Beste software voor bezoekersbeheer in 2026: 9 tools vergeleken

TL;DR

De beste software voor bezoekersbeheer zorgt dat gasten al geregistreerd zijn voordat ze aankomen, laat ze inchecken zonder wachtrij en brengt de gastheer meteen op de hoogte. Beveiligingscontroles en prijs bepalen de rest, en allebei hangen ze af van het abonnement dat je kiest. Onze shortlist voor 2026:

• deskbird. Het meest geschikt voor hybride teams die bezoekers, werkplekken en vergaderruimtes in één platform willen, met meldingen aan de gastheer per e-mail en in Microsoft Teams. Bezoekersbeheer is de add-on Visitors Plus bij een deskbird-abonnement, met een licentie per kantoor.
• Envoy. Een gratis abonnement voor één klein kantoor, en ID-scan en toegangscontrole in het Enterprise-abonnement.
• Sign In App. Een openbare prijs per locatie, kiosken op iPad of Android en de keuze uit zes dataregio's. SwipedOn en The Receptionist horen inmiddels bij dezelfde groep.
• Lobbytrack. Een gratis abonnement voor maximaal 100 bezoekers per maand, en in het hoogste abonnement watchlistcontroles aan de hand van strafrechtelijke databases.

Wat is software voor bezoekersbeheer?

Software voor bezoekersbeheer vervangt het papieren bezoekersboek door vooraf registreren, zelf inchecken en een melding aan de gastheer. We hebben 9 tools vergeleken op basis van de productpagina's, prijspagina's en helpcenters van elke leverancier, gecontroleerd op 11 november 2026. deskbird is ons eigen product. We noemen het als eerste en benoemen de beperkingen net zo duidelijk als die van de anderen, ook waar een losse bezoekerstool de betere keuze is.

Hoe kies je software voor bezoekersbeheer?

Kies de tool die past bij hoeveel beveiliging je receptie nodig heeft, en controleer daarna of het abonnement dat je kunt betalen dat ook echt bevat. Verschillende leveranciers bieden ID-scan, watchlists of toegangscontrole alleen in een hoger abonnement.

• Vooraf registreren. Gastheren moeten gasten kunnen uitnodigen vanuit de plek waar ze de vergadering plannen, zoals Outlook of Google Agenda, zodat het bezoek klaarstaat voordat iemand bij de receptie aankomt.
• Zelf inchecken. Een kiosk op een tablet of een QR-code houdt de wachtrij kort. Controleer op welke tablets de kiosk draait en of elke kiosk extra kost.
• Meldingen aan gastheren, daar waar ze werken. Controleer via welke kanalen de gastheer bereikt wordt: e-mail, Microsoft Teams, Slack of sms.
• Badges en de evacuatielijst. Bij een noodgeval moet je weten wie er in het gebouw is. Kijk of er een exporteerbare lijst is van wie er aanwezig is, of een functie voor aanwezigheidscontrole.
• Documenten. NDA's en veiligheidsinstructies die vóór of bij het inchecken worden ondertekend en bij het bezoek worden opgeslagen, besparen de receptie veel papier.
• Beveiligingscontroles. ID-scan, watchlists en toegangscontrole zijn vooral belangrijk voor gereguleerde of zwaar beveiligde locaties. Bepaal of jouw locatie ze nodig heeft voordat je abonnementen vergelijkt.
• Gegevensbescherming. Vraag waar bezoekersgegevens worden gehost en hoe lang ze bewaard blijven, en of je bezoekers je eigen privacyverklaring kunt tonen.
• Prijsmodel. De meeste bezoekerstools in deze lijst rekenen per locatie. Sommige platforms voor werkplekbeheer, waaronder deskbird, verkopen bezoekersbeheer als add-on bij werkplek- en ruimtereservering.

Deel je ook werkplekken of reserveer je vergaderruimtes? Onze vergelijking van de beste software voor werkplekreservering en onze vergelijking van software voor het reserveren van vergaderruimtes gaan in op die aspecten van kantoorbeheer.

9 systemen voor bezoekersbeheer vergeleken

De tabel vergelijkt wat elk van de 9 leveranciers op de eigen pagina's publiceert. De details per tool volgen hieronder.

Zo hebben we gekozen: we begonnen met de 7 tools die AI-assistenten het vaakst noemden toen we vroegen naar de beste software voor bezoekersbeheer voor een kantoorreceptie, in 16 antwoorden uit onze eigen metingen in oktober 2026. Drie daarvan, SwipedOn, The Receptionist en Sign In App, horen inmiddels bij één bedrijf en delen één vermelding. We hebben Robin en Kisi toegevoegd, die de assistenten ook noemden, omdat ze twee andere manieren laten zien om bezoekersbeheer te kopen: binnen een platform voor werkplekken en ruimtes, en binnen toegangscontrole voor deuren. Lobbytrack maakt de lijst compleet, omdat het in november 2026 in de top 10 van Google staat bij zoekopdrachten naar ‘visitor management’.

Wil je bezoekers, werkplekken en vergaderruimtes in één platform zien? Plan een demo van deskbird, of lees verder voor een uitgebreide beschrijving van elke tool.

1. deskbird

Het meest geschikt voor: hybride bedrijven die werkplekken en vergaderruimtes in één platform reserveren en hun bezoekers op dezelfde plek willen beheren, met meldingen aan de gastheer per e-mail en in Microsoft Teams.

Met bezoekersbeheer in deskbird begint een bezoek waar de vergadering begint. Je team nodigt gasten uit via de webapp, via de Outlook-invoegtoepassing of bij het eenmalig reserveren van een vergaderruimte in de webapp. Zodra de gast incheckt, krijgt de gastheer een e-mail, en wie deskbird in Teams gebruikt, krijgt ook een melding in Microsoft Teams.

• Vooraf registreren: nodig één gast uit of importeer er tot 500 uit een CSV-bestand. Gasten met een e-mailadres krijgen een uitnodiging met een persoonlijk bezoekersportaal voor routebeschrijving, instructies en documenten, zonder account.
• Zelf inchecken: een bezoekerskiosk draait op een Android-tablet, een iPad of in Chrome. Uitgenodigde gasten voeren de code uit hun uitnodiging in, en bezoekers zonder afspraak melden zich ter plekke aan.
• Documenten en badges: NDA's en veiligheidsinstructies worden vóór aankomst in het portaal of bij de kiosk ondertekend en bij het bezoek opgeslagen. De receptie print badges vanuit de browser op een printer die op de receptiecomputer is aangesloten.
• Evacuatielijst: de lijst ‘Onsite now’ toont wie er in het gebouw is en kan worden geëxporteerd om iedereen te tellen. Voor audits exporteer je bezoeken naar Excel.
• Bezoekersgegevens: vier velden per bezoeker. Je kiest per kantoor of gegevens onbeperkt bewaard blijven of na 30, 90 of 180 dagen worden geanonimiseerd.
• Let op: we scannen geen identiteitsbewijzen, maken geen foto's van bezoekers en controleren geen watchlists. Uitgenodigde gasten checken in met een code, niet met een QR-code, uitnodigingen komen uit de webapp of Outlook maar niet uit Google Agenda, en meldingen aan de gastheer gaan via e-mail en Microsoft Teams, niet via Slack of sms.
• Beperkingen bij de inrichting: er zijn geen eigen bezoekersvelden, één badgeontwerp geldt voor het hele bedrijf, en aan terugkerende ruimtereserveringen kun je nog geen bezoek koppelen.
• Integraties: je IT-team kan bezoekgegevens via onze Public API in toegangscontrole- of beveiligingssystemen importeren, in de abonnementen Professional en Enterprise. De endpoints voor bezoekers zijn alleen-lezen.

Prijzen: bezoekersbeheer is de add-on Visitors Plus bij een deskbird-abonnement, met een licentie per kantoor en een prijs op aanvraag. Het Business-abonnement kost € 2,75 per actieve gebruiker per maand bij jaarlijkse facturering, of € 3,50 bij maandelijkse facturering, met het reserveren van werkplekken, ruimtes en parkeerplaatsen inbegrepen, vanaf 25 gebruikers. Zie abonnementen en prijzen van deskbird, of bekijk bezoekersbeheer in een demo.

2. Envoy

Het meest geschikt voor: bedrijven die bij één leverancier willen doorgroeien van een gratis abonnement voor één klein kantoor naar ID-scan en toegangscontrole in een enterprise-abonnement.

• In elk abonnement registreren medewerkers gasten en krijgen bezoekers uitnodigingsmails. Registratie vanuit een webagenda, badges printen, NDA's ondertekenen, bezoekersfoto's, sms-meldingen en aanmelden met een QR-code zijn er vanaf Premium.
• Het Enterprise-abonnement voegt ID-scan toe, met 500 scans per jaar inbegrepen, een interne blokkeerlijst plus lijsten van derden met personen en organisaties waarvoor beperkingen gelden, en integraties voor toegangscontrole zoals Brivo, Kisi en LenelS2.
• Envoy verkoopt het reserveren van werkplekken, ruimtes en parkeerplaatsen ook als apart product, voor $ 5 per reserveerbare resource per maand, jaarlijks gefactureerd, plus platformkosten.
• Let op: de bezoekerskiosk draait alleen op iPad. EU-hosting in Frankfurt is er voor EU-specifieke accounts die via een accountmanager worden geregeld. Onze vergelijking van deskbird en Envoy behandelt de platformkant.

Prijzen: Basic is gratis voor 1 locatie, tot 50 medewerkers en 100 registraties per maand. Premium kost $ 362 per locatie per maand, jaarlijks gefactureerd, en Enterprise is op aanvraag (prijspagina van Envoy, 11 november 2026).

3. Eptura Visitor (voorheen Proxyclick)

Het meest geschikt voor: ondernemingen met meerdere locaties waarvan het beveiligingsteam toegangscontrole en watchlistcontroles wil, vooral als ze Eptura Engage (voorheen Condeco) al gebruiken voor werkplekken en ruimtes.

• Beide niveaus, Advanced en Power, omvatten vooraf registreren, een Outlook-invoegtoepassing, een iPad-kiosk, badges printen op AirPrint-printers, NDA's elektronisch ondertekenen, foto's maken en een digitaal logboek met noodlijsten en aanwezigheidscontrole.
• Gastheren krijgen een melding via e-mail, sms, Microsoft Teams of Slack.
• Het niveau Power voegt toegangscontrole toe (AMAG, Brivo, Gallagher, Genetec, Lenel, Paxton en meer), eigen watchlists en die van derden, wifi-inloggegevens voor gasten, toegang met een QR-code of toegangspas en gezichtsherkenning.
• Let op: er is geen openbare prijs, en de integratie met toegangscontrole heeft een Windows-client nodig die altijd aan staat. Proxyclick werd in 2025 Eptura Visitor.

Prijzen: niet openbaar. Eptura verkoopt een jaarabonnement waarvan de prijs afhangt van het aantal locaties, met een minimale looptijd van één jaar (prijspagina van Eptura, 11 november 2026).

4. Sign In App (nu met SwipedOn en The Receptionist)

Het meest geschikt voor: kleine organisaties en organisaties met meerdere locaties die een openbare prijs per locatie willen, kiosken op iPad of Android en de mogelijkheid om een dataregio te kiezen.

• SwipedOn (sinds april 2024) en The Receptionist (sinds januari 2026) horen bij dezelfde groep. Hun websites verwijzen kopers nu naar de abonnementen van Sign In App.
• Bezoekers melden zich aan bij een kiosk op iPad of Android, of contactloos door met hun eigen telefoon een QR-code te scannen. Elk abonnement bevat een onbeperkt aantal medewerkers, aanmeldingen en iPads.
• Gastheren krijgen een melding via e-mail, Slack, Microsoft Teams, push of sms. Badges worden geprint op Brother QL-printers, en de evacuatielijst met aanwezigheidscontrole zit in het Core-abonnement.
• Gegevens blijven in de regio die je zelf kiest uit zes opties, waaronder Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Werkplek- en ruimtereservering (Spaces) zit erin vanaf Enhanced, voor maximaal 50 werkplekken bij Enhanced en 500 bij Pro. Integraties zijn onder meer Outlook en Google Agenda, plus toegangscontrole van SALTO, Gallagher, Avigilon en Genetec.
• Let op: ID-scan begint bij Enhanced, single sign-on en SCIM bij Pro, en onder Pro wordt sms per bericht in rekening gebracht. Elke locatie heeft een eigen abonnement nodig.

Prijzen: per locatie per jaar: Core € 485, Enhanced € 970 en Pro € 1.450. Executive is op aanvraag, en voor de gratis proefperiode van 15 dagen is geen creditcard nodig (prijspagina van Sign In App, 11 november 2026).

5. Greetly

Het meest geschikt voor: kleinere kantoren die meldingen aan de gastheer via veel kanalen en een openbare prijs willen, zonder een platform voor werkplekbeheer te kopen.

• Gastheren versturen uitnodigingen in de eigen huisstijl vanuit Outlook of Google Agenda, en gasten krijgen een persoonlijke QR-code om in te checken. Het helpcenter van Greetly markeert de agenda-instelling als Beta. De kiosk draait op een iPad of een Android-tablet.
• Elk abonnement stuurt gastheren meldingen via e-mail, sms, Slack, Google Chat of Microsoft Teams, en bevat elektronische ondertekening van NDA's, bezoekersfoto's, een interne watchlist en ondersteuning bij evacuaties.
• Je kiest voor hosting in de EU of in Noord-Amerika. Greetly is onderdeel van OfficeSpace, dat een platform voor werkplekbeheer verkoopt.
• Let op: badges printen en ID-scan vereisen het Pro-abonnement, de ID-scan werkt alleen voor Amerikaanse rijbewijzen, en watchlists zijn uitsluitend interne lijsten. Greetly heeft geen native integratie met toegangscontrole.

Prijzen: Essential kost $ 99 per maand en Pro $ 159 per maand, allebei jaarlijks gefactureerd. De prijs hangt af van je locaties, ingangen en bezoekerstypen, en er is een gratis proefperiode (website van Greetly, 11 november 2026).

6. Archie

Het meest geschikt voor: teams die bezoekers, werkplekken en ruimtes bij één leverancier willen, maar elk product liever apart kopen, met een prijs per locatie.

• Het Starter-abonnement omvat vooraf registreren, een kiosk-app voor iOS- en Android-tablets, inchecken via QR-code of e-mail, badges printen op Brother QL-printers, elektronische handtekeningen en een realtime bezoekerslogboek.
• Meldingen aan de gastheer zitten in Starter. Pro voegt bezoekersfoto's, sms-meldingen, integratie met Slack en Microsoft Teams, aanwezigheidscontrole bij evacuaties, single sign-on en SCIM toe.
• In het Enterprise-abonnement noemt Archie integraties voor deurtoegang met Kisi, Brivo en UniFi, en integraties voor gastenwifi.
• Let op: de blokkeerlijst en dataresidentie op maat zijn er alleen bij Enterprise, dus EU-dataresidentie vraagt om een aparte afspraak.

Prijzen: Starter kost $ 109 en Pro $ 185 per locatie per maand, jaarlijks gefactureerd volgens de FAQ van Archie, en Enterprise is op aanvraag. Na een demo volgt een proefperiode van 14 dagen (prijspagina van Archie, 11 november 2026).

7. Lobbytrack

Het meest geschikt voor: locaties met hoge beveiligingseisen zoals overheidsgebouwen, zorginstellingen en scholen die watchlistcontroles aan de hand van strafrechtelijke databases nodig hebben.

• Elk abonnement, ook het gratis abonnement, biedt contactloos aanmelden met een QR-code, bezoekersfoto's en badges printen op Brother- of Zebra-printers.
• NDA's en het scannen van rijbewijzen beginnen bij Professional.
• Ultimate voegt de watchlistcontrole aan de hand van een interne lijst en externe strafrechtelijke databases toe, plus meldingen via sms, Slack en Teams, evacuatiebeheer en toegangscontrole met Lenel S2, Openpath en Brivo.
• Let op: de meeste beveiligings- en integratiefuncties zitten in Ultimate, dat geen openbare prijs heeft. Volgens Lobbytrack loopt de ISO 27001-certificering nog.

Prijzen: Starter is gratis tot 100 bezoekers per maand. Basic kost $ 50 en Professional $ 100 per locatie per maand, zonder contract, en Ultimate is op aanvraag (prijspagina van Lobbytrack, 11 november 2026).

8. Robin

Het meest geschikt voor: bedrijven met 500 of meer medewerkers die bezoekersbeheer willen als één module van een compleet platform voor werkplekken, ruimtes en parkeerplaatsen.

• Gastheren registreren gasten vooraf in het webdashboard of de mobiele app, beheerders kunnen een CSV-bestand importeren, en de Outlook-invoegtoepassing maakt een bezoek aan voor elke deelnemer aan de vergadering die ze selecteren. Gasten krijgen een uitnodiging per e-mail en 4 uur van tevoren een herinnering.
• Bezoekers zonder afspraak melden zich aan op een aankomstdisplay op een iPad, en uitgenodigde gasten kunnen via de link in de e-mail inchecken op hun telefoon. Gastheren krijgen een melding via e-mail, Slack of Microsoft Teams.
• Badges worden geprint op Brother-printers en kunnen een foto van de gast tonen die bij het display is gemaakt. Gasten bevestigen NDA's of vrijwaringsverklaringen op het display of via de uitnodiging.
• Let op: aankomstdisplays draaien alleen op iPad, en integraties met toegangscontrole worden per geval en tegen meerprijs ingericht. Hoe deskbird en Robin verschillen, lees je in onze vergelijking.

Prijzen: niet openbaar. Bezoekersbeheer is onderdeel van het Robin-platform, wordt na een demo geprijsd en alleen jaarlijks gefactureerd (prijspagina van Robin, 11 november 2026).

9. Kisi

Het meest geschikt voor: kantoren die toegangscontrole van Kisi gebruiken of willen gaan gebruiken, zodat de uitnodigingslink of QR-code van een bezoeker ook de deur opent.

• Elk abonnement stuurt bezoekers toegangslinks of QR-codes per e-mail, en links per sms naar Amerikaanse nummers. Basic staat tot 5 e-maillinks toe, Plus tot 500 en Pro tot 2.000. Vanaf Plus versturen gastheren uitnodigingen per e-mail met ingebouwde toegang.
• Zelf inchecken met een QR-code op de telefoon van de bezoeker werkt in elk abonnement. Een tabletkiosk, badges printen en meldingen aan de gastheer zijn er vanaf Plus. NDA's en verplichte handtekeningen bij het inchecken zitten alleen in Pro.
• Kisi noemt integraties met Envoy, Robin, Archie en Skedda, zodat het ook deuren kan openen voor bezoekers die in een andere tool zijn geregistreerd.
• Let op: Kisi is in de eerste plaats toegangscontrole en heeft geen eigen functie voor het reserveren van werkplekken of ruimtes. Deurtoegang voor bezoekers vereist de Controller Pro 2 van Kisi, deuren openen met een QR-code vereist een Terminal Pro, en sms-links werken alleen voor Amerikaanse nummers.

Prijzen: Basic is gratis. Voor Plus en Pro staan prijzen per locatie op de prijspagina van Kisi, waar je kunt schakelen tussen maandelijkse en jaarlijkse facturering, en hardware van Kisi kost extra (prijspagina van Kisi, 11 november 2026).

Welke software voor bezoekersbeheer past bij je team?

Twee vragen geven de doorslag: hoeveel beveiliging je locatie nodig heeft, en of bezoekers in dezelfde tool horen als werkplekken en vergaderruimtes. Kies een losse bezoekerstool als alleen het bezoekersbeheer bij de receptie nodig is, het abonnement met de ID- of watchlistcontroles die je locatie nodig heeft, en een platform voor werkplekbeheer zoals deskbird als bezoekers, werkplekken en vergaderruimtes bij elkaar horen.

• Klein kantoor, krap budget: Lobbytrack is gratis tot 100 bezoekers per maand, en Greetly begint bij $ 99 per maand, jaarlijks gefactureerd.
• Strenge beveiliging met ID- en watchlistcontroles: Envoy Enterprise, Eptura Visitor Power of Lobbytrack Ultimate voor watchlists, of Sign In App vanaf Enhanced voor ID-scan.
• Veel locaties met een openbare prijs per locatie: Sign In App, met gegevens in de regio die je kiest.
• Gegevens gehost in Duitsland: Sign In App, waar Duitsland een van de zes dataregio's is die je kunt kiezen.
• Alleen bezoekersbeheer, zonder reservering van werkplekken of ruimtes: kies een losse bezoekerstool uit deze lijst.
• Bezoekers, werkplekken en vergaderruimtes in één platform, met meldingen aan de gastheer per e-mail en in Teams: deskbird.

Waarom beheren hybride teams hun bezoekers in deskbird?

Met de add-on Visitors Plus staan bezoeken naast het reserveren van werkplekken, ruimtes en parkeerplaatsen, in de app die je mensen al gebruiken. Een gast, een vergaderruimte en een werkplek plan je op één plek.

• Voeg een bezoek toe terwijl je in de webapp eenmalig een vergaderruimte reserveert, en de gast krijgt de uitnodiging met je instructies en documenten.
• Gastheren horen per e-mail dat hun gast er is, en in Microsoft Teams als ze deskbird daar gebruiken, en kunnen antwoorden dat ze eraan komen, zodat de receptie weet dat ze onderweg zijn.
• Eén beheerportaal dekt alle kantoren, en je bepaalt per kantoor op welke locaties bezoekersbeheer actief is.
• ISO 27001, SOC 2 en AVG, met een bewaartermijn voor bezoekersgegevens die je per kantoor instelt.

Dankzij de module voor bezoekersbeheer hebben we meer controle gekregen over de toegang tot onze kantoren [...]. Door de volledige integratie met onze Office 365-samenwerkingsplatforms zorgt de module voor tijdige meldingen en een soepele, samenhangende workflow.

Tatiana Gómez Alvira, CIO Office Manager, Europastry

Meer dan 250.000 gebruikers in meer dan 10.000 teams in meer dan 80 landen gebruiken deskbird, met meer dan 90% dagelijkse adoptie. Wil je bezoekers, werkplekken en ruimtes samen zien voor je eigen kantoren? Plan een demo van deskbird.

Disclaimer

De software in dit artikel en de bijbehorende prijzen en functies zijn gebaseerd op openbaar beschikbare informatie per 11 november 2026 en kunnen veranderen. We hebben de eigen gepubliceerde pagina's van elke leverancier vergeleken en deze producten niet zelf getest. Hebben we iets verkeerd weergegeven? Neem dan contact met ons op.