Hotdesking-kantooropstelling: hoe je indelingen, zones en bureauruimtes ontwerpt

Een doordacht kantoorontwerp kan het werkgeluk van medewerkers met wel 33% verhogen. Een opstelling met flexibele bureaus is de ideale manier om dit potentieel te benutten, maar alleen als dit weloverwogen gebeurt. De overstap van vaste werkplekken naar flexibele werkplekken gaat niet alleen over het herschikken van meubilair, maar ook over het heroverwegen van de manier waarop jouw werkplek de productiviteit, de onderlinge band en de werknemerservaring ondersteunt.

Hoe richt je een kantoor met flexibele werkplekken in?

Als je jouw kantoor wilt omvormen tot een succesvolle hotdesking-opstelling, moet je beginnen met een gedegen plan. Wat nodig is, is een doelbewuste herinrichting van jouw beschikbare kantoorruimte om deze geschikt te maken voor verschillende soorten flexibel werken.

1. Begin met een grondige analyse van het huidige ruimtegebruik.

Analyseer eerst hoe jouw kantoorruimte momenteel wordt gebruikt door de bezettingsgraad bij te houden en zones met veel en weinig verkeer in kaart te brengen. Gebruik deze gegevens om jouw hotdesking-strategie te verfijnen, middelen opnieuw te verdelen en ruimtes zo in te richten dat ze aansluiten bij de werkelijke behoeften. Let daarbij ook op samenwerkingshotspots, zoals koffiehoeken of zithoeken, die als leidraad kunnen dienen voor de inrichting van gedeelde zones. Houd bij het analyseren van patronen ook rekening met de vereisten voor de nabijheid van werkplekken ( ). Sommige teams hebben er nog steeds baat bij om dicht bij elkaar te zitten, dus je kunt een indeling plannen die zowel flexibiliteit als afstemming van de workflow ondersteunt.

2. Denk na over werkruimtes voor samenwerking

Uit onderzoek blijkt dat de belangrijkste reden voor de meeste medewerkers om naar kantoor te komen, het contact met collega’s, samenwerking en informele gesprekken is. Voordat je zones gaat indelen of het meubilair gaat herschikken, moet je een duidelijk beeld hebben van de belangrijkste werkzaamheden die je team ter plaatse uitvoert.

• Definieer de belangrijkste soorten werkzaamheden: begrijp waarom jouw team naar kantoor komt. Is dat voor samenwerking, concentratie, sociale contacten, toegang tot apparatuur of interactie met klanten?
• Pas de omvang van jouw samenwerkingsruimtes aan: stem de grootte en het aantal vergaderruimtes af op het daadwerkelijke gebruik, niet op aannames (bijvoorbeeld: meer kleine vergaderruimtes, minder grote). Hier kun je jouw werkplekanalyses goed gebruiken.
• Ondersteun spontaan teamwork: vergeet niet om informele ontmoetingsplekken te creëren, zoals zachte zitjes en hoekjes waar snel even overlegd kan worden, om ad-hocuitwisselingen en discussies te stimuleren.

3. Bepaal hoeveel bureaus je daadwerkelijk nodig hebt.

De volgende stap is om de inzichten over het gebruik van de werkruimte en de samenwerkingsbehoeften te vertalen naar een realistisch aantal bureaus. Door jouw planning te baseren op gegevens, wekelijkse aanwezigheids patronen en teamspecifiek gedrag, kan je de optimale verhouding voor het delen van bureaus voor hybride werken bepalen.

• Schat de vraag naar hot desks in op basis van bezettingsgegevens: baseer het aantal bureaus op de gemiddelde aanwezigheid op locatie per team (niet op het totale aantal medewerkers) en houd rekening met wekelijkse patronen, teamplanningen en seizoensgebonden schommelingen.
• Gebruik benchmarks voor hotdeskingratio's verstandig: hoewel de gebruikelijke ratio's doorgaans tussen 0,6 en 0,8 bureaus per werknemer liggen, moet je deze als richtlijnen beschouwen en niet als vaste regels. Teams die voornamelijk asynchroon werken, kunnen meer bureaus delen, terwijl teams die veel interactie hebben, wellicht meer consistente zitplaatsen nodig hebben.
• Gebruik berekeningstools om jouw planning te valideren: tools zoals de kantoorruimtecalculator van deskbird helpen je bij het inschatten van het juiste aantal bureaus en het optimaliseren van jouw kantoorruimte.

Hoe ontwerp je een kantoorindeling met flexibele werkplekken?

Bij het ontwerpen van een hot-desking-indeling moeten praktische keuzes worden gemaakt over de indeling in zones, de onderlinge ligging, vergaderruimtes en looproutes, zodat medewerkers intuïtief de juiste plek kunnen vinden voor de taak die ze moeten uitvoeren.

De keuzes die je hier maakt, zijn rechtstreeks van invloed op hoe efficiënt mensen zich door het kantoor bewegen, hoe vaak ze de ruimte vinden die ze nodig hebben, en of de indeling zowel individuele concentratie als samenwerking in teamverband bevordert.

1. Gebruik een kantoormapping om jouw fysieke ruimte te plannen

Met kantoormapping kan je het ruimtegebruik optimaliseren door gebieden met veel en weinig activiteit te identificeren, zodat je de indeling kunt reorganiseren, verspilde ruimte kunt elimineren en workflows kunt verbeteren. Door een strategisch overzicht te bieden van waar elke functie thuishoort, kan je bepalen waar verschillende afdelingen, werkplekken, samenwerkingsruimtes en voorzieningen moeten worden geplaatst voor een optimale efficiëntie. Je kan verschillende soorten kantoormappingoplossingen gebruiken om jouw fysieke werkruimte te visualiseren, waaronder statische en interactieve plattegronden, zitplaatsplannen en 3D-kaarten.

2. Wijs duidelijke, doelgerichte zones aan op basis van activiteitstypes.

Creëer een kantoorindeling die diverse werkbehoeften ondersteunt. Denk na over een flexibel kantoorontwerp en neem verschillende soorten werkplekken op in jouw indeling, zodat medewerkers vrij kunnen kiezen welke ruimte het beste bij hun taken past. Zones kunnen bestaan uit:

• Focus-werkplekken
• Telefooncellen
• Hybride vergaderruimtes
• Samenwerkingsruimtes (bijvoorbeeld workshopplaatsen of kleine vergaderruimtes)
• Sociale ontmoetingsplaatsen (bijvoorbeeld een werkcafé)
• Werklounges
• Rustige zones om geconcentreerd te kunnen werken
• Flexibele projectruimtes (bijv. vergaderruimtes voor teams)
• Flexibele gebieden voor het delen van bureaus

3. Plan vergaderruimtes met een evenwichtige mix van afmetingen en capaciteiten.

De laatste editie van de Workplace Occupancy & Utilization Index laat zien dat meer dan de helft van alle vergaderruimtes zijn gebouwd voor vijf of meer personen, terwijl de werkelijke vraag het grootst is naar kleine vergaderruimtes met een capaciteit van 2 tot 4 personen. Dit betekent dat je jouw vergaderruimtes opnieuw moet bekijken bij het ontwerpen van je hotdesking-kantoorindeling. Stel jezelf vragen zoals:

• Wat is de gemiddelde grootte van een vergadering?
• Wat is de verhouding tussen persoonlijke en hybride vergaderingen?
• Hoe vaak worden er gedurende de week vergaderingen gepland en op welke tijdstippen doen zich de meeste boekingsconflicten voor?
• Welke teams of functies maken het meest gebruik van vergaderruimtes en hebben zij specifieke eisen (bijvoorbeeld privacy, apparatuur, akoestiek)?

4. Praktische tips voor het ontwerpen van jouw hotdesking-kantoorruimte

• Richt jouw ruimte in voor intensieve hybride samenwerking: rust vergader- en samenwerkingsruimtes uit met betrouwbare schermen, camera’s en microfoons en maak gebruik van verplaatsbaar meubilair, zodat vergaderruimtes zich snel aanpassen aan verschillende vergaderformats.
• Zorg voor een evenwicht tussen open ruimtes en afgesloten, rustige ruimtes: open indelingen alleen voldoen zelden aan iedereen zijn behoeften. Voeg rustige pods en kleine telefooncellen toe, zodat werknemers zelf kunnen kiezen hoeveel privacy en rust ze nodig hebben.
• Plan de ligging van zones bewust: breng in kaart welke gebieden bij elkaar moeten liggen om geluidsoverlast te verminderen en een soepele workflow te ondersteunen. Houd rustige zones uit de buurt van sociale ruimtes, plaats projectruimtes dicht bij samenwerkingsruimtes, plaats touchdown-bureaus bij ingangen en groepeer teams met gedeelde workflows dicht bij elkaar.
• Wees bewust bij het plannen van looproutes: observeer hoe mensen zich op natuurlijke wijze door het kantoor bewegen en houd drukbezochte routes, zoals paden naar keukens, printers, toiletten en vergaderruimtes, uit de buurt van focusgebieden.
• Baseer je indeling op de werkelijke behoeften van jouw medewerkers: voordat je een nieuwe indeling vaststelt, moet je feedback van jouw teams verzamelen over hun werkelijke werkpatronen. Onderzoek welke taken zij uitvoeren, hoe vaak zij samenwerken en wat hen vertraagt.

‍

Welke apparatuur voor hotdesking heb je nodig?

Elke werkplek met flexibele zitplaatsen heeft standaard monitoren, dockingstations, ergonomische stoelen, betrouwbare stroomaansluitingen en materiaal voor het reinigen en ontsmetten nodig. Daarnaast zijn opslagruimte, geluidsdempende voorzieningen en technologie voor het boeken van bureaus bepalend voor het feit of de dagelijkse werkervaring soepel of frustrerend verloopt.

Hier volgt een volledige lijst met benodigdheden voor hot desking die in jouw hybride werkplek niet mogen ontbreken:

• Beeldschermen, dockingstations en universele opladers (inclusief USB-C en HDMI)
• Gemakkelijke toegang tot stopcontacten, USB-aansluitingen en kabelbeheer
• Kluisjes voor persoonlijke spullen
• Gedeelde kasten of lades voor veelgebruikte benodigdheden
• Hygiëne- en schoonmaakartikelen voor het opgeruimen van het bureau (bijv. doekjes en reinigingssprays)
• Technische kluisjes of uitleenpunten voor toetsenborden of headsets
• Geluidsisolerende telefooncellen, scheidingswanden of akoestische panelen

Ergonomie van hotdesking voor gelukkige, gezonde en flexibele werknemers

Ergonomische praktijken op de werkplek spelen een cruciale functie in het gezond, comfortabel en productief houden van werknemers. Door elke werkplek uit te rusten met ergonomische hulpmiddelen, kan je het welzijn van jouw werknemers aanzienlijk verbeteren. Hier volgen enkele beste praktijken voor ergonomie bij hotdesking.

• Zorg voor volledig verstelbare stoelen van hoge kwaliteit: stoelen moeten in hoogte, armleuningen, lendensteun en kanteling verstelbaar zijn, aangezien comfort van persoon tot persoon verschilt.
• Bied in hoogte verstelbare bureaus of een combinatie van zit-sta-opties aan: zit-sta-bureaus helpen werknemers om hun houding gedurende de dag te variëren, waardoor de bloedsomloop verbetert en vermoeidheid wordt verminderd.
• Gebruik monitorarmen, laptopstandaarden en ergonomische accessoires: werknemers moeten schermen snel kunnen verhogen, verlagen of kantelen tot ooghoogte om een gezonde houding te behouden.
• Zorg voor een consistente ergonomie voor alle bureaus: elk werkstation moet dezelfde essentiële ergonomische elementen bieden, zoals verstelbare stoelen en monitorstandaards, zodat werknemers comfortabel kunnen werken, ongeacht waar ze zitten.

Beste praktijken voor hotdesking op kantoor

De volgende werkwijzen dragen bij aan het behoud van de efficiëntie en zorgen voor een consistente dagelijkse ervaring voor medewerkers, vanaf het moment dat ze aankomen tot het moment dat ze vertrekken.

1. Zorg voor bewegwijzering en wegwijzers

Gebruik duidelijke bewegwijzering, gemarkeerde zones en kleurgecodeerde markeringen om medewerkers te helpen bij het navigeren en het gemakkelijk vinden van bureaus. Afhankelijk van de grootte van jouw kantoorruimte kan je zelfs overwegen om een navigatie-app te gebruiken, zodat zowel medewerkers als bezoekers gemakkelijk hun weg kunnen vinden in jouw kantoorruimte.

2. Kies een boekingsmodule met interactieve plattegronden

Zorg er bij het kiezen van jouw hotdesking-software voor dat je een bureauboekingssysteem selecteert dat werkt met kaartweergaven, zodat medewerkers gemakkelijker de juiste werkplek kunnen vinden en boeken. Met de interactieve plattegrondplannen van deskbird kunnen medewerkers bijvoorbeeld gemakkelijk zien waar collega's zitten en waar hun bureau zich in het kantoor bevindt.

3. Automatiseer check-ins om no-shows en ongebruikte bureaus te voorkomen

Zet automatische check-in-systemen op om spookboekingen te voorkomen en de werkelijke bezetting nauwkeurig bij te houden. Oplossingen zoals deskbird hebben verschillende check-in-opties (bijvoorbeeld check-in met QR-code of check-in via geolocatie) waarmee medewerkers eenvoudig kunnen inchecken voor hun boekingen en automatisch middelen kunnen vrijgeven als ze zijn geboekt maar niet worden gebruikt.

4. Zorg voor visuele herinneringen in je beleid voor een opgeruimd bureau

Zorg voor reinigingsdoekjes en herinneringen op elke werkplek om een consistente hygiëne en omzetgereedheid te behouden. Dit kan een grote bijdrage leveren aan het netjes houden van de werkplek voor iedereen.

5. Kies verstandig opslaglocaties

Plaats snel toegankelijke kluisjes bij ingangen of werkplekken, zodat werknemers hun persoonlijke spullen gedurende de dag kunnen opbergen. Zorg ervoor dat de kluisjes gemakkelijk toegankelijk zijn, zodat werknemers snel iets kunnen pakken als ze bij aankomst iets zijn vergeten.

6. Zorg ervoor dat iedereen toegang heeft tot basisuitrusting.

Zorg voor toegang tot essentiële technologie door voldoende stopcontacten, opladers en betrouwbare wifi op elke werkplek te bieden, zodat werknemers gemakkelijk aan de slag kunnen zonder te hoeven zoeken naar stroom of connectiviteit.

Het inrichten van jouw hotdesking-kantoorruimte is nog maar het begin

De sleutel tot een succesvolle hotdesking-omgeving is het creëren van een werkplek die de manier waarop jouw teams samenwerken, zich concentreren en contacten onderhouden, daadwerkelijk ondersteunt. Met de juiste indeling, zones, apparatuur en ergonomie wordt jouw kantoor een plek waar medewerkers graag verblijven.

Het inrichten van jouw fysieke werkplek is echter slechts de eerste stap in je stappenplan voor de invoering van hot desking. In de volgende hoofdstukken gaan we dieper in op hoe je de juiste hot desking-software kiest en hoe je hot desking kunt beheren om de dagelijkse kantooractiviteiten soepel te laten verlopen.