Workspace Management: Vorteile und Best Practices

Effektives Workspace Management bringt Mitarbeitende, Technologie und Büroflächen in Einklang, um einen effizienteren, flexibleren und mitarbeiterorientierten Arbeitsplatz zu schaffen. Es verbessert die Produktivität, Sicherheit, Zusammenarbeit und Nachhaltigkeit und senkt die Kosten, während es gleichzeitig das Wohlbefinden und die Selbstständigkeit der Mitarbeitenden fördert. Um das volle Potenzial auszuschöpfen, solltet ihr das Feedback eurer Mitarbeitenden mit Workplace Analytics und intelligenten Tools wie deskbird kombinieren.

Das Wichtigste in Kürze:

• Kombiniert Daten und qualitatives Feedback: Kombiniert Workplace Analytics mit Mitarbeiterfeedback, um Büroräume zu gestalten, die den Bedürfnissen der Menschen wirklich entsprechen und gleichzeitig das Engagement und die Leistung steigern.
• Nutzt moderne Bürotechnologie: Nutzt integrierte Tools wie deskbird, um die hybride Wochenplanung, die Arbeitsplatzbuchung und das Ressourcenmanagement auf einer einzigen Plattform zu optimieren.
• Priorisiert Flexibilität und Nachhaltigkeit: Schafft anpassungsfähige, nachhaltige Arbeitsplätze, die die Produktivität steigern, die Kosten senken und die langfristige Widerstandsfähigkeit des Unternehmens unterstützen.

Was ist Workspace Management?

Workspace Management ist der Prozess der Organisation und Optimierung eurer Büroumgebung, um die Produktivität, die Zusammenarbeit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu verbessern. Dazu gehören die Verwaltung der physischen Räumlichkeiten, die Verbesserung der Arbeitsabläufe, die Integration intelligenter Technologien, die Förderung der Nachhaltigkeit und die Schaffung einer nahtlosen Experience, die den Erwartungen einer modernen Belegschaft entspricht.

Warum ist Workspace Management wichtig?

Workspace Management ist wichtig, weil es ein Umfeld schafft, in dem die Beschäftigten ihr Bestes geben können und sich mit ihrem Arbeitsplatz verbunden fühlen. Durch die Einführung von Arbeitsmodellen wie Gleitzeit oder Hybrid-Work-Regelungen, den Einsatz von Tools wie Desk Booking Software oder die Einrichtung von Wohlfühlräumen in ihren Büros steigern Unternehmen die Produktivität, die Zusammenarbeit und das Engagement. Die Priorisierung der Mitarbeitererfahrung und der Übergang zu einem mitarbeiterzentrierten Ansatz durch intelligentes Arbeitsplatzmanagement fördert die Mitarbeiterbindung, stärkt die Kultur und unterstützt den langfristigen Unternehmenserfolg.

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Was sind die Vorteile von Workspace Management für Mitarbeitende?

Workspace Management ist wichtig, weil es euch hilft, eine sichere, komfortable und effiziente Umgebung für eure Mitarbeiternden zu schaffen , in der sie ihre beste Arbeit leisten können. Wenn eure Teams über die richtigen Tools, eine klare Struktur und Flexibilität verfügen, steigen Engagement und Leistung ganz von selbst.

Sorgt für Sicherheit und Wohlbefinden

Ein gut verwalteter Arbeitsplatz gewährleistet die Gesundheit, Sicherheit und den Schutz eurer Mitarbeitenden. Von digitalen Tools für Gesundheits-Checks bis hin zur intelligenten Erfassung der Bürobelegung unterstützt euch die Technologie dabei, eine sichere und gesunde Umgebung zu schaffen, die eure Mitarbeitenden schützt und gleichzeitig einen reibungslosen Betriebsablauf gewährleistet.

Verbessert die Employee Experience

Die Einführung von Tools, die Workspace Management unterstützen, wie z. B. Arbeitsplatzbuchungs- oder Wochenplanungssysteme, geben den Beschäftigten mehr Kontrolle darüber, wie sie arbeiten. Sie machen hybrides Arbeiten nahtlos, reduzieren Stress und schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit, egal ob eure Mitarbeitenden im Büro, zu Hause oder von unterwegs arbeiten.

Steigert die Produktivität

Wenn Informationen, Ressourcen und Tools für die Zusammenarbeit leicht zugänglich sind, können sich eure Teams auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Software für Workspace Management zentralisiert Daten, optimiert Arbeitsabläufe und hilft euren Mitarbeitenden, Aufgaben effizient zu koordinieren, was die Konzentration und den Output insgesamt erhöht.

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Was sind die Vorteile von Workspace Management für Arbeitgeber?

Für Arbeitgeber steigert Workspace Management die Effizienz, senkt die Kosten und liefert die Erkenntnisse, die ihr braucht, um klügere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Ein gut optimierter Arbeitsplatz unterstützt eure langfristigen Ziele, indem er den Betrieb, die Kultur und die Nachhaltigkeit verbessert.

Liefert praktisch umsetzbare Dateneinblicke

Workspace Management Tools sammeln wertvolle Workplace Analytics über Raumnutzung, Anwesenheitsmuster und Mitarbeiterverhalten. Diese Erkenntnisse helfen euch, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die die Effizienz und Zufriedenheit kontinuierlich verbessern.

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Optimiert Bürolayouts

Mit klarer Transparenz darüber, wie euer Arbeitsbereich genutzt wird, könnt ihr ihn an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden anpassen. Wenn euer Team die meiste Zeit der Woche remote arbeitet, könnt ihr die Anzahl an Einzelarbeitsplätzen reduzieren, die Bereiche für die Zusammenarbeit erweitern oder eure Bürolayouts für mehr Flexibilität umgestalten. Das Ergebnis? Ihr könnt einen Büroraum planen, der wirklich für eure Mitarbeitenden funktioniert.

Unterstützt Nachhaltigkeit

Nachhaltigkeit ist nicht nur ein Wert, sondern auch ein Talentmagnet, vor allem für die Millennials und die Gen Z. Workspace-Management-Systeme können den Energieverbrauch und den Kohlendioxidausstoß verfolgen und euch dabei helfen, umweltfreundliche Praktiken umzusetzen und Mitarbeitenden, Bewerber:innen und Geschäftspartner:innen gegenüber ein positives Image zu wahren.

Reduziert die Betriebskosten

Eine intelligentere Raumnutzung, umweltfreundlichere Energiepraktiken und BYOD-Richtlinien führen zu erheblichen Kosteneinsparungen. Ob es darum geht, ungenutzte Büroflächen zu reduzieren oder Systeme wie die Klimatisierung zu automatisieren, ein effizientes Büroflächenmanagement hilft euch, unnötige Kosten zu sparen, ohne den Komfort oder die Produktivität zu beeinträchtigen.

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Wie ihr euren Arbeitsplatz mit Workspace Management verbessert

Workspace Management hilft euch, euer Büro zu transformieren, indem ihr Menschen, Räumlichkeiten und Technologie miteinander in Einklang bringt. Wenn ihr Mitarbeiterfeedback mit Workplace Analytics und intelligenten Tools kombiniert, könnt ihr einen Arbeitsplatz schaffen, der die Leistung steigert und gleichzeitig das Engagement und das Wohlbefinden fördert.

1. Besprecht mit eurem Team, in welchen Bereichen Verbesserungen nötig sind

Gutes Workspace Management beginnt mit Zusammenarbeit. Eure Mitarbeitenden wissen am besten, was ihnen hilft, effektiv zu arbeiten – und was nicht. Bezieht sie in den Prozess mit ein, um Herausforderungen und Chancen zu identifizieren, und nutzt ihr Feedback, um eure Strategie zu lenken. Wenn ihr Verbesserungen gemeinsam mit eurem Team entwickelt, stärkt ihr das Engagement und das Vertrauen und fördert eine positive Arbeitsplatzkultur.

2. Schaut euch eure Workplace Analytics genau an

Daten liefern euch die nötigen Einblicke, um sinnvolle Verbesserungen vorzunehmen. Ein Blick auf eure Workplace Analytics hilft euch zu erkennen, wie eure Mitarbeitenden das Büro nutzen, welche Bereiche am besten funktionieren und wo Flächen ungenutzt bleiben. Kombiniert diese Erkenntnisse mit dem Feedback der Mitarbeitenden, um Layouts zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Gesamteffizienz zu steigern.

3. Nutzt moderne Bürotechnologie

Technologie ist der Kern eines effektiven Workspace Managements. Tools wie deskbird ermöglichen es euch, hybride Arbeitszeitpläne zu verwalten, Schreibtische zu buchen und die Nutzung eures Arbeitsplatzes auf einer einzigen Plattform zu verfolgen. Die Wahl der richtigen Software hilft euch, Abläufe zu rationalisieren, flexibles Arbeiten zu unterstützen und eine reibungslose Employee Experience zu schaffen.

4. Bleibt auf dem Laufenden über zukünftige Arbeitstrends

Workspace Management entwickelt sich parallel zu unserer Arbeitsweise weiter. Bleibt über neue Trends informiert, wie z. B. hybride Arbeitsmodelle, Nachhaltigkeitsinitiativen und Tools für die digitale Zusammenarbeit. Wenn ihr versteht, wie sich die Erwartungen der Mitarbeitenden verändern, könnt ihr euch schneller anpassen und euren Arbeitsplatz effizient und zukunftssicher gestalten.

Warum Workspace Management für einen zukunftssicheren Arbeitsplatz unerlässlich ist

Workspace Management erstreckt sich auf jeden Teil eurer Arbeitsumgebung, von der Koordination von Desk Booking bis hin zum Verständnis, wie die Mitarbeitenden eure Büroflächen nutzen. Richtig umgesetzt, hilft es euch, einen effizienteren, flexibleren und mitarbeiterorientierten Arbeitsplatz zu schaffen.

Durch die Integration intelligenter Workspace-Management-Systeme könnt ihr euren hybriden Setup optimieren, Kosten senken und euren Mitarbeitenden eine hervorragende Employee Experience bieten. Es ist nicht nur ein operatives Upgrade, sondern ein strategischer Schritt zum Aufbau einer zukunftsfähigen Organisation, die sowohl Leistung als auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden wertschätzt.

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