Hot desking 101: wat het is en waarom bedrijven het gebruiken

Wat is hot desking?

Hot desking is een flexibele werkplekinrichting waarbij werknemers geen vaste werkplek hebben, maar bij aankomst op kantoor vrij kunnen kiezen uit alle beschikbare werkplekken. Deze werkwijze is populair geworden door de opkomst van werken op afstand en hybride werkmodellen. Het is een uitstekende manier om kantoorruimte efficiënter te gebruiken, in te spelen op veranderende teambehoeften, silo's te doorbreken en samenwerking te stimuleren. Omdat werknemers hun tijd verdelen tussen thuiswerken en werken op kantoor, kunnen ze met hot desking hun werkplek kiezen op basis van hun dagelijkse taken en behoeften, waardoor de werkomgeving flexibeler en dynamischer wordt.

Hot desking versus hoteling

De term 'hot desking' wordt vaak door elkaar gebruikt met 'office hoteling'. Er zijn echter kleine verschillen tussen beide concepten wat betreft de manier waarop de toegang tot beschikbare bureaus wordt beheerd.

Kort gezegd:

• Hot desking: Werkplekken worden toegewezen op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt of op basis van tijdvakken.
• Hoteling: bureaus worden vooraf gereserveerd via een reserveringssysteem en worden voor een langere, vaak projectgebonden periode bezet gehouden.

Populariteit op moderne werkplekken: is hot desking nog steeds een ding?

Volgens een rapport van CBRE uit 2024 werkt slechts 40% van de organisaties in de Verenigde Staten nog steeds met een 1:1-verhouding tussen bureaus en werknemers, wat betekent dat elke werknemer een eigen bureau op kantoor heeft. In 2023 was het percentage bedrijven zonder hot desking nog steeds 56%. Uit hetzelfde rapport blijkt dat 92% van de ondervraagde organisaties een hybride werkmodel heeft geïmplementeerd, waardoor de traditionele verhouding van 1:1 tussen bureaus en werknemers achterhaald is.

Voor de DACH-regio zijn de cijfers vergelijkbaar. Zoals blijkt uit het 2025 Office Report van teamgnesda, heeft 61% van de bedrijven in Duitstalige landen een desk-sharingratio tussen 0,5 en 0,8. Dit toont aan dat hot desking niet alleen nog steeds bestaat, maar zelfs aan populariteit wint. Naarmate hybride werken volwassen wordt, passen steeds meer organisaties desk-sharingmodellen toe om in te spelen op aanwezigheidspatronen, ongebruikte ruimte te verminderen en dynamischere werkplekken te creëren.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van hot desking?

Hot desking werd aanvankelijk gezien als een manier om te besparen op vastgoedkosten, maar biedtduidelijke, door gegevens ondersteunde voordelen voor zowel werknemers als werkgevers in hybride en flexibele kantooromgevingen. Het ondersteunt de keuzevrijheid van werknemers, versterkt de samenwerking, verlaagt de kosten en helpt een schone, moderne werkomgeving te behouden. Het concept sluit ook goed aan bij duurzaamheidsinspanningen, omdat het het aantal benodigde bureaus en werkplekken vermindert en zo helpt om verspilde ruimte te verminderen.

Voordelen van hot desking voor werknemers

• Taakgerichte keuze van werkplek: Medewerkers kiezen de omgeving die het beste past bij hun huidige taak (bijvoorbeeld concentratie, samenwerking, brainstormen), wat de prestaties en tevredenheid verhoogt.
• Verbeterde flexibiliteit en hybride ondersteuning: dankzij hot desking hoeven werknemers die alleen op bepaalde dagen naar kantoor komen, niet aan een vast bureau gebonden te zijn.
• Verhoogde productiviteit: Wanneer hot desking op de juiste manier wordt geïmplementeerd, kan het helpen om de productiviteit te verhogen, omdat werknemers zo de werkplek kunnen kiezen die het beste bij hun taken en behoeften past. Uit enquêtes blijkt dat 46% van de werknemers zich productiever voelt in een hot-desking-omgeving. In een goed ontworpen hot-desking-opstelling met een mix van verschillende werkplekken loopt dit percentage zelfs op tot 85%.
• Verbeterde samenwerking en netwerken: zonder vaste zitplaatsen hebben medewerkers vaker contact met collega's uit andere teams, wat op zijn beurt de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen bevordert en informeel leren ondersteunt.
• Beter welzijn van werknemers: Dynamische beweging en het wisselen tussen verschillende ruimtes en werkomgevingen vermindert monotonie, stimuleert creativiteit en stelt werknemers bloot aan nieuwe perspectieven, wat de uitwisseling van nieuwe ideeën bevordert.

Voordelen van hot desking voor werkgevers

• Optimaal gebruik van kantoorruimte: Studies tonen aan dat meer dan een derde van de beschikbare bureaus in organisaties wereldwijd ongebruikt blijft. Hot desking lost dit probleem op door een betere planning van ruimte en middelen mogelijk te maken. Het helpt u elke vierkante meter van uw kantoor effectief te gebruiken, waardoor dode zones worden verminderd en uw werkplek meer tot leven komt. 
• Schone en opgeruimde werkplek: Het ontbreken van vaste bureaus stimuleert werknemers om nettere werkgewoonten aan te nemen, wat bijdraagt aan een professionelere werkomgeving, vooral wanneer dit wordt ondersteund door een clean desk-beleid.
• Verbeterde aantrekkingskracht en behoud van talent: Flexibiliteit spreekt moderne werknemers aan en ondersteunt concurrerende werving, waardoor bedrijven uiteindelijk talent kunnen aantrekken en behouden.
• Lagere kosten voor vastgoed en apparatuur: met een kleinere kantoorruimte per werknemer kunt u uw kantoorruimte verkleinen of uw bestaande ruimte efficiënter gebruiken. Door deze flexibiliteit dalen de kosten voor huur, energie en onderhoud. Met tools zoals deskbird u zelfs tot 32% op uw kosten besparen.

‍

[component=cta;theme=light;Text=Gebruik de kantoorruimtecalculator deskbirdom uw kantoorkosten te optimaliseren en uw ROI op hot desking te maximaliseren.;deskbird;ButtonText=Probeer het nu]

Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen en zorgen bij hot desking?

Ondanks de voordelen heeft hot desking ook enkele mogelijke nadelen, zoals:

• Gebrek aan personalisatie: Medewerkers kunnen het personaliseren van hun werkplek missen, wat hun gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid kan beïnvloeden.
• Potentieel voor conflicten en miscommunicatie: het ontbreken van vaste werkplekken kan leiden tot conflicten over de keuze van een bureau en tot uitdagingen bij het onderhouden van effectieve communicatie.
• Gezondheids- en hygiëneproblemen: Het delen van bureaus roept vragen op over hygiëne en de verspreiding van ziektekiemen, wat vooral belangrijk is in de context van het verhoogde bewustzijn als gevolg van de pandemie.
• Uitdagingen op het gebied van samenwerking: Door hot desking kunnen medewerkers elkaar moeilijker vinden, wat de communicatie kan vertragen en de teamcohesie kan verzwakken. Dit kan leiden tot gevoelens van isolatie en obstakels opwerpen voor effectief teamwork, tenzij u een oplossing zoals deskbird gebruikt deskbird medewerkers hun teamgenoten kunnen vinden met behulp van interactieve plattegronden.

Heeft hot desking invloed op de productiviteit?

Hot desking kan de productiviteit verhogen doordat werknemers de werkplek kunnen kiezen die het beste aansluit bij hun taken en voorkeursomgeving. Flexibele zitplaatsen geven werknemers meer controle over waar en hoe ze werken, wat een positief effect kan hebben op hun concentratie en productiviteit. Bovendien kan het zitten in verschillende ruimtes en met verschillende collega's de creativiteit en het innovatief denken stimuleren, wat indirect bijdraagt aan een hogere productiviteit.

Hot desking is echter geen universeel effectief middel om de productiviteit te verhogen. Het effect ervan op de productiviteit hangt af van de geschiktheid van de werkplek, de voorkeuren van de werknemers en een doordachte implementatie. Een robuuste technologische infrastructuur (met betrouwbare wifi en toegang tot werkbestanden vanaf elk apparaat) is cruciaal. Zonder de juiste technische voorzieningen kan de productiviteit achteruitgaan.

Hoe weet u of hot desking geschikt is voor uw kantoor?

Voordat u hot desking invoert, is het essentieel om te weten of uw organisatie hier echt klaar voor is. De onderstaande vragen zijn bedoeld om uw organisatie te evalueren op de belangrijkste punten die bepalend zijn voor het succes van hot desking, waaronder communicatiepraktijken, betrouwbaarheid van technologie, inrichting van de werkplek, sentiment onder medewerkers en algemene culturele afstemming.

• Ondersteunen leidinggevenden flexibele werkregelingen?
• Wisselen werknemers al af en toe van werkplek?
• Wordt uw kantoor vaak onderbenut?
• Werken teams samen tussen verschillende afdelingen?
• Is uw personeel vertrouwd met digitale tools?
• Vertrouwen werknemers erop dat er middelen beschikbaar zullen zijn wanneer dat nodig is?
• Wordt autonomie en verantwoordelijkheid in uw cultuur gewaardeerd?
• Hebben verschillende soorten ruimtes voordelen voor het uitvoeren van taken?
• Staat uw organisatie open voor verandering?
• Willen werknemers meer flexibiliteit in hoe en waar ze werken?
• Is uw technologische infrastructuur betrouwbaar genoeg om boekingssystemen en hybride werkinstrumenten te ondersteunen?
• Biedt de indeling van uw kantoor een mix van rustige ruimtes, samenwerkingszones en toegankelijke ruimtes?

Maak je klaar om hot desking voor jou en je team te laten werken

Hot desking biedt een moderne, flexibele benadering van werkplekontwerp die hybride werken ondersteunt, onnodige kosten bespaart en werknemers helpt te werken in omgevingen waar ze zich het meest productief en betrokken voelen. Maar het succes ervan hangt af van een doordachte planning, de juiste kantoorindeling en tools die de hot-desking-ervaring naadloos maken.

In de volgende hoofdstukken van deze gids laten we je zien welke stappen je moet nemen om hot desking in je organisatie te laten werken, zoals het implementeren van hot desking, het inrichten van je kantoor voor hot desking, het kiezen van de juiste hot desking-software voor het boeken, samenwerken en analyseren, en het beheren van hot desking in de dagelijkse praktijk.