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Ein Familienunternehmen mit langer Tradition und modernem Arbeitsmodell
Ernsting’s family ist mit rund 2.000 Filialen in Deutschland, Österreich und den Niederlanden, einer mehrfach ausgezeichneten Online-Präsenz und mehr als 12.500 Mitarbeitenden einer der bedeutendsten Omnichannel-Anbieter im europäischen Textileinzelhandel. Das Unternehmen mit Sitz in Coesfeld (Westfalen) bietet Mode und Accessoires für die ganze Familie.
Vor knapp sechs Jahrzehnten gegründet, pflegt Ernsting’s family bis heute eine familiäre Unternehmenskultur. Und wie in vielen Unternehmen ist auch hier hybrides Arbeiten längst Alltag mit Modellen, die von voller Präsenz vor Ort bis zur mobilen Arbeit reichen.
Fehlender Überblick und Platzknappheit
Mit der Einführung hybrider Arbeitsmodelle entstand bei Ernsting’s family ein Problem, das viele Unternehmen heute kennen: Die Auslastung der Schreibtischkapazitäten war nicht transparent und einige Teams hatten bereits mehr Mitarbeitende als verfügbare Arbeitsplätze, ohne gemeinsame Planungslösung.
Unsere Herausforderung war, dass uns eine Übersicht fehlte über die Auslastung unserer Schreibtischkapazitäten. Und zugleich hatten wir erste Teams, die mehr Mitarbeitende als Schreibtische, aber kein Planungstool zur Verfügung hatten, um sich zu organisieren. Und dann wurden Excel-Listen benutzt oder mündliche Absprachen.
Julia Hattrup
Head of Internal Communications, Projektteam Shared Desk
Die Lösung sollte nicht nur Mitarbeitenden die Organisation erleichtern, sondern auch dem Unternehmen eine verlässliche Datengrundlage für strategische Flächenentscheidungen liefern. Gesucht wurde ein Tool, das intuitiv zu bedienen ist und unkompliziert in die bestehende Microsoft-Landschaft integriert werden kann.
Von Excel-Listen zur smarten Buchung
Die Entscheidung fiel nach einem strukturierten Auswahlprozess mit fünf Anbietern im Vergleich, bei dem deskbird sich durchsetzen konnte. Die Einführung erfolgte nicht auf einen Schlag, sondern schrittweise, immer dann, wenn ein Team auf eine neue Fläche umzog. So konnte der Rollout eng mit laufenden Umbaumaßnahmen verknüpft werden. Heute nutzen alle Mitarbeitenden die deskbird-App, mit festen 1:1-Zuordnungen für manche Arbeitsplätze und vollständig flexiblen Buchungsmodellen für andere.
Wir haben nach bestimmten Kriterien ausgewählt: die intuitive Bedienung, Benutzerfreundlichkeit, das einheitliche Layout von Web- und Mobile-Anwendungen, vor allem auch die Microsoft-Integration, der Datenschutz und der Support. [...] In diesen Punkten hat uns deskbird überzeugt.
Dirk Graf
Head of IT-Frontend und Operations, Projektteam Shared Desk
Neben der Arbeitsplatzbuchung wird auch die Raumbuchung bereits genutzt: Der Gebäudeplan zeigt auf einen Blick, welcher Raum verfügbar ist, was besonders bei kurzfristigen Buchungen praktischer ist als die Suche über Outlook. Auch die Mobile-App kommt gut an: Wer unterwegs ist, kann jederzeit nachsehen, wie der nächste Tag gebucht ist und problemlos Anpassungen vornehmen.
Was mir an deskbird gefällt, deskbird , wie einfach es zu bedienen ist. Letztendlich geht es hier um ein Tischreservierungssystem, und das muss einfach und intuitiv sein – und genau das ist es auch. Ich kann meine Woche in nur wenigen Sekunden planen.
Frank ter Duis | Senior Team Lead IT Logistics
Ein Tool, das begeistert und Zahlen, die Klarheit schaffen
Die Einführung von deskbird hat bei Ernsting’s family auf zwei Ebenen Wirkung gezeigt: bei den Mitarbeitenden und im Unternehmen selbst.
Das Feedback der Belegschaft ist durchweg positiv. Viele hatten auf genau ein solches Tool gewartet und wer die App einmal geöffnet hatte, brauchte keine weitere Überzeugung.
Wir bekommen ganz viel positives Feedback von unseren Kolleg:innen. Viele haben sich auch sehr auf deskbird gefreut, dass endlich ein Tool kommt, mit dem sie sich im hybriden Arbeiten gut organisieren können. Und was besonders betont wird, ist, dass die Bedienung so einfach ist. Man braucht kaum eine Anleitung, man kann die App öffnen und sofort loslegen.
Julia Hattrup
Head of Internal Communications, Projektteam Shared Desk
Diese schnelle Akzeptanz ist nicht selbstverständlich. Die Einführung von Desk Sharing ist nicht nur ein technischer Schritt, sondern auch ein kultureller, denn viele Mitarbeitende identifizieren sich stark mit ihrem angestammten Arbeitsplatz. Frühzeitige Kommunikation und ein offenes Ohr für Bedenken waren deshalb genauso wichtig wie das Tool selbst. Die einfache Bedienung von deskbird hat diese Überzeugungsarbeit aber deutlich erleichtert.
Auf Unternehmensebene liefert deskbird nun die Datengrundlage, die zuvor fehlte: Wie sind die Büroflächen ausgelastet? Welches Team bucht wie viele Schreibtische? Mit diesen Zahlen kann Ernsting’s family Flächenentscheidungen vorausschauend treffen, statt erst zu reagieren, wenn der Platz bereits knapp wird. Gerade für ein wachsendes Unternehmen ist das ein entscheidender Vorteil.
Unkompliziertes Desk Sharing im Großformat
Ernsting's family zeigt, dass Desk Sharing auch in großen Unternehmen mit komplexen Strukturen funktioniert, wenn das Tool stimmt, die Einführung durchdacht ist und der kulturelle Wandel aktiv begleitet wird. Mit deskbird hat das Unternehmen eine Lösung gefunden, die Mitarbeitende begeistert, Flächen transparent macht und strategische Planung auf eine solide Datenbasis stellt.
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