Nexters, een wereldwijd gamingbedrijf met meer dan 700 werknemers, loopt sinds juli 2020 voorop bij het omarmen van hybride werken. Met vijf kantoren wereldwijd had Nexters een flexibele en efficiënte oplossing nodig om hun groeiende hybride werkplek te beheren. Valeriia Tsikunova, Hoofd Office Management, en Evelina Trofimova, Senior Office Manager, speelden een cruciale rol bij het waarborgen van een soepele overgang naar een meer dynamische en werknemervriendelijke kantooromgeving.

Naarmate Nexters groeide, kon hun intern ontwikkelde boekingssysteem, dat aanvankelijk was ontworpen voor specifieke use cases, niet zo snel worden aangepast aan nieuwe vereisten. Het bijwerken van kantoorindelingen was tijdrovend en resulteerde soms in verouderde informatie.

Naarmate ons bedrijf groeide, werd het duidelijk dat we een systeem nodig hadden waarmee we snel wijzigingen konden doorvoeren.

Na een zorgvuldige beoordeling van negen potentiële oplossingen koos Nexters voor deskbird vanwege de flexibiliteit, het gebruiksgemak en de mogelijkheid om plattegronden direct bij te werken. De mobiele app en de integratie met Slack waren extra belangrijke functies die tegemoet kwamen aan de behoeften van hun werknemers, waardoor het voor hen eenvoudiger werd om (vergader)ruimtes te reserveren on the go.  

Vooral de functie 'Herhaald boeken' en de mobiele applicatie zijn goed ontvangen, waardoor boekingen toegankelijker en gemakkelijker zijn geworden voor ons team," deelt Valeriia.

Om te zorgen voor een soepele implementatie en onboarding voor gebruikers nam het managementteam van Nexters verschillende stappen, waaronder uitgebreide communicatie via Slack, het maken van gebruikershandleidingen en het opzetten van feedbackkanalen. Dankzij deze proactieve aanpak konden de medewerkers zich snel aanpassen aan het nieuwe systeem en werd hun werk zo min mogelijk verstoord.

De introductie van deskbird heeft de efficiëntie van het kantoormanagement van Nexters aanzienlijk verbeterd. Het kantoor management team kan nu zelfstandig het boekingssysteem beheren, direct wijzigingen aanbrengen in plattegronden en werknemers van actuele informatie voorzien, wat hun algehele werkervaring verbetert.

We wouden een soepele overzet van het ene systeem naar het andere, dus dankzij de uitgebreide beheerfuncties kon ons team dat het kantoor beheert een geschikt moment kiezen en alle boekingen van medewerkers van het oude systeem naar deskbird overzetten zonder iemands werk te verstoren.

Onmiddellijk na de implementatie van deskbird ondernamen de officemanagers proactieve stappen om de tevredenheid van de werknemers en een soepele aanpassing te garanderen. Ze maakten een anoniem feedbackformulier aan, behandelden aanvullende vragen, ontwikkelden een pagina met veelgestelde vragen en richtten een speciaal Slack kanaal in voor vragen over deskbird. Het team maakte ook gebruik van Slack om de functies van het nieuwe systeem te communiceren, zodat niemand werd vergeten.

Deze grondige aanpak heeft geresulteerd in positieve feedback en actief gebruik van deskbird door de medewerkers van Nexters, wat het succes van de implementatie en de verbeterde werkplekervaring onderstreept.