So funktioniert deskbird mit HRIS-Tools

deskbird verbindet sich über Merge mit deinem HRIS, sodass Abwesenheiten, Nutzende und Gruppen ohne manuelle Aktualisierungen synchronisiert bleiben. Genehmigte Abwesenheiten fließen automatisch in die Wochenplanung und stornieren alle kollidierenden Schreibtisch- oder Parkplatzbuchungen. Neue Mitarbeitende werden eingerichtet und ausscheidende Mitarbeitende deaktiviert – tagesgenau und ganz ohne SCIM. Über 20 Plattformen werden unterstützt, darunter Workday, BambooHR, Personio und SAP SuccessFactors.

Einführung

Viele Workplace-Tools haben Probleme mit der Nutzungsrate, weil die IT jedes Mal, wenn jemand neu hinzukommt, die Abteilung wechselt oder das Unternehmen verlässt, Nutzerkonten anlegen, Teamstrukturen anpassen und Nutzerlisten bereinigen muss.

Die HRIS-Integrationen von deskbird automatisieren die Synchronisierung von Mitarbeiterdaten, den Abwesenheitsstatus und die Nutzerverwaltung. Dein Mitarbeiterverzeichnis bleibt mit weniger IT-Aufwand auf dem neuesten Stand, und deine Auslastungsdaten spiegeln wider, wer tatsächlich ins Büro kommen kann.

Welche Daten werden zwischen deskbird und deinem HRIS ausgetauscht?

Eine HRIS-Integration verbindet deine HR-Datenbank mit deiner Arbeitsplatzmanagement-Plattform. Durch diese Verbindung bleiben die Mitarbeiterdaten in beiden Systemen immer auf dem gleichen Stand. Niemand muss mehrere Verzeichnisse manuell aktualisieren.

Wenn du deskbird mit deinem HRIS verbindest, werden bestimmte Datenfelder direkt den Nutzerprofilen zugeordnet. Das System importiert die Namen der Mitarbeitenden, ihre E-Mail-Adressen und ihre eindeutigen Mitarbeiter-IDs, um die grundlegende Identifizierung sicherzustellen. Auch die Zuordnungen zu Teams und Abteilungen werden synchronisiert, was teambasierte Buchungsansichten und detaillierte Analysen ermöglicht.

Die Bürostandorte legen fest, welche Räume Mitarbeitende buchen können. Die Beziehungen zu Vorgesetzten spielen bei Berichts- und Genehmigungsabläufen eine Rolle. Der Beschäftigungsstatus gibt an, ob jemand aktiv ist, sich im Urlaub befindet oder das Unternehmen verlassen hat.

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Kurz gesagt: Die HRIS-Integration von deskbird umfasst zwei separate Arbeitsabläufe: die Abwesenheitssynchronisierung sowie die Benutzer- und Gruppensynchronisierung. Beide laufen über Merge, den Integrationspartner von deskbird, sodass von deiner Seite kein Entwickleraufwand erforderlich ist.

Diese Synchronisierung läuft einmal täglich automatisch, und zwar nachts. Für die meisten Unternehmen reicht das aus. Wenn du eine manuelle Auslösung benötigst, unterstützt die öffentliche API von deskbird das.

Wie die Abwesenheitssynchronisierung dafür sorgt, dass die Verfügbarkeit der Arbeitsplätze immer aktuell bleibt

Die Dienstpläne der Mitarbeitenden ändern sich ständig. Urlaub, Krankheitstage und Geschäftsreisen beeinflussen, wer tatsächlich ins Büro kommt. Wenn dein HRIS Abwesenheiten oder den Status „nicht im Büro" anzeigt, spiegelt deskbird dies im Buchungssystem wider. Diese Verknüpfung verhindert Phantombuchungen – also Schreibtischbuchungen von Personen, die gar nicht ins Büro kommen.

Die Abwesenheitssynchronisierung bezieht genehmigte Urlaubstage, Start- und Enddaten sowie Teilabwesenheiten direkt aus deinem HRIS. Mitarbeitende müssen ihre Schreibtischbuchungen nicht manuell stornieren, wenn sie Urlaub nehmen. Das System übernimmt die Stornierung automatisch und gibt den Schreibtisch für jemand anderen frei.

Um die Privatsphäre zu schützen, synchronisiert deskbird nur den Verfügbarkeitsstatus für die Abwesenheitsverwaltung, nicht aber Urlaubsgründe oder medizinische Angaben.

Benutzer- und Gruppensynchronisierung: Provisioning ohne SCIM

Die meisten Unternehmensplattformen erfordern SCIM über einen Identitätsanbieter, um die Nutzerbereitstellung zu automatisieren. Mit der HRIS-Integration von deskbird kommst du auch ohne SCIM schon fast ans Ziel.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, dient dein HRIS als Quelle dafür, wer Zugriff auf deskbird hat. Neue Mitarbeitende werden automatisch angelegt. Ausscheidende Mitarbeitende werden deaktiviert. Teams, Abteilungen und Kostenstellen werden als Gruppen synchronisiert. Die Berichtsstrukturen werden übernommen, damit Vorgesetzte Einblick in die Teampläne haben.

Wenn jemand das Unternehmen verlässt, wird sein Zugriff bei der nächsten Synchronisierung entzogen und zukünftige Buchungen werden storniert. So bleibt deine Nutzerliste auf dem neuesten Stand, ohne dass die IT-Abteilung direkt in deskbird eingreifen muss.

Diese Synchronisierung läuft einmal täglich. Dafür ist mindestens Lesezugriff auf E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname und den Status „aktiv/inaktiv“ erforderlich. Die Felder „Team“, „Abteilung“, „Führungskraft“ und „Kostenstelle“ sind optional, ermöglichen dir aber eine detailliertere Gruppenstruktur.

Die Benutzer- und Gruppensynchronisierung ist im Desks-Enterprise-Tarif, im Workforce-Enterprise-Tarif oder als Add-on für die Benutzer- und Datenverwaltung verfügbar.

Für Unternehmen, die auch SSO nutzen möchten, unterstützt deskbird die Anmeldung über Okta, Microsoft Entra ID und Google Workspace. Die beiden Konfigurationen sind voneinander unabhängig: Die HRIS-Synchronisierung kümmert sich um die Unternehmensdaten, SSO um die Authentifizierung.

LOOPING GROUP, eine Storytelling-Agentur mit 300 Mitarbeitenden an fünf Standorten, hat deskbird in ihr Okta-Identitätsmanagementsystem integriert. Mitarbeitende melden sich mit ihren gewohnten Zugangsdaten an. Das hat den Zugriff vereinfacht und zu einer besseren Nutzerakzeptanz im gesamten Unternehmen geführt.

SAML-SSO für sicheren, reibungslosen Zugriff

Mit Single-Sign-On können Mitarbeitende sich bei deskbird mit ihren bestehenden Unternehmenszugangsdaten anmelden. Kein zusätzliches Passwort, das man sich merken muss. Kein separates Konto, das man anlegen muss. Das vereinfacht den Anmeldeprozess und gewährleistet gleichzeitig, dass die Sicherheitsregelungen deines Unternehmens eingehalten werden.

deskbird unterstützt branchenübliche Protokolle, darunter SAML 2.0 und OpenID Connect (OIDC). Die Plattform funktioniert mit den wichtigsten Identitätsanbietern wie Microsoft Entra ID, Okta und Google Workspace. Mitarbeitende melden sich einmal an und können dann ohne weitere Schritte auf deskbird zugreifen.

SSO ist für die Nutzung von deskbird nicht erforderlich, wird aber in den meisten Unternehmensumgebungen aktiviert. Ein reibungsloser Anmeldeprozess ist einer der Gründe, warum deskbird in Unternehmensumgebungen eine Nutzungsrate von über 90 % erreicht: Wenn Mitarbeitende kein separates Konto brauchen, nutzen sie das Tool auch tatsächlich. Und wenn sie das Tool nutzen, werden die Nutzungsdaten zuverlässig genug, um fundierte Flächenentscheidungen zu treffen.

Bidirektionale Kalendersynchronisierung für Raum- und Schreibtischbuchungen

deskbird verbindet sich mit deiner bestehenden Kalenderinfrastruktur, um die Dienstpläne der Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand zu halten – und Mitarbeitende müssen nie zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln.

Wenn jemand in deskbird einen Schreibtisch oder einen Raum bucht, erscheint diese Buchung automatisch im Kalender. Diese bidirektionale Synchronisierung verhindert Doppelbuchungen und sorgt dafür, dass freie Plätze wieder für das Team freigegeben werden. Die Einbindung des Arbeitsplatzmanagements in bestehende Arbeitsabläufe führt zu einer besseren Einhaltung der Hybrid-Work-Regelungen.

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Analysen zur Anwesenheit im Büro anhand vernetzter Daten

Genaue Workplace Analytics erfordern Daten aus mehreren Systemen, die zusammenarbeiten. deskbird kombiniert HRIS-Datensätze, Kalendertermine und tatsächliche Buchungsdaten, um zuverlässige Analysen zur Büroanwesenheit zu erstellen.

Dein HRIS liefert Informationen zur Mitarbeiterzahl, zur Teamstruktur und zur Bürozuweisung. Die Abwesenheitssynchronisierung zeigt, wer tatsächlich ins Büro kommen kann. Die Buchungsdaten geben Aufschluss darüber, wer vorhatte zu kommen, und Check-in-Daten bestätigen, wer tatsächlich erschienen ist.

Führungskräfte nutzen diese kombinierten Daten, um Anwesenheitsmuster zu messen und Tage mit Spitzenauslastung zu identifizieren. Facility-Teams können dann ihre Flächennutzung auf der Grundlage beobachtbarer Muster statt nach Intuition optimal anpassen. Ohne genaue Mitarbeiterzahlen sind Auslastungsraten bedeutungslos. Ein Raum, der anhand einer veralteten Mitarbeiterliste zu 60 % ausgelastet erscheint, könnte bei aktueller Mitarbeiterzahl bereits zu 90 % ausgelastet sein. Die HRIS-Synchronisierung schließt diese Lücke.

Da die HRIS-Integration die gesamte Nutzerverwaltung im Hintergrund übernimmt, profitieren Mitarbeitende von einer reibungslosen Benutzeroberfläche. Bei über 500 deskbird-Kunden erreichen Teams in der Regel eine Nutzungsrate von über 90 %, ohne dass es einer formellen Schulung bedarf. Wenn Mitarbeitende das Tool tatsächlich nutzen, erfasst deskbird Analytics präzise Daten zur Nutzung der Büroräume und zur Anwesenheit der Teams.

Welche HRIS-Plattformen unterstützt deskbird?

deskbird ist mit den gängigsten Personalmanagement-Plattformen verbunden, die von mittelständischen und großen Unternehmen genutzt werden. Über Merge unterstützt es mehr als 20 HRIS-Plattformen, darunter Workday, BambooHR, Personio, SAP SuccessFactors, ADP (Workforce Now und Decidium), UKG Pro, HiBob, Factorial, Sage HR, PeopleHR, Lattice, Leapsome, Charlie, Lucca, Breathe, Darwinbox und CezanneHR.

Diese nativen Integrationen erfordern nur minimalen Konfigurationsaufwand seitens der IT-Teams. Sollte deine Plattform nicht aufgeführt sein, wende dich bitte an deinen Customer Success Manager. deskbird unterstützt sie möglicherweise über Merge oder bietet alternativ eine sichere, SFTP-basierte Abwesenheitssynchronisierung an.

Sicherheit und Compliance bei der HRIS-Integration von deskbird in Unternehmen

Die Anbindung zentraler Mitarbeiterdatenbanken an Anwendungen von Drittanbietern erfordert strenge Sicherheitskontrollen. deskbird wird in Europa entwickelt und gehostet, um den Sicherheits- und Datenschutzstandards für Unternehmen gerecht zu werden.

Die Plattform ist nach ISO 27001 zertifiziert und erfüllt die SOC-2-Typ-II-Anforderungen. Alle Daten werden auf Servern in Frankfurt/Main (EU) gehostet, was die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen gewährleistet. Das System wendet das Prinzip der Datenminimierung an, indem es nur die für das Arbeitsplatzmanagement erforderlichen Felder synchronisiert und nicht die vollständigen Personalakten.

Mitarbeiterdaten bleiben jederzeit innerhalb kontrollierter Grenzen. deskbird stellt Prüfprotokolle bereit, mit denen du den Systemzugriff im Rahmen von Sicherheitsüberprüfungen nachverfolgen kannst. Diese Architektur ermöglicht es IT-Abteilungen, die Integration zu genehmigen, ohne die Datenschutzregelungen des Unternehmens zu verletzen.

Erste Schritte mit der deskbird HRIS-Integration

Genaue Workplace-Daten beginnen mit genauen Personaldaten. Wenn dein HRIS und deskbird synchronisiert bleiben, spiegeln deine Auslastungszahlen wider, was tatsächlich im Büro passiert – und nicht, wie es im letzten Quartal war. In Kombination mit SSO und Kalendersynchronisierung bietet deskbird IT- und Facility-Teams einen einheitlichen, genauen Überblick darüber, wer da ist, wer nicht da ist und wie das Büro tatsächlich genutzt wird.

Der automatisierte Datenfluss macht manuelle Verzeichnisaktualisierungen überflüssig und entlastet die IT-Abteilung. Durch die Synchronisierung von Abwesenheitsdaten verhindert das System Phantombuchungen und liefert ein klares Bild der tatsächlichen Büronutzung. Sieh dir an, wie deskbird dein HRIS synchronisiert: Buche eine Demo.