Come scegliere il miglior software per hot desking

Perché hai bisogno di uno strumento per l'hot desking che non sia Excel

La gestione degli hot desk in Excel può funzionare per i team di piccole dimensioni, ma diventa rapidamente lenta, soggetta a errori e difficile da mantenere man mano che l'organizzazione cresce. I fogli di calcolo si basano su aggiornamenti manuali, che portano a doppie prenotazioni, mancata presentazione e zero visibilità su come viene effettivamente utilizzato l'ufficio. Ogni modifica richiede tempo amministrativo e ogni decisione si basa su pure supposizioni.

Il software per l'hot desking elimina tutte queste difficoltà, rendendolo un'alternativa di gran lunga migliore alla prenotazione delle scrivanie in Excel. Uno strumento software dedicato all'hot desking non solo risolve le difficoltà del coordinamento manuale delle scrivanie tramite fogli di calcolo, ma offre anche ulteriori vantaggi, quali:

• Automazione che elimina il lavoro amministrativo sostituendo la modifica manuale e la gestione di check-in, cancellazioni e mancata presentazione.
• Niente più doppie prenotazioni o errori umani grazie a regole di prenotazione chiare e aggiornamenti in tempo reale che garantiscono che i banchi non possano essere sovraprenotati.
• Analisi del luogo di lavoro che forniscono informazioni dettagliate sui tassi di occupazione, sui giorni più affollati e sui modelli di frequenza.
• Migliorata esperienza dei dipendenti grazie alla chiara visibilità su chi è in ufficio e alla facilità di prenotazione tramite desktop o dispositivo mobile.
• Impatto positivo sul ROI grazie alla riduzione dei costi d'ufficio, alla maggiore soddisfazione dei dipendenti e alla migliore disponibilità di spazio.

Quali sono le funzionalità fondamentali da ricercare in una soluzione di hot desking?

I migliori strumenti di hot desking semplificano la prenotazione per i dipendenti e forniscono ai team sul posto di lavoro i dati necessari per pianificare in modo più intelligente. Quando valuti le opzioni, concentrati sulle funzionalità che semplificano le operazioni quotidiane, si integrano con gli strumenti esistenti e si adattano facilmente alla crescita della tua organizzazione.

• Disponibilità delle scrivanie in tempo reale: i dipendenti devono poter vedere immediatamente quali scrivanie sono libere, occupate o non disponibili, in modo da poter prenotare con sicurezza.
• Piante interattive: una mappa interattiva aiuta le persone a scegliere il posto giusto e a comprendere immediatamente la disposizione dell'ufficio.
• Opzioni di check-in intelligenti: i check-in automatici o a tempo impediscono le prenotazioni fantasma e garantiscono che le scrivanie inutilizzate vengano liberate rapidamente.
• Regole e limiti di prenotazione chiari: cerca una soluzione che offra politiche di prenotazione configurabili, come tempi di prenotazione, zone di squadra o accesso prioritario, per supportare il tuo modello di lavoro ibrido.
• Analisi: solide analisi sul posto di lavoro che evidenziano tendenze, giorni di picco e aree sottoutilizzate aiutano a ottimizzare lo spazio dell'ufficio ed evitare costi immobiliari superflui.
• Scalabilità: assicurati che la soluzione sia in grado di gestire più sedi, un numero maggiore di utenti e funzionalità aggiuntive senza compromettere le prestazioni e che i prezzi rimangano trasparenti e in linea con la tua crescita.
• Interfaccia semplice e intuitiva: un design pulito e intuitivo riduce gli attriti e favorisce l'adozione del software da parte dei vostri team.
• Integrazioni: connessioni perfette con calendari e piattaforme di comunicazione mantengono le prenotazioni allineate con riunioni e flussi di lavoro.

Quali integrazioni sono importanti nella scelta di un software per hot desking?

Il tuo software di hot desking funzionerà al meglio se collegato agli strumenti già in uso, in modo che i tuoi team possano prenotare scrivanie e risorse tramite gli strumenti con cui hanno già familiarità. L'integrazione con altre tecnologie per l'ambiente di lavoro e strumenti di lavoro ibridi garantisce il flusso automatico dei dati, l'aggiornamento delle prenotazioni e la possibilità per i dipendenti di prenotare le scrivanie senza dover imparare a utilizzare un altro software. In breve, una configurazione integrata riduce gli attriti, migliora l'adozione da parte dei dipendenti e mantiene i dati del tuo ambiente di lavoro coerenti tra calendari, strumenti di comunicazione e sistemi interni.

Ecco alcune integrazioni fondamentali a cui dovresti dare la priorità quando scegli un software per l'hot desking.

• Outlook e Microsoft Teams: una sincronizzazione bidirezionale con MS Teams e Outlook garantisce che le prenotazioni delle scrivanie appaiano direttamente nei calendari dei dipendenti e rimangano aggiornate in tempo reale, evitando sovrapposizioni tra le prenotazioni.
• Google Calendar: l'integrazione con GCal consente ai dipendenti di prenotare e gestire gli spazi di lavoro dal calendario che già utilizzano.
• Slack: l'integrazione dello strumento con Slack prenotazioni rapide, inviare notifiche push e promemoria direttamente all'interno dello strumento utilizzato quotidianamente, riducendo la necessità di passare da un'app all'altra.
• Single Sign-On (SSO): il SSO garantisce un accesso senza intoppi e aumenta la sicurezza consentendo ai dipendenti di accedere con le loro credenziali aziendali esistenti.
• HRIS : l'integrazione con il tuo sistema HR sincronizza automaticamente i dati dei dipendenti, le autorizzazioni e le assenze, in modo che il sistema rifletta sempre chi ha diritto a prenotare le scrivanie e quando.
• Gestione utenti: l'integrazione del software di hot desking con i sistemi di gestione utenti semplifica l'aggiunta e la rimozione di utenti su larga scala, mantenendo aggiornati gli accessi, i ruoli e le informazioni della directory senza alcun intervento manuale.

Perché il tuo software di hot desking dovrebbe offrire un'esperienza ottimale sia agli utenti che agli amministratori IT

Un sondaggio condotto da Gartner ha rilevato che i nuovi software sono fonte di frustrazione per il 60% dei dipendenti e che il 40% degli utenti evita di utilizzarli dopo aver avuto un'esperienza negativa. Un'esperienza utente fluida è quindi fondamentale per favorirne l'adozione sia a livello di dipendenti che di amministratori. I dipendenti adottano gli strumenti di hot desking solo se li trovano intuitivi e facili da usare. Lo stesso vale per gli amministratori IT e dell'ambiente di lavoro. Più il sistema è facile da configurare, mantenere e scalare, più velocemente la tua organizzazione realizzerà il ROI previsto. Scegli quindi una soluzione di hot desking che offra un'interfaccia intuitiva, un'esperienza mobile app solida, una configurazione e una scalabilità semplici e controlli di autorizzazione chiari che mantengano la gestione semplice e in linea con le tue politiche di lavoro ibrido.

In che modo le analisi integrate aumentano il valore della tua soluzione di hot desking

Le analisi dettagliate sono una delle funzionalità più potenti del software per l'hot desking. I dashboard di analisi integrati consentono ai responsabili degli spazi di lavoro e delle strutture di monitorare l'utilizzo delle scrivanie e comprendere l'utilizzo dello spazio. Queste informazioni eliminano le congetture e consentono di prendere decisioni più intelligenti in materia immobiliare. Grazie a una visione chiara dell'occupazione, della domanda e dei modelli di comportamento, le organizzazioni possono ottimizzare i propri spazi ufficio, riprogettare le aree sottoutilizzate e pianificare con sicurezza i futuri investimenti negli uffici.

Quindi, quali analisi dovresti cercare quando scegli un software per hot desking?

• Le tendenze di occupazione giornaliere e settimanali consentono di vedere il livello di occupazione dell'ufficio nel tempo e di identificare i giorni di punta.
• La domanda relativa alle scrivanie e alle zone ti aiuta a capire quali aree sono più e meno popolari per ottimizzare i layout o riutilizzare lo spazio.
• I tassi di check-in rispetto ai no-show consentono di individuare le prenotazioni inutilizzate e quantificare l'utilizzo effettivo.
• I modelli di presenza dei dipendenti rivelano ritmi di lavoro ibridi a livello di team e/o reparto.
• L'utilizzo dello spazio per tipo di risorsa mostra le prestazioni delle diverse categorie di spazi di lavoro (scrivanie, sale riunioni, aree di concentrazione, zone di collaborazione).
• La capacità rispetto all'utilizzo effettivo evidenzia se l'attuale superficie dell'ufficio è in linea con la domanda reale.

deskbird: il miglior software di hot desking per i tuoi team

deskbird molto più di un semplice software per la gestione degli hot desk. È l'app ideale per gestire gli hot desk e il lavoro ibrido. Progettato con la semplicità al centro, deskbird la prenotazione di uno spazio di lavoro semplice, fornendo alle organizzazioni le informazioni necessarie per gestire un ambiente di lavoro altamente performante e conforme. 

I team beneficiano di una migliore collaborazione in presenza grazie a funzionalità quali planimetrie interattive e aggiornamenti in tempo reale sulla presenza, mentre le profonde integrazioni con strumenti quali Outlook, MS Teams, Slack e HRIS mantengono tutto connesso e senza attriti. La piattaforma di hot desking deskbird offre una serie di funzionalità e vantaggi che rendono l'hot desking un gioco da ragazzi, tra cui:

• Prenotazione facile delle scrivanie: i dipendenti possono prenotare rapidamente scrivanie, sale e risorse, garantendo un utilizzo più fluido degli spazi e un facile accesso all'area di lavoro di cui hanno bisogno.
• Soluzione di lavoro ibrida: progettato per modelli di lavoro flessibili, deskbird sia gli orari di lavoro da remoto che quelli in ufficio, per adattarsi alle realtà dei team ibridi.
• Interfaccia intuitiva: un design intuitivo e pulito rende la navigazione semplice, riducendo al minimo i tempi di formazione e favorendo l'adozione.
• Analisi avanzate: analisi approfondite dell'ambiente di lavoro e dati sull'utilizzo dello spazio e sul comportamento dei dipendenti aiutano a ottimizzare la disposizione degli spazi, ridurre gli sprechi e prendere decisioni più intelligenti in materia immobiliare.
• Capacità di integrazione: integrazioni perfette con strumenti quali calendari, HRIS, MS Teams o Slack i flussi di lavoro e riducono l'impegno amministrativo.
• Ottimizzazione dei costi e delle risorse: una gestione efficiente delle prenotazioni e delle risorse riduce i costi operativi e contribuisce ad eliminare spese immobiliari o risorse superflue.
• Flessibilità e adattabilità: impostazioni e politiche personalizzabili consentono alla piattaforma di adattarsi ai tuoi flussi di lavoro, programmi e strutture di team specifici.
• Supporto alla collaborazione: le funzioni di prenotazione semplificata e visibilità aiutano i team a coordinare le giornate in sede, rafforzare l'interazione e migliorare l'esperienza complessiva in ufficio.
• Conformità: le organizzazioni possono garantire il rispetto delle politiche di lavoro ibrido grazie all'analisi della forza lavoro e agli strumenti di workflow integrati, quali regole di prenotazione, approvazioni e applicazione delle politiche ibride.

Cosa tenere presente quando si sceglie un software per l'hot desking

La scelta del software giusto per l'hot desking consiste nel selezionare uno strumento appositamente progettato che automatizzi le prenotazioni, semplifichi il lavoro ibrido e fornisca i dati necessari per pianificare in modo intelligente lo spazio di lavoro. È opportuno cercare soluzioni che combinino disponibilità delle scrivanie in tempo reale, prenotazioni da dispositivi mobili, UX intuitiva, integrazioni solide e analisi affidabili, poiché queste caratteristiche garantiscono operazioni quotidiane fluide, un elevato livello di adozione da parte dei dipendenti e un'ottimizzazione strategica dello spazio.

Mentre molte piattaforme offrono solo alcune parti di questo quadro generale, deskbird tutto in un'unica soluzione intuitiva e profondamente integrata, creata appositamente per il lavoro ibrido. Dall'implementazione dell'hot desking alla gestione efficace del tuo ufficio hot desking, deskbird il supporto a una forza lavoro ibrida e promuove un ambiente di lavoro flessibile, efficiente e collaborativo.