Hotdesking 101: wat het is en waarom bedrijven het gebruiken

Wat is hotdesking?

Hot desking is een werkplekinrichting waarbij werknemers geen vast bureau hebben. In plaats daarvan kiezen ze bij aankomst op kantoor een willekeurig vrij bureau, meestal op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt, of door vooraf te reserveren via een boekingssysteem.

Nu deze werkwijze aan populariteit heeft gewonnen door de opkomst van thuiswerken en hybride werkmodellen, is het een uitstekende manier om kantoorruimte efficiënter te benutten, in te spelen op veranderende behoeften van teams, silo’s te doorbreken en samenwerking te stimuleren. Aangezien medewerkers hun tijd verdelen tussen thuiswerken en werken op kantoor, stelt hot desking hen in staat hun werkplek te kiezen op basis van hun dagelijkse taken en behoeften, waardoor de werkomgeving flexibeler en dynamischer wordt.

Hotdesking versus hoteling

Bij zowel hot desking als hoteling zijn vaste werkplekken afgeschaft, maar de manier waarop de toegang wordt geregeld verschilt. Hot desking is ongestructureerd: medewerkers nemen bij aankomst een willekeurig vrij bureau in. Bij hoteling wordt gebruikgemaakt van reserveringen vooraf, meestal voor langere periodes of projectgebonden verblijven.

De term 'hot desking' wordt vaak door elkaar gebruikt met 'office hoteling'. Er zijn echter kleine verschillen tussen beide concepten wat betreft de manier waarop de toegang tot beschikbare bureaus wordt geregeld.

Kort uitgelegd:

• Flexibele werkplekken (hot desking): Werkplekken worden toegewezen op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt, of via tijdslots.
• Hoteling: bureaus worden vooraf gereserveerd via een boekingssysteem en worden voor een langere, vaak projectgebonden periode bezet gehouden.

Hoe gangbaar is hot desking tegenwoordig?

Volgens een rapport van CBRE uit 2024 hanteert slechts 40% van de organisaties in de Verenigde Staten nog steeds een verhouding van 1:1 tussen bureaus en werknemers, wat betekent dat elke werknemer op kantoor een eigen bureau heeft. In 2023 bedroeg het percentage bedrijven zonder hot desking nog steeds 56%. Uit hetzelfde rapport blijkt dat 92% van de ondervraagde organisaties een hybride werkmodel heeft geïmplementeerd, waardoor de traditionele 1:1-verhouding tussen bureaus en werknemers achterhaald is.

Voor de DACH-regio zijn de cijfers vergelijkbaar. Zoals blijkt uit het 2025 Office Report van teamgnesda, heeft 61% van de bedrijven in Duitstalige landen een bureau-deelratio tussen 0,5 en 0,8. Dit toont aan dat hotdesking niet alleen nog steeds bestaat, maar zelfs aan populariteit wint. Naarmate hybride werken normaler wordt, passen steeds meer organisaties gedeelde bureaumodellen toe om in te spelen op aanwezigheidspatronen, ongebruikte ruimte te verminderen en dynamischere werkplekken te creëren.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van hotdesking?

Hotdesking werd aanvankelijk gezien als een manier om te besparen op vastgoedkosten, maar biedt duidelijke, door gegevens ondersteunde voordelen voor zowel werknemers als werkgevers in hybride en flexibele kantooromgevingen. Het ondersteunt de keuzevrijheid van werknemers, versterkt de samenwerking, verlaagt de kosten en helpt een schone, moderne werkomgeving te behouden. Het concept sluit ook goed aan bij duurzaamheidsinspanningen, omdat het het aantal benodigde bureaus en werkplekken vermindert en zo helpt om verspilde ruimte te verminderen.

Voordelen van hotdesking voor werknemers

• Taakgerichte keuze van werkplek: Medewerkers kiezen de omgeving die het beste past bij hun huidige taak (bijvoorbeeld concentratie, samenwerking, brainstormen), wat de prestaties en tevredenheid verhoogt.
• Verbeterde flexibiliteit en hybride ondersteuning: dankzij hotdesking hoeven werknemers die alleen op bepaalde dagen naar kantoor komen, niet aan een vast bureau gebonden te zijn.
• Verhoogde productiviteit: Wanneer hotdesking op de juiste manier wordt geïmplementeerd, kan het helpen om de productiviteit te verhogen, omdat werknemers zo de werkplek kunnen kiezen die het beste bij hun taken en behoeften past. Uit enquêtes blijkt dat 46% van de werknemers zich productiever voelt in een hotdesking-omgeving. In een goed ontworpen hotdesking-opstelling met een mix van verschillende werkplekken loopt dit percentage zelfs op tot 85%.
• Door verbeterde samenwerking en netwerken: Zonder vaste zitplaatsen hebben medewerkers vaker contact met collega's uit andere teams, wat op zijn beurt de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen bevordert en informeel leren ondersteunt.
• Beter welzijn van werknemers: Dynamische beweging en het wisselen tussen verschillende ruimtes en werkomgevingen vermindert monotonie, stimuleert creativiteit en stelt werknemers bloot aan nieuwe perspectieven, wat de uitwisseling van nieuwe ideeën bevordert.

Voordelen van hotdesking voor werkgevers

• Optimaal gebruik van kantoorruimte: Studies tonen aan dat meer dan een derde van de beschikbare bureaus in organisaties wereldwijd ongebruikt blijft. Hotdesking lost dit probleem op door een betere planning van ruimte en middelen mogelijk te maken. Het helpt je elke vierkante meter van jouw kantoor effectief te gebruiken, waardoor dode zones worden verminderd en jouw werkplek meer tot leven komt. 
• Schone en opgeruimde werkplek: Het ontbreken van vaste bureaus stimuleert werknemers om nettere werkgewoonten aan te nemen, wat bijdraagt aan een professionelere werkomgeving, vooral wanneer dit wordt ondersteund door een clean desk-beleid.
• Verbeterde aantrekkingskracht en behoud van talent: Flexibiliteit spreekt moderne werknemers aan en ondersteunt concurrerende aanwerving, waardoor bedrijven uiteindelijk talent kunnen aantrekken en behouden.
• Lagere kosten voor vastgoed en apparatuur: Met een kleinere kantoorruimte per werknemer kan je jouw kantoorruimte verkleinen of jouw bestaande ruimte efficiënter gebruiken. Door deze flexibiliteit dalen de kosten voor huur, energie en onderhoud. Met tools zoals deskbird kan je zelfs tot 32% op jouw kosten besparen.

Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen en zorgen bij hotdesking?

Ondanks de voordelen heeft hotdesking ook enkele mogelijke nadelen, zoals:

• Gebrek aan personalisatie: Medewerkers kunnen het personaliseren van hun werkplek missen, wat hun gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid kan beïnvloeden.
• Potentieel voor conflicten en miscommunicatie: het ontbreken van vaste werkplekken kan leiden tot conflicten over de keuze van een bureau en tot uitdagingen bij het onderhouden van effectieve communicatie.
• Gezondheids- en hygiëneproblemen: Het delen van bureaus roept vragen op over hygiëne en de verspreiding van ziektekiemen, wat vooral belangrijk is in de context van het verhoogde bewustzijn als gevolg van de pandemie.
• Uitdagingen op het gebied van samenwerking: Door hotdesking kunnen medewerkers elkaar moeilijker vinden, wat de communicatie kan vertragen en de teamcohesie kan verzwakken. Dit kan leiden tot gevoelens van isolatie en obstakels opwerpen voor effectief teamwork, tenzij je een oplossing zoals deskbird gebruikt die medewerkers hun teamgenoten laat vinden met behulp van interactieve plattegrondplannen.

Heeft hotdesking invloed op de productiviteit?

Hot desking kan de productiviteit verhogen als het goed wordt ingevoerd. 46% van de werknemers geeft aan zich productiever te voelen in een hot desking-omgeving; dit percentage loopt op tot 85% in goed ontworpen opstellingen die verschillende soorten werkplekken bieden. Dankzij flexibele zitplaatsen hebben werknemers meer zeggenschap over waar en hoe ze werken, wat een positief effect kan hebben op hun concentratie en productiviteit. De belangrijkste factor is de juiste afstemming: het juiste kantoorontwerp en de juiste technische infrastructuur bepalen of het model helpt of juist in de weg staat.

Hotdesking is echter geen universeel effectief middel om de productiviteit te verhogen. Het effect ervan op de productiviteit hangt af van de geschiktheid van de werkplek, de voorkeuren van de werknemers en een doordachte implementatie. Een robuuste technologische infrastructuur (met betrouwbare wifi en toegang tot werkbestanden vanaf elk apparaat) is cruciaal. Zonder de juiste technische voorzieningen kan de productiviteit achteruitgaan.

Hoe weet je of hotdesking geschikt is voor jouw kantoor?

Hot desking werkt het beste voor organisaties waar al sprake is van onderbenutte ruimte, samenwerking tussen teams en een behoefte aan flexibiliteit bij de medewerkers. Aan de hand van de onderstaande vragen kun je nagaan of jouw organisatie klaar is op de gebieden die het belangrijkst zijn: bedrijfscultuur, technologie, ruimte-inrichting en de stemming onder de medewerkers.

• Ondersteunen leidinggevenden flexibele werkregelingen?
• Wisselen werknemers al af en toe van werkplek?
• Wordt jouw kantoor vaak onderbenut?
• Werken teams samen tussen verschillende afdelingen?
• Is jouw personeel vertrouwd met digitale tools?
• Vertrouwen werknemers erop dat er middelen beschikbaar zullen zijn wanneer dat nodig is?
• Wordt autonomie en verantwoordelijkheid in jouw cultuur gewaardeerd?
• Hebben verschillende soorten ruimtes voordelen voor het uitvoeren van taken?
• Staat jouw organisatie open voor verandering?
• Willen werknemers meer flexibiliteit in hoe en waar ze werken?
• Is jouw technologische infrastructuur betrouwbaar genoeg om boekingssystemen en hybride werkinstrumenten te ondersteunen?
• Biedt de indeling van jouw kantoor een mix van rustige ruimtes, samenwerkingszones en toegankelijke ruimtes?

Maak je klaar om hotdesking voor jou en je team te laten werken

Hot desking biedt een moderne, flexibele benadering van werkplekinrichting die hybride werken ondersteunt, onnodige kosten bespaart en medewerkers helpt te werken in omgevingen waar ze zich het meest productief en betrokken voelen. Het succes ervan hangt echter af van een doordachte planning, de juiste kantoorinrichting en hulpmiddelen die het gebruik van hot desking eenvoudig maken.

In de volgende hoofdstukken van deze handleiding laten we je zien welke stappen je moet nemen om hotdesking in je organisatie te laten werken, zoals het implementeren van hotdesking, het inrichten van je kantoor voor hotdesking, het kiezen van de juiste hotdesking-software voor het boeken, samenwerken en analyseren, en het beheren van hotdesking in de dagelijkse praktijk.