Come misurare il ROI dell'ufficio e ottenere il massimo dal proprio spazio di lavoro

La maggior parte manager delle risorse umane manager citare il costo annuale dell’affitto con precisione al centesimo, ma se si chiede loro se quello spazio apporti un valore misurabile, la conversazione si interrompe. Il ROI degli uffici mette in relazione la spesa immobiliare con i benefici effettivi in termini di produttività, fidelizzazione e collaborazione; tuttavia, il lavoro ibrido complica questo calcolo, poiché la presenza varia di giorno in giorno e gli indicatori tradizionali, come le registrazioni dei badge, non riescono a cogliere il modo in cui lo spazio viene realmente utilizzato.

TL;DR

Il ROI degli uffici misura se il vostro spazio di lavoro genera un valore sufficiente a giustificare la spesa sostenuta. La maggior parte delle organizzazioni fatica a dimostrarlo perché monitora gli aspetti sbagliati o non ha una visione chiara di come lo spazio venga effettivamente utilizzato.

Che cos'è il ROI in ambito aziendale?

Il ROI degli uffici è il ritorno che la tua organizzazione ottiene dall'investimento negli spazi di lavoro. Si calcola confrontando il valore generato dall'ufficio con il costo totale della sua gestione. Il valore comprende la produttività, la fidelizzazione dei dipendenti, la qualità della collaborazione e la rapidità con cui i team portano a termine il lavoro.

Perché è importante? Probabilmente l'ufficio rappresenta una delle vostre maggiori spese operative. Se non riuscite a dimostrare che lo spazio offre un valore aggiunto, non potrete giustificare il budget. Il lavoro ibrido complica ulteriormente le cose, poiché la presenza in ufficio varia di giorno in giorno. Per giustificare le vostre spese, dovete sapere esattamente come e quando i dipendenti utilizzano l'ufficio.

I dirigenti di alto livello vogliono dati concreti prima di approvare i budget destinati al settore immobiliare. Hanno bisogno di vedere una riduzione dei costi, un’efficienza degli spazi misurabile e la prova che gli strumenti che proponete verranno effettivamente adottati. Per fornire loro tutto questo, dovete comprendere entrambi i lati dell’equazione del ROI: quanto spendete e quanto ricavate.

L'equazione del ROI in ambito aziendale: costi e valore

Una semplice formula permette di calcolare il ROI in ambito aziendale: il valore generato meno il costo totale, diviso per il costo totale. La sfida consiste nel definire con precisione ciascuna di queste componenti.

La maggior parte delle organizzazioni conosce i propri costi. Tiene traccia dei canoni di locazione, delle strutture, dell’infrastruttura IT e dei servizi come la ristorazione. Sono invece meno numerose le organizzazioni che monitorano con lo stesso rigore gli aspetti legati al valore. Il valore comprende gli incrementi di produttività, la fidelizzazione dei dipendenti, la qualità della collaborazione, la rapidità dei risultati e la capacità di attrarre talenti.

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Il lavoro ibrido complica la situazione per entrambe le parti. Spesso si pagano spazi che in certi giorni rimangono vuoti, il che fa lievitare il costo per postazione senza apportare alcun valore aggiunto. Anche le scelte relative al modello operativo incidono sull’equazione. Un contratto di locazione tradizionale comporta costi diversi rispetto agli spazi flessibili. I fogli di calcolo creati internamente richiedono più risorse IT rispetto a una piattaforma dedicata.

Per misurare accuratamente entrambi gli aspetti, occorre innanzitutto monitorare gli indicatori giusti.

Indicatori di ROI per gli uffici che dimostrano l'impatto sugli spazi e sulla produttività

Hai bisogno di indicatori che mostrino le prestazioni effettive del tuo locale.

I metodi tradizionali di conteggio delle presenze non tengono conto delle sfumature del lavoro ibrido. Il fatto che qualcuno effettui l'accesso all'edificio non dice se ha trovato una scrivania, ha collaborato con il proprio team o se se n'è andato dopo un'ora.

• Il tasso di utilizzo misura la percentuale di postazioni disponibili o sale utilizzate in un determinato periodo. Questo dato permette di capire se lo spazio a disposizione è eccessivo o insufficiente .
• L'analisi dei giorni di picco individua i giorni in cui si registra la domanda più elevata, aiutandoti a pianificare la capacità e a evitare un eccesso di risorse nei giorni di minor traffico.
• Il tasso di mancata presentazione tiene traccia delle prenotazioni che non si traducono in arrivi effettivi. Un numero elevato di mancate presentazioni significa che stai occupando posti che potrebbero essere messi a disposizione di altri.
• Il rapporto tra prenotazioni e presenze mette a confronto le presenze previste con quelle effettive, rivelandosi utile per le previsioni e l'applicazione delle politiche.
• La densità di collaborazione misura la frequenza con cui i team si ritrovano insieme in ufficio, indicando se il vostro spazio favorisce il livello di collaborazione che desiderate.

Questi indicatori richiedono una visione d'insieme dei dati relativi alle prenotazioni e alle presenze. Molte organizzazioni si affidano alla lettura dei badge o al conteggio manuale delle presenze. Entrambi questi metodi non tengono conto di come lo spazio venga effettivamente utilizzato nel corso della giornata.

Segnali relativi all'utilizzo e alla domanda

Analizzando insieme i dati relativi all'utilizzo, ai giorni di picco e alle mancate presentazioni, si ottiene un quadro completo della situazione. Un'elevata occupazione, unita a un alto numero di mancate presentazioni, indica un problema di disciplina nelle prenotazioni piuttosto che una carenza di spazio. Un basso utilizzo nei giorni di picco significa solitamente che è possibile ridurre lo spazio occupato o raggruppare i piani.

Immaginiamo una situazione comune. I dati relativi alle prenotazioni mostrano una domanda costantemente bassa il venerdì, con un tasso di occupazione medio globale pari solo al 34,5%. In quel giorno è possibile chiudere un piano o ridurre i servizi, tagliando i costi senza compromettere l'esperienza dei dipendenti. Per prendere queste decisioni occorrono fonti di dati affidabili: piattaforme di prenotazione, sensori e integrazioni con i calendari forniscono tutte le informazioni necessarie.

Passo dopo passo: come misurare il ROI dell'ufficio

Per mettere a punto un processo di misurazione affidabile è necessario un approccio strutturato. Iniziate definendo l'ambito e i tempi. Stabilite cosa misurare, se una singola sede o l'intero portafoglio, e per quale periodo. Allineate questi aspetti al vostro ciclo di bilancio o alle tempistiche di rinnovo dei contratti di locazione.

Successivamente, stabilisci il tuo costo di riferimento. Somma tutti i costi relativi agli spazi di lavoro, inclusi affitto, strutture, IT, servizi ed eventuali costi legati al sottoutilizzo. Utilizza un parametro di riferimento per postazione o per metro quadrato, in modo da poter effettuare un confronto tra le diverse sedi.

Individua quindi i fattori chiave che contano per la tua azienda. Non tutte le organizzazioni attribuiscono lo stesso valore agli stessi risultati. Scegli 2 o 3 fattori chiave, come la fidelizzazione o la frequenza della collaborazione, e definisci esattamente come intendi misurarli.

Raccogli i dati relativi all'utilizzo e alle presenze tramite sistemi di prenotazione o sensori. Integra questi dati con gli strumenti di calendario per confrontare le presenze previste con quelle effettive. Crea diversi scenari e valuta cosa succederebbe se riducessi lo spazio, modificassi le politiche ibride o investissi in servizi migliori. Confronta il ROI in ciascuno scenario.

Infine, comunica i risultati alle parti interessate. Traduci i risultati in risparmi sui costi, impatto sulla produttività e riduzione dei rischi. Utilizza elementi visivi per convincere la dirigenza.

Definire l'ambito e la linea di base

Quando si definisce il proprio scenario di riferimento, è importante considerare l'ambito di applicazione. La misurazione di un singolo piano richiede un approccio diverso rispetto alla misurazione di un portafoglio immobiliare globale. Le politiche sul lavoro ibrido influiscono direttamente sui modelli di utilizzo e devono essere prese in considerazione nel proprio scenario di riferimento.

Il tuo dato di riferimento dovrebbe riflettere le condizioni operative a regime. Evita di scegliere un mese in cui cadono festività importanti o si svolgono eventi aziendali straordinari. In questo modo avrai la certezza che i tuoi dati rispecchino le normali condizioni di lavoro.

Elaborare il modello di ROI e comunicare i risultati

I vostri modelli di ROI dovrebbero includere un'analisi di sensibilità. Cosa succede se il tasso di utilizzo cala? E se la fidelizzazione dei dipendenti migliora? Questo aiuta la dirigenza a comprendere l'intera gamma dei possibili risultati.

Le migliori presentazioni sul ROI collegano le decisioni relative agli spazi direttamente ai risultati aziendali, anziché limitarsi a evidenziare i risparmi sui costi. Ridurre la superficie occupata di un piano consente di risparmiare denaro che può essere reinvestito in spazi di collaborazione più efficaci. La rendicontazione periodica mantiene visibile il ROI e favorisce il miglioramento continuo.

6 consigli per massimizzare il ritorno sull'investimento del tuo ufficio

Come monitorare il ROI dell'ufficio con deskbird

Per monitorare il ROI dell'ufficio sono necessari dati accurati e un elevato livello di adozione da parte dei dipendenti. deskbird una gestione dell'ambiente di lavoro all-in-one gestione dell'ambiente di lavoro che semplifica il lavoro ibrido per i dipendenti e lo rende trasparente per la dirigenza. I dipendenti possono prenotare postazioni di lavoro, sale e posti auto con pochi clic direttamente da MS Teams, Slack o Outlook.

Questo elevato tasso di adozione genera dati precisi per l'analisi dell'ambiente di lavoro. Si ottiene così una trasparenza completa sui comportamenti in ufficio: i giorni di picco, le zone più trafficate e la domanda effettiva di risorse. La piattaforma si integra con oltre 50 strumenti, tra cui HRIS principali HRIS come Personio SAP, consentendo di esportare i report verso strumenti di BI come Power BI o BigQuery.

La funzione "Dynamic Spaces" limita automaticamente le risorse prenotabili nei giorni di scarso utilizzo, generando vantaggi immediati in termini di costi e sostenibilità. La sicurezza e la privacy rimangono al centro della piattaforma. deskbird sviluppato e ospitato interamente in Europa e soddisfa fin da subito gli standard aziendali in quanto soluzione conforme al GDPR e certificata ISO 27001 e SOC 2 Tipo II.

Trasforma le informazioni sul ROI dell'ufficio in azioni concrete

Misurare il ROI degli uffici ha senso solo se si agisce sulla base delle informazioni ottenute. deskbird manager degli spazi di lavoro manager visibilità necessaria per comprendere come viene utilizzato lo spazio, individuare gli sprechi e prendere decisioni basate sui dati in materia di gestione degli spazi.

La piattaforma ti aiuta a individuare i giorni e le zone con maggiore richiesta. Puoi individuare i casi di mancata presentazione, individuare le risorse sottoutilizzate e adeguare con sicurezza la tua presenza sul territorio. Ciò ti consente di sostenere la tua politica ibrida con dati reali sulle presenze.

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