Configurazione dell'ufficio con hot desking: come progettare layout, zone e spazi di lavoro

Configurazione dell'ufficio con postazioni condivise: come pianificare lo spazio del tuo ufficio

Se desiderate trasformare il vostro ufficio in una struttura di hot desking di successo, dovete iniziare con un piano solido. Ciò che occorre è una riprogettazione intenzionale dello spazio ufficio disponibile per renderlo adatto a diversi tipi di lavoro flessibile.

1. Inizia con un'analisi approfondita dell'utilizzo attuale dello spazio

In primo luogo, analizza come viene attualmente utilizzato lo spazio del tuo ufficio monitorando l'occupazione e mappando le zone ad alto traffico e quelle a basso utilizzo. Utilizza questi dati per perfezionare la tua strategia di hot desking, ridistribuire le risorse e riprogettare gli spazi in modo che riflettano le esigenze effettive, tenendo conto anche dei punti di collaborazione come le aree caffè o le zone con sedute morbide che possono guidare la scelta della collocazione delle zone condivise. Mentre esamini i modelli, prendi in considerazione anche i requisiti di adiacenza. Alcuni team traggono ancora vantaggio dalla vicinanza reciproca, quindi puoi pianificare un layout che supporti sia la flessibilità che l'allineamento del flusso di lavoro.

2. Pensate agli spazi di lavoro per la collaborazione

Le ricerche dimostrano che il motivo principale per cui la maggior parte dei dipendenti si reca in ufficio è quello di interagire con i colleghi, collaborare e intrattenere conversazioni informali. Prima di iniziare ad assegnare le zone o a riorganizzare l'arredamento, è necessario avere un quadro chiaro delle attività lavorative principali che il team svolge quando è in sede.

• Definisci i tipi di lavoro principali: cerca di capire perché il tuo team viene in ufficio. È per collaborare, concentrarsi, socializzare, accedere alle attrezzature o interagire con i clienti?
• Dimensiona correttamente i tuoi spazi di collaborazione: adatta le dimensioni e il numero delle sale alle effettive modalità di utilizzo, non alle ipotesi (ad esempio, più sale piccole e meno sale grandi). È qui che puoi sfruttare le analisi sul tuo ambiente di lavoro.
• Favorisci il lavoro di squadra spontaneo: non dimenticare di prevedere zone di incontro informali, come sedute comode e angoli per riunioni veloci, per incoraggiare scambi e discussioni ad hoc.

3. Determina quanti banchi ti serviranno effettivamente

Il passo successivo consiste nel tradurre le informazioni raccolte sull'utilizzo dello spazio di lavoro e sulle esigenze di collaborazione in un numero realistico di postazioni. Basando la pianificazione sui dati, sui modelli di presenza settimanale e sui comportamenti specifici dei team, è possibile determinare il rapporto ottimale di condivisione delle postazioni per il lavoro ibrido.

• Stima la domanda di hot desk utilizzando i dati di occupazione: basa il conteggio delle scrivanie sulla presenza media in loco per team (non sul numero totale di dipendenti) e considera i modelli settimanali, gli orari dei team e le fluttuazioni stagionali.
• Utilizzate con saggezza i parametri di riferimento relativi al rapporto hot desking: sebbene i rapporti comuni oscillino solitamente tra 0,6 e 0,8 scrivanie per dipendente, considerateli come linee guida e non come regole fisse. I team che lavorano prevalentemente in modo asincrono possono condividere più scrivanie, mentre i team orientati all'interazione potrebbero richiedere posti a sedere più consistenti.
• Utilizza strumenti di calcolo per convalidare la tua pianificazione: strumenti come il calcolatore di spazio ufficiodeskbird ti aiutano a stimare il numero giusto di scrivanie e ottimizzare lo spazio del tuo ufficio.

Spazi di lavoro condivisi: come progettare la disposizione del tuo ufficio

La progettazione del layout è il momento in cui la pianificazione si traduce in decisioni pratiche relative alla suddivisione in zone, all'adiacenza, agli spazi di incontro e ai modelli di movimento. L'obiettivo è quello di creare un ambiente in cui le persone possano trovare intuitivamente lo spazio giusto per l'attività da svolgere.

1. Utilizza la mappatura degli uffici per pianificare il tuo spazio fisico

La mappatura degli uffici ti aiuta a ottimizzare l'utilizzo dello spazio identificando le aree ad alta e bassa attività per riorganizzare i layout, eliminare gli spazi inutilizzati e migliorare i flussi di lavoro. Fornendo una panoramica strategica della collocazione ottimale di ciascuna funzione, ti consente di definire dove posizionare i diversi reparti, le postazioni di lavoro, gli spazi di collaborazione e i servizi per garantire la massima efficienza. È possibile utilizzare diversi tipi di soluzioni di mappatura degli uffici per visualizzare lo spazio di lavoro fisico, tra cui planimetrie statiche e interattive, schemi di disposizione dei posti a sedere e mappe 3D.

2. Designare zone chiare e intenzionali in base ai tipi di attività

Crea un layout dell'ufficio che supporti diverse esigenze lavorative. Pensa a un design agile dell'ufficio e includi diversi tipi di spazi di lavoro nel tuo layout per dare ai dipendenti la libertà di scegliere lo spazio più adatto alle loro attività. Le zone potrebbero includere:

• Postazioni di lavoro Focus,
• Cabine telefoniche,
• Sale riunioni ibride,
• Zone di collaborazione (ad esempio, aree workshop o sale riunioni),
• Spazi sociali (ad esempio un bar dove lavorare),
• Sale di lavoro,
• Zone silenziose per concentrarsi sul lavoro,
• Spazi di progetto flessibili (ad esempio, sale riunioni) e
• Aree flessibili di condivisione delle scrivanie.

3. Pianificare sale riunioni con una combinazione equilibrata di dimensioni e capienza

L'ultima edizione dell'Indice di occupazione e utilizzo degli spazi di lavoro ha dimostrato che oltre la metà delle sale riunioni è progettata per ospitare cinque o più persone, mentre la domanda effettiva è maggiore per le sale riunioni di piccole dimensioni con una capienza di 2-4 persone. Ciò significa che è necessario ripensare gli spazi riunioni quando si progetta la disposizione degli uffici con postazioni di lavoro condivise. Ponetevi domande come:

• Qual è la dimensione media delle riunioni?
• Qual è il rapporto tra riunioni in presenza e riunioni ibride?
• Con quale frequenza vengono programmate le riunioni durante la settimana e in quali orari si verificano i maggiori conflitti di prenotazione?
• Quali team o ruoli fanno maggiormente affidamento sulle sale riunioni e hanno requisiti specifici (ad esempio, privacy, attrezzature, acustica)?

4. Consigli pratici per progettare il tuo spazio ufficio con hot desking

• Progetta il tuo spazio per una collaborazione ibrida senza soluzione di continuità: dota gli spazi dedicati alle riunioni e alla collaborazione di schermi, telecamere e microfoni affidabili e utilizza arredi mobili in modo che le sale possano adattarsi rapidamente a diversi formati di riunione.
• Bilanciare le aree aperte con spazi chiusi e tranquilli: i layout aperti da soli raramente soddisfano le esigenze di tutti. Aggiungere cabine silenziose e piccole cabine telefoniche in modo che i dipendenti possano scegliere il livello di privacy e tranquillità di cui hanno bisogno.
• Pianificate intenzionalmente le adiacenze delle zone: individuate quali aree dovrebbero essere vicine per ridurre il rumore e favorire flussi di lavoro fluidi. Tenete le zone silenziose lontane dalle aree sociali, collocate le sale progetti vicino agli spazi di collaborazione, posizionate le scrivanie temporanee vicino agli ingressi e raggruppate i team con flussi di lavoro condivisi vicini tra loro.
• Pianificate con attenzione i percorsi di circolazione: osservate come le persone si muovono naturalmente all'interno dell'ufficio e mantenete i percorsi più trafficati, come quelli che conducono alle cucine, alle stampanti, ai bagni e alle sale riunioni, lontani dalle aree di lavoro.
• Basa il tuo layout sulle reali esigenze dei dipendenti: prima di decidere un nuovo layout, raccogli i feedback dei tuoi team sui loro effettivi modelli di lavoro. Scopri quali attività svolgono, con quale frequenza collaborano e cosa li rallenta.

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Di quali attrezzature per l'hot desking avete bisogno?

La configurazione del tuo ufficio hot desking non sarà completa senza fornire ai dipendenti gli strumenti giusti, il comfort ergonomico e l'accesso senza interruzioni alle risorse essenziali. Ogni postazione di lavoro deve essere completamente attrezzata, facile da ripristinare e sufficientemente flessibile da supportare diversi stili di lavoro. Ecco un elenco di elementi essenziali per l'hot desking che non dovrebbero mancare nel tuo ambiente di lavoro ibrido:

• Monitor, dock e caricatori universali (compresi USB-C e HDMI),
• Facile accesso alle prese di corrente, alle porte USB e alla gestione dei cavi,
• Armadietti per gli effetti personali,
• Armadietti o cassetti condivisi per forniture di uso comune,
• Materiali per l'igiene e il riordino della scrivania (ad es. salviette e spray detergenti),
• Armadietti tecnologici o stazioni di prestito dispositivi per tastiere o cuffie, e
• Cabine telefoniche con cancellazione del rumore, divisori per scrivanie o pannelli acustici.

Ergonomia dell'hot desking per una forza lavoro felice, sana e flessibile

Le pratiche ergonomiche sul posto di lavoro svolgono un ruolo fondamentale nel mantenere i dipendenti sani, comodi e produttivi. Dotando ogni postazione di lavoro di strumenti ergonomici, è possibile migliorare notevolmente il benessere dei dipendenti. Ecco alcune best practice da seguire in materia di ergonomia nell'hot desking.

• Fornire sedute completamente regolabili e di alta qualità: le sedie devono consentire la regolazione dell'altezza, dei braccioli, del supporto lombare e dell'inclinazione, poiché il comfort varia da persona a persona.
• Offri scrivanie regolabili in altezza o una combinazione di opzioni sit-stand: le scrivanie sit-stand aiutano i dipendenti a variare la postura durante la giornata, migliorando la circolazione e riducendo l'affaticamento.
• Utilizzare bracci porta monitor, supporti per laptop e accessori ergonomici: i dipendenti devono poter alzare, abbassare o inclinare rapidamente gli schermi all'altezza degli occhi per mantenere una postura corretta.
• Garantire un'ergonomia coerente su tutte le scrivanie: ogni postazione di lavoro dovrebbe offrire gli stessi elementi ergonomici essenziali, come sedie regolabili e supporti per monitor, in modo che i dipendenti possano lavorare comodamente indipendentemente dal posto in cui si trovano.

6 best practice per rendere il tuo ufficio con postazioni di lavoro condivise adatto all'uso quotidiano

Assicurati che il tuo spazio di lavoro hot desking sia attrezzato e pronto per il turnover giornaliero, in modo che tutto funzioni senza intoppi. Le seguenti best practice aiutano a mantenere l'efficienza e garantiscono un'esperienza senza intoppi per tutti.

1. Implementare segnaletica e indicazioni stradali

Utilizza segnaletica chiara, zone contrassegnate e indicatori con codice colore per aiutare i dipendenti a orientarsi e identificare facilmente le scrivanie. A seconda delle dimensioni del tuo ufficio, potresti anche prendere in considerazione l'uso di un'app di orientamento per aiutare sia i dipendenti che i visitatori a orientarsi facilmente all'interno dello spazio.

2. Scegli uno strumento di prenotazione con planimetrie interattive

Quando scegli il software per l'hot desking, assicurati di selezionare un sistema di prenotazione delle scrivanie che funzioni con visualizzazioni mappa, in modo da rendere più facile per i dipendenti trovare e prenotare lo spazio di lavoro giusto. Con le planimetrie interattivedeskbird, ad esempio, i dipendenti possono vedere facilmente dove sono seduti i colleghi e dove si trova la loro scrivania nell'ufficio.

3. Automatizza i check-in per evitare le mancate presentazioni e i banchi inutilizzati

Configurare sistemi di check-in automatizzati per prevenire prenotazioni fantasma e monitorare con precisione l'occupazione effettiva. Soluzioni come deskbird diverse opzioni di check-in (ad esempio, check-in tramite codice QR o check-in tramite geolocalizzazione) che consentono ai dipendenti di effettuare facilmente il check-in per le loro prenotazioni e di liberare automaticamente le risorse se sono state prenotate ma non utilizzate.

4. Predisponete dei promemoria visivi della vostra politica di pulizia della scrivania

Fornisci salviette detergenti e promemoria in ogni postazione di lavoro per mantenere un'igiene costante e garantire la prontezza al cambio turno. Questo può contribuire notevolmente a mantenere l'ambiente di lavoro ordinato per tutti.

5. Scegli con attenzione i luoghi di conservazione

Posiziona gli armadietti ad accesso rapido vicino agli ingressi o alle aree di lavoro, in modo che i dipendenti possano riporre i propri oggetti personali durante la giornata. Assicurati che l'accesso agli armadietti sia comodo, in modo che i dipendenti possano prendere rapidamente gli oggetti che hanno dimenticato al loro arrivo.

6. Assicurarsi che tutti abbiano accesso alle attrezzature di base

Garantite l'accesso alle tecnologie essenziali fornendo prese di corrente, caricabatterie e Wi-Fi affidabile in ogni postazione di lavoro, in modo che i dipendenti possano iniziare a lavorare senza dover cercare prese di corrente o connessioni.

Allestire il tuo spazio di lavoro hot desking è solo l'inizio

Riprogettare lo spazio del tuo ufficio per l'hot desking non significa solo consentire una maggiore flessibilità nella disposizione dei posti a sedere. La chiave per un ambiente di hot desking di successo è creare uno spazio di lavoro che supporti realmente il modo in cui i tuoi team collaborano, si concentrano e interagiscono. Con la giusta disposizione, le zone, le attrezzature e l'ergonomia adeguate, il tuo ufficio diventerà un luogo in cui i dipendenti vorranno davvero stare.

Tuttavia, l'allestimento dello spazio di lavoro fisico è solo il primo passo nel percorso di implementazione dell'hot desking. Nei prossimi capitoli vedremo più da vicino come selezionare il software giusto per l'hot desking e come gestirlo per garantire il regolare svolgimento delle attività quotidiane in ufficio.

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