4flow ist ein führender Anbieter von Logistikberatung, Logistiksoftware und 4PL-Dienstleistungen. Mit einem End-to-End-Ansatz optimiert das Unternehmen die Supply Chains seiner Kunden ganzheitlich und bietet dabei zukunftsweisende, messbare Lösungen. Weltweit beschäftigt 4flow rund 1.500 Mitarbeitende an über 20 Standorten von Berlin über Atlanta bis Shanghai.

Mit der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells bei 4flow wurde eine smarte Lösung benötigt, die Flexibilität ermöglicht, Transparenz schafft und den Alltag im Büro für alle erleichtert.

Mit dem Einstieg ins hybride Arbeiten stellte 4flow die Weichen für ein modernes Bürokonzept: Weg von festen Arbeitsplätzen, hin zu einem Shared-Desk-Modell. Das Ziel war klar. Vorhandene Flächen effizienter und bedarfsgerechter zu nutzen sowie das Büro stärker als Ort für Zusammenarbeit und Austausch zu etablieren.

Hierbei standen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden im Mittelpunkt. Ein eigener, fester Schreibtisch bedeutet für viele Menschen Stabilität und Routine. Sein Wegfall kann zunächst Unsicherheit auslösen. Damit der Übergang gelingt, brauchte 4flow eine Lösung, die nicht nur Flächen verwaltet, sondern vor allem die Menschen in den Mittelpunkt stellt.

Gleichzeitig sollte Transparenz geschaffen werden: Welche Kapazitäten sind tatsächlich verfügbar? Wie werden die Flächen genutzt? Und wie können Teams ihre Anwesenheit koordinieren, um gemeinsam im Büro zu sein? So können die Potenziale des hybriden Modells ideal genutzt werden.

Die Entscheidung für deskbird fiel aufgrund einer klaren Kombination aus Faktoren: eine intuitive Benutzeroberfläche, nahtlose Integration in bestehende Systeme und ein konsequenter Fokus auf Datenschutz. deskbird überzeugte 4flow als Lösung, die technische Anforderungen und menschliche Bedürfnisse gleichermaßen erfüllt.

Heute ist deskbird die zentrale Plattform für Arbeitsplatz- und Raumbuchungen bei 4flow an 14 aktiven Standorten, darunter Berlin, Hamburg, München, Stuttgart, Düsseldorf, Dresden, Budapest und Atlanta. Mitarbeitende können Schreibtische und Meetingräume in Sekundenschnelle buchen, sehen auf einen Blick, wo Kolleginnen und Kollegen sitzen, und planen ihre Präsenztage gezielt im Team.

Besonders in großen Büros hilft die visuelle Darstellung dabei, freie Meetingräume und Bereiche sofort zu erkennen. Die Raumbuchungsfunktion, die vor rund 1,5 Jahren ergänzt wurde, wird seither sehr gut angenommen. Ergänzt wird das Angebot durch Workplace Analytics, mit denen 4flow die tatsächliche Flächennutzung datenbasiert auswerten kann.

Der Start: Pilotphase mit Change Ambassadors

Die Einführung erfolgte bewusst schrittweise: Zunächst startete 4flow mit einer Pilotphase, um erste Erfahrungen zu sammeln, Feedback einzuholen und mögliche Anpassungen frühzeitig vorzunehmen. Engagierte Mitarbeitende – sogenannte Change Ambassadors – testeten die Lösung, probierten neue Features aus und teilten ihre Erfahrungen mit den Kolleginnen und Kollegen.

Diese Vorgehensweise erwies sich als entscheidend für die Akzeptanz: Nicht eine einmalige Ankündigung, sondern kontinuierliche Begleitung und authentische Empfehlungen aus den eigenen Reihen machten den Unterschied. So entstand Schritt für Schritt Vertrauen – und die Veränderung wurde nachhaltig verankert.

Seit der Einführung von deskbird hat sich bei 4flow spürbar verändert, wie Mitarbeitende ihren Arbeitstag erleben und planen. Die Buchung eines Arbeitsplatzes dauert nur wenige Sekunden. Wer morgens ins Büro kommt, muss keinen Arbeitsplatz suchen. Das reduziert die kognitive Belastung am Morgen und schafft mehr Raum für das Wesentliche: die Arbeit selbst.

Die Transparenz darüber, wer wann im Büro ist und in welchem Bereich Kolleginnen und Kollegen sitzen, ermöglicht eine ganz neue Qualität der Zusammenarbeit. Teams können ihre Präsenztage besser koordinieren und gezielt gemeinsam in derselben Bürozone arbeiten, statt zufällig aneinander vorbeizulaufen.

Auf Unternehmensebene liefert deskbird valide Daten zur tatsächlichen Flächennutzung. 4flow kann damit fundierte Entscheidungen über Arbeitsflächenmanagement treffen und die Effizienz der genutzten Büroflächen nachhaltig steigern.