85 mensen, 37 bureaus: hoe Nextlane zijn teams weer op kantoor kreeg in een kleiner kantoor

Nextlane ontwikkelt de software waarop de Europese autohandel draait. De platforms van het bedrijf verzorgen het beheer van autodealers, digitale showrooms en de bedrijfsvoering van autofabrikanten voor meer dan 70.000 eindgebruikers in 11 Europese landen. Het moderniseren van de werkwijze in de sector is hun missie.

Het bedrijf heeft vestigingen in heel Europa, onder meer in Parijs, Lyon, Nantes, Madrid, Vigo, Sintra, Lund en Zürich. Die spreiding is commercieel gezien een troef, maar operationeel gezien een uitdaging, omdat het werkplekbeleid tegelijkertijd in tien gebouwen, vijf landen en verschillende talen moet functioneren.

Nextlane hanteert een hybride werkmodel. Medewerkers zijn twee dagen per week op kantoor en werken drie dagen op afstand.

Vóór de pandemie besloeg de Nextlane-vestiging in Saint-Pierre-des-Corps vijf verdiepingen en ongeveer 2.000 m². De werkplekken werden toegewezen zoals dat vroeger gebruikelijk was: één persoon, één werkplek, permanent.

Toen kwam het hybride werken en heeft Nextlane de kantoorruimte ingekrompen. Vijf verdiepingen werden teruggebracht tot één verdieping, en het ritme werd: twee dagen op kantoor, drie dagen op afstand.

Dat betekent een kleiner kantoor, hetzelfde aantal mensen en een patroon waardoor iedereen op dezelfde twee dagen terechtkomt.

Het boekingsproces zou dit niet aankunnen. Een spreadsheet biedt geen realtime overzicht van wie wat heeft gereserveerd, is onbetrouwbaar voor iemand die op zondagavond beslist of hij of zij de reis zal maken, en geeft geen antwoord op de vraag hoe de bezetting er drie maanden later uitziet.

Nextlane had twee dingen tegelijk nodig. Ten eerste een reden voor collega’s om naar kantoor te komen. Ten tweede de zekerheid dat er, als ze dat deden, een bureau voor hen klaar zou staan.

deskbird was de oplossing die echt aansloot bij het probleem dat we bijna tweeënhalf jaar geleden wilden aanpakken. Het ging erom onze collega’s weer op kantoor te krijgen.
Jean Penhouët
Global VP of People, Nextlane

Het ging nooit alleen om de faciliteiten. Om het kantoor weer operationeel te krijgen, moesten de afdeling Personeelszaken, het team voor werkplekbeleving en het faciliteitenteam samenwerken, want het doel was niet om stoelen te vullen. Het ging erom de dagen die mensen samen doorbrengen de reis naar het werk de moeite waard te maken.

‍

Nextlane heeft de functie ‘ deskbird ’ voor het reserveren van werkplekken eerst op zijn Franse vestigingen geïntroduceerd en vervolgens in al zijn Europese kantoren. Medewerkers plannen hun week in de app, openen de interactieve plattegrond en kiezen een werkplek uit.

Nathalie plant elke maandag haar eigen week in, en zo gaan de meeste van haar collega’s er ook mee om: twee dagen op kantoor, van tevoren gepland, waarbij vergaderingen worden afgestemd op wie er aanwezig is.

‍

Wat het gedrag heeft veranderd, was niet de reservering zelf. Het was het feit dat je kon zien wie er op welke dag aanwezig was.

Zo wordt het reserveren van een bureau een beslissing over met wie je wilt zitten. Dankzij de profielfoto’s op de plattegrond kies je niet zomaar een bureaunummer, maar een buurman of -vrouw, en dat is een heel andere reden om naar kantoor te komen.

Het neemt ook het laatste beetje ongemak uit het woon-werkverkeer weg.

Dat betekent dat je gerust kunt zijn, wetende dat je een bureau hebt gereserveerd. Als je langskomt, weet je zeker dat er een bureau en een zitplaats voor je klaarstaan.
Nathalie Dieumegard
Hoofd Faciliteitenbeheer Frankrijk, Nextlane

Het aantal bezoekers is gestegen, en Nextlane kan daar het bewijs voor leveren

Mensen weer naar kantoor krijgen was het oorspronkelijke doel, en dat is iets wat Nextlane nu aantoonbaar kan laten zien in plaats van alleen maar te schatten. De feedback van medewerkers komt steeds weer op hetzelfde neer: in realtime weten wie er aanwezig zal zijn.

De enige overgebleven verdieping in Saint-Pierre-des-Corps biedt plaats aan ongeveer 85 mensen en telt 37 werkplekken. Op papier lijkt dat krap. In de praktijk valt dat wel mee.

Nextlane is nooit overvol, omdat deskbird het aantal bezoekers voor iedereen op een bepaalde locatie gelijkmatig over de week verdeelt, in plaats van dat het zich op dezelfde twee dagen opstapelt. De werkplekken worden beter benut en niemand komt aan om vervolgens te ontdekken dat er geen zitplaats meer vrij is.

Dat is waar de meeste bedrijven de plank mis slaan. Ruimte inkrimpen is eenvoudig. Ruimte inkrimpen zonder dat het kantoor er slechter op wordt, is het deel waarvoor een systeem nodig is.

Bezettingscijfers in plaats van intuïtie

Toen Nextlane begon met deskbird, waren de statistieken nog vrij eenvoudig. Tegenwoordig is er een volwaardige analysetool die laat zien hoe de kantoren daadwerkelijk bezet zijn en wie er niet komt werken, waardoor beslissingen over de ruimte een kwestie van gegevens worden in plaats van een discussiepunt.