¿Por qué tener espacios de trabajo dedicados en oficinas híbridas?

Aunque el sistema de escritorios compartidos sigue ganando popularidad, muchos empleados aún expresan una clara necesidad de espacios de trabajo dedicados. Esto no significa un retroceso en la flexibilidad, sino una adaptación a lo que tu fuerza laboral realmente necesita.

El futuro del trabajo se construye sobre la centralidad del empleado y la adaptabilidad. Al mantener algunos puestos fijos junto a espacios flexibles, creas un entorno de trabajo que equilibra la eficiencia de costo con las preferencias individuales, ayudando a que todos trabajen a su máximo potencial.

¿Qué es un puesto de trabajo o un espacio de trabajo dedicado?

Los espacios de trabajo dedicados, también conocidos como “escritorios asignados o dedicados”, son un tipo de disposición de asientos comúnmente encontrada en espacios de trabajo tradicionales y entornos de oficina abiertos. A diferencia de un modelo de hot desking, donde tus empleados reservan cualquier escritorio disponible, los escritorios dedicados están generalmente reservados para el uso exclusivo de una persona específica.

Este sistema proporciona a los usuarios un lugar de trabajo constante donde pueden dejar sus equipos y pertenencias sin tener que despejar el espacio al final de cada jornada. Mantener escritorios dedicados en un entorno de trabajo híbrido puede ser estupendo para lograr un equilibrio entre la flexibilidad del hot desking y la personalización de las configuraciones de oficina tradicionales. Ofrecen un sentido de permanencia y un lugar designado para concentrarse dentro de un diseño de oficina compartido y ágil.

Los espacios de trabajo dedicados se presentan en dos formas: oficinas en casa para el trabajo remoto y escritorios asignados en la oficina. Ambos cumplen el mismo propósito: proporcionar a los empleados un espacio consistente y personalizado para trabajar de manera efectiva.

• Espacio de trabajo dedicado en la oficina: Un escritorio asignado en la oficina es la configuración de escritorio tradicional que la mayoría de las personas reconoce, una estación de trabajo específica designada para un empleado en particular.
• Espacio de trabajo dedicado en casa: En casa, los empleados pueden dedicar un área específica exclusivamente para tareas laborales.

Las ventajas de tener un despacho propio

Si estás leyendo este artículo, probablemente ya comprendes la importancia de modernizar el entorno laboral y de habilitar una oficina flexible. Sin embargo, el elemento más crucial para adoptar el futuro del trabajo y potenciar tu negocio es un enfoque centrado en el empleado.

Si algunos miembros de tu plantilla expresan el deseo de conservar un puesto fijo, tenlo en cuenta en tu planificación del espacio de oficina. Conocer y considerar las preferencias de los miembros de tu equipo es fundamental.

Un escritorio fijo también ofrece algunos beneficios, entre ellos:

• Se puede personalizar: con un escritorio dedicado, los empleados tienen la comodidad de hacer suya su zona de trabajo. Pueden colocar cuadros, plantas o incluso equipos ergonómicos, lo que lo hace más propicio para la productividad y el disfrute.
• Ofrece coherencia: volver al mismo espacio cada vez que se acude al lugar de trabajo proporciona un entorno de trabajo estable, lo que ayuda en la rutina diaria y la productividad.
• Refuerza la gestión del ciberriesgo: los empleados no tienen que preocuparse por dejar sus pertenencias cuando el escritorio es exclusivamente suyo.
• Disminuye el tiempo de preparación: para su personal, saber que tienen un espacio preparado con todos sus materiales a mano puede agilizar su flujo de trabajo, lo que permite una jornada laboral más eficiente.

En última instancia, la integración de espacios asignados dentro de un plan de asientos flexible combina estructura y libertad, lo que potencia la satisfacción y la productividad de los empleados. Esto resulta particularmente ventajoso para quienes necesitan estabilidad o gestionan información confidencial.

‍

¿Por qué planificar puestos asignados en una oficina híbrida?

Garantía de que los empleados disponen del espacio de trabajo que necesitan

No todos quieren sentarse en un escritorio diferente cada vez que vienen a la oficina. Algunos podrían simplemente preferir una estación de trabajo y no querer cambiarla constantemente. Otros podrían requerir equipo específico, y un espacio de trabajo particular se adapta perfectamente a sus necesidades.

Lo más importante es que cada empleado tenga acceso a un espacio de trabajo que satisfaga sus necesidades. Este enfoque ofrece dos beneficios clave:

• Potencia la productividad individual
• Mejora la satisfacción y el bienestar

Un espacio de trabajo dedicado para concentrarse plenamente 

Considera este escenario: Tu compañero Andrew viene a la oficina dos veces por semana, los martes y jueves. Al planificar su horario, dedica un día a proyectos colaborativos y el otro a tareas de alta concentración que no puede realizar en casa.

En cada espacio de oficina, algunas áreas son más propicias para la concentración que otras. Andrew lo sabe y busca reservar siempre el mismo escritorio. Sin embargo, este puesto de trabajo no siempre está disponible, lo que le obliga a reservar otro espacio, con el riesgo de no poder concentrarse y experimentando frustración.

Mantener algunos escritorios dedicados en tu espacio de oficina y asignarle uno a Andrew cada jueves te ayuda a resolver este conflicto de programación y le brinda la mejor oportunidad de estar en modo de concentración total.

Gestión del espacio para aumentar la satisfacción de los empleados

La fuerte demanda de modalidades de trabajo flexibles obliga a las empresas a ajustar sus políticas laborales y a replantearse cómo se utiliza y diseña el espacio de trabajo. El espacio de oficina debe satisfacer las necesidades de una plantilla híbrida, manteniendo al mismo tiempo su rentabilidad.

Dos ventajas clave de adoptar un modelo de trabajo híbrido:

1. Optimización del espacio de oficina y reducción de los costos inmobiliarios
2. Reducción de los costes de servicios y mantenimiento

Sin embargo, no olvides considerar las expectativas de tus empleados al planificar la reducción del tamaño de tu espacio de trabajo. Pregúntate:

• ¿Se sienten todos los miembros del equipo cómodos con un sistema de hot desking?
• ¿Hay usuarios que asisten con mayor frecuencia que otros y están dispuestos a trabajar desde el mismo escritorio cada vez que se encuentran en las instalaciones?

Al mantener algunos escritorios fijos, es más probable que satisfagas a todos. Los empleados pueden tener el escritorio que desean y adoptar un modelo de trabajo híbrido a su propio ritmo.

‍

Cómo gestionar espacios de trabajo dedicados en un entorno de trabajo híbrido?

Conoce las necesidades de tus empleados

El primer paso para crear un entorno de trabajo que satisfaga las necesidades de tu personal es incluirlos en el proceso. Si quieres construir un lugar que les permita prosperar, la mejor manera de tener éxito es preguntarles qué esperan del espacio de trabajo físico.

Si los empleados pueden elegir cuándo venir a la oficina, envía encuestas para entender:

• ¿Cuántas veces a la semana tienen previsto asistir presencialmente?
• Qué tipo de espacio de trabajo suelen reservar (escritorio individual aislado, puesto en una mesa compartida, sala de reunión, etc.)
• Si les molesta trabajar desde diferentes áreas de la oficina o si prefieren quedarse en el mismo puesto de trabajo.

Encontrar el equilibrio adecuado entre la cantidad de espacio de trabajo dedicado y los escritorios de trabajo.

Una de las mayores ventajas del trabajo híbrido para las empresas es su potencial de reducción de costo. No contrarrestes esta ventaja planificando más puestos de trabajo asignables de los necesarios. Por eso, analizar primero las expectativas de tus Empleados es clave. Así podrás encontrar el equilibrio adecuado entre sus necesidades y tus requisitos.

Algunos puestos requieren más trabajo presencial que otros. Esto también puede ser un indicador útil:

• Una persona que necesita estar en la oficina la mayoría de los días podría preferir trabajar desde el mismo puesto de trabajo cada día.
• Un miembro del equipo que viene cada pocas semanas es más probable que entienda y no le moleste si se sienta en un lugar diferente cada vez.

‍

Ser justo y equitativo con todos los miembros del equipo

Las asignaciones de puestos de trabajo deben hacerse de manera justa e igualitaria. Todos los Empleados deben tener derecho a un espacio de trabajo que les ayude a realizar su trabajo en las mejores condiciones. Para ello, los gerentes no deben mostrar favoritismo ni discriminación.

Si varias personas solicitan el mismo puesto de trabajo cada vez que acuden presencialmente, debes averiguar qué podría funcionar mejor para que todos estén contentos sin tomar decisiones sesgadas.

Por ejemplo, las personas pueden elegir su puesto de trabajo favorito durante un mes y reservar otros espacios de trabajo el resto del tiempo. Usando deskbird, puedes dedicar este puesto de trabajo específico a tu miembro del equipo durante un mes gracias a la función de "espacio asignado".

Utilizar tecnología híbrida de gestión del espacio de trabajo 

Por último, puedes obtener un apoyo crucial y mejorar tu gestión del espacio de trabajo híbrido, incluyendo las asignaciones de puestos de trabajo, utilizando tecnología para el lugar de trabajo híbrido.

Herramientas como deskbird te permiten:

• Optimizar tu oficina flexible
• Coordinar la reserva de puestos de trabajo y aulas
• Asignar espacios (puestos de trabajo, aulas, aparcamientos, etc.)

Los profesionales de CRE, los ejecutivos de RRHH y los líderes de equipo pueden hacer esto con una sola herramienta y unos pocos clics. Accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento, este aliado digital también recopila analíticas de oficina para proporcionar datos clave y ayudarte a tomar las decisiones correctas con respecto a tu gestión del espacio de oficina.

Reanalice periódicamente el uso de sus mesas específicas

La reevaluación periódica de la utilización de los escritorios dedicados es una práctica fundamental para garantizar que el modelo de espacio de oficina siga estando en consonancia tanto con los objetivos de la empresa como con las necesidades cambiantes de los empleados. A medida que las estructuras de los equipos, las exigencias de los proyectos y la dinámica de la plantilla cambian con el tiempo, lo que antes parecía una estrategia óptima de asignación de escritorios puede que ya no sirva eficazmente a la organización.

Un análisis regular de los datos de uso de la oficina puede identificar patrones, resaltar áreas infrautilizadas o sobreutilizadas, e identificar nuevas preferencias o requisitos entre el personal. Este enfoque proactivo permite a las empresas reajustar la distribución de su oficina a las circunstancias cambiantes. Esto permite un entorno de apoyo y productivo que refleja los estilos de trabajo actuales y mejora la satisfacción general de los Empleados. La gestión adaptable del espacio es, por lo tanto, esencial para mantener la eficiencia y fomentar una cultura de oficina receptiva.

Los puestos de trabajo dedicados forman parte de una planificación más amplia de la experiencia en la oficina.

El objetivo de introducir prácticas de trabajo más flexibles no es reducir el tamaño, sino fomentar un entorno de trabajo productivo y centrado en el Empleado. Permitir que las personas trabajen desde cualquier lugar, y a veces en cualquier momento, es una parte de la definición de flexibilidad en el trabajo. También implica adaptarse a las expectativas de tu fuerza laboral.

Aunque este artículo explica los beneficios de permitir algunos espacios de trabajo dedicados en la oficina, no significa que tu equipo los necesite. Esto es específico de cada organización, y determinar si tener puestos de trabajo asignados es necesario para tu personal es clave. Sin embargo, te recomendamos encarecidamente que adoptes la flexibilidad. Es la clave para un lugar de trabajo próspero que aprovecha al máximo los beneficios de todos los tipos de espacios de trabajo, desde puestos de trabajo flexibles hasta fijos y salas de reunión.

Si buscas una herramienta moderna y fácil de usar para gestionar tu lugar de trabajo sin problemas, solicita una demostración gratuita de la aplicación deskbird y descubre todas las funciones que te permiten optimizar tu espacio de oficina y mejorar la experiencia del Empleado.