12 metriche di utilizzo dell'ufficio per luoghi di lavoro ibridi migliori

L'83% dei team immobiliari aziendali monitora ora le metriche di utilizzo degli spazi, eppure molti prendono ancora decisioni costose basate su dati incompleti o sensazioni. Questa guida spiega quali metriche di utilizzo dell'ufficio sono realmente importanti per i luoghi di lavoro ibridi. Scopri come calcolarle con precisione. Scopri quali azioni intraprendere una volta compreso come il tuo spazio di lavoro viene realmente utilizzato.

TL;DR

Le metriche di utilizzo dell'ufficio misurano come il tuo spazio di lavoro viene effettivamente utilizzato rispetto alla sua capacità. Sostituiscono le supposizioni con i fatti. Con i dati giusti, puoi ottimizzare le dimensioni del tuo ufficio e ridurre i costi. Puoi anche migliorare l'esperienza in ufficio.

• Le 12 metriche seguenti coprono tutto, dall'occupazione di base all'accuratezza delle previsioni. Ognuna include una definizione chiara e un metodo di calcolo.
• Il rapporto prenotazioni-presenze e i tassi di no-show rivelano le prenotazioni fantasma che distorcono i tuoi dati e sprecano risorse.
• Monitorare le metriche giuste ti aiuta a giustificare le decisioni immobiliari e a ridurre lo spazio inutilizzato. Crea anche una migliore esperienza in ufficio.

Cosa sono le metriche di utilizzo dell'ufficio?

Le metriche di utilizzo dell'ufficio misurano come il tuo spazio di lavoro fisico viene utilizzato rispetto alla sua capacità. Monitorano l'utilizzo di scrivanie, sale riunioni, piani e aree comuni. Ciò avviene in periodi di tempo specifici.

Queste metriche rispondono a una semplice domanda: le persone stanno effettivamente utilizzando lo spazio per cui paghi?

Negli uffici tradizionali, le aziende presumevano che ogni dipendente avesse bisogno di una scrivania dedicata. Il lavoro ibrido ha cambiato questa realtà. La presenza non è più prevedibile. I conteggi statici del personale non riflettono la realtà. Le metriche di utilizzo dello spazio ti forniscono i dati per gestire la presenza flessibile e controllare i costi immobiliari. Ora l'83% dei team CRE li monitora.

Utilizzo dell'ufficio vs. occupazione dell'ufficio: qual è la differenza?

Molti manager non sanno distinguere questi 2 termini. Eppure misurano cose diverse.

L'occupazione è un'istantanea: ti dice quante persone sono in uno spazio in questo momento. L'utilizzo esamina l'uso nel tempo. Misura per quanto tempo uno spazio viene utilizzato rispetto alle ore in cui è disponibile.

[Table1]

Hai bisogno di entrambi. L'occupazione ti aiuta a capire la domanda di picco. L'utilizzo ti aiuta a capire se gli spazi si ripagano nel tempo.

Come calcolare il tasso di utilizzo dell'ufficio

Il calcolo dell'utilizzo dello spazio confronta il tempo di utilizzo con il tempo disponibile. Questa formula funziona per singole scrivanie, sale riunioni o interi piani.

Tasso di utilizzo dello spazio = (Tempo di utilizzo effettivo ÷ Tempo disponibile) × 100

Ecco come suddividere ogni parte:

• Tempo di utilizzo effettivo: le ore o i giorni in cui uno spazio è stato attivamente occupato o prenotato.
• Tempo disponibile: le ore o i giorni totali di funzionamento in cui lo spazio era disponibile per l'uso.
• Periodo di tempo: è possibile calcolarlo quotidianamente, settimanalmente o mensilmente a seconda del ciclo di pianificazione.

Considera una sala riunioni aperta per 8 ore e occupata per 4 ore. Il tasso di utilizzo è del 50%. Strumenti diversi possono calcolare l'"utilizzo" in modo leggermente diverso. La coerenza è più importante della formula esatta. Scegli un metodo e mantienilo in modo da poter confrontare i risultati nel tempo.

12 metriche di utilizzo dell'ufficio che ogni leader del workplace dovrebbe monitorare

Non tutte le metriche contano allo stesso modo. I migliori KPI di facility management sono quelli che guidano l'azione. Queste 12 metriche di pianificazione dello spazio ufficio offrono il massimo valore per i team ibridi.

1. Tasso di utilizzo dello spazio

Questa metrica mostra la percentuale del tuo spazio totale disponibile che viene attivamente utilizzato in un periodo di tempo specifico. Serve come base per comprendere l'efficienza dell'ufficio.

Un basso tasso di utilizzo dello spazio suggerisce che stai pagando per spazi vuoti. Hai bisogno di ottimizzazione dello spazio ufficio. Un tasso vicino al 100% indica sovraffollamento. Usa questa metrica per identificare piani o zone sottoutilizzati. Un piano può mostrare un utilizzo del 20% mentre un altro è all'80%. Consolida i team per risparmiare sui costi energetici e di pulizia attraverso l'ottimizzazione dell'ufficio.

2. Tasso di occupazione

Il tasso di occupazione misura il numero di persone presenti diviso per la capacità totale. Cattura un punto specifico nel tempo. Pensalo come un'istantanea di quanto sia occupato l'ufficio in questo momento.

Questa metrica è essenziale per la pianificazione operativa. I team di facility la usano per sapere quanto cibo ordinare per la mensa. La usano anche per programmare i servizi di pulizia in base al numero effettivo di persone che sono entrate in ufficio.

3. Occupazione durante i momenti di picco

L'occupazione durante i momenti di picco identifica il livello più alto di presenza durante un dato periodo. L'occupazione media spesso nasconde la realtà degli orari ibridi. Un ufficio può essere pieno al 30% in media ma raggiungere il 90% della capacità il mercoledì.

Devi pianificare il tuo spazio per i giorni di picco, non per i giorni medi. Se riduci lo spazio basandoti solo sulle medie rimarrai senza scrivanie nei giorni di punta. Questa metrica evidenzia i giorni di presenza "dal martedì al giovedì" comuni nel lavoro ibrido.

4. Densità per postazione

Questa metrica misura la quantità di metratura messa a disposizione di ciascuna postazione di lavoro. Influisce direttamente sul comfort e sulla collaborazione dei dipendenti.

Gli uffici ibridi spesso mirano a una densità inferiore. Meno persone vengono in ufficio ogni giorno, quindi le aziende possono permettersi di dare più spazio ai dipendenti. Il monitoraggio della densità per postazione ti assicura di rispettare gli standard di sicurezza. Fornisce anche un ambiente che supporta il lavoro focalizzato.

5. Tasso di inutilizzo

Il tasso di inutilizzo è la percentuale di scrivanie o sale disponibili che rimangono non prenotate o inutilizzate durante l'orario di lavoro. Un alto tasso di inutilizzo segnala spazio ufficio inutilizzato o una scarsa progettazione dello spazio.

Il monitoraggio dell'inutilizzo ti aiuta a giustificare le decisioni immobiliari. Se il 40% delle scrivanie è inutilizzato ogni giorno per 6 mesi, hai i dati per supportare un'azione. Considera la riduzione dello spazio ufficio o la rinegoziazione del tuo contratto di locazione.

6. Costo per postazione

Calcolalo dividendo i costi totali dell'ambiente di lavoro (affitto, utenze, servizi) per il numero di postazioni di lavoro. Questa metrica collega i dati relativi al tuo spazio ai risultati finanziari.

Quando migliori l'utilizzo, il tuo costo per postazione spesso diminuisce perchè soddisfi più persone con le stesse risorse. In questo senso, questa metrica è davvero preziosa. Dimostra i benefici finanziari di una politica di lavoro ibrido ben gestita.

7. Tasso di prenotazione-presenza

Il tasso di prenotazione-presenza misura la percentuale di prenotazioni in cui qualcuno ha effettivamente effettuato il check-in. Un tasso basso indica una tendenza a monopolizzare lo spazio. I dipendenti riservano scrivanie o sale 'per ogni evenienza' ma non le usano mai.

Questa metrica è fondamentale per la conformità al check-in. Strumenti come la funzionalità Desk Booking di deskbird tracciano automaticamente questi tassi. Incoraggiano i dipendenti a confermare il loro arrivo. Senza questi dati, i tuoi numeri di utilizzo riflettono intenzioni, non la realtà.

8. Tasso di no-show

Il tasso di no-show è la percentuale di prenotazioni in cui nessuno si è presentato. Tassi elevati di mancata presenza suggeriscono la necessità di politiche più severe o strumenti migliori. Queste prenotazioni fantasma sprecano risorse e frustrano i colleghi che non riescono a trovare un posto dove lavorare.

Le funzionalità di rilascio automatico aiutano ad affrontare questo problema. Liberano automaticamente una sala o una scrivania se non viene effettuato il check-in entro un tempo prestabilito, di solito, 15 minuti. Il Room Booking di deskbird include questa capacità, assicurando che i tuoi dati di utilizzo riflettano l'uso effettivo.

9. Utilizzo delle sale riunioni

L'utilizzo delle sale riunioni misura l'efficacia con cui vengono utilizzate le tue sale riunioni. Considera la loro capacità e disponibilità. Questo va oltre i semplici dati di prenotazione. Esamina se le sale hanno le dimensioni giuste per le riunioni che vi si tengono.

Traccia sia l'utilizzo del tempo, ovvero ore prenotate rispetto alle ore disponibili, sia l'utilizzo della capacità, ovvero partecipanti rispetto alla capacità della sala. I tuoi dati potrebbero mostrare che le grandi sale riunioni sono spesso utilizzate da sole 2 persone. Hai le prove per dividerle in sale più piccole. Il tasso di rotazione delle sale misura la velocità con cui le sale passano da una riunione all'altra. Può anche rivelare inefficienze nella pianificazione.

10. Rapporto di mobilità

Il rapporto di mobilità misura la percentuale della tua forza lavoro che opera in modo flessibile. Lo confronta con coloro che hanno postazioni assegnate. Calcolalo dividendo il numero di dipendenti che utilizzano postazioni di lavoro condivise per il tuo organico totale.

Questa metrica ti aiuta a capire quanto sia realmente ibrido il tuo ambiente di lavoro. Un rapporto di mobilità elevato significa che puoi supportare più dipendenti con meno scrivanie. Utilizza disposizioni di posti a sedere flessibili. Un rapporto basso suggerisce che i dipendenti si aspettano ancora uno spazio dedicato, il che influisce sulla tua pianificazione scrivania-dipendente. Traccia questo dato nel tempo per vedere se la tua cultura ibrida sta maturando.

11. Occupazione media durante un picco

L'occupazione media nei momenti di picco appiattisce i picchi di un singolo giorno. Fa la media dei tuoi dati di occupazione di picco su un periodo più lungo, di solito un mese o un trimestre. Questo ti impedisce di agitarti inutilmente se noti un giorno insolitamente affollato.

L'occupazione durante i momenti picco di un singolo giorno è importante per comprendere la domanda massima. L'occupazione media durante un picco ti fornisce una base più affidabile per la pianificazione dello spazio. Il tuo picco di un singolo giorno può raggiungere il 95% una volta, ma il tuo picco medio è del 70%. Probabilmente non hai bisogno di aggiungere spazio per quell'evento raro.

12. Accuratezza delle previsioni di utilizzo

L'accuratezza delle previsioni di utilizzo misura quanto le tue previsioni corrispondono alla realtà. Confronta i tuoi dati di occupazione o utilizzo previsti con i risultati effettivi. Questo calcola la varianza.

Il monitoraggio di questa metrica migliora la tua pianificazione futura e si collega a più ampie metriche di successo del lavoro ibrido. Se sovrastimi costantemente la partecipazione del martedì del 20%, aggiusta le tue previsioni. Aggiorna di conseguenza la tua allocazione delle risorse. Nel tempo, una previsione accurata ti aiuta a prendere decisioni migliori. Queste includono catering, programmi di pulizia e esigenze di spazio a lungo termine.

Come raccogliere dati di utilizzo affidabili

È possibile raccogliere dati sull'utilizzo da diverse fonti. Ognuna richiede dei compromessi.

[Table2]

Affinché le analisi di utilizzo siano affidabili, bisogna ottenere una raccolta dati coerente. Richiedono anche un forte impegno per la privacy dei dipendenti. I dipendenti devono sapere che i loro dati sono al sicuro. Le analisi dell'ufficio di deskbird sono costruiti con un approccio privacy-first, garantendo la piena conformità al GDPR in modo da poter costruire fiducia mentre raccogli insight.

Quando affronti le preoccupazioni dei dipendenti riguardo alla sorveglianza, concentrati sui dati aggregati. Evita il tracciamento individuale. Sii trasparente su cosa misuri e perché. L'obiettivo è far funzionare meglio lo spazio, non controllare gli individui.

Modelli settimanali e tendenze a lungo termine

Le metriche puntuali sono utili. Ma sono i modelli nel tempo che danno il quadro completo. Il lavoro ibrido ha creato ritmi settimanali distinti che la maggior parte degli uffici affronta.

• Modelli settimanali: la maggior parte degli uffici ibridi registra una bassa partecipazione il lunedì e il venerdì . I martedì sono in testa con un utilizzo del 51,5%. Se lo tieni a mente, potrai gestire meglio risorse come catering e consumo energetico. Potresti anche migliorare la partecipazione nei giorni più tranquilli.
• Tendenze stagionali: l'utilizzo spesso diminuisce durante i mesi estivi e le festività. Il monitoraggio di queste tendenze evita che ci siano riduzioni permanenti dello spazio basate su cali temporanei.

Gli strumenti per la pianificazione del lavoro ibrido ti aiutano a visualizzare queste tendenze e a pianificare con settimane o mesi di anticipo.

Come migliorare l'utilizzo dell'ufficio

I dati sono utili solo se agisci di conseguenza. Una volta comprese le tue metriche di utilizzo, puoi apportare modifiche pratiche che migliorano il funzionamento del tuo ufficio.

1. Imposta giorni di presenza per i team: coordina quando specifici team vengono in ufficio. Questo migliora la gestione dello spazio di lavoro e assicura che l'ufficio sia vivace anziché vuoto.
2. Ottimizza la tua planimetria: usa i tuoi dati di utilizzo e un calcolatore di spazi ufficio per identificare le zone morte. Converti le file di scrivanie vuote in aree conviviali o sale riunioni.
3. Implementa il desk sharing: passa dalle postazioni assegnate alle scrivanie prenotabili. Meno postazioni di lavoro possono essere usate agevolmente da più persone.
4. Aggiungi requisiti di check-in: richiedi ai dipendenti di confermare il loro arrivo. Questo semplice passaggio riduce le prenotazioni fantasma e libera spazio per altri che ne hanno bisogno.
5. Rivedi l'inventario delle sale riunioni:i tuoi dati potrebbero mostrare che le grandi sale conferenze sono spesso utilizzate da sole 2 persone. Dividile in sale più piccole.

Per ulteriori indicazioni sulla strutturazione di queste regole, è possibile esplorare le best practice per la pianificazione degli spazi dell'ambiente di lavoro.

In che modo deskbird ti aiuta a monitorare le metriche di utilizzo dell'ufficio

I fogli di calcolo manuali e i sondaggi da soli non bastano per una gestione efficace dello spazio ufficio. Gli uffici ibridi moderni richiedono di più. deskbird automatizza l'intero processo e ti offre visibilità sull'utilizzo dello spazio senza aumentare il carico amministrativo.

• Monitoraggio automatico delle presenze: vedi esattamente chi è presente e quando con gli strumenti di gestione della forza lavoro. Non è necessario chiedere ai manager di riportare i numeri manualmente.
• Dashboard di utilizzo dello spazio: i grafici ti mostrano l'utilizzo di scrivanie e sale per piano, team o periodo di tempo. Individua le tendenze in un colpo d'occhio.
• Integrazione con gli strumenti di uso quotidiano: i dati fluiscono direttamente da MS Teams, Slack, Outlook e Google Calendar. I dipendenti non devono imparare un nuovo strumento.
• Design incentrato sulla privacy: i tuoi dati sono ospitati nell'UE con piena conformità al GDPR e certificazione ISO 27001.

ILF Consulting Engineers Austria ha affrontato una sfida comune: la rapida crescita ha comportato una limitazione degli spazi ufficio, mentre sempre più dipendenti lavoravano in un modello ibrido, con i dipartimenti che litigavano per le scrivanie. Passando a deskbird, hanno adottato un modello di desk sharing che ora gestisce circa 800 postazioni di lavoro in sei sedi. La piattaforma ha fornito i dati necessari per massimizzare il loro patrimonio immobiliare esistente e la direzione non deve più mediare le controversie sugli spazi.

Non ci sono più litigi e, attraverso tutte le analisi, abbiamo anche capito che in realtà abbiamo spazio sufficiente. Di fatto, potremmo continuare a crescere e le scrivanie probabilmente sarebbero comunque abbastanza. Ma siamo stati in grado di fare questa affermazione solo dopo aver utilizzato deskbird per esaminare attentamente l'occupazione delle scrivanie e valutare tutto in dettaglio.

Josef P. Mayr, Amministratore Delegato di ILF Consulting Engineers Austria

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