Meer mensen dan bureaus: hoe TST vanuit één kantoor in Londen ‘anchor days’ organiseert voor een team van 50 personen

TST is een professioneel dienstverleningsbedrijf gevestigd in de wijk London Bridge, dat zich bezighoudt met ervaringsgerichte trainingen en evenementen en met talentadvies. Een team van 50 medewerkers werkt samen met klanten in uiteenlopende sectoren, variërend van financiële dienstverlening tot techniek.

Het werk draait om het ontsluiten van potentieel door verandering duurzaam te maken, bij mensen, teams en organisaties. TST doet dit door transformatieve ervaringen op de werkplek te ontwerpen en te realiseren, waarbij gebruik wordt gemaakt van wetenschap, creativiteit en mensgericht ontwerp. De diensten vallen uiteen in drie gebieden: Diagnose & Benchmark, Verandering in gang zetten & verankeren, en Ontwikkelen & Bijscholen. Elk gebied biedt verschillende niveaus van maatwerk om tegemoet te komen aan uiteenlopende budgetten en vereisten, variërend van bestaande ontwerpen ‘As is’ tot een aangepaste aanpak ‘Fit to you’ en ‘Made for you’ – volledig op maat gemaakt vanuit de eigen uitdagingen van een organisatie.

Juist die combinatie van klantgerichte dienstverlening en interne samenwerking is de reden waarom het kantoor nog steeds belangrijk is. De medewerkers van TST zijn er tussen één dag per maand en vier dagen per week aanwezig. En het team is sneller gegroeid dan het aantal beschikbare werkplekken.

‍

Toen TST na de pandemie weer terugkeerde van het thuiswerken, bevond het bedrijf zich in hetzelfde schuitje als veel andere bedrijven die voor het eerst met hybride werken te maken kregen. Het team was inmiddels groter geworden dan de capaciteit van het kantoor op dat moment, en daar vloeiden twee problemen uit voort. Iedereen die op kantoor kwam, had een bureau nodig om aan te werken. En de vergader vergaderruimtes en moesten niet langer dubbel of driemaal worden geboekt.

‍

Beide zaken werden informeel afgehandeld, zonder dat er overeenstemming bestond over wie er wel of niet bij betrokken was en welke vergaderruimtes beschikbaar waren.

Wat TST nodig had, was één oplossing die zowel de bureaus als vergaderruimtes omvatte, eenvoudig genoeg zodat mensen er daadwerkelijk mee aan de slag zouden gaan, en op maat gemaakt voor één kleiner kantoor in plaats van een groot bedrijfsnetwerk. Een transparante prijsstelling die bij die omvang paste, was ook belangrijk, net als de mogelijkheid om daadwerkelijk in te zien hoe het kantoor werd gebruikt. TST vergeleek een aantal opties en richtte zich al vroeg op deskbird , omdat dat voor hen gewoon de logische keuze was.

‍

vergaderruimte TST is in december 2023 live gegaan met deskbird , met functies voor het reserveren van werkplekken en vergader vergaderruimte , en de integratie van Microsoft Teams . De doorslaggevende factor was hoe eenvoudig het was om de indeling van de werkplekken en vergader vergaderruimtes op de juiste plattegrond in te stellen. Het team is sindsdien twee keer verhuisd, en de opstelling is mee verhuisd: momenteel staan er 34 werkplekken en vier vergader op 207 Union Street.

‍

De uitrol werd bewust in een vroeg stadium geconcentreerd. TST zorgde eerst voor de indeling en de integratie met Teams, zodat de tool zo eenvoudig en intuïtief mogelijk was voordat iemand er kennis mee maakte. Vervolgens werd de tool gelanceerd tijdens een bijeenkomst met het hele team, waarbij werd gedemonstreerd hoe snel de tool te gebruiken was en het ‘waarom’ werd uitgelegd: dit maakt het leven gemakkelijker voor zowel individuele medewerkers als voor het Ops-team, en niet alleen voor de rapportage.

Zoals bij elk nieuw systeem was er enige stimulans nodig om het volledig in gebruik te nemen. Het Ops-team hielp mensen die zonder reservering kwamen om alsnog achteraf te reserveren, bemiddelde bij incidentele geschillen over werkplekken en stuurde regelmatig herinneringen om de weekplanningen bij te werken. De analyse- en planningsoverzichten maakten dat eenvoudig te beheren, omdat in één oogopslag te zien was welke teams en personen hun werkplek hadden gepland en welke niet.

‍

Twee derde van het team is er elke week weer bij

deskbird maakt nu deel uit van de manier waarop het team zijn week plant. Alle 50 medewerkers zijn geregistreerd en actief, en ongeveer twee derde van de maandelijkse gebruikers komt elke week weer naar kantoor – een hoog terugkeerpercentage voor een team van deze omvang.

Sinds de livegang heeft TST 3.650 boekingen gerealiseerd: 2.424 via de 34 desks en 1.189 via slechts vier vergader vergaderruimtes. In verhouding tot hun aantal worden de vergaderruimtes intensiever benut dan de desks, wat je ook zou verwachten van een bedrijf dat draait om workshops en klantgesprekken.

‍

Woensdag is de belangrijkste dag

Het wekelijkse patroon is duidelijk: woensdag is de drukste dag en maandag de rustigste. Dat is geen toeval. TST maakt gebruik van ‘ deskbird ’ om de ‘anchor days’ voor het management en voor de afzonderlijke afdelingen te beheren, om ervoor te zorgen dat zij de juiste mate van samenwerking en verbinding krijgen.

‍

Automatisch inchecken, schonere gegevens

TST behoort tot de eerste klanten van deskbird die gebruikmaken van Workplace Intelligence, en dit heeft de kwaliteit van de beschikbare informatie aanzienlijk verbeterd. Het hele kantoor is in kaart gebracht en dankzij de monitortoewijzing via deskbird Dock worden medewerkers nu automatisch bij hun werkplek ingecheckt. Voorheen waren de cijfers afhankelijk van nauwkeurige planning of handmatige check-ins, die nooit 100% correct kunnen zijn.

Sam en de officemanager bekijken de dashboards wekelijks. De volgende stap is om via deskbird Dock een paar maanden aan schone gegevens op te bouwen en vervolgens de planning en naleving van de ankerdagen hieraan goed te toetsen.

‍