7 bewährte Methoden für die Verwaltung mehrerer Standorte

Die meisten Facility-Manager, die mehrere Standorte betreuen, stehen vor dem gleichen Problem: Sie treffen Entscheidungen zur Mietvertragsverlängerung auf der Grundlage von Ausweisscans und Kalenderbuchungen, von denen sie wissen, dass diese die tatsächliche Raumnutzung nicht widerspiegeln. Die Best Practices für die Verwaltung mehrerer Standorte lassen sich auf drei Punkte zusammenfassen: Standardisierung der relevanten Faktoren für Fairness und Datenkonsistenz, Zusammenführung der Tools, damit du die Auslastung standortübergreifend vergleichen kannst, und Automatisierung der manuellen Arbeit, die für die Genauigkeit deiner Daten sorgt.

Kurz zusammengefasst

Um mehrere Standorte gut zu verwalten, muss man unternehmensweite Einheitlichkeit mit lokaler Flexibilität in Einklang bringen, eine einzige Plattform für alle Standorte nutzen und auf der Grundlage von Echtzeit-Auslastungsdaten handeln.

• Standardisiere die wichtigsten Regelungen zentral und lass die Teams vor Ort sie dann an ihre jeweiligen Bürogebäudepläne und regionalen Gegebenheiten anpassen
• Fasse die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Ressourcen auf einer einzigen Plattform zusammen, damit du Daten standortübergreifend vergleichen kannst
• Automatisiere die Anwesenheitserfassung und die Terminkoordination, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die tatsächlichen Anwesenheitsmuster zu erfassen

Was unterscheidet die Verwaltung mehrerer Standorte von der Leitung eines einzelnen Standorts?

Die Verwaltung mehrerer Standorte bedeutet die Koordination von Räumlichkeiten, Regelungen und Mitarbeitererfahrungen über mehrere Standorte hinweg. Dabei musst du gleichzeitig mit unterschiedlichen Belegungsmustern, verschiedenen lokalen Kulturen und fragmentierten Datenquellen umgehen.

Wenn man nur ein Büro betreibt, gelten für alle dieselben Regeln: Man erfasst die Nutzung in einem System und nimmt Anpassungen an einem Gebäudeplan vor.

Die Ausweitung auf mehrere Standorte verändert jedoch alles. Regeln, die in der Zentrale funktionieren, scheitern oft in den regionalen Niederlassungen, da jeder Standort die Raumnutzung anders erfasst, was genaue Vergleiche nahezu unmöglich macht. Teams, die auf verschiedene Standorte verteilt sind, haben Schwierigkeiten, ihre Zeitpläne aufeinander abzustimmen, um sinnvoll zusammenzuarbeiten. Manche Standorte wirken vielleicht gut organisiert, während es anderen an grundlegenden Ressourcen mangelt.

[Table1]

Wenn du diese Unterschiede verstehst, wird dir klar, warum die folgenden Best Practices wichtig sind. Jede davon schließt eine bestimmte Lücke, die entsteht, wenn du von der Verwaltung eines Standorts zur Verwaltung mehrerer Standorte übergehst.

7 bewährte Methoden für die Verwaltung mehrerer Standorte

Diese Vorgehensweisen basieren auf Mustern, die in Unternehmen beobachtet wurden, die hybride Arbeitsumgebungen in großem Maßstab betreiben. Sie helfen dir dabei, die Kontrolle über deine Büroflächen zu behalten und gleichzeitig Mitarbeitende an allen Standorten einzubinden.

1. Regelungen standortübergreifend vereinheitlichen und gleichzeitig lokale Flexibilität ermöglichen

Eine Hybrid-Work-Regelung legt fest, wann und wie Mitarbeitende im Büro oder im Homeoffice arbeiten. Du brauchst klare Vorgaben zu Buchungsfenstern, Check-in-Pflichten und der Mindestanzahl an Anwesenheitstagen.

Zentrale Regelungen sollten überall gelten, um Fairness zu gewährleisten. Wenn deine Zentrale verlangt, dass Mitarbeitende sich innerhalb von 30 Minuten nach der Buchung anmelden, sollte dieselbe Regel auch in deinen Regionalbüros gelten. Einheitliche Vorgaben verhindern Verwirrung, wenn Mitarbeitende zwischen verschiedenen Standorten wechseln.

Lokale Teams brauchen nach wie vor Spielraum, um sich an ihre jeweiligen Gegebenheiten anzupassen. Eine Niederlassung in einer anderen Zeitzone benötigt vielleicht andere Buchungszeitfenster, oder ein Büro mit Großraumbüro-Konzept definiert Ruhezonen möglicherweise anders als eines mit Einzelbüros. Wenn man völlig unterschiedlichen Räumen identische Regeln aufzwingt, führt das zu unnötigen Reibungen.

Die Entscheidung, was standardisiert und was lokal angepasst werden soll, ist die größte Herausforderung. Buchungsfristen, No-Show-Regelungen und Mindestanwesenheiten eignen sich gut als globale Standards. Ruhezonen, die Verfügbarkeit von Annehmlichkeiten und stockwerkspezifische Zugangsbeschränkungen lassen sich besser lokal entscheiden.

2. Schaffe einen zentralen Überblick über die Raumnutzung an allen Standorten

Zentralisierte Transparenz bedeutet, dass du über ein einziges Dashboard verfügst, das die Auslastung, die Spitzenzeiten und die Auslastungstrends in all deinen Büros anzeigt. So erhältst du die Daten, die du brauchst, um fundierte Entscheidungen in Bezug auf Büroflächen, Personalbestand und Investitionen in Büroräume zu treffen.

Sich bei Entscheidungen über regionale Niederlassungen ausschließlich auf Daten aus der Zentrale zu verlassen, führt zu blinden Flecken. Wenn Facility-Teams Tabellen aus fünf verschiedenen Büros manuell zusammenführen, sind die Daten meist schon veraltet, bevor die Analyse überhaupt beginnt. Jeder Standort definiert den Begriff „Auslastung" möglicherweise anders, was Vergleiche sinnlos macht.

Echtzeit-Einblicke helfen dir dabei, festzustellen, welche Räumlichkeiten konsolidiert oder erweitert werden müssen. Dein Büro in London wirkt vielleicht dienstags und mittwochs voll besetzt. Am Dienstag wird mit 58,6 % die weltweit höchste Auslastung verzeichnet. Gleichzeitig steht dein Büro in Berlin an denselben Tagen vielleicht halb leer. Ohne zentralisierte Daten bleiben diese Muster verborgen.

Workplace Analytics lösen dieses Problem, indem sie Buchungs- und Anwesenheitsdaten aller Standorte in einer einzigen Übersicht zusammenführen. So kannst du Büros direkt miteinander vergleichen, Trends erkennen und fundierte Flächenentscheidungen treffen.

3. Nutze eine einzige Plattform für die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen und Ressourcen

Eine Tool-Flut entsteht, wenn verschiedene Büros unterschiedliche Systeme für dieselben Aufgaben nutzen. Das führt zu uneinheitlichen Mitarbeitererlebnissen und doppelter Verwaltungsarbeit im gesamten Unternehmen.

Wenn Mitarbeitende eine andere Niederlassung besuchen, sollten sie sich nicht erst in ein neues Buchungssystem einarbeiten müssen. Der gleiche Ablauf, der in der Zentrale funktioniert, sollte auch in jeder Niederlassung funktionieren – Einheitlichkeit verringert Verwirrung und erhöht die Nutzungsrate.

Eine einheitliche Plattform liefert der Unternehmensleitung zudem vergleichbare Daten. Wenn dein Büro in New York ein bestimmtes Tool zur Arbeitsplatzbuchung nutzt und dein Büro in Amsterdam ein anderes, kannst du die Auslastungsraten nicht genau vergleichen. Die Kennzahlen werden möglicherweise unterschiedlich berechnet oder die Daten sind in inkompatiblen Formaten gespeichert.

Die Zusammenführung auf einer einzigen Plattform für das Arbeitsplatzmanagement vereinfacht auch die IT-Wartung. Dein IT-Team verwaltet nur eine Integration mit deinem Identitätsanbieter, einen Satz von Berechtigungen und eine Anbieterbeziehung, wodurch sich der laufende Wartungsaufwand reduziert, der mit der Verwaltung mehrerer Tools einhergeht.

4. Klare Rollen und Zuständigkeiten pro Standort festlegen

Damit mehrere Standorte reibungslos funktionieren, braucht es eine klare lokale Zuständigkeit. An jedem Standort muss jemand für die Raumverwaltung, die Lösung von Problemen und die Fragen der Mitarbeitenden verantwortlich sein. Ohne klare Zuständigkeiten verschärfen sich Probleme nach und nach, weil sie ignoriert werden.

Ein Büroleiter oder Standortleiter ist der erste Ansprechpartner bei lokalen Anliegen. Er kennt die Besonderheiten seines Gebäudes und kann die meisten Fragen klären, ohne sie an die zentralen Teams weiterleiten zu müssen. Ein Facility-Team kümmert sich um die Instandhaltung der Räumlichkeiten, Sicherheitsvorschriften und Compliance-Anforderungen. Eine IT-Ansprechperson verwaltet Software-Integrationen, die SSO-Konfiguration und die Nutzerbereitstellung für diesen bestimmten Standort.

Rollenbasierte Zugriffskontrollen helfen dabei, diese Zuständigkeiten zu formalisieren. Du kannst lokalen Admins genau die Berechtigungen erteilen, die sie für ihre jeweiligen Standorte benötigen, ohne die globalen Sicherheitseinstellungen zu beeinträchtigen. Der Standortleiter in Chicago kann die Buchungsregeln für sein Büro anpassen, ohne dass dies Auswirkungen auf die Einstellungen in London hat.

5. Die Arbeitspläne der Teams standortübergreifend aufeinander abstimmen

Die Koordination im Hybridbetrieb wird schwieriger, wenn Teams über mehrere Standorte verteilt sind. Wenn ein Team Mitglieder in drei verschiedenen Büros hat, brauchen sie Transparenz darüber, wer wann wo ist. Ohne diese Transparenz werden die Bürotage unvorhersehbar und die Zusammenarbeit leidet darunter.

Mitarbeitende müssen sehen, dass Kolleg:innen vor Ort sind, bevor sie sich auf den Weg ins Büro machen. Wenn Mitarbeitende ins Büro fahren, nur um dann an Videokonferenzen mit Kolleg:innen aus einer anderen Niederlassung teilzunehmen, verlieren sie schnell die Motivation, wiederzukommen. Das Büro sollte sich wie ein Ort der Zusammenarbeit anfühlen, nicht wie ein Ort, an dem dieselbe Arbeit erledigt wird, die auch von zu Hause aus möglich wäre.

Tools zur Teamplanung machen die Anwesenheit an allen Standorten sichtbar. Mitarbeitende können sehen, an welchen Tagen ihre Kolleg:innen vorhaben, ins Büro zu kommen, sich auf gemeinsame Arbeitsrhythmen einschwingen und nachhaltige Bürogewohnheiten entwickeln. Diese Transparenz hilft den Teams, sich aufeinander abzustimmen, ohne dass Anweisungen oder Zwangsmaßnahmen nötig sind.

6. Check-ins und No-Shows automatisieren

Ein No-Show liegt vor, wenn jemand einen Arbeitsplatz oder einen Meetingraum bucht, aber nie erscheint, um ihn zu nutzen. In vielen Unternehmen bleiben 20 % bis 30 % der Meetingraum-Buchungen aufgrund von No-Shows ungenutzt. Deine genaue Rate hängt vom jeweiligen Büro, den Regelungen und der Check-in-Durchsetzung ab.

Automatische Check-ins bestätigen die tatsächliche Anwesenheit und nicht nur die geplante Teilnahme. Mitarbeitende melden sich bei ihrer Ankunft über eine App oder einen QR-Code an. Wenn sich jemand nicht innerhalb eines festgelegten Zeitfensters anmeldet, wird die Buchung automatisch freigegeben, sodass andere den Raum nutzen können.

Diese Automatisierung sorgt dafür, dass deine Daten korrekt bleiben, und verhindert künstliche Kapazitätsengpässe. Wenn Mitarbeitende sehen, dass freie Arbeitsplätze automatisch freigegeben werden, haben sie mehr Vertrauen in das System. Ein „vollgebuchtes" Büro bedeutet nämlich, dass tatsächlich jemand da ist – und nicht nur, dass jemand vorhatte, da zu sein.

Die administrativen Vorteile summieren sich schnell. Ohne Automatisierung muss jemand die No-Shows manuell nachverfolgen und die Buchungen freigeben. Mit Automatisierung erledigt das System das kontinuierlich an allen Standorten, ohne dass ein Mensch eingreifen muss.

7. Überprüfe regelmäßig die Nutzungsdaten und leite entsprechende Maßnahmen ein

Daten ohne Maßnahmen sind nur reine Berichterstattung. Die Zahlen einmal anzuschauen und dann abzuspeichern, bringt nichts: Du brauchst einen regelmäßigen Rhythmus, um die Auslastung in allen Niederlassungen zu überprüfen, sei es monatlich oder vierteljährlich.

Konzentriere dich bei diesen Überprüfungen auf Muster, die als Grundlage für Entscheidungen dienen.

• An welchen Tagen ist an den einzelnen Standorten am meisten los?
• Wie hoch ist die No-Show-Rate und wie hat sie sich verändert?
• Gibt es Abweichungen zwischen gebuchter und tatsächlicher Anwesenheit?
• Welche Stockwerke oder Bereiche werden zu wenig genutzt, während andere überfüllt wirken?

Sobald du Trends erkannt hast, nutze sie, um Regelungen anzupassen oder Flächen neu zu verteilen. Ein Büro benötigt vielleicht mehr Räume für die Zusammenarbeit, während ein anderes seine Gesamtfläche reduzieren muss. Ein bestimmtes Team bucht möglicherweise regelmäßig Arbeitsplätze, die es nie nutzt – ein Zeichen dafür, dass eine bessere Kommunikation über die Erwartungen nötig ist.

Wenn du genau aufzeigen kannst, wie die Flächen an allen Standorten genutzt werden, kannst du Flächenentscheidungen besser begründen. Die Zahlen kommen in Vorstandssitzungen gut an, weil sie das tatsächliche Verhalten widerspiegeln und keine Vermutungen sind – und du gewinnst dadurch an Glaubwürdigkeit bei der Unternehmensleitung.

Häufige Fehler bei der Verwaltung mehrerer Standorte

Das Vermeiden häufiger Fallstricke ist genauso wichtig wie die Umsetzung bewährter Verfahren. Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten mit der Verwaltung mehrerer Standorte, weil sie auf veraltete Methoden oder uneinheitliche Tools zurückgreifen.

• Wenn man alle Standorte gleich behandelt, werden lokale Gegebenheiten und kulturelle Unterschiede außer Acht gelassen. Was in einer Zentrale mit 5.000 Mitarbeitenden funktioniert, kann Mitarbeitende an einem regionalen Standort mit 250 Personen frustrieren. Regelungen brauchen einen einheitlichen Kern, der Raum für lokale Anpassungen lässt.
• Die Ausweisdaten allein vermitteln dir nur ein unvollständiges Bild. Ausweisscans zeigen zwar, wer das Gebäude betritt, aber nicht, wie der Arbeitsplatz tatsächlich genutzt wird oder wie die Zusammenarbeit im Team aussieht. Jemand könnte sich einloggen, sich einen Kaffee holen und dann zu einem Meeting außerhalb des Unternehmens aufbrechen. In deinen Daten würde diese Person als „anwesend" erscheinen, obwohl sie ihren gebuchten Arbeitsplatz gar nicht genutzt hat.
• Wenn du die Einführung des Tools in kleineren Niederlassungen hinauszögerst, führt das zu einem uneinheitlichen Mitarbeitererlebnis. Wenn deine Hauptniederlassungen eine moderne Buchungsplattform nutzen, während regionale Zweigstellen weiterhin auf Tabellenkalkulationen zurückgreifen, kannst du die Daten nicht genau vergleichen. Mitarbeitende, die zwischen den Standorten wechseln, sehen sich mit unnötigen Reibungsverlusten konfrontiert.
• Wenn man die IT nicht frühzeitig einbezieht, führt das später zu Problemen. Nach der Einführung treten Sicherheitsbedenken und Integrationslücken zutage, was Nacharbeit und Frust verursacht. Eine frühzeitige Einbindung der IT stellt sicher, dass deine Lösungen die Sicherheitsanforderungen erfüllen und sich nahtlos in bestehende Identitätssysteme integrieren lassen.

Wie deskbird die Verwaltung mehrerer Standorte unterstützt

deskbird bietet die Struktur und Transparenz, die du brauchst, um mehrere Standorte effektiv zu verwalten. Die Plattform vereint die Buchung von Arbeitsplätzen, Räumen, Parkplätzen und Besucher:innen in einem einzigen System, sodass Mitarbeitende an jedem Standort denselben Ablauf kennen. Dank zentraler Analysen kannst du die Auslastung, Spitzenzeiten und Anwesenheitsmuster aller Standorte in einem Dashboard vergleichen. Du kannst globale Hybrid-Work-Regelungen festlegen und gleichzeitig lokalen Standortleitern ermöglichen, bei Bedarf Ausnahmen für ihre jeweiligen Standorte zu machen.

Die Plattform erfüllt die Sicherheitsanforderungen von Unternehmen durch Zertifizierungen nach ISO 27001 und SOC 2 Typ II und ist DSGVO-konform. Die Daten werden in Frankfurt am Main unter deutschem Recht gehostet. Integrationen mit Azure AD (Microsoft Entra ID), Okta und SCIM (System for Cross-domain Identity Management) ermöglichen eine automatische Nutzerbereitstellung bei minimalem IT-Aufwand.

deskbird erreicht eine Nutzungsrate von über 90 % bei mehr als 500 Unternehmen, sodass deine Auslastungsdaten genauer sind und sich bei Flächenentscheidungen leichter begründen lassen. Wenn Mitarbeitende das Buchungssystem tatsächlich nutzen, sind deine Auslastungszahlen stichhaltig. Du kannst Flächenentscheidungen mit Zuversicht treffen, da die Daten das tatsächliche Verhalten an all deinen Standorten erfassen. Sieh dir deskbird in Aktion für alle Standorte an (https://www.deskbird.com/request-demo).