Hotdesking 101: wat het is en waarom bedrijven het gebruiken

Wat is hotdesking?

Hotdesking is een flexibele werkplekinrichting waarbij werknemers geen vaste werkplek hebben, maar bij aankomst op kantoor vrij kunnen kiezen uit alle beschikbare werkplekken. Deze werkwijze is populair geworden door de opkomst van werken op afstand en hybride werkmodellen. Het is een uitstekende manier om kantoorruimtes efficiënter te gebruiken, in te spelen op veranderende teambehoeften, silo's te doorbreken en samenwerking te stimuleren. Omdat werknemers hun tijd verdelen tussen thuiswerken en werken op kantoor, kunnen ze met hotdesking hun werkplek kiezen op basis van hun dagelijkse taken en behoeften, waardoor de werkomgeving flexibeler en dynamischer wordt.

Hotdesking versus hoteling

De term 'hotdesking' wordt vaak door elkaar gebruikt met 'office hoteling'. Er zijn echter kleine verschillen tussen beide concepten wat betreft de manier waarop de toegang tot beschikbare bureaus wordt beheerd.

Kort uitgelegd:

• Hotdesking: Werkplekken worden toegewezen op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt of op basis van tijdvakken.
• Hoteling: bureaus worden vooraf gereserveerd via een boekingssysteem en worden voor een langere, vaak projectgebonden periode bezet gehouden.

Populariteit op moderne werkplekken: is hotdesking nog steeds een ding?

Volgens een rapport van CBRE uit 2024 werkt slechts 40% van de organisaties in de Verenigde Staten nog steeds met een 1:1-verhouding tussen bureaus en werknemers, wat betekent dat elke werknemer een eigen bureau op kantoor heeft. In 2023 was het percentage bedrijven zonder hotdesking nog steeds 56%. Uit hetzelfde rapport blijkt dat 92% van de ondervraagde organisaties een hybride werkmodel heeft geïmplementeerd, waardoor de traditionele verhouding van 1:1 tussen bureaus en werknemers achterhaald is.

Voor de DACH-regio zijn de cijfers vergelijkbaar. Zoals blijkt uit het 2025 Office Report van teamgnesda, heeft 61% van de bedrijven in Duitstalige landen een bureau-deelratio tussen 0,5 en 0,8. Dit toont aan dat hotdesking niet alleen nog steeds bestaat, maar zelfs aan populariteit wint. Naarmate hybride werken normaler wordt, passen steeds meer organisaties gedeelde bureaumodellen toe om in te spelen op aanwezigheidspatronen, ongebruikte ruimte te verminderen en dynamischere werkplekken te creëren.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van hotdesking?

Hotdesking werd aanvankelijk gezien als een manier om te besparen op vastgoedkosten, maar biedt duidelijke, door gegevens ondersteunde voordelen voor zowel werknemers als werkgevers in hybride en flexibele kantooromgevingen. Het ondersteunt de keuzevrijheid van werknemers, versterkt de samenwerking, verlaagt de kosten en helpt een schone, moderne werkomgeving te behouden. Het concept sluit ook goed aan bij duurzaamheidsinspanningen, omdat het het aantal benodigde bureaus en werkplekken vermindert en zo helpt om verspilde ruimte te verminderen.

Voordelen van hotdesking voor werknemers

• Taakgerichte keuze van werkplek: Medewerkers kiezen de omgeving die het beste past bij hun huidige taak (bijvoorbeeld concentratie, samenwerking, brainstormen), wat de prestaties en tevredenheid verhoogt.
• Verbeterde flexibiliteit en hybride ondersteuning: dankzij hotdesking hoeven werknemers die alleen op bepaalde dagen naar kantoor komen, niet aan een vast bureau gebonden te zijn.
• Verhoogde productiviteit: Wanneer hotdesking op de juiste manier wordt geïmplementeerd, kan het helpen om de productiviteit te verhogen, omdat werknemers zo de werkplek kunnen kiezen die het beste bij hun taken en behoeften past. Uit enquêtes blijkt dat 46% van de werknemers zich productiever voelt in een hotdesking-omgeving. In een goed ontworpen hotdesking-opstelling met een mix van verschillende werkplekken loopt dit percentage zelfs op tot 85%.
• Door verbeterde samenwerking en netwerken: Zonder vaste zitplaatsen hebben medewerkers vaker contact met collega's uit andere teams, wat op zijn beurt de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen bevordert en informeel leren ondersteunt.
• Beter welzijn van werknemers: Dynamische beweging en het wisselen tussen verschillende ruimtes en werkomgevingen vermindert monotonie, stimuleert creativiteit en stelt werknemers bloot aan nieuwe perspectieven, wat de uitwisseling van nieuwe ideeën bevordert.

Voordelen van hotdesking voor werkgevers

• Optimaal gebruik van kantoorruimte: Studies tonen aan dat meer dan een derde van de beschikbare bureaus in organisaties wereldwijd ongebruikt blijft. Hotdesking lost dit probleem op door een betere planning van ruimte en middelen mogelijk te maken. Het helpt je elke vierkante meter van jouw kantoor effectief te gebruiken, waardoor dode zones worden verminderd en jouw werkplek meer tot leven komt. 
• Schone en opgeruimde werkplek: Het ontbreken van vaste bureaus stimuleert werknemers om nettere werkgewoonten aan te nemen, wat bijdraagt aan een professionelere werkomgeving, vooral wanneer dit wordt ondersteund door een clean desk-beleid.
• Verbeterde aantrekkingskracht en behoud van talent: Flexibiliteit spreekt moderne werknemers aan en ondersteunt concurrerende aanwerving, waardoor bedrijven uiteindelijk talent kunnen aantrekken en behouden.
• Lagere kosten voor vastgoed en apparatuur: Met een kleinere kantoorruimte per werknemer kan je jouw kantoorruimte verkleinen of jouw bestaande ruimte efficiënter gebruiken. Door deze flexibiliteit dalen de kosten voor huur, energie en onderhoud. Met tools zoals deskbird kan je zelfs tot 32% op jouw kosten besparen.

Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen en zorgen bij hotdesking?

Ondanks de voordelen heeft hotdesking ook enkele mogelijke nadelen, zoals:

• Gebrek aan personalisatie: Medewerkers kunnen het personaliseren van hun werkplek missen, wat hun gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid kan beïnvloeden.
• Potentieel voor conflicten en miscommunicatie: het ontbreken van vaste werkplekken kan leiden tot conflicten over de keuze van een bureau en tot uitdagingen bij het onderhouden van effectieve communicatie.
• Gezondheids- en hygiëneproblemen: Het delen van bureaus roept vragen op over hygiëne en de verspreiding van ziektekiemen, wat vooral belangrijk is in de context van het verhoogde bewustzijn als gevolg van de pandemie.
• Uitdagingen op het gebied van samenwerking: Door hotdesking kunnen medewerkers elkaar moeilijker vinden, wat de communicatie kan vertragen en de teamcohesie kan verzwakken. Dit kan leiden tot gevoelens van isolatie en obstakels opwerpen voor effectief teamwork, tenzij je een oplossing zoals deskbird gebruikt die medewerkers hun teamgenoten laat vinden met behulp van interactieve plattegrondplannen.

Heeft hotdesking invloed op de productiviteit?

Hotdesking kan de productiviteit verhogen doordat werknemers de werkplek kunnen kiezen die het beste aansluit bij hun taken en voorkeursomgeving. Flexibele zitplaatsen geven werknemers meer controle over waar en hoe ze werken, wat een positief effect kan hebben op hun concentratie en productiviteit. Bovendien kan het zitten in verschillende ruimtes en met verschillende collega's de creativiteit en het innovatief denken stimuleren, wat indirect bijdraagt aan een hogere productiviteit.

Hotdesking is echter geen universeel effectief middel om de productiviteit te verhogen. Het effect ervan op de productiviteit hangt af van de geschiktheid van de werkplek, de voorkeuren van de werknemers en een doordachte implementatie. Een robuuste technologische infrastructuur (met betrouwbare wifi en toegang tot werkbestanden vanaf elk apparaat) is cruciaal. Zonder de juiste technische voorzieningen kan de productiviteit achteruitgaan.

Hoe weet je of hotdesking geschikt is voor jouw kantoor?

Voordat je hotdesking invoert, is het essentieel om te weten of jouw organisatie hier echt klaar voor is. De onderstaande vragen zijn bedoeld om jouw organisatie te evalueren op de belangrijkste punten die bepalend zijn voor het succes van hotdesking, waaronder communicatiepraktijken, betrouwbaarheid van technologie, inrichting van de werkplek, sentiment onder medewerkers en algemene culturele afstemming.

• Ondersteunen leidinggevenden flexibele werkregelingen?
• Wisselen werknemers al af en toe van werkplek?
• Wordt jouw kantoor vaak onderbenut?
• Werken teams samen tussen verschillende afdelingen?
• Is jouw personeel vertrouwd met digitale tools?
• Vertrouwen werknemers erop dat er middelen beschikbaar zullen zijn wanneer dat nodig is?
• Wordt autonomie en verantwoordelijkheid in jouw cultuur gewaardeerd?
• Hebben verschillende soorten ruimtes voordelen voor het uitvoeren van taken?
• Staat jouw organisatie open voor verandering?
• Willen werknemers meer flexibiliteit in hoe en waar ze werken?
• Is jouw technologische infrastructuur betrouwbaar genoeg om boekingssystemen en hybride werkinstrumenten te ondersteunen?
• Biedt de indeling van jouw kantoor een mix van rustige ruimtes, samenwerkingszones en toegankelijke ruimtes?

Maak je klaar om hotdesking voor jou en je team te laten werken

Hotdesking biedt een moderne, flexibele benadering van werkplekontwerp die hybride werken ondersteunt, onnodige kosten bespaart en werknemers helpt te werken in omgevingen waar ze zich het meest productief en betrokken voelen. Maar het succes ervan hangt af van een doordachte planning, de juiste kantoorindeling en tools die de hotdesking-ervaring naadloos maken.

In de volgende hoofdstukken van deze handleiding laten we je zien welke stappen je moet nemen om hotdesking in je organisatie te laten werken, zoals het implementeren van hotdesking, het inrichten van je kantoor voor hotdesking, het kiezen van de juiste hotdesking-software voor het boeken, samenwerken en analyseren, en het beheren van hotdesking in de dagelijkse praktijk.