Come collaborare efficacemente in un ambiente di lavoro ibrido

Il lavoro ibrido ha cambiato il modo in cui i team collaborano. Mentre gli strumenti digitali supportano il coordinamento da remoto, l'ufficio fisico gioca ancora un ruolo chiave quando i team si incontrano di persona. La maggior parte dei dipendenti afferma che l'interazione faccia a faccia è importante per la collaborazione e la costruzione di relazioni. Ciò significa che il layout del tuo ufficio deve supportare sia il lavoro di squadra in presenza che le connessioni ibride. La trasformazione deve essere sia digitale che fisica per consentire una collaborazione efficace in tutte le modalità di lavoro.

Questo articolo illustra perché ripensare il layout dell'ufficio è essenziale e come creare uno spazio di lavoro ibrido che favorisca la collaborazione e promuova un'esperienza positiva per i dipendenti.

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Team ibridi e collaborazione: il binomio perfetto

Collaborazione: l'aspetto centrale di un'azienda di successo

Come ha detto Martha Goedert: "Se vuoi andare veloce, vai da solo. Se vuoi andare lontano, vai insieme." Promuovere la collaborazione è un vero asso nella manica per un'attività di successo a lungo termine.

Tuttavia, il lavoro ibrido ha rimescolato il modo in cui i membri del team lavorano insieme. Anche quando le persone hanno a disposizione i migliori strumenti di collaborazione remota sul mercato, considerano ancora l'interazione di persona una componente chiave per una collaborazione prospera. Secondo il rapporto Hybrid Work Statistics 2022 di Zippia, l'87% dei lavoratori ritiene che incontrarsi di persona sia importante per collaborare e costruire relazioni con i colleghi.

Il lavoro di squadra e la collaborazione sono essenziali per il morale e l'esperienza dei dipendenti. Favorisce la connessione nel luogo di lavoro, crea un senso di appartenenza e rafforza un sentimento di comunità fondamentale per il benessere mentale e la soddisfazione lavorativa. Ma attenzione. Non stiamo parlando di costringere le persone a lavorare sempre insieme. Intendiamo facilitare la collaborazione e aiutare le persone a lavorare insieme grazie a un ambiente professionale e agli strumenti giusti.

Lavoro ibrido: l'approccio migliore per far prosperare i team

Mentre il lavoro ibrido richiede alle aziende e ai manager di ripensare la collaborazione, questo nuovo stile di lavoro è fondamentale per soddisfare le aspettative di una forza lavoro moderna. Stare in ufficio ogni giorno dalle 9:00 alle 18:00 non è più in programma.

I vantaggi del lavoro ibrido sono enormi:

• Maggiore soddisfazione lavorativa
• Un equilibrio tra vita privata e lavoro più sano
• Maggiore produttività

Per queste e molte altre ragioni, il lavoro flessibile è diventato non negoziabile per molti dipendenti:

• Il 37% dei candidati rifiuterebbe un'offerta senza accordi di lavoro flessibile
• Il 28% dei dipendenti rifiuterebbe una promozione se gli venisse richiesto di lavorare esclusivamente in presenza
• Il 28% dei lavoratori direbbe di no a un nuovo lavoro senza una politica di "lavoro da qualsiasi luogo"

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Collaborare in un ambiente di lavoro ibrido: l'importanza di trasformare il luogo di lavoro digitale e fisico

La collaborazione ibrida tra team non è solo digitale

Consentire modalità di lavoro più flessibili obbliga le aziende a pensare e implementare una strategia di trasformazione digitale rapida. Alcune organizzazioni potrebbero sentirsi smarrite di fronte a questa rapida evoluzione. Tuttavia, si tratta di un passo essenziale per garantire il successo delle modalità di lavoro ibrido e per rendere l'azienda a prova di futuro. I membri del team devono essere in grado di lavorare da casa e con i loro colleghi senza problemi come quando sono tutti in ufficio.

Tuttavia, con un modello di lavoro ibrido, non tutto avviene virtualmente come in una politica completamente in smart working. Pertanto, la collaborazione deve prosperare anche in loco, se l'intero team è in ufficio. Ecco perché è fondamentale trasformare sia il luogo di lavoro digitale che quello fisico. Quando sono in sede, i dipendenti devono avere accesso a spazi di lavoro che consentano la collaborazione con i colleghi in ufficio e con quelli che lavorano da remoto.

I 4 diversi tipi di collaborazione in un panorama ibrido

La collaborazione assume diverse forme. Ecco i quattro tipi che potresto notare:

• Nello stesso luogo e nello stesso momento. In questo scenario di collaborazione, i dipendenti lavorano insieme dalla stessa posizione. Ad esempio, si incontrano tutti in ufficio il mercoledì. In questi giorni, si tende a riservare più spazi collettivi che individuali.‍
• Nello stesso luogo, ma non nello stesso momento. In questo caso, le persone condividono anche lo stesso luogo di lavoro ma lavorano separatamente sui propri compiti. I membri del team sono più propensi a dare priorità ad aree tranquille e scrivanie singole.‍
• A distanza e in simultanea. In simile sistema di collaborazione, tutti lavorano insieme ma da casa o da un terzo luogo di lavoro. Questo succede soprattutto per i team distribuiti. Disporre dei migliori strumenti di collaborazione online è fondamentale.‍
• Remota e asincrona. L'ultimo tipo di collaborazione per i team ibridi è quando ogni membro lavora individualmente e da remoto. Si concentrano su compiti per progetti di gruppo, ma in autonomia. Questo accade spesso prima di passare alla modalità in simultanea, ad esempio.

Il ruolo dello spazio in ufficio e il suo impatto sulla collaborazione

Concentrarsi su compiti individuali a casa e lasciare il lavoro di gruppo per le giornate in presenza

Con il lavoro ibrido, molti dipendenti adattano le proprie modalità di lavoro. La maggior parte dà priorità ai compiti individuali per l'home office e riserva quelli relativi ai progetti di gruppo per i giorni in ufficio. Pertanto, il ruolo del luogo di lavoro fisico sta cambiando completamente. Sebbene alcuni membri del team apprezzino ancora lavorare in modo indipendente in ufficio, la maggior parte non vede l'ora di prenotare un posto in un ambiente collettivo per lavorare con i propri colleghi. I responsabili CRE e i facility manager devono considerare questo aspetto per ripensare lo scopo dell'ufficio e creare uno spazio di lavoro che soddisfi le aspettative della forza lavoro ibrida.

Creare aree che incoraggino le interazioni "water-cooler" e l'affiatamento del team

Un altro modo in cui lo scopo dell'ufficio cambia in un ambiente di lavoro ibrido è che non è più un luogo legato solo ai compiti lavorativi. Diventa un punto di incontro per socializzare e riconnettersi con i colleghi dopo alcuni giorni o settimane di lavoro da casa. Cosa c'entra questo con la collaborazione e il design dell'ufficio? Molto, perché significa che c'è un reale interesse a creare spazi dedicati alle interazioni di persona e al team bonding. Queste zone "chill" non sono fatte per lavorare, ma per godersi il tempo con i colleghi e costruire una connessione autentica tra loro. Consentire ciò influenza fortemente il modo in cui i dipendenti interagiscono e collaborano.

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Costruire spazi progettati per team ibridi

Il landscape dell'ufficio può contribuire a migliorare la coesione e il lavoro di squadra in un ambiente di lavoro flessibile, dall'hardware al software. I team ibridi hanno bisogno di accedere a strumenti e risorse di collaborazione ibridi specifici per lavorare insieme anche senza essere nella stessa sede.

È capitato praticamente a tutti, durante una videocall, di vedere il gatto di Samuele che passa davanti allo schermo e sentire Chiara che si lamenta della sua scarsa connessione wifi. Quindi, sappiamo tutti che la tecnologia gioca un ruolo chiave nella collaborazione efficiente in un ambiente di lavoro ibrido. Più avanti nell'articolo, spiegheremo gli strumenti e le risorse disponibili, come favoriscono la collaborazione ibrida e perché le aziende dovrebbero considerare seriamente di investirci.

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Le migliori pratiche per promuovere il lavoro di team e la collaborazione in un ambiente ibrido

Dati e persone: le risorse più preziose per creare un ambiente di lavoro ibrido fiorente

1. Dati

Il primo passo per creare uno spazio di lavoro propizio al lavoro di squadra e la collaborazione è studiare in dettaglio le analisi del luogo di lavoro. Ad esempio, è necessario determinare i tassi di utilizzo e occupazione del tuo ufficio.

Domande chiave a cui rispondere con i dati:

• Le zone per il lavoro collettivo sono utilizzate principalmente dalla tua forza lavoro ibrida?
• Il tuo personale preferisce continuare a lavorare su scrivanie individuali come in un modello di lavoro tradizionale?
• Alcune sale riunioni vengono prenotate più spesso di altre?
• Se sì, è perché sono dotati di hardware specifico?

I dati possono rispondere a tutte queste domande e a molte altre. Ma da dove si ottengono queste informazioni? Le analisi del luogo di lavoro sono la tua miniera d'oro e le puoi trovare, ad esempio, nell'app deskbird.

2. Dipendenti

Prendere decisioni basate sui dati è una delle chiavi per costruire un ambiente di lavoro fiorente. Tuttavia, l'opinione delle persone è l'ingrediente segreto per promuovere la collaborazione e suscitare soddisfazione e felicità nella nostra forza lavoro. Chiedendo direttamente ai lavoratori, è possibile capire che cosa manca o potrebbe essere migliorato nel tuo assetto ibrido. Questo può essere fatto attraverso un questionario sulla soddisfazione dei dipendenti specifico per quell'argomento o mentre si condivide un caffè con i colleghi.

Tutti i reparti devono lavorare insieme per progettare uno spazio di lavoro collaborativo di successo

I manager CRE e delle strutture sono indispensabili nella creazione di un ambiente di lavoro che favorisca la collaborazione. Tuttavia, la collaborazione con altri dipartimenti è fondamentale per realizzarne uno di successo.

I collaboratori fondamentali includono:

• Team IT: essenziale per implementare strumenti di collaborazione ibrida digitali in modo efficiente e sicuro
• Team leader: aiutano a comprendere meglio ciò di cui i dipendenti hanno bisogno per facilitare il lavoro di squadra nel luogo di lavoro
• Responsabili finanziari: definiscono se tali cambiamenti sono finanziariamente fattibili e determinano quanto i tuoi sforzi per costruire un ambiente di lavoro più collaborativo beneficiano le finanze dell'azienda

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La tecnologia: il suo ruolo essenziale nel favorire il lavoro di squadra e la collaborazione sul posto di lavoro

3. Software per la prenotazione delle sale

La prenotazione delle sale, possibile con deskbird, è una funzionalità integrata che consente ai membri del team di prenotare una sala riunioni per un orario specifico dal telefono o dal desktop. Le sale riunioni potrebbero non essere tutte attrezzate allo stesso modo. Alcune possono essere dotate di lavagne e tavoli collegati, mentre altre hanno sistemi di condivisione dello schermo. Utilizzando questo sistema di prenotazione degli spazi, i dipendenti possono assicurarsi di ottenere la sala riunioni di cui hanno bisogno per collaborare in condizioni ottimali.

4. Piattaforma di pianificazione ibrida

Immagina quanto sia frustrante arrivare in ufficio e pianificare di lavorare con un collega su un progetto comune, per poi rendersi conto che quel giorno la persona in questione non lavora in presenza. Queste situazioni possono incidere profondamente sul livello di collaborazione dei dipendenti. Per risolvere questo problema, ti consigliamo di utilizzare una piattaforma per l'hybrid scheduling (l'app deskbird è dotata anche di una funzione di pianificazione della settimana). In questo modo, i manager e i membri del team possono vedere gli orari degli altri e pianificare la loro settimana di conseguenza.

5. Analytics del posto di lavoro 

Come accennato, le analisi del luogo di lavoro sono una preziosa fonte di informazioni per creare un ambiente di lavoro che favorisca il lavoro di squadra e la collaborazione. Attraverso la tua infrastruttura digitale, continua a raccogliere ed esaminare i dati per determinare se il layout dell'ufficio viene utilizzato come immaginavi. Ti consente anche di individuare aree di miglioramento per continuare a potenziare la collaborazione tra la tua forza lavoro ibrida.

6. Hardware connesso

La tecnologia smart office connette i dipendenti in presenza e da remoto in un panorama di lavoro ibrido. Le aziende specializzate in questo campo stanno sviluppando tecnologie a cui non avremmo mai pensato qualche anno fa.

In base alle tue esigenze e al tuo budget, puoi investire nei seguenti strumenti di collaborazione ibrida:

• condivisione dello schermo in diretta;
• dispositivi VR (Realtà Virtuale);
• lavagne bianche;
• tabelle collegate;
• macchine da caffè intelligenti ☕ (non sottovalutare il potere di una pausa caffè per creare legami e idee creative);
• ecc...

Il legame tra layout dell'ufficio e lavoro del team

Trasformare lo spazio di lavoro digitale e riprogettare il tuo ufficio è fondamentale per promuovere la collaborazione del team ibrido. Analizzare i dati e discutere con i dipendenti e altri dipartimenti ti permette di capire dove la forza lavoro ibrida incontra maggiori difficoltà e cosa dare priorità. Con feedback costruttivi e un buon lavoro di squadra, puoi soddisfare le esigenze delle persone che collaborano in un ambiente di lavoro ibrido.

Oltre ad adattare i tipi di spazi di lavoro che offri, deve essere considerato anche l'aggiornamento di software e hardware per dotare il tuo personale degli strumenti e delle risorse giuste per farli lavorare al meglio in un ambiente di lavoro flessibile. Sei alla ricerca di un sistema di gestione dello spazio di lavoro ibrido user-friendly che si adatti alle tue esigenze?

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