Hoe CANCOM Oostenrijk 1.800 medewerkers in vier landen heeft overgezet naar deskbird

CANCOM Austria AG is een aanbieder van digitale bedrijfsoplossingen en een AI-facilitator, met hoofdkantoor in Wenen en onderdeel van de in Duitsland gevestigde CANCOM-groep. Het bedrijf begeleidt bedrijven, organisaties en de publieke sector op weg naar de digitale toekomst, met een aanbod dat zowel traditionele IT-systeemintegratie als datagestuurde digitale oplossingen, managed services en clouddiensten omvat.

Ongeveer 1.800 kantoormedewerkers zijn werkzaam op vijftien locaties in Oostenrijk, Tsjechië, Zwitserland en Roemenië. De meesten brengen twee tot drie dagen per week op kantoor door, waardoor de vraag wie waar aanwezig is eerder een dagelijkse dan een incidentele kwestie is.

Die omvang is een van de redenen waarom CANCOM Austria een bijzondere klant is. Als IT-dienstverlener adviseert het bedrijf zijn eigen klanten over technologische keuzes; elke tool die het intern invoert, moet dus aan dezelfde eisen voldoen als bij een klantproject. Enterprise-architectuur, de CISO, gegevensbescherming en gegevensopslaglocatie spelen allemaal een rol. Een werkplektool bij CANCOM Austria is geen aankoop van bedrijfsmiddelen met een IT-beoordeling erbij. Het is een IT-beslissing waarbij bedrijfsmiddelen een rol spelen vergaderruimte.

CANCOM Oostenrijk was niet op zoek naar een nieuwe werkplektool. Het contract met de vorige leverancier liep af en er moest overal waar het oude systeem in gebruik was, een vervanging worden ingevoerd.

Dat bepaalde de voorwaarden voor het hele project. Er was geen mogelijkheid om eerst een kleinschalige proef in één gebouw uit te voeren, daaruit te leren en van daaruit verder uit te rollen. Vijftien locaties in vier landen moesten in gebruik worden genomen en ongeveer 1.800 mensen hadden een plek nodig om een bureau te reserveren.

Het lastigste probleem bleken de gebouwen zelf te zijn. De plattegronden kwamen in alle mogelijke vormen binnen, van architectenbestanden met 250 lagen tot schetsen van gebouwen waarop werkplekken met de hand waren ingetekend. Voordat er iets in deskbird kon worden ingevoerd, moest eerst worden vastgesteld of wat op de plattegrond stond overeenkwam met wat er daadwerkelijk in de vergaderruimte stond.

Facility Management heeft eerst de functionele aspecten beoordeeld. De shortlist is vervolgens voorgelegd aan het enterprise-architectuurmanagement, de CISO en de afdeling gegevensbescherming, voordat er iets werd ondertekend. ServiceNow werd vergeleken met het opvolgende product van de huidige tool en nog een andere optie. Een zich ontwikkelende samenwerking tussen deskbird en CANCOM Duitsland bij klantprojecten speelde een rol, hoewel dit een ondergeschikte factor was ten opzichte van de nalevingsvereisten.

Twee functies werden als onmisbaar beschouwd: single sign-on en de integratie met het ‘ Microsoft Teams ’, waardoor het boeken rechtstreeks vanuit de werkomgeving van de gebruikers zou kunnen plaatsvinden.

‍

De uitrol begon bij de Oostenrijkse gebouwen, maar alle medewerkers werden vanaf het begin meegenomen, ongeacht of ze deskbird meteen zouden gaan gebruiken. Andere locaties volgden. Naast het centrale Facility Management in Wenen werkte in elk gebouw een lokale manager aan het project, voornamelijk aan de specifieke aspecten van de eigen plannen. Vanaf de opdracht tot de eerste uitrol duurde het ongeveer twee tot drie maanden, en de stand van zaken van die plannen was de belangrijkste reden waarom het zo lang duurde in plaats van korter.

Naast de tekeningen waren er nog twee zaken die het werk bemoeilijkten. Sommige afdelingen en personen beschikten over werkplekken die niet bedoeld waren om algemeen te worden gereserveerd, en er moest een procedure worden opgezet voor het aanvragen van een vast bureau. Vandaag de dag zijn 151 van de 1.218 bureaus vast toegewezen in plaats van gedeeld.

‍

1.219 mensen hebben zich aangemeld, 742 komen elke maand naar het kantoor

Sinds de lancering in oktober 2025 hebben zich 1.219 mensen geregistreerd op deskbird en maken 742 mensen er maandelijks gebruik van. Van die maandelijkse gebruikers komt 64% elke week terug. Verspreid over de vijftien locaties zijn er nu 1.218 boekbare werkplekken, waarvan 1.067 gedeeld en 151 exclusief, en sinds de lancering zijn er 44.292 werkplekboekingen gemaakt, gemiddeld zo’n 212 per werkdag. In de afgelopen dertig dagen hebben 230 mensen via Microsoft Teams geboekt.

Voor een implementatie die binnen een jaar meer dan 1.200 mensen op vijftien locaties in vier landen bereikte – en dat zonder proeffase – is dat een ongewoon hoog rendement.

Dinsdag is de drukste dag, vrijdag is het een ander kantoor

De week vertoont een duidelijk patroon. Op dinsdag worden er ongeveer 265 werkplekreserveringen gemaakt en op vrijdag ongeveer 94. Het aantal bezoekers piekt halverwege de week en daalt aan het einde van de week sterk, en het verschil tussen de drukste en de rustigste locaties is enorm. Dat is precies het soort inzicht dat zonder metingen onzichtbaar blijft, maar duidelijk wordt zodra de gegevens beschikbaar zijn.

Van het bijhouden van de aanwezigheid tot het bepalen wat er moet veranderen

Met ‘ deskbird Intelligence’ gaat CANCOM Austria een stap verder dan alleen het bijhouden van de bezettingsgraad: het bedrijf gebruikt deze gegevens nu ook om beslissingen te nemen – welke locaties worden goed benut, welke te weinig worden gebruikt en waar de vastgoedportefeuille moet worden aangepast.

‍