So erstellt ihr eine erfolgreiche Hybrid-Work-Regelung

Was ist eine Hybrid-Work-Regelung?

Eine Hybrid-Work-Regelung ist die offizielle Unternehmensrichtlinie, die hybrides Arbeiten in einem Unternehmen regelt. Sie ist das formalisierte Regelwerk, das festlegt, wie Hybridarbeit organisiert und verwaltet wird. Sie umfasst alles von Definitionen wichtiger Konzepte über Anwendungsbereich und Auswahlkriterien bis hin zu erforderlichen Präsenztagen und Gesundheit und Sicherheit am hybriden Arbeitsplatz. Die Erstellung und Umsetzung einer Hybrid Work Policy ist von entscheidender Bedeutung, da eine klare Regelung häufige Fallstricke bei flexiblen Arbeitsmodellen vermeidet, einschließlich:

• Konsistenz: Eine gut gemachte Richtlinie stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden und Führungskräfte die gleichen Regeln befolgen.
• Rechtliche Rahmenbedingungen: Klare Hybridrichtlinien helfen Unternehmen, Arbeitsgesetze, Sicherheitsbestimmungen am Arbeitsplatz und Datensicherheitsanforderungen einzuhalten.
• Gleichberechtigung: Standardisierte Richtlinien fördern die Fairness, indem sie garantieren, dass alle Mitarbeitenden gleichen Zugang zu Möglichkeiten, Ressourcen und Flexibilität haben.
• Klarheit: Ein formalisiertes Framework reduziert Missverständnisse und vermeidet Verwirrung, indem es Erwartungen und Verfahren klar formuliert.
• Accountability: Klar definierte Regeln erleichtern die Bewertung der Einhaltung und das Angehen von Problemen, wenn die Richtlinie nicht befolgt wird.
• Vertrauen: Wenn die Regelung konsequent angewendet wird, signalisiert das Transparenz und schafft Vertrauen bei den Beschäftigten, dass die Regeln nicht willkürlich festgelegt und ausgelegt werden.

Beispiele für Hybrid-Work-Regelungen

Unternehmensweite Hybridarbeitsvereinbarungen gibt es in vielen Formen. Hier sind einige Beispiele für offizielle Hybrid- Work-Regelungen, an denen ihr euch orientieren könnt.

• Dell Technologies: Dell Technologies ermöglicht es Mitarbeitenden, ihren Arbeitsstil selbst zu wählen – Remote, Büro oder Hybrid –, um Mobilität, Zusammenarbeit, Talentbindung, Nachhaltigkeit und Business Resilience zu fördern. Die Hybrid Work Policy von Dell umreißt die Zulassungskriterien, Erwartungen an Kommunikation und Produktivität, Bestimmungen zur Technologieunterstützung und Anleitungen für Manager:innen zur Bewertung und Genehmigung von Anfragen.
• University of Cambridge: Die University of Cambridge bietet ein optionales Hybridmodell an, das die Arbeit im Büro und ortsunabhängiges Arbeiten innerhalb des Vereinigten Königreichs kombiniert, wobei die Kriterien für die Inanspruchnahme der Regelung auf den Aufgaben und betrieblichen Bedürfnissen basieren. Die offizielle Richtlinie umfasst klare Verfahren für die Vereinbarung von Arbeitsregelungen, Leistungs- und Verhaltensstandards, Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen für Remote-Umgebungen sowie Vorkehrungen, um einen gleichberechtigten Zugang zu Möglichkeiten unabhängig vom Arbeitsort zu gewährleisten.
• Fordham University: Die Fordham University bietet berechtigten Verwaltungsangestellten hybride (und selten vollständig ortsunabhängige) Arbeitsmodelle an und betont, dass Flexibilität weder die Produktivität noch die Erfüllung von Aufgaben beeinträchtigen sollte. Die Richtlinie umfasst klare Zulassungsregeln, Genehmigungsverfahren, technologische Sicherheitsstandards und Klauseln für die Aufhebung.

Was sollte in eurer Hybrid-Work-Regelung stehen?

Hybrid-Work-Regelungen sollten bestimmte Kernelemente enthalten, wie z. B. Zulassungskriterien, das gewählte hybride Arbeitsmodell und den hybriden Arbeitszeitplan, Kommunikationsstandards und Regeln für den Arbeitsort. Sie sollten ferner Definitionen für Schlüsselkonzepte und Richtlinien für Aspekte wie Gesundheit, Sicherheit, Wohlbefinden und Compliance festlegen.

Zweck und Geltungsbereich der Regelung

Der erste Abschnitt einer Hybrid-Work-Regelung sollte grundlegende Aspekte klären, wie zum Beispiel:

• Warum euer Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell eingeführt hat.
• Wie die Regelung mit den Werten und Zielen eures Unternehmens übereinstimmt.
• Für welche Unternehmensstandorte, Abteilungen, Teams oder Funktionen die Regelung gilt.

Definitionen

Der Abschnitt „Definitionen“ sollte die Bedeutung wichtiger Begriffe erläutern, wie z. B. Hybrid Work, Remote Work, Bürotage, Kernarbeitszeiten, primärer Arbeitsort und „Work from Anywhere“-Tage (falls zutreffend). Es lohnt sich auch, Unterscheidungen zwischen ähnlichen Konzepten (z. B. Remote-Only vs. Hybrid) zu verdeutlichen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Hybrides Arbeitsmodell und Leitprinzipien

Umreißt den breiteren Rahmen, auf dem eure Regelung basiert, und liefert eine kurze Beschreibung des hybriden Arbeitsmodells eures Unternehmens (z. B. Remote-First, vollständig flexibel oder Office-First) sowie die Leitprinzipien, die dahinter stehen (z. B. Vertrauen, Verantwortlichkeit, Inklusivität, Leistung vor Anwesenheit).

Kriterien, wer für die Hybrid-Work-Regelung qualifiziert ist

Klärt die Kriterien, die Mitarbeitende erfüllen müssen, um sich für hybrides Arbeiten zu qualifizieren, wie z. B. Aufgaben, Standort, Betriebszugehörigkeit oder Leistung. Ihr könnt entweder die Jobprofile auflisten, die vor Ort arbeiten müssen, oder diejenigen, die für Remote Work in Frage kommen. Erklärt in jedem Fall den Prozess für die Beantragung einer Hybrid-Regelung, um Transparenz und Konsistenz zu gewährleisten.

Hybrider Arbeitszeitplan und Anwesenheitsrichtlinien

Eure Regelung sollte den hybriden Arbeitszeitplan eures Unternehmens und die Erwartungen an die Anwesenheit im Büro klar definieren. Je nach eurem gewählten hybriden Arbeitsmodell kann das Folgendes beinhalten:

• Erforderliche Anzahl an Präsenztagen (z.B. 2-3/Woche)
• Kernarbeitszeiten und Flexibilität bei Start- und Endzeiten
• Richtlinien für komprimierte oder flexible Arbeitszeiten
• Aufteilung von Büro- und Remote-Tagen und Erwartungen an die Wochenplanung

Genehmigungs-, Widerrufs- und Überprüfungsklauseln

Definiert klar, wie hybride Arbeitsvereinbarungen genehmigt, widerrufen und überprüft werden. Genehmigungsklauseln legen fest, wer die Arbeitszeitpläne genehmigt, wie Anträge eingereicht werden, welche Kriterien für die Genehmigung gelten und welche Fristen für die Rückmeldung gelten. Widerrufsklauseln beschreiben, wann der Hybridstatus entzogen werden kann (z. B. aufgrund von mangelnder Performance), zusammen mit Kündigungsfristen und Eskalationsstufen. Überprüfungsklauseln legen Erwartungen fest, wie oft Vereinbarungen neu bewertet werden und wie Änderungen zur Transparenz dokumentiert werden.

Richtlinien für die Kommunikation

Nehmt klare Erwartungen an Antwortzeiten (z. B. Beantwortung dringender E-Mails innerhalb von vier Stunden) in eure Richtlinie auf und legt die erforderlichen Tools fest, wie z. B. E-Mail, Slack, MS Teams oder Projektmanagement-Software. Definiert außerdem eine Meeting-Etikette und Dokumentationsstandards, um die Zusammenarbeit reibungslos zu gestalten.

Gleichstellung und Schutz vor Presence Bias

Eine effektive Hybridarbeitsrichtlinie sollte Gleichstellungsschutzmaßnahmen beinhalten, um Presence Bias zu verhindern und einen gleichberechtigten Zugang zu Möglichkeiten für Remote-Mitarbeitende und Teammitglieder vor Ort zu gewährleisten. Das bedeutet, dass die Leistungsbeurteilung auf messbaren Ergebnissen und klaren KPIs anstelle der physischen Anwesenheit basieren sollte. Zu den wichtigsten Vorkehrungen gehören Schulungen für Führungskräfte zur fairen Leistungsbeurteilung, regelmäßige Überprüfungen der Meeting-Teilnahme und transparente Beförderungskriterien.

Technologie und Ausstattung

Definiert, welche Technologie und Ausstattung euer Unternehmen zur Verfügung stellt (z. B. Laptops und Monitore) und was die Mitarbeitenden selbst mitbringen sollen. Fügt Mindeststandards für die Internetverbindung, Sicherheitsanforderungen (z. B. VPN-Nutzung) und den Prozess für die Anforderung von technischem Support hinzu. Wenn ihr Tools wie deskbird für Desk Booking oder Room Booking verwendet, erwähnt diese hier, damit sich die Mitarbeitenden leichter in der Logistik für hybride Arbeitsplätze zurechtfinden.

Arbeitsorte und Haftung

Regeln hinsichtlich des Arbeitsorts legen genehmigte Arbeitsumgebungen fest, wie z. B. Homeoffice, Coworking Space oder sonstige dritte Arbeitsorte. Als Teil eurer Hybridrichtlinie sollten sie auch den Prozess für das vorübergehende Arbeiten von einem neuen Standort aus beschreiben und erläutern, wie die Haftung geregelt wird, wenn Mitarbeitende außerhalb des Firmengeländes arbeiten.

Gesundheit, Sicherheit, Wohlbefinden und Compliance

Legt klare Regeln für sichere, ergonomische Arbeitsplätze, Unterstützung der psychischen Gesundheit und Gesundheitsprotokolle im Büro fest. Deckt Compliance-Grundlagen wie Datenschutz, Vertraulichkeit, Gesundheits- und Sicherheitsstandards, Gerätestandards und alle grenzüberschreitenden gesetzlichen Anforderungen ab, wie z. B. die Einhaltung von regionalen Hybrid-Work-Regelungen.

Erstattung von zusätzlichen Ausgaben

Eure Regelung sollte darlegen, welche Kosten für hybrides Arbeiten von eurem Unternehmen übernommen werden (z. B. Internet zu Hause oder Büromaterial) und wie Mitarbeitende Anträge zur Genehmigung einreichen können. Falls relevant, legt Regeln für Pendelkosten oder Parkgebühren fest und erläutert, welche Unterstützung für die Einrichtung eines produktiven Arbeitsplatzes zu Hause verfügbar ist.

Inklusion, Kultur und Teamzusammenhalt

Um eine starke, integrative Kultur zu fördern, sollte eure Richtlinie klare Strategien hervorheben, wie z. B. jedem in Meetings eine Stimme zu geben, virtuelle und persönliche Teambuilding-Maßnahmen zu kombinieren und Erfolge an allen Standorten zu feiern. Diese Praktiken tragen dazu bei, starke Verbindungen zu fördern und Silos zwischen Remote- und Büroangestellten zu verhindern.

Überprüfung und Feedback zur Regelung

Macht deutlich, wie oft die Regelung überprüft wird (z. B. ein- oder zweimal pro Jahr) und wie ihr Mitarbeiterfeedback einholt, beispielsweise durch Umfragen oder spezielle Kanäle. Erklärt, wie Änderungen als Reaktion auf sich ändernde Geschäftsanforderungen, neue Vorschriften oder sich entwickelnde Mitarbeitererwartungen vorgenommen werden, damit eure Hybrid Work Policy relevant und effektiv bleibt.

Wie ihr mit deskbird mühelos Hybrid-Work-Regeln erstellt und verwaltet

Mit deskbird könnt ihr ganz einfach Hybrid-Work-Regeln erstellen und verwalten und sicherstellen, dass eure Teams sie befolgen. Dank flexibler Regeln, Bestätigungsprozessen und Analytics-Tools sparen Manager:innen Zeit und können gleichzeitig Fairness, Compliance und Team Alignment gewährleisten.

• Erstellung individueller Regeln: Definiert, wie viele Büro- oder Remote-Tage mindestens erforderlich oder maximal erlaubt sind, und legt fixe Tage fürs Büro fest.
• Einfache Zuweisung von Regeln: Legt mühelos fest, ob Regeln unternehmensweit, nur für bestimmte Teams oder einzelnde Mitarbeitende gelten sollen und schließt einzelne User bei Bedarf aus.
• Bestätigungsprozesse: Wählt aus, ob ihr keinen Bestätigungsprozess oder eine vollständige Manager-Bestätigung möchtet oder nur zusätzliche Remote-Tage, die die geltende Regel überschreiten, genehmigen wollt.
• Benutzerdefinierte Statuseinstellungen: Entscheidet, wie berufliche Aktivitäten wie Schulungen oder Geschäftsreisen gehandhabt werden sollen (also ob sie als Bürotage oder Remote-Tage zählen).
• Manager-Ansicht: Manager:innen sehen eine vollständige Teamübersicht, über die sie die Wochenpläne der Teammitglieder entweder bestätigen oder ablehnen und nachvollziehen können, wer die geltende Regel einhält und wer nicht.

Tipps für das Kommunizieren eurer Hybrid-Work-Regelung

Um eure Hybrid-Work-Regelung effektiv zu kommunizieren und zu teilen, solltet ihr einen strukturierten Kommunikationsplan und verschiedene Kanäle nutzen sowie Teamleiter:innen und Manager:innen frühzeitig schulen, um sie zu Befürwortern eurer Regelung zu machen. Von der ersten Ankündigung bis hin zu laufenden Erinnerungen, Mitarbeitende benötigen einfachen Zugang und klare Erklärungen.

1. Teilt eure Regelung effektiv mit den Mitarbeitenden

• Gezielter E-Mail-Launch: Versendet eine unternehmensweite Ankündigung mit einem direkten Link zur Regelung und einer kurzen Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte.
• Verschiedene Formate für einfachen Zugriff: Teilt die Regelung digital über euer Intranet, HR-Portal oder Dokumentenmanagementsystem und nehmt sie in euer Mitarbeiterhandbuch auf.
• Offizieller Versionen-Hub: Hostet die offizielle, aktuelle Version an einem dedizierten Ort, der leicht zugänglich ist.

2. Schult Führungskräfte für die Anwendung der Regelung

• Manager-First-Ansatz: Teilt die Richtlinie zuerst mit den Führungskräften, bevor ihr sie allgemein bekannt gebt, damit sie Mitarbeiterfragen souverän beantworten können.
• Schulung mit Beispielen aus dem Arbeitsalltag: Gebt reale Beispiele für die Anwendung der Regelung (z. B. wie man Änderungen im hybriden Arbeitszeitplan genehmigt).
• Performance Tracking: Zeigt Manager:innen, wie sie die Richtlinien ins Performance Management übersetzen können, um das Risiko von Presence Bias zu reduzieren.

3. Definiert einen klaren Rollout-Plan

• Kick-off Sessions: Veranstaltet virtuelle und persönliche Informationsveranstaltungen, bei denen die Führungsebene das “Warum” hinter der Regelung und ihre Vorteile erläutert.
• Gestaffelte Kommunikation: Verstärkt die Botschaft über verschiedene Touchpoints über mehrere Wochen hinweg, einschließlich Newsletter, Team-Meetings und interner Chats.
• Interaktive Frage- und Antwortrunden: Bietet Live- oder aufgezeichnete Sitzungen an, damit Mitarbeitende ihre offenen Fragen klären können.

4. Legt klare Ansprechpartner fest

• Policy-Botschafter: Macht HR-Mitarbeitende oder geschulte Manager:innen zu offiziellem Ansprechpartner:innen für Fragen rund um eure Hybrid Work Policy.
• Klare Kontaktdaten: Gebt die Namen, Funktionen und E-Mail-Adressen der Personen an, damit sich die Mitarbeitenden bei Fragen an sie wenden können.
• Feedbackschleife: Bietet einen einfachen Kanal (z. B. anonyme Umfrage oder Formular) für Mitarbeitende an, um ihre Erfahrungen zu teilen und Verbesserungsvorschläge zu machen.

5. Haltet eure Hybrid-Work-Regelung präsent

• Laufende Erinnerungen: Erwähnt wichtige Richtlinien in Teambesprechungen, Leistungsbeurteilungen und während der Onboarding-Sitzungen für neue Mitarbeitende.
• Updates der Regelung: Wenn Änderungen vorgenommen werden, kommuniziert diese so klar und sichtbar wie bei der ursprünglichen Einführung. Ladet nicht einfach ein neues PDF hoch.
• Einführungserfolg feiern: Teilt Erfolgsgeschichten darüber, wie das hybride Arbeitsmodell Teams und einzelnen Mitarbeitenden zugutekommt, um eine positive Referenz zu schaffen.

Es braucht eine komplexere Betrachtung und viel mehr Individualisierung. Dann steigt die Akzeptanz auch deutlich, weil die Mitarbeitenden das Gefühl haben, dass ihr Arbeitgeber versucht, ihre individuelle Situation zu verstehen und abzubilden.
- Prof. Johanna Bath, Hybrid Work Expertin, Buchautorin, Speakerin & LinkedIn Top Voice

Holt euch eure kostenlose Vorlage zum Erstellen einer Hybrid-Work-Regelung

Eine Hybrid-Work-Regelung zum ersten Mal zu erstellen, kann eine entmutigende und zeitaufwändige Aufgabe sein. Vor allem, da ihr sicherstellen müsst, dass nichts übersehen wird. Eine detaillierte Checkliste hilft euch dabei, sicherzustellen, dass ihr alles abgedeckt habt. Ladet unsere kostenlose Checkliste für Hybrid-Work-Regelungen herunter, um eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Erstellung einer erfolgreichen Hybrid Work Policy zu erhalten.

Fazit: Eine erfolgreiche Hybrid-Work-Regelung basiert auf Fairness, Klarheit und kontinuierlicher Anpassung

Bei der Gestaltung einer Hybrid-Work-Regelung geht es darum, einen klaren, fairen und anpassungsfähigen Rahmen zu schaffen, der sowohl für euer Unternehmen als auch für eure Mitarbeitenden funktioniert. Wirksame Richtlinien decken das Wesentliche ab (Zweck, Geltungsbereich, Anspruchsberechtigung, Arbeitszeitplan usw.) und lassen gleichzeitig Raum für regelmäßige Überprüfungen und Verbesserungen.

Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, hybride Arbeitsformen zum Erfolg zu führen. Deshalb werden wir im nächsten Kapitel den Schwerpunkt auf hybride Führung legen. Lest weiter, um zu erfahren, wie ihr klare Erwartungen festlegt, Vertrauen aufbaut und den Erfolg hybrider Arbeit messen könnt, damit euer hybrides Arbeitsmodell langfristig funktioniert.