Come gestire l'hot desking: best practice e consigli

Preoccupazioni comuni relative all'hot desking e come superarle

L'hot desking funziona al meglio quando il tuo team è sicuro di trovare lo spazio di lavoro giusto e quando può coordinarsi facilmente con i propri colleghi. Il modo più efficace per raggiungere questo obiettivo è anticipare i punti di attrito comuni e affrontarli con un approccio chiaro e orientato alle soluzioni, che attinga sia alle soluzioni organizzative che alle caratteristiche chiave del tuo software di hot desking.

1. Scrivanie non disponibili

Una preoccupazione comune tra i dipendenti che utilizzano l'hot desking è quella di non trovare uno spazio di lavoro adeguato quando ne hanno bisogno. Strumenti come deskbird offrono disponibilità in tempo reale e supportano regole di prenotazione chiare, in modo che i dipendenti possano assicurarsi rapidamente una scrivania che soddisfi le loro esigenze, mentre funzioni come planimetrie interattive e spazi preferiti o assegnati rendono la prenotazione dello spazio di lavoro ancora più semplice.

2. Interfaccia utente dello strumento confusa

Se un'app per la prenotazione delle scrivanie risulta complicata, le persone non la useranno. Un flusso di prenotazione semplice e guidato, con opzioni di prenotazione rapida e brevi tutorial interni, contribuisce notevolmente a creare fiducia. Scegliere un software progettato intorno a un'esperienza utente intuitiva rende più facile l'adozione fin dal primo giorno. deskbird, ad esempio, è progettato per essere così facile da usare che non richiede alcuna formazione.

3. Difficoltà a lavorare insieme come una squadra

I team spesso temono di non riuscire a sedersi tutti insieme. Facilita il coordinamento consentendo ai colleghi di vedere facilmente dove hanno prenotato e riservare scrivanie vicine. La visibilità sugli orari dei propri colleghi aiuta tutti a pianificare in modo più efficace le giornate in ufficio. Con deskbird puoi anche progettare zone specifiche per i team, in modo da rendere ancora più facile per i tuoi team sedersi tutti insieme.

4. Incertezza riguardo all'accesso a servizi quali i parcheggi

Il parcheggio e altre risorse e servizi dell'ufficio possono essere importanti tanto quanto lo spazio di lavoro vero e proprio. Consentire ai dipendenti di prenotare servizi come i posti auto rende la workday priva di intoppi. Le app di hot desking come deskbird rendono queste risorse disponibili per la prenotazione insieme alle scrivanie, garantendo ai dipendenti un tragitto casa-lavoro più agevole e meno sorprese mattutine.

5. Difficoltà nel trovare uno spazio di lavoro adeguato

Non tutte le scrivanie sono adatte a ogni tipo di attività, il che può generare preoccupazioni del tipo "Non riesco a trovare lo spazio giusto per il mio lavoro". Etichettare gli spazi di lavoro in base al tipo, ad esempio zone silenziose, aree di collaborazione, scrivanie regolabili in altezza o configurazioni di attrezzature specifiche, aiuta le persone a trovare il posto giusto per il lavoro che stanno svolgendo. I filtri intelligenti per le attrezzature consentono ai dipendenti di scegliere facilmente uno spazio di lavoro che supporti davvero la loro giornata.

6. Stress causato da cambiamenti dell'ultimo minuto

I piani cambiano e il tuo sistema di hot desking dovrebbe adattarsi facilmente in modo che i dipendenti non percepiscano la gestione delle prenotazioni come una seccatura. La facile cancellazione delle prenotazioni, le opzioni di riprenotazione rapida, l'accesso mobile e i promemoria utili impediscono che le scrivanie inutilizzate rimangano bloccate e garantiscono il corretto funzionamento del sistema. deskbird le cancellazioni con un solo clic e il rilascio automatico intelligente in caso di mancato check-in, rendendo facile per i team modificare i propri piani.

Perché è necessaria una politica di hot desking per garantire il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane

Una politica chiara sull'hot desking è essenziale per gestire il lavoro ibrido su base quotidiana. Definisce le aspettative, fornisce una struttura e garantisce che tutti comprendano come utilizzare gli spazi condivisi in modo equo. Definendo le modalità di prenotazione delle scrivanie, il modo in cui i team coordinano le presenze e come devono essere trattati gli ambienti condivisi, la politica diventa la base per un'esperienza di hot desking senza intoppi. Ecco cosa includere:

• Chiarire lo scopo dell'hot desking: spiegare perché la propria organizzazione ha adottato l'hot desking e in che modo questo favorisce la flessibilità, l'efficienza degli spazi e gli obiettivi di lavoro ibrido.
• Stabilire obiettivi chiari per un utilizzo equo: definire linee guida che garantiscano pari accesso e promuovano la trasparenza in merito alla disponibilità delle scrivanie.
• Definire le regole e le procedure di prenotazione: descrivere come i dipendenti devono prenotare le scrivanie, compresi i periodi di prenotazione, le cancellazioni e le regole in caso di mancata presentazione.
• Integra le aspettative di presenza ibrida: collega la prenotazione delle scrivanie al tuo modello di lavoro ibrido, chiarisci le aspettative in loco e crea collegamenti incrociati tra la tua politica di hot desking e la tua politica di lavoro ibrido.
• Affronta le questioni relative alla privacy e ai dati: comunica quali informazioni relative alle prenotazioni sono visibili, come vengono gestiti i dati e come gestire il lavoro sensibile negli spazi condivisi.
• Stabilisci delle aspettative per un ambiente di lavoro ordinato: promuovi un ambiente di lavoro pulito in modo che gli spazi di lavoro rimangano pronti per la persona successiva e includi un pratico galateo per l'hot desking.

Come far funzionare l'hot desking attraverso una gestione efficace delle persone e del cambiamento

Una gestione efficace delle risorse umane prima, durante e dopo l'implementazione dell'hot desking svolge un ruolo fondamentale nel creare fiducia, ridurre gli attriti e garantire che i dipendenti si sentano supportati durante la transizione verso uno spazio ufficio flessibile. Una comunicazione chiara, un inserimento semplice, una guida costante e un feedback continuo aiutano i team a comprendere il sistema, ad adattare le loro routine quotidiane e a rimanere coinvolti nelle operazioni quotidiane.

Prima del lancio

Ponete le basi con una comunicazione chiara e un allineamento preventivo. Spiegate perché viene introdotto l'hot desking, cosa cambierà e come saranno supportati i dipendenti. Create uno spazio per domande sulla disponibilità delle scrivanie, sui posti a sedere del team e sulle attrezzature, in modo che le persone capiscano cosa aspettarsi. La trasparenza sin dall'inizio crea fiducia, riduce l'incertezza e garantisce che tutti affrontino la transizione con sicurezza.

Durante il lancio

Concentrati su un inserimento semplice e pratico e su un rinforzo costante. Offri brevi demo o guide dettagliate per mostrare ai dipendenti come prenotare, cancellare o modificare le prenotazioni nelle loro routine quotidiane. Condividi suggerimenti rapidi e incoraggia i manager a dare l'esempio nelle loro routine per aumentare l'adozione del software di prenotazione. Piccoli promemoria costanti aiutano a normalizzare il nuovo flusso di lavoro e a mantenere il sistema in primo piano nella mente dei dipendenti.

Dopo il lancio

Utilizzate brevi sondaggi o verifiche periodiche per raccogliere opinioni e dimostrare che il feedback dei dipendenti contribuisce attivamente al miglioramento. Un feedback regolare non solo consente di individuare tempestivamente eventuali punti di attrito, ma rafforza anche il coinvolgimento dei dipendenti durante e dopo l'implementazione. Adeguate le vostre politiche di hot desking, la disposizione degli uffici o la comunicazione man mano che emergono nuovi modelli dopo l'implementazione, per rimanere reattivi alle mutevoli esigenze. Fornite canali chiari per la risoluzione dei problemi e risposte rapide alle domande più comuni, in modo che i dipendenti si sentano supportati anche molto tempo dopo l'implementazione.

In che modo l'analisi dell'hot desking può migliorare le operazioni quotidiane?

L'utilizzo dei dati per monitorare l'occupazione, i no-show e il comportamento di prenotazione è uno dei modi più efficaci per garantire il corretto funzionamento e migliorare nel tempo la configurazione dell'ufficio con hot desking. L'analisi dell'hot desking ti aiuta a capire come le persone utilizzano effettivamente lo spazio del tuo ufficio, evidenzia dove le risorse sono insufficienti e guida decisioni informate su modifiche al layout, regole di prenotazione o adeguamenti delle politiche. Con i KPI giusti, puoi passare da un approccio basato su supposizioni a uno prevedibile e basato sui dati per la gestione dell'hot desking.

Concentrati su metriche relative all'hot desking quali:

• Tasso di utilizzo delle scrivanie: mostra la frequenza con cui le scrivanie sono utilizzate rispetto a quelle disponibili, aiutandoti a determinare se ne hai troppe o troppo poche.
• Occupazione massima rispetto a quella media: rivela i modelli di presenza in ufficio in modo da poter ottimizzare il personale, i servizi e la disposizione degli spazi nei giorni o nelle fasce orarie di maggiore richiesta.
• Occupazione delle postazioni di lavoro condivise: tiene traccia della percentuale di postazioni flessibili in uso in un dato momento, aiutandoti a identificare le aree sovraffollate o la capacità inutilizzata.
• Tasso di mancata presentazione: evidenzia il numero di prenotazioni non utilizzate, consentendo di modificare le regole di cancellazione, inviare promemoria o attivare funzioni di rilascio automatico.
• Tempi di prenotazione: tiene traccia con quanto anticipo i dipendenti prenotano le scrivanie, aiutandoti a decidere se i periodi di prenotazione debbano essere più brevi, più lunghi o più flessibili.
• Spazi di lavoro più e meno popolari: identifica quali zone o tipi di scrivanie sono sovraffollati o sottoutilizzati.

Gestisci il tuo ufficio con postazioni condivise grazie a deskbird

deskbird da piattaforma all-in-one per la gestione del tuo ambiente di lavoro ibrido, aiutandoti a gestire in modo fluido l'hot desking e offrendo ai dipendenti un modo semplice e affidabile per trovare gli spazi di cui hanno bisogno. La sua interfaccia intuitiva e i suoi strumenti sono progettati per supportare la realtà quotidiana del lavoro ibrido. Le principali funzionalità dell'hot desking includono:

• Prenotazione prenotazione delle scrivanie: i dipendenti possono prenotare le scrivanie in pochi secondi, filtrare per attrezzature o zona e vedere la disponibilità in tempo reale.
• Visibilità e coordinamento del team: le planimetrie interattive mostrano chi è in ufficio e dove si trova, facilitando la collaborazione tra i membri del team.
• Regole di prenotazione intelligenti: tempi di prenotazione personalizzabili, opzioni di check-in e funzioni di rilascio automatico aiutano a prevenire i casi di mancata presentazione e a garantire un uso corretto degli spazi condivisi.
• Esperienza intuitiva: un'interfaccia pulita e intuitiva garantisce che chiunque possa prenotare uno spazio di lavoro senza bisogno di formazione.
• Analisi del luogo di lavoro: approfondimenti su occupazione, assenze, modelli di domanda e aree più frequentate guidano il miglioramento continuo della disposizione degli uffici e delle politiche aziendali.
• Integrazioni per flussi di lavoro più fluidi: collega deskbird tue piattaforme di comunicazione, deskbird tuoi strumenti di calendario e deskbird tuoi sistemi interni per garantire interazioni senza intoppi sul posto di lavoro.

Oltre all'hot desking, deskbird offre deskbird servizi di prenotazione delle sale, gestione dei visitatori e gestione della forza lavoro ibrida, fornendo alle organizzazioni una soluzione completa per la gestione di un ufficio moderno e flessibile.

Panoramica delle migliori pratiche per la gestione dell'hot desking

Un'esperienza di hot desking fluida dipende da processi chiari, strumenti intuitivi, una comunicazione efficace e dalle migliori pratiche che legano insieme questi elementi. Le seguenti abitudini quotidiane garantiscono che il vostro sistema di hot desking rimanga efficiente, equo e facile da usare per tutti.

• Mantieni le regole di prenotazione semplici e trasparenti.
• Fornire una chiara visibilità sulla disponibilità delle scrivanie e delle risorse.
• Rendi l'onboarding rapido e intuitivo grazie a brevi tutorial e demo.
• Assicurati che i team possano coordinarsi facilmente consentendo la visibilità su chi è in ufficio e dove si trova.
• Mantenete un comportamento coerente nell'area di lavoro, rispettando le aspettative relative all'allestimento, alla pulizia e al rumore.
• Utilizza i dati per individuare tempestivamente i modelli e guidare gli adeguamenti necessari.
• Offri canali di assistenza accessibili in modo che i dipendenti possano ottenere aiuto rapidamente.
• Raccogli regolarmente feedback leggeri e agisci di conseguenza.