De moderne werkplek verandert voortdurend en vraagt om flexibiliteit en aanpassingsvermogen.

Rob Taylor, Head of People bij TwentyCi, leidt zijn team sinds 2012 door de complexe wereld van hybride werk. Met zijn oplossingsgerichte instelling heeft hij een werkcultuur gecreëerd die werknemers inspireert om uitdagingen te overwinnen en verandering te omarmen. Rob vertelt ons hoe hij dit heeft bereikt en wat voor impact het heeft gehad op zijn team.

De verschuiving naar een hybride werkmodel na de uitbraak van de pandemie bracht tal van uitdagingen met zich mee, zelfs voor bedrijven als TwentyCi die dit model al meer dan tien jaar volgen. Rob onthulde dat ze te maken kregen met verschillende problemen bij de overgang van Slack naar Microsoft Teams. Ze hadden een tool nodig die naadloos kon integreren met hun voornamelijk op Microsoft gebaseerde ecosysteem. Daarnaast waren het beheer van kantoorruimte, het naleven van sociale afstandsnormen en het tegemoetkomen aan verschillende voorkeuren van werknemers die op kantoor wouden zijn, andere uitdagingen die om een doordachte oplossing vroegen. 

Mensen keken naar wie er binnen zou komen. Is het de moeite waard om naar dat deel van het kantoor te gaan? Omdat ik er misschien alleen zal zijn, of zullen er zes mensen zijn en zal het er levendig zijn.

De oplossing was deskbird, een tool die niet alleen voorziet in de dagelijkse behoeften van TwentyCi, maar ook een platform biedt voor toekomstige groei. Rob vertelt dat ze in eerste instantie Officely gebruikten, maar dat ze tegen beperkingen aanliepen bij de integratie met Teams. Toen het bedrijf overstapte van Slack naar Teams, werd deskbird de brug die een soepele overgang mogelijk maakte. Rob legt uit:

De overgang van Officely naar deskbird was in het begin een uitdaging. Maar met deskbird kan je week per week plannen of je kunt per maand plannen. Het is gewoon gemakkelijk en we hebben waarschijnlijk een adoptie van 80-85% zonder het mensen op te leggen.

deskbird bleek de perfecte oplossing voor TwentyCi dankzij de soepele verdeling van werkplekken, integratie met Microsoft Teams en maximale capaciteitsinstellingen. deskbird had ook een streepje voor als het ging om prijs en service. Rob benadrukt: 

Je kosten zijn transparant. Er is niets erger dan een website bezoeken voor een tool die je misschien zou willen gebruiken, en dan te zien dat je contact moet opnemen voor de prijs. De ondersteuning is ook uitstekend en zeer responsief.

Dankzij de functies van deskbird kon de kantoorruimte slim worden ingericht en werden de medewerkers gelijkmatig over de week verdeeld. "Toen we op zoek gingen naar een alternatief voor Officely," zegt Rob, "was snelheid van belang, onze technisch directeur wilde snel een oplossing vinden. Hij kwam deskbird tegen en daar zijn we toen voor gegaan. Het heeft alle functies die we nodig hebben, de integratie met Microsoft was makkelijk en het is niet belachelijk duur."

‍

deskbird heeft grote impact gehad op de hybride werkplek van TwentyCi. Rob noemt bijvoorbeeld hoe makkelijk het dankzij deskbird was om aan de afstandsmaatregelen te voldoen, bureaus toe te wijzen op basis van werknemersvoorkeuren en de communicatie te stroomlijnen over wie er op een bepaalde dag op kantoor is. Werknemers vinden het fijn om te weten wie er op vakantie is of thuis werkt, waardoor ze geen spijt krijgen van het woon-werkverkeer en hun productiviteit omhoog gaat, want soms wonen ze wel twee uur van kantoor vandaan.