite e in ordine, per cui anche in questo caso una policy di pulizia della scrivania diventa fondamentale.

In altre parole, questa politica deve essere menzionata in tutti i documenti relativi alla gestione del lavoro ibrido e all'esperienza dei dipendenti.

Fare in modo che la stampa sia l'ultima opzione

"È necessario stamparla o verrà gettata nel cestino subito dopo?".

Prima di iniziare una stampa, questa domanda dovrebbe essere sempre presente nella testa di tutti. Cercare di diventare un ufficio il più possibile privo di carta non è solo un passo facile per promuovere la sostenibilità sul posto di lavoro. Riduce anche le possibilità di avere carta in giro e problemi di riservatezza. Meno documenti vengono stampati, minore è il rischio di disordine e di informazioni riservate in giro.

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Fornire risorse per consentire l'ordine e la pulizia dell'ufficio

La teoria è la parte più semplice quando si definisce una nuova policy; la pratica è spesso un'altra storia. Il tuo compito non finisce una volta che hai condiviso la tua nuovissima policy della scrivania pulita con la tua forza lavoro. Devi anche assicurarti che abbiano le risorse per applicare tali regole.

Fatti queste domande:

• Il tuo personale dispone di armadietti individuali per riporre i propri effetti personali quando non li usa o lavora da casa?
• Il tuo personale ha seguito una formazione sulla sicurezza e la privacy dei dati?
• Hai posizionato un panno e uno spray per la pulizia in ogni postazione di lavoro in modo che le persone possano pulire l'area prima di lasciare?

🌿 PS: se vuoi creare un luogo di lavoro sostenibile, ti consigliamo di evitare le salviette detergenti monouso.

Applicare la politica di pulizia della scrivania a tutti i dipendenti dell'azienda

Come si suol dire: "Dai l'esempio".

Una politica di pulizia delle scrivanie va a vantaggio di tutti: crea un ambiente di lavoro più piacevole, aumenta la creatività e la produttività e previene microbi e virus. Non c'è motivo di applicare queste regole solo ad alcune persone.

Oltre a essere ingiusto e diseguale, questo ha un impatto sulla sua efficienza. Quindi, dai membri della C-Suite agli stagisti e ai team di gestione, assicurati che tutti conoscano e applichino accuratamente le nuove regole.

Le policy fungono da guida per tutti sul posto di lavoro e mantengono l'ambiente positivo, organizzato ed efficiente. Una policy per la pulizia della scrivania è uno dei documenti chiave da definire quando si lavora in modo ibrido e si trasforma l'ufficio in un luogo di lavoro condiviso. La pulizia e l'ordine sono fondamentali per evitare conflitti e per garantire che i dipendenti siano contenti di venire in ufficio e ne traggano il massimo beneficio.

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Fonti:

¹The Case for Finally Cleaning Your Desk, Harvard Business Review.