Hybrid Work Software: Wie ihr die richtigen Tools für euer Team auswählt

Wie Softwarelösungen für hybrides Arbeiten typische Herausforderungen am hybriden Arbeitsplatz lösen

Softwarelösungen für hybrides Arbeiten erleichtern die standortübergreifende Teamkoordination, vereinfachen die Buchung von Schreibtischen und Räumen, optimieren die Ressourcennutzung und steigern das Engagement im Büro und im Homeoffice, indem sie gängige Herausforderungen bewältigen. Dazu gehören:

• Buchungschaos: Echtzeitverfügbarkeit von Schreibtischen und Meetingräumen, automatische Bestätigungen und Kalenderintegrationen verhindern doppelte Buchungen.
• Schlechte Flächennutzung: Belegungsanalysen zeigen Nutzungsmuster auf, um Bürolayouts und Kapazitäten anzupassen.
• Koordination: Desk Booking stellt sicher, dass Teams an den Bürotagen Plätze reservieren und effektiv zusammenarbeiten können.
• Zeitverschwendung: Einheitliche Plattformen zentralisieren die Buchung, Kommunikation und den Austausch von Dokumenten.
• Sinkende Produktivität: Automatisierung, synchronisierte Kalender und Erinnerungen halten die Arbeitsabläufe auf Kurs.

Was sind die wichtigsten Tools für hybrides Arbeiten?

Effektives hybrides Arbeiten erfordert den richtigen Mix an Tools, darunter Hot Desking Software, Projektmanagement-Lösungen, Kommunikationsplattformen und Hybrid Scheduling Tools.

• Desk-Booking-Systeme: Erlauben es den Beschäftigten, Schreibtische im Voraus zu reservieren und zu sehen, wo ihre Kolleg:innen sitzen, und verhindern gleichzeitig Doppelbuchungen.
• Meetingraum-Management: Ein solches System verwaltet Raumreservierungen, überwacht die Kapazität und stellt sicher, dass die richtige Ausstattung für persönliche oder hybride Meetings bereitsteht.
• Besuchermanagement: Erfasst Besucher-Check-ins, verschickt Anweisungen und Hinweise vor dem Besuch und hilft dabei, den Arbeitsplatz sicher zu halten mit klaren Besucherprotokollen.
• Employee-Experience-Plattformen: Ermöglichen es euch, schnelle Umfragen durchzuführen, Teamerfolge zu feiern und Momente zu schaffen, die eure Mitarbeitenden verbinden und engagieren.
• Tools für die hybride Zusammenarbeit: Ermöglichen es Teams, über Videoanrufe, Chats, gemeinsame Dokumente und virtuelle Whiteboards zusammenzuarbeiten.
• Workplace Analytics: Zeigen, wie Büroflächen tatsächlich genutzt werden, und helfen Führungskräften, intelligentere Entscheidungen über die Büroraumgestaltung zu treffen.
• Hybrid Scheduling Tools: Helfen Teams, ihre Bürotage zu koordinieren, damit die richtigen Leute zur gleichen Zeit vor Ort sind.
• Projekt- und Aufgabenmanagement: Sorgt für Transparenz bei der Arbeit mit klaren Fristen, zugewiesenen Verantwortlichkeiten und Fortschrittskontrolle.

Worauf sollte man bei der Auswahl von Software für hybrides Arbeiten achten?

Wenn ihr eine Hybrid Work Software für euer Büro auswählt, achtet auf Tools, die hybrides Arbeiten für euer Team tatsächlich einfacher, effizienter und angenehmer gestalten. Die besten Lösungen erzielen ein gutes Gleichgewicht zwischen Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität, Support, Flexibilität und Kosten.

• User Experience (UX) und Benutzerfreundlichkeit: 82 % der Beschäftigten geben an, dass die Technologie am Arbeitsplatz einen großen Einfluss auf ihre Zufriedenheit und ihr Engagement bei der Arbeit hat (Quelle: Business.com). Achtet darauf, dass eure Software intuitiv und einfach zu bedienen ist, damit eure Mitarbeitenden sie schnell und ohne große Lernkurve annehmen können.
• Kernfunktionalitäten: Wählt eine Lösung, die die wichtigsten Anforderungen eures Unternehmens in Bezug auf hybrides Arbeiten abdeckt, wie z.B. übersichtliche Wochenplanung oder Desk und Room Booking, und die mit eurer Geschäftsstrategie und euren Zielen übereinstimmt.
• IT-Unterstützung und -Training: Untersuchungen von PwC zeigen, dass nur 50 % der Beschäftigten und 64 % der Führungskräfte mit den verfügbaren Ressourcen zufrieden sind, um den Umgang mit neuen Technologien am Arbeitsplatz zu erlernen und sie effektiv zu nutzen. Entscheidet euch also für eine Plattform, die einem starken Anbieter-Support und Schulungsmaterial bietet.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Die Software sollte sich an die Entwicklung eurer Hybrid-Work-Strategie anpassen, egal ob ihr weitere Standorte oder Mitarbeitende hinzufügt oder neue hybride Arbeitszeitpläne einführt.
• Kosten und ROI: Die Preisgestaltung sollte transparent sein und sich an dem Wert orientieren, den sie in Bezug auf Effizienz, Produktivität und Mitarbeitererfahrung bringt.

Gängige Integrationen für Hybrid Work Softwarelösungen

Software-Integrationen für hybrides Arbeiten helfen euch, Büroressourcen zu verwalten und hybride Teams effektiver zu koordinieren, während sie gleichzeitig Reibungsverluste in den täglichen Arbeitsabläufen reduzieren und die Produktivität verbessern. Zu den wichtigsten Integrationen gehören:

• Kalender-Apps: Synchronisiert Buchungen für Meetingräume und Schreibtische über eure Hybrid Work Tools und Kalender hinweg (z.B. Google Calendar, Microsoft 365).
• Kommunikations-Apps: Greift auf Funktionen wie Desk Booking direkt in täglichen Tools wie Slack oder MS Teams zu.
• HRIS: Verwaltet Mitarbeiterdaten und synchronisiert Updates wie Abwesenheiten automatisch.
• Tools zur Benutzerverwaltung: Rationalisieren die Provisionierung, die Derovisionierung und den Bulk-Upload von Usern.
• Zugangskontrollsysteme: Ermöglichen das automatische Einchecken für Schreibtischbuchungen über Zugangskarten - die deskbird-Salto-Integration ist hier ein gutes Beispiel.
• Besuchermanagementsysteme: Verbessern die Sicherheit vor Ort und koordinieren den Zugang von Gästen, damit alles reibungslos läuft.

Relevante Sicherheitsaspekte bei der Auswahl von Hybrid Work Software

Sicherheit ist bei der Auswahl von Software für hybrides Arbeiten von entscheidender Bedeutung. Hybride Teams müssen von verschiedenen Standorten aus auf Tools und Daten zugreifen, wodurch im Vergleich zu traditionellen Büroumgebungen zusätzliche Cybersecurity-Risiken entstehen. Strenge Sicherheitsstandards gewährleisten das Vertrauen der Mitarbeitenden, schützen den Geschäftsbetrieb und sorgen dafür, dass das Unternehmen die geltenden Datenschutzvorschriften einhält. Entscheidet euch für eine Hybrid Work Software, die Funktionen wie die folgenden beinhaltet:

• Single Sign-on (SSO): Ermöglicht es den Beschäftigten, mit einem einzigen Login auf alle Tools zuzugreifen, was die Passwortmüdigkeit verringert und die Authentifizierung verbessert.
• Datenschutz und Verschlüsselung: Halten sensible Dateien und Nachrichtenverläufe geheim.
• Sicherheitszertifizierungen und Compliance: Zertifizierungen wie SOC 2 oder ISO 27001 und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO gewährleisten die Einhaltung von Vorschriften, vermeiden Bußgelder und zeigen einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten.
• Zugriffsmanagement und Berechtigungen: Schränkt den Datenzugriff auf Basis von Rollen, Standorten oder Geräten ein, um Datenlecks oder Missbrauch zu verhindern.
• Regelmäßige Sicherheitsprüfungen: Erkennen und beheben Schwachstellen frühzeitig, um Sicherheitsrisiken zu verringern.
• Multi-Tenancy: Hält die Daten für verschiedene Teams oder Organisationen sicher getrennt auf derselben Plattform.

Tech und Hardware für hybrides Arbeiten, die euer flexibles Büro braucht

Ein produktiver hybrider Arbeitsplatz braucht smarte Bürotechnologie und Hardware wie Kiosk-Displays, Sensoren und Zugangssysteme, die mit eurer Hybrid Work Software integriert werden können. Diese Lösungen optimieren die Büronutzung, verbessern die Zusammenarbeit und erhöhen den Komfort und die Sicherheit der Mitarbeitenden.

• Digitale Empfangssysteme: Touchscreen-Kiosksysteme oder mobile Apps ermöglichen einen schnellen Check-in, wodurch Engpässe am Empfang vermieden und das Besuchererlebnis verbessert werden.
• Kiosk-Displays für Meetingräume: Displays, die außen an den Meetingräumen angebracht sind, zeigen die Verfügbarkeit in Echtzeit an und ermöglichen die direkte Buchung vor Ort (z. B. der Kiosk-Modus von deskbird).
• Belegungssensoren: Erfasseen die Nutzung von Schreibtischen und Räumen und speisen diese Daten in die Hybrid Work Software ein, um die Raumaufteilung zu optimieren und ungenutzte Flächen zu reduzieren.
• Luftqualität und Umweltsensoren: Behaltet CO2, Temperatur und Belüftung im Auge, damit sich die Mitarbeitenden wohlfühlen und um Energie zu sparen und die Nachhaltigkeit zu unterstützen.
• Hardware für Videokonferenzen: Kameras, Mikrofone und Lautsprechersysteme sorgen dafür, dass hybride Meetings für alle Teilnehmenden inklusiv und produktiv sind.
• Zugangskontrollsysteme: Ausweis-Badges, mobile oder biometrische Lösungen regeln den Zutritt und zentralisieren in Verbindung mit Hybrid Work Software die sichere Zugangsverwaltung.
• Smarte Schließfächer und Lagersysteme: Sichere, temporäre Aufbewahrung für Mitarbeitende in Hot Desking Setups.
• Wellness-Technologie: Hilfsmittel wie Sitz-Steh-Arbeitsplätze und Lichtsteuerungen unterstützen die Gesundheit, den Komfort und die Produktivität der Mitarbeitenden.

Wie deskbird hybride Teams befähigt

deskbird ist eure All-in-One-Plattform für Workplace Management. Durch die Kombination von Schreibtisch- und Raumbuchung, Workforce Management, Besuchermanagement und Workplace Analytics in einer Lösung hilft deskbird Unternehmen, Kosten zu senken, ihre Büroflächen zu optimieren und die Verbundenheit ihrer Teams aufrecht zu erhalten.

• Smartes Desk Booking: Mitarbeitende können Ressourcen oder Schreibtische im Voraus reservieren, sehen, wo ihre Kolleg:innen sitzen, und das frustrierende Erlebnis vermeiden, im Büro anzukommen und keinen geeigneten Arbeitsplatz zu finden. Weniger Platzverschwendung, bessere Nutzung der vorhandenen Ausstattung und geringere Kosten für Bürogebäude.
• Raumbuchung leicht gemacht: Dank Kalenderintegration und Verfügbarkeitsanzeige in Echtzeit dauert es nur wenige Sekunden, den passenden Meetingraum zu finden. deskbird ermöglicht auch spontane Reservierungen über Kiosk-Displays, wodurch ungenutzte Räume reduziert werden.
• Workforce Management: Hybride Büros können sich schnell leer anfühlen, wenn die Anwesenheit nicht richtig verwaltet wird. Die Wochenplanungsfunktion von deskbird zeigt, wann Teammitglieder planmäßig im Büro sein werden, was es einfacher macht, gemeinsame Bürotage zu koordinieren, die soziale Interaktion zu fördern und sicherzustellen, dass die Hybrid-Work-Regelung für alle klar ist.
• Besuchermanagement: Der erste Eindruck ist wichtig, und ein ineffizienter, unorganisierter Empfang ist nicht hilfreich. deskbird Visitors optimiert das Erlebnis eurer Gäste durch Vorabregistrierung, Kiosks für den selbstständigen Check-in und Benachrichtigung der Gastgeber:innen in Echtzeit. Die Gäste profitieren von einem reibungslosen Ablauf, während ihr den Überblick behaltet, wer vor Ort ist, um die Sicherheit am Arbeitsplatz zu gewährleisten.
• Analytics und Insights: Anstatt blind zu raten, wie die Büroflächen genutzt werden, können sich Workplace und Facility Manager:innen auf handfeste Daten stützen. deskbird liefert Einblicke in Belegungsmuster, Buchungsverhalten und die Einhaltung von Hybrid-Work-Regeln und ermöglicht so eine intelligentere Planung, Kosteneinsparungen und eine Bürogestaltung, die die tatsächliche Arbeitsweise eurer Teams besser unterstützt.

So bewertet ihr den ROI eurer Hybrid Work Software

Bei der Bewertung des ROI von Hybrid Work Software geht es vor allem darum, nachzuweisen, dass die von euch gewählten Tools einen messbaren Wert über ihre Kosten hinaus liefern. Dazu müsst ihr die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen bewerten, um sicherzustellen, dass die Investitionen sowohl den unmittelbaren Bedarf als auch die langfristige Strategie unterstützen. Um ein vollständiges Bild vom materiellen und immateriellen Return eurer Investition in ein Tool zu erhalten, müsst ihr drei verschiedene Aspekte berücksichtigen: die Kriterien für die Softwareauswahl, die messbaren Auswirkungen nach der Einführung und Kennzahlen für die Akzeptanz des Tools bei den Mitarbeitenden.

Bewertungskriterien für die Zeit vor und während der Einführung

• Kosten vs. Wert: Vergleicht Lizenz-, Hardware- und Schulungskosten mit messbaren Ergebnissen.
• Integrationen: Lässt sich das Tool gut in euer bestehendes Software-Ökosystem für hybrides Arbeiten integrieren?
• Skalierbarkeit: Kann das Tool mit dem Unternehmen wachsen oder muss es ersetzt werden, wenn die Anforderungen steigen?
• Flexibilität: Passt sich das Tool an die sich verändernden Bestimmungen eurer Hybrid-Work-Regelung oder euer hybrides Arbeitsmodell an (z.B. mehr Remote-Tage, neue Bürolayouts)?

Beurteilung des Impacts nach der Einführung des Tools

• Betriebliche Effizienz: Werden Aufgaben dank des Tools schneller oder mit weniger Fehlern erledigt?
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Hat sich die team- oder standortübergreifende Zusammenarbeit verbessert?
• Employee Experience: Sind die Beschäftigten in hybriden Umgebungen engagierter, weniger frustriert und besser unterstützt?
• Büronutzung: Werden Büroressourcen (Schreibtische, Meetingräume usw.) dank des Tools effektiver genutzt?

Messung der Nutzerakzeptanz für ein ganzheitliches Bild

• Nutzungsrate: Wie schnell und wie umfassend nutzen die Mitarbeitenden das Tool?
• Häufigkeit der Nutzung: Wird das Tool täglich oder wöchentlich genutzt, oder wird es zu "Regalware"?
• Aufgabenabschlussquoten: Nutzen die Mitarbeitenden das Tool, um die Aufgaben zu erledigen, für die es angeschafft wurde?
• Mitarbeiterzufriedenheit: Was zeigen Umfragen, Feedback-Ergebnisse oder Stimmungsanalysen in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Zufriedenheit?
• Abbruchraten: Stellen Mitarbeitende die Nutzung des Tools zugunsten von Workarounds ein?

Betrachtung des materiellen und immateriellen Returns

Die Messung des ROI für Hybrid Work Tools umfasst sowohl greifbare Vorteile (z. B. niedrigere Immobilienkosten oder weniger IT-Probleme) als auch immaterielle Vorteile (z. B. höhere Mitarbeiterzufriedenheit oder eine stärkere Unternehmenskultur). Um die Zustimmung der Stakeholder zu sichern, solltet ihr harte Kennzahlen mit einer überzeugenden Argumentation, die auf dem Feedback oder den Erfahrungsberichten der Mitarbeitenden basiert, kombinieren. Vergleicht wichtige Daten vor und nach der Einführung und führt im Zweifelsfall Pilotprogramme durch, um die Auswirkungen in kleinerem Maßstab zu testen. Dieser doppelte Fokus auf Zahlen und Erfahrungen vermittelt euch ein ganzheitliches Bild des Mehrwerts, der durch eure Software-Investition erzielt wird. Testet unseren Büro-Planungs-Rechner, um euren Arbeitsplatz zu konfigurieren und zu ermitteln, wie viel ihr jeden Monat mit deskbird sparen könntet.

Fazit: Warum smarte Arbeitsplatzlösungen für hybride Büros unerlässlich sind

Software für hybrides Arbeiten löst die täglichen Herausforderungen in hybriden Arbeitsumgebungen. Außerdem bringt sie Transparenz, Effizienz und ein besseres digitales Mitarbeitererlebnis in flexible Arbeitsumgebungen. Das Fazit? Diese Tools sind nicht nur "nice-to-have". Sie sind das Rückgrat eurer hybriden Arbeitsumgebung und sorgen dafür, dass euer Büro reibungslos funktioniert, eure Mitarbeitenden sich gut unterstützt fühlen und die Führungskräfte über die Daten verfügen, die sie brauchen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Im nächsten Kapitel geht es um das Ausrollen und Umsetzen eurer Hybrid-Work-Strategie. Hier erfahrt ihr, wie ihr einen klaren Rollout-Plan für hybrides Arbeiten erstellt und eure Mitarbeitenden dabei effektiv einbindet.