Büroplanung: 7 Schritte zum Erfolg

Die meisten Hybridbüros haben am Ende unbenutzten Büroräumen. Schreibtische stehen leer, weil Mitarbeitende sie buchen, aber nicht erscheinen, oder weil die Raumaufteilung nicht der tatsächlichen Arbeitsweise der Menschen entspricht. Die Büroflächenplanung behebt dieses Problem, indem sie deinen Arbeitsbereich anhand realer Nutzungsmuster gestaltet, statt auf Annahmen zu basieren. Bei guter Planung reduziert sie Platzverschwendung, senkt die Immobilienkosten und schafft ein Büro, das die Menschen gerne nutzen.

Kurz zusammengefasst

Bei der Büroplanung geht es darum, einen Arbeitsbereich zu gestalten, der sich daran orientiert, wie dein Team tatsächlich arbeitet – und nicht daran, wie viele Schreibtische du hast. Wenn man es richtig macht, vermeidet man Platzverschwendung, senkt die Kosten und sorgt dafür, dass sich der Weg ins Büro lohnt.

• Sammle zunächst Daten darüber, wie dein Raum tatsächlich genutzt wird, bevor du Änderungen vornimmst
• Achte bei der Raumplanung auf Vielfalt und Flexibilität, um hybride Teams zu unterstützen
• Verwendung Workplace Analytics, um die Auslastung zu verfolgen und im Laufe der Zeit anzupassen

Was ist Büroflächenplanung?

Bei der Büroraumplanung geht es darum, einen Arbeitsplatz zu gestalten, der sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch die der Beschäftigten erfüllt. Sie dient dazu, die Flächeneffizienz zu maximieren und die Kreativität und Produktivität der Belegschaft zu verbessern. Die Teammitglieder sollen gerne ins Büro kommen, weil sie wissen, dass sie dort unter den besten Bedingungen arbeiten und auch optimal zusammenarbeiten können. Dazu gehört auch, dass sie Zugang zu den richtigen Geräten und Technologien haben und durch ihr Arbeitsumfeld einen Motivationsschub erhalten.

Die Neugestaltung deiner Büroeinrichtung geht über Ästhetik und Sitzanordnungen hinaus.Dazu gehört auch die Atmosphäre, die du schaffen möchtest. Die Wahl der Möbel, die Raumaufteilung im Bürogebäude und die Dekoration erzeugen eine bestimmte Stimmung und spiegeln deine Werte wider. Die Einrichtung von Entspannungsbereichen steigert das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und führt zu mehr Kreativität, Engagement und Produktivität. Wenn du den Bedarf an Einzelarbeitsplätzen und Ruhezonen für Menschen, die einen Ort zum Konzentrieren brauchen, nicht berücksichtigst, kann das zu Frustration und Stress führen.

Warum die Planung von Büroräumen für hybride Teams wichtig ist

Wenn du flexible Arbeitsmodelle eingeführt hast, ist dir wahrscheinlich aufgefallen , dass du dein Büro verkleinern kannst. Nicht jeder kommt täglich ins Büro. Deine Mitarbeitenden konzentrieren sich vor Ort auf Gruppenprojekte und von zu Hause aus auf individuelle Aufgaben. Das verändert die Rolle des physischen Arbeitsplatzes völlig.

Die Gestaltung eines gut durchdachten Büroraums kommt deinem Unternehmen und seinem Geschäftsergebnis ebenso zugute wie deinem Team. Die Arbeitsplatzplanung hilft dir bei der:

• Optimierung der Raumnutzung und Senkung der Immobilienkosten
• Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und -zufriedenheit
• Förderung von Zusammenarbeit und Teamwork
• Stärkung der Unternehmenskultur
• Förderung der körperlichen und psychischen Gesundheit der Arbeitnehmer
• Steigerung von Produktivität und Leistung
• Gewinnung von Talenten und deren Bindung
  

7 Schritte zur Planung deiner Büroräume

Egal, ob du einen bestehenden Raum neu gestaltest oder einen neuen planst – diese 7 Schritte helfen dir dabei. Sie zeigen dir, wie du einen Arbeitsbereich schaffst, der für dein Hybrid-Team funktioniert.

1. Analysiere, wie dein Raum derzeit genutzt wird

Bevor du irgendetwas planst, musst du wissen, wie deine Büroräume derzeit genutzt werden. Wie viele Leute kommen jeden Tag ins Büro? Welche Art von Arbeitsplätzen bevorzugen sie? Können sie schnell auf die Schreibtische und Meetingräume zugreifen, die sie brauchen, oder gibt es Terminkonflikte?

Behalte den Unterschied zwischen Buchungen und tatsächlicher Nutzung im Blick. No-Shows und Phantombuchungen erzeugen eine falsche Knappheit, bei der die Plätze zwar ausgebucht erscheinen, aber leer bleiben. Wenn deine Teammitglieder Plätze buchen, aber nicht erscheinen, triffst du Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer Daten. Verfolge die tatsächliche Belegung, nicht nur die Reservierungen.

Es ist entscheidend zu analysieren, wie deine Mitarbeitenden den Arbeitsbereich nutzen. Wenn Teammitglieder an ihren Computern arbeiten, während sie auf Sofas sitzen statt an Tischen, frag sie, warum. Vielleicht fühlen sie sich in diesem Bereich produktiver als an einem Einzelplatz mit einem einfachen Schreibtisch und einem harten Stuhl.

Um deine Büronutzung und -belegung zu ermitteln, nutze unseren Büroflächenrechner und überprüfe deine Workplace Analytics. Nutze diese Daten, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Hol dir Feedback von deinen Mitarbeitenden, um eine mitarbeiterorientierte Arbeitsumgebung zu gestalten.

2. Beziehe Mitarbeitende in den Planungsprozess ein

Die Gestaltung deiner Büroräume muss den Anforderungen deines Unternehmens entsprechen. Sie sollte zudem ein Umfeld schaffen, das die Produktivität und das Wohlbefinden deiner Teammitglieder fördert. Die Mitarbeitenden sind das Rückgrat deines Unternehmens. Um sie zufrieden zu stellen und ihre Leistung zu steigern, ist es entscheidend, ihre Vorlieben und Bedürfnisse zu kennen.

Beginne damit, mit deinem Team zu sprechen und ein Umfeld für offene und ehrliche Kommunikation zu schaffen. Die beste Büroplanung spiegelt die Bedürfnisse deiner Mitarbeitende wider. Zu verstehen, was funktioniert und was nicht, ist der Schlüssel zu intelligenteren Entscheidungen. Du kannst sie persönlich fragen, wie sie die derzeitige Raumnutzung empfinden und was ihrer Meinung nach fehlt.

Fragebögen zur Mitarbeiterzufriedenheit sind eine einfache Möglichkeit, ehrliches und konstruktives Feedback zu erhalten. Dein Team hat Zeit, sich seine Antworten gut zu überlegen. Die Mitarbeitenden können die wichtigsten Aspekte aufschreiben, die sie sich bei der Arbeit vor Ort wünschen. Wenn du diese Rückmeldungen frühzeitig einholst, kannst du spätere Probleme bei der Umsetzung vermeiden.

3. Passe dein Layout an die Unternehmenskultur und die Werte an

Die Raumaufteilung deines Bürogebäudes sollte deine Unternehmenskultur und Werte widerspiegeln.

Ist deine Unternehmenskultur mitarbeiterorientiert? Dann sollte dein Büro das Wohlbefinden der Mitarbeitenden durch Ruhezonen und eine biophile Bürogestaltung in den Vordergrund stellen. Möchtest du die Teamarbeit fördern? Beziehe verschiedene Arten von Gemeinschaftsbereichen in deine Büroplanung mit ein. Ist ein positiver Beitrag zum Schutz unseres Planeten eines deiner Hauptziele? Bemühe dich ernsthaft darum, bei der Neugestaltung deines Büros Nachhaltigkeitsaspekte zu berücksichtigen.

Die Gestaltung von Büroräumen, die deine Unternehmenskultur widerspiegeln, fördert die Loyalität und den Zusammenhalt. Dies wird in hybriden Arbeitsumgebungen umso wichtiger, da man weniger Zeit im Büro verbringt und weniger Gelegenheit hat, persönlich mit anderen zu interagieren.

4. Gestalte deinen Gebäudeplan so, dass er Vielfalt und Flexibilität bietet

Flexibilität bedeutet mehr als nur flexible Arbeitsmodelle. Um den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden gerecht zu werden, musst du einen agilen, dynamischen und funktionalen Arbeitsbereich einrichten.

Einzelbüros sind längst nicht mehr die einzige sinnvolle Art der Arbeitsplatzgestaltung. Die Leute kommen ins Büro, um mit ihren Kollegen in Kontakt zu treten. Aber ein Büro, das nur aus Gemeinschaftsarbeitsplätzen besteht, ist für Aufgaben, die Ruhe für konzentriertes Arbeiten erfordern, nicht geeignet.

Es gibt keine perfekte Anzahl an Schreibtischenund Meetingräumen. Die Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden ändern sich täglich je nach ihren Aufgaben. Biete verschiedene Bürokonzepte und flexible Sitzkonfigurationen,  um ein möglichst lebendiges, mitarbeiterorientiertes Arbeitsumfelds zu schaffen.

Überlege dir, deinen Gebäudeplan rund um aktivitätsbasiertes Arbeiten zu organisieren. Die Mitarbeitenden wählen ihre Plätze danach aus, was sie gerade tun, und nicht danach, wo sie sitzen wollen. Halte deinen Gebäudeplan auf dem neuesten Stand, damit er der Realität entspricht. Veraltete Gebäudepläne führen zu Verwirrung und Buchungskonflikten.

Entdecke 9 Arten von Bürokonzepten, die einen agilen und dynamischen Arbeitsplatz fördern.

5. Schaffe ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld

Ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen bedeutet, sich an die Richtlinien für Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu halten. Es bedeutet auch, die körperliche und geistige Gesundheit zu fördern.

Das Layout und die Gestaltung eures Büros spielen dabei eine entscheidende Rolle. Sie können Stress und Ängste auslösen, aber auch Wohlbefinden und Kreativität fördern. Künstliches Licht hat zum Beispiel eine andere psychologische Wirkung als natürliches Licht. Das Gleiche gilt für Beschäftigte, die sich in einer biophilen Umgebung aufhalten, im Vergleich zu denen, die in einem minimalistisch gehaltenen Arbeitsbereich sitzen.

Berücksichtige je nach deinem Budget und deinen Prioritäten Folgendes:

• Führe im Büro ergonomische Maßnahmen ein
• Richte einen Raum für sportliche Aktivitäten ein
• Achte auf die Luftqualität in deinem Büro
• Gestalte die Arbeitsplätze so, dass sie die psychische Gesundheit fördert
• Schaffe mehr Räume, die soziale Interaktionen und das Gemeinschaftsgefühl zu fördern
• Stelle sicher, dass die örtlichen Bauvorschriften und Barrierefreiheitsanforderungen eingehalten werden

6. Plane für zukünftiges Wachstum und sich ändernde Bedürfnisse

Wie jedes Unternehmen möchtest du deinen Betrieb weiterentwickeln und ausbauen. Wenn alles richtig gestaltet ist, können deine Büroeinrichtung und die von uns vorgestellten Schritte dazu beitragen, das richtige Umfeld zu schaffen, um das Wachstum deines Unternehmens anzukurbeln. Die Planung der Büroräume ist entscheidend, da sie die Zufriedenheit und Produktivität deiner Mitarbeitenden steigert. Zufriedenere und engagiertere Teammitglieder tragen dazu bei, dass dein Unternehmen floriert und wächst.

Denk bei der Planung an die Zukunft. Passe dich an die Arbeitsweise der Menschen an sowie an die von ihnen genutzte Technologie und neue Trends im Arbeitsplatzmanagement. Dazu musst du Daten zur Raumnutzung und deren zeitliche Entwicklung in deinem Unternehmen auswerten.

Du willst doch nicht, dass deine Sitzordnung schon in ein paar Monaten veraltet ist. Achte darauf, dass sie deinen Kapazitätsanforderungen und den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden entspricht. Behalte deine Ziele im Blick und passe deine Strategie zur Büroflächenplanung entsprechend an. Das Büro der Zukunft wird sich weiterentwickeln.

7. Teste Layouts mit Tools zur Büroplanung

Irgendwann musst du deine Ideen visualisieren, um zu sehen, ob sie funktionieren. Mit Tools zur Büroplanung wie SmartDraw kannst du Arbeitsbereiche digital entwerfen.  So kannst du verschiedene Layout-Optionen ausprobieren.

Achte bei der Auswahl eines Planungstools auf Folgendes:

• Einfache Aktualisierungen, damit dein Gebäudeplan immer auf dem neuesten Stand bleibt
• Transparente Exportoptionen ohne versteckte Kosten
• Funktionen für die Zusammenarbeit in Remote-Teams
• Echtzeit-Verfügbarkeitsübersichten
• Integration in deine bestehenden Kalender- und Buchungssysteme

Manche Tools haben kostenpflichtige Funktionen oder komplizierte Exportvorgänge. Teste sie vorher, um frustrierende Aktualisierungen zu vermeiden.

Nutze unseren Büroflächenrechner, um das optimale Verhältnis von Mitarbeitenden zu Schreibtischenfür dein Büro zu ermitteln.

Häufige Fehler bei der Büroplanung, die du vermeiden solltest

Selbst mit den besten Absichten kann die Planung von Büroräumen schiefgehen. Hier sind die häufigsten Fehler, die du vermeiden solltest:

• Sich auf das Bauchgefühl statt auf Nutzungsdaten verlassen. Annahmen darüber, wie Räume genutzt werden, sind oft falsch. Erfasse die tatsächliche Belegung, bevor du Änderungen vornimmst.
• Veraltete Gebäudepläne verwenden, die nicht mehr der Realität entsprechen. Wenn auf deinem Gebäudeplan Schreibtische eingezeichnet sind, die es gar nicht mehr gibt, oder Räume, die umgenutzt wurden, können Mitarbeitende dem Buchungssystem nicht vertrauen.
• Bei der Kapazitätsberechnung No-Shows und Phantombuchungen ignorieren. Gebuchte Plätze, die leer bleiben, erzeugen eine falsche Knappheit. Erfasse die tatsächliche Nutzung, nicht nur die Reservierungen.
• Nur auf Zusammenarbeit setzen, ohne ruhige Bereiche zum konzentrierten Arbeiten. Hybride Teams brauchen beides. Ein Büro, das nur aus offenen Flächen besteht, frustriert diejenigen, die sich konzentrieren müssen.
• Tools wählen, die versteckte Kosten oder komplizierte Exportfunktionen haben. Wenn die Aktualisierung deines Gebäudeplans mühsam ist, wird sie nicht gemacht. Entscheide dich für Tools, die Aktualisierungen vereinfachen.

Wie deskbird die Büroflächenplanung unterstützt

deskbird unterstützt Hybrid-Teams dabei, ihren Arbeitsbereich zu verwalten und Platzverschwendung zu vermeiden. Unsere App für das Arbeitsplatzmanagement hilft dir dabei, deinen Arbeitsbereich zu organisieren und den Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden gerecht zu werden. Außerdem hilft sie dir, häufige Probleme bei der Planung von Hybrid-Büros zu vermeiden.

ILF Consulting Engineers Austria stand genau vor dieser Herausforderung, da die Belegschaft wuchs, während die Bürofläche begrenzt blieb. Da die Abteilungen um Schreibtische konkurrierten und das Management ständig in Platzstreitigkeiten vermitteln musste, führten sie deskbird ein, um rund 800 Arbeitsplätze an sechs Standorten zu verwalten. Das Ergebnis: eine Akzeptanz von über 80 % bei den Mitarbeitenden, eine gerechtere Schreibtischverteilung und die Erkenntnis, dass sie tatsächlich genug Platz hatten, um weiter zu wachsen, ohne neue Immobilien anzumieten.

Es gibt keine Diskussionen mehr, und nach all den Analysen ist uns auch klar geworden, dass wir tatsächlich genug Platz haben. Wir könnten sogar weiter wachsen und Schreibtische würden wahrscheinlich trotzdem nicht knapp werden. Diese Aussage konnten wir aber erst treffen, nachdem wir mit deskbird die Schreibtischbelegung genau verfolgt und alles im Detail ausgewertet haben.

Josef P. Mayr, Geschäftsführer bei ILF Consulting Engineers Austria

Arbeitsplatzanalysen, um die tatsächliche Raumnutzung zu verstehen

Unsere Büroanalysen hilft dir zu verstehen, wie deine Mitarbeitenden das Büro nutzen, und ihre Bedürfnisse zu erkennen. Du kannst sehen, wie viele Personen täglich im Büro sind, welche Bereiche am häufigsten gebucht werden und für wie lange. Verfolge die Differenz zwischen Buchungen und tatsächlicher Belegung, um No-Shows und ungenutzte Bereiche zu erkennen.

Nutze deine Beobachtungen und Analysen, um deine Büroräume sicher zu gestalten. Auch wenn dir klare Daten vorliegen, bleibt das Feedback deiner Mitarbeitenden ebenso wichtig.

Für Menschen gemacht: Funktionen für eine bessere Mitarbeitererfahrung

Die deskbird-App macht allen das Leben leichter und verbessert den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden. Bei der Zukunft der Arbeit dreht sich alles um Flexibilität. Aber nicht jeder mag es, jedes Mal, wenn er ins Büro kommt, an einem anderen Schreibtisch zu arbeiten. Durch die Funktion „Zugewiesene Plätze“ können Administratoren auf Wunsch der Mitarbeitenden bestimmte Arbeitsplätze für einen festgelegten Zeitraum zuweisen.

Dank der Wochenplanung können Vorgesetzte und Kollegen die Termine der anderen einsehen. Du kannst die Tage im Büro mit deinem Team abstimmen.

Tools für die Zusammenarbeit in hybriden Teams

deskbird hilft dir dabei, die Zusammenarbeit in deinem hybriden Team zu verbessern. Unsere Raumbuchungsfunktion sorgt dafür, dass du den benötigten Besprechungsraum hast, wenn du an einem gemeinsamen Projekt arbeitest. Der interaktive Raumplan eignet sich hervorragend für spontane Besuche im Büro. Mitarbeitende, die noch keinenArbeitsplatz reserviert haben, können schnell einen finden.

Die Arbeitsweisen ändern sich und werden flexibler. Die Planung von Büroräumen ist mittlerweile für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Moderne Räumlichkeiten müssen sich an die neuen Bedürfnisse der Belegschaft anpassen. Außerdem müssen sie zukünftige Trends berücksichtigen.

Die Vorteile einer intelligenten Arbeitsplatzgestaltung gehen über das Design und ansprechende Möbel hinaus. Sie fördert die Zufriedenheit, Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Das führt zu höherer Leistung und Unternehmenswachstum. Bürodaten, Mitarbeiterfeedback und Trendanalysen sind hervorragende Ausgangspunkte. Nutze sie, um einen dynamischen und funktionalen Arbeitsplatz zu schaffen.