So deskbird mit HRIS-Tools

deskbird über Merge mit deinem HRIS deskbird , sodass Abwesenheiten, Benutzer und Gruppen ohne manuelle Aktualisierungen synchronisiert bleiben. Genehmigte Abwesenheiten werden automatisch in die Wochenplanung übernommen und stornieren alle damit kollidierenden Schreibtisch- oder Parkplatzreservierungen, während neue Mitarbeiter täglich eingerichtet und ausscheidende Mitarbeiter deaktiviert werden – ganz ohne SCIM. Über 20 Plattformen werden unterstützt, darunter Workday, BambooHR, Personio und SAP SuccessFactors.

Einführung

Viele Tools am Arbeitsplatz haben Probleme mit der Akzeptanz, weil die IT jedes Mal, wenn jemand neu hinzukommt, wechselt oder das Unternehmen verlässt, Konten anlegen, Teamstrukturen anpassen und Benutzerlisten bereinigen muss.

Die HRIS-Integrationen deskbird automatisieren die Synchronisierung von Mitarbeiterdaten, den Abwesenheitsstatus und die Benutzerverwaltung. Dein Mitarbeiterverzeichnis bleibt mit weniger IT-Aufwand auf dem neuesten Stand, und deine Auslastungsdaten spiegeln wider, wer tatsächlich zur Arbeit erscheinen kann.

Welche Daten werden zwischen deskbird deinem HRIS ausgetauscht?

Eine HRIS-Integration verbindet deine Personal-Datenbank mit deiner Arbeitsplatzmanagement-Plattform. Durch diese Verbindung bleiben die Mitarbeiterdaten in beiden Systemen immer auf dem gleichen Stand. Niemand muss mehrere Verzeichnisse manuell aktualisieren.

Wenn du deskbird deinem HRIS verbindest, werden bestimmte Datenfelder direkt den Benutzerprofilen zugeordnet. Das System importiert die Namen der Mitarbeiter, ihre E-Mail-Adressen und ihre eindeutigen Mitarbeiter-IDs, um die grundlegende Identifizierung sicherzustellen. Auch die Zuordnungen zu Teams und Abteilungen werden synchronisiert, was teambezogene Buchungsansichten und detaillierte Analysen ermöglicht.

Die Bürostandorte legen fest, welche Räume ein Mitarbeiter buchen kann. Die Beziehungen zu Vorgesetzten spielen bei Berichts- und Genehmigungsabläufen eine Rolle. Der Beschäftigungsstatus gibt an, ob jemand aktiv ist, sich im Urlaub befindet oder das Unternehmen verlassen hat.

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Kurz gesagt: Die HRIS-Integration deskbird umfasst zwei separate Arbeitsabläufe: die Abwesenheitssynchronisierung sowie die Benutzer- und Gruppensynchronisierung. Beide laufen über Merge, den Integrationspartner deskbird, sodass von deiner Seite kein Entwickleraufwand erforderlich ist.

Diese Synchronisierung läuft einmal täglich automatisch, und zwar nachts. Für die meisten Unternehmen reicht das aus. Wenn du eine manuelle Auslösung benötigst, unterstützt die öffentliche APIdeskbird das.

Wie die Abwesenheitssynchronisierung dafür sorgt, dass die Verfügbarkeit der Arbeitsplätze immer aktuell bleibt

Die Dienstpläne der Mitarbeiter ändern sich ständig. Urlaub, Krankheitstage und Geschäftsreisen beeinflussen alle, wer tatsächlich zur Arbeit erscheint. Wenn dein HRIS Abwesenheiten oder den Status „nicht im Büro“ anzeigt, deskbird dies im Buchungssystem deskbird . Diese Verknüpfung verhindert „Geisterbuchungen“: also Schreibtischreservierungen von Personen, die gar nicht ins Büro kommen.

Die Abwesenheitssynchronisierung bezieht genehmigte Urlaubstage, Start- und Enddaten sowie Teilabwesenheiten direkt aus deinem HRIS. Mitarbeiter müssen ihre Schreibtischreservierungen nicht manuell stornieren, wenn sie Urlaub nehmen. Das System übernimmt die Stornierung automatisch und gibt den Schreibtisch für jemand anderen frei.

Um die Privatsphäre zu schützen, deskbird nur den Verfügbarkeitsstatus für die Abwesenheitsverwaltung, nicht aber Urlaubsgründe oder medizinische Angaben.

Benutzer- und Gruppensynchronisierung: Provisioning ohne SCIM

Die meisten Unternehmensplattformen erfordern SCIM über einen Identitätsanbieter, um die Benutzerbereitstellung zu automatisieren. Mit der HRIS-Integration deskbird kommst du auch ohne SCIM schon fast ans Ziel.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, dient dein HRIS als Quelle dafür, wer Zugriff auf deskbird hat. Neue Mitarbeiter werden automatisch angelegt. Ausscheidende Mitarbeiter werden deaktiviert. Teams, Abteilungen und Kostenstellen werden als Gruppen synchronisiert. Die Berichtsstrukturen werden übernommen, damit Vorgesetzte Einblick in die Teampläne haben.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, wird sein Zugriff bei der nächsten Synchronisierung entzogen und zukünftige Buchungen werden storniert. So bleibt deine Benutzerliste auf dem neuesten Stand, ohne dass die IT-Abteilung deskbird in deskbird eingreifen muss.

Diese Synchronisierung läuft einmal täglich. Dafür ist mindestens Lesezugriff auf E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname und den Status „aktiv/inaktiv“ erforderlich. Die Felder „Team“, „Abteilung“, „Vorgesetzter“ und „Kostenstelle“ sind optional, ermöglichen dir aber eine detailliertere Gruppenstruktur.

Die Benutzer- und Gruppensynchronisierung ist im Desks Enterprise-Tarif, im Workforce Enterprise-Tarif oder als Add-on für die Benutzer- und Datenverwaltung verfügbar.

Für Unternehmen, die auch SSO nutzen möchten, deskbird die Anmeldung über Okta, Microsoft Entra und Google Workspace. Die beiden Konfigurationen sind voneinander unabhängig: Die HRIS-Synchronisierung kümmert sich um die Unternehmensdaten, SSO um die Authentifizierung.

LOOPING GROUP, eine Storytelling-Agentur mit 300 Mitarbeitende fünf Standorten, hat deskbird ihr Okta-Identitätsmanagementsystem integriert. Die Mitarbeiter melden sich mit ihren gewohnten Zugangsdaten an. Das hat den Zugriff vereinfacht und zu einer besseren Akzeptanz bei den Nutzern im gesamten Unternehmen geführt. Das Tool wurde außerdem in das [Okta]-Identitätsmanagement integriert, sodass Mitarbeitende deskbird ihren gewohnten, sicheren Zugangsdaten bei deskbird anmelden Mitarbeitende , was den Zugriff vereinfacht und die Akzeptanz bei den Nutzern verbessert.

SAML-SSO für sicheren, reibungslosen Zugriff

Mit Single Sign-On können Mitarbeitende deskbird ihren bestehenden Unternehmenszugangsdaten bei deskbird Mitarbeitende . Kein zusätzliches Passwort, das man sich merken muss. Kein separates Konto, das man anlegen muss. Das vereinfacht den Anmeldeprozess und gewährleistet gleichzeitig die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien deines Unternehmens.

deskbird branchenübliche Protokolle, darunter SAML 2.0 und OpenID Connect (OIDC). Die Plattform funktioniert mit den wichtigsten Identitätsanbietern wie Microsoft Entra , Okta und Google Workspace. Mitarbeiter melden sich einmal an und können dann deskbird weitere Schritte auf deskbird zugreifen.

SSO ist für die Nutzung deskbird nicht erforderlich, wird aber in den meisten Unternehmensumgebungen aktiviert. Ein reibungsloser Anmeldeprozess ist einer der Gründe, warum deskbird in Unternehmensumgebungen eine Akzeptanz von über 90 % deskbird : Wenn Mitarbeitende separates Konto Mitarbeitende , nutzen sie das Tool auch tatsächlich. Und wenn sie das Tool nutzen, werden die Nutzungsdaten zuverlässig genug, um Entscheidungen im Bereich der Immobilienplanung zu unterstützen.

Beidseitige Kalendersynchronisierung für Raum- und Schreibtischreservierungen

deskbird mit deiner bestehenden Kalenderinfrastruktur deskbird , um die Dienstpläne der Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand zu halten, und Mitarbeitende müssen Mitarbeitende zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herwechseln.

Wenn jemand in deskbird einen Schreibtisch oder einen Raum bucht, erscheint diese Reservierung automatisch in seinem Kalender. Diese bidirektionale Synchronisierung verhindert Doppelbuchungen und sorgt dafür, dass freie Plätze wieder für das Team freigegeben werden. Die Einbindung des Arbeitsplatzmanagements in bestehende Arbeitsabläufe führt zu einer besseren Einhaltung der Richtlinien für hybrides Arbeiten.

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Analysen zur Anwesenheit im Büro anhand vernetzter Daten

Genau Workplace Analytics erfordern Daten aus mehreren Systemen, die zusammenarbeiten. deskbird HRIS-Datensätze, Kalendertermine und tatsächliche Buchungsdaten, um zuverlässige Analysen zur Anwesenheit im Büro zu erstellen.

Dein HRIS liefert dir Informationen zur Mitarbeiterzahl, zur Teamstruktur und zur Büroraumzuweisung. Die Abwesenheitssynchronisierung zeigt, wer tatsächlich zur Arbeit kommen kann. Die Buchungsdaten geben Aufschluss darüber, wer vorhatte, zur Arbeit zu kommen, und Check-in bestätigen, wer tatsächlich erschienen ist.

Führungskräfte am Arbeitsplatz nutzen diese kombinierten Daten, um Anwesenheitsmuster zu messen und Tage mit Spitzenauslastung zu identifizieren. Die Immobilienabteilungen können dann ihre Flächennutzung auf der Grundlage beobachtbarer Muster statt nach Intuition optimal anpassen. Ohne genaue Mitarbeiterzahlen sind Auslastungsquoten bedeutungslos. Ein Raum, der anhand einer veralteten Mitarbeiterliste zu 60 % ausgelastet erscheint, könnte bei aktueller Mitarbeiterzahl bereits zu 90 % ausgelastet sein. Die HRIS-Synchronisierung schließt diese Lücke.

Da die HRIS-Integration die gesamte Benutzerverwaltung im Hintergrund übernimmt, Mitarbeitende einer reibungslosen Benutzeroberfläche. Bei über 500 deskbird erreichen Teams in der Regel eine Nutzungsrate von über 90 %, ohne dass es einer formellen Schulung bedarf. Wenn Mitarbeitende das Tool Mitarbeitende nutzen, erfasst deskbird Analytics präzise Daten zur Nutzung der Büroräume und zur Anwesenheit der Teams.

Welche HRIS-Plattformen deskbird ?

deskbird ist mit den gängigsten Personalmanagement-Plattformen verbunden, die von mittelständischen und großen Unternehmen genutzt werden. Über „Merge“ unterstützt es mehr als 20 HRIS-Plattformen, darunter Workday, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, ADP (Workforce Now und Decidium), UKG Pro, HiBob, Factorial, Sage HR, PeopleHR, Lattice, Leapsome, Charlie, Lucca, Breathe, Darwinbox und CezanneHR.

Diese nativen Integrationen erfordern nur minimale Konfigurationsaufwände seitens der IT-Teams. Sollte deine Plattform nicht aufgeführt sein, wende dich bitte an deinen Customer Success Manager. deskbird unterstützt sie deskbird über Merge oder bietet alternativ eine sichere, SFTP-basierte Abwesenheitssynchronisierung an.

Sicherheit und Compliance bei HRIS-Verbindungen in Unternehmen

Die Anbindung zentraler Mitarbeiterdatenbanken an Anwendungen von Drittanbietern erfordert strenge Sicherheitskontrollen. deskbird in Europa entwickelt und gehostet, um den Sicherheits- und Datenschutzstandards für Unternehmen gerecht zu werden.

Die Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt die SOC-2-Typ-II-Anforderungen. Alle Daten werden auf Servern in Frankfurt (EU) gehostet, was die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen gewährleistet. Das System wendet das Prinzip der Datenminimierung an, indem es nur die für das Arbeitsplatzmanagement erforderlichen Felder synchronisiert und nicht die vollständigen Personalakten.

Mitarbeiterdaten bleiben jederzeit innerhalb kontrollierter Grenzen. deskbird Prüfprotokolle deskbird , mit denen du den Systemzugriff im Rahmen von Sicherheitsüberprüfungen nachverfolgen kannst. Diese Architektur ermöglicht es IT-Abteilungen, die Integration zu genehmigen, ohne die Unternehmensrichtlinien zum Datenschutz zu verletzen.

Erste Schritte mit der deskbird -Integration

Genaue Daten zum Arbeitsplatz fangen mit genauen Personaldaten an. Wenn dein HRIS und deskbird synchronisiert deskbird , spiegeln deine Auslastungszahlen wider, was tatsächlich im Büro passiert – und nicht, wie es im letzten Quartal war. In Kombination mit SSO und Kalendersynchronisierung deskbird den IT- und Facility-Teams einen einheitlichen, genauen Überblick darüber, wer da ist, wer nicht da ist und wie das Büro tatsächlich genutzt wird.

Der automatisierte Datenfluss macht manuelle Verzeichnisaktualisierungen überflüssig und entlastet die IT-Abteilung. Durch die Synchronisierung von Abwesenheitsdaten verhindert das System Scheingebungen und liefert ein klares Bild der tatsächlichen Büronutzung. Sieh dir an, wie deskbird dein HRIS deskbird : Buche eine Demo.