Planificación del espacio de oficina: 7 pasos para hacerlo bien

La mayoría de las oficinas híbridas terminan con espacio de oficina sin utilizar cualquier día. Los escritorios permanecen vacíos porque los empleados los reservan pero no se presentan, o porque la distribución no coincide con la forma en que la gente realmente trabaja. La planificación del espacio de oficina soluciona esto diseñando tu espacio de trabajo en torno a patrones de uso reales, no a suposiciones. Cuando se planifica bien, reduce el espacio desperdiciado, recorta los costos inmobiliarios y crea una oficina que la gente quiere usar.

TL;DR

La planificación del espacio de oficina significa diseñar un espacio de trabajo que coincida con la forma en que tu equipo realmente trabaja, no con la cantidad de escritorios que tienes. Hecho correctamente, reduce el espacio desperdiciado, recorta los costos y hace que la oficina valga la pena el trayecto.

• Comienza con datos sobre cómo se utiliza realmente tu espacio antes de realizar cambios
• Prioriza la variedad y la flexibilidad en tu planta para apoyar a los equipos híbridos
• Utiliza analíticas de workplace para rastrear la utilización y ajustar con el tiempo

¿Qué es la planificación del espacio de oficina?

La planificación del espacio de oficina es diseñar un espacio de trabajo que satisfaga las necesidades tanto de la empresa como de los empleados. Maximiza la utilización del espacio mientras mejora la creatividad y la productividad de la fuerza laboral. Los miembros del equipo deberían disfrutar viniendo a la oficina, sabiendo que pueden trabajar y colaborar en las mejores condiciones. Esto incluye tener acceso al equipo y la tecnología adecuados, al mismo tiempo que obtienen un impulso de motivación de su entorno de trabajo.

Replantear la distribución y el diseño de tu oficina va más allá de la estética y la disposición de los asientos. Incluye la atmósfera que deseas crear. Tu elección de mobiliario, las plantas del edificio de oficinas y la decoración generan un ambiente determinado y reflejan tus valores. Incorporar áreas de relajación impulsa el bienestar de los empleados, lo que lleva a una mayor creatividad, compromiso y productividad. No anticipar la necesidad de escritorios individuales y zonas tranquilas para las personas que requieren un lugar para concentrarse puede causar frustración y estrés.

¿Por qué la planificación del espacio de oficina es importante para los equipos híbridos?

Si has implementado modalidades de trabajo flexible en los últimos años, probablemente hayas notado que puedes reducir el tamaño de tu oficina. No todos acuden a diario. Tu personal se enfoca en proyectos grupales cuando está en la oficina y en tareas individuales cuando trabaja desde casa. Esto cambia por completo el rol del espacio de trabajo físico.

Crear un espacio de oficina bien diseñado beneficia a tu negocio y a sus resultados tanto como eleva a tu equipo. La planificación del espacio de trabajo te ayuda a:

• Optimizar la utilización del espacio y reducir los costos inmobiliarios
• Fomentar la experiencia del empleado y la satisfacción
• Mejorar la colaboración y el trabajo en equipo
• Reforzar la cultura organizacional
• Apoyar la salud física y mental de los trabajadores
• Impulsar la productividad y el rendimiento
• Aumentar la atracción y retención de talento

7 pasos para planificar tu espacio de oficina

Ya sea que estés rediseñando un espacio existente o planificando uno nuevo, estos 7 pasos te ayudarán. Te guiarán para crear un espacio de trabajo que funcione para tu equipo híbrido.

1. Analiza cómo se utiliza actualmente tu espacio

Antes de planificar nada, necesitas saber cómo se utiliza actualmente tu espacio de oficina. ¿Cuántas personas acuden a la oficina cada día? ¿Qué tipo de espacios de trabajo prefieren? ¿Pueden acceder rápidamente a los escritorios y salas de reunión que necesitan, o existen conflictos de programación?

Rastrea la brecha entre las reservas y el uso real. Las no-shows y las reservas fantasma crean una escasez falsa, donde los escritorios parecen llenos pero están vacíos. Si los miembros de tu equipo reservan escritorios pero no se presentan, estás tomando decisiones basadas en datos inexactos. Rastrea la ocupación real, no solo las reservas.

Analizar cómo tu personal utiliza el espacio de trabajo es crucial. Si los miembros del equipo trabajan en sus ordenadores sentados en sofás en lugar de en mesas, pregúntales por qué. Podrían sentirse más productivos en ese espacio que en una única estación de trabajo con un escritorio simple y una silla dura.

Para comprender el uso y la ocupación de tu oficina, utiliza nuestra calculadora de espacios de oficina y consulta tus Workplace Analytics. Utiliza estos datos para tomar decisiones informadas. Obtén la retroalimentación de tus trabajadores para crear un entorno de trabajo centrado en el empleado.

2. Incluye a los empleados en el proceso de planificación 

El diseño de tu espacio de oficina debe coincidir con los requisitos de tu empresa. También debe apoyar entornos que mejoren la productividad y el bienestar de los miembros de tu equipo. Los empleados son la columna vertebral de tu negocio. Comprender sus preferencias y necesidades es esencial para satisfacerlos e impulsar su rendimiento.

Comienza discutiendo con tu equipo y creando un entorno para una comunicación abierta y honesta. La mejor planificación del espacio de oficina refleja las necesidades de tus empleados. Comprender lo que funciona y lo que no es clave para una toma de decisiones más inteligente. Puedes preguntarles en persona cómo se sienten acerca del uso actual del espacio y qué creen que falta.

Los cuestionarios de satisfacción de los empleados son una solución fácil para obtener retroalimentación honesta y constructiva. Tu equipo tiene tiempo para pensar en sus respuestas. Pueden anotar los aspectos más importantes que esperan al venir a la oficina. Obtener esta información temprano previene problemas de adopción posteriores.

3. Alinea tu distribución con la cultura y los valores del workplace

La distribución de tu edificio de oficinas debe reflejar tu cultura organizacional y valores.

¿Es tu cultura centrada en el empleado? Entonces tu oficina debería priorizar el bienestar del empleado a través de espacios de descanso y un diseño de oficina biofílico. ¿Quieres fomentar el trabajo en equipo? Incluye diferentes tipos de áreas colectivas en tu planificación de espacios de oficina. ¿Es tener un impacto positivo en el planeta uno de tus objetivos clave? Haz un esfuerzo genuino para considerar prácticas de sostenibilidad al recrear el diseño de tu oficina.

Construir un espacio de oficina que refleje tu cultura de workplace impulsa la lealtad y la conexión. Esto se vuelve aún más crucial en entornos de workplace híbrido ya que se pasa menos tiempo en la oficina interactuando con otros en persona.

4. Diseña para la variedad y la flexibilidad en tu planta

La flexibilidad significa más que solo modalidades de trabajo. Para satisfacer las necesidades de tus empleados, debes crear un espacio de trabajo ágil, dinámico y funcional.

Los escritorios individuales ya no son la única disposición de espacio de trabajo útil. Las personas van a la oficina para conectar con sus compañeros. Pero una oficina compuesta únicamente por espacios de trabajo colaborativos no satisface los trabajos que requieren estaciones de trabajo tranquilas para el trabajo concentrado.

No puedes tener el número perfecto de escritorios y salas de reunión. Las necesidades de tu equipo cambian a diario según sus tareas. Ofrecer varias distribuciones de oficina y modalidades de asientos flexibles es lo más cerca que puedes estar de crear un espacio de trabajo próspero y centrado en las personas.

Considera diseñar tu planta en torno al trabajo basado en actividades. Los empleados eligen los espacios según lo que hacen, no dónde se sientan. Mantén tu planta actualizada para que refleje la realidad. Las plantas desactualizadas causan confusión y conflictos de reserva.

Descubre 9 tipos de distribuciones de oficina para crear un espacio de trabajo ágil y dinámico.

5. Crea un entorno de trabajo seguro y saludable

Crear un entorno de trabajo seguro y saludable implica seguir las directrices de Salud y Seguridad Ocupacional. También significa mejorar la salud física y mental.

La distribución y el diseño de tu oficina desempeñan un papel crucial aquí. Pueden desencadenar estrés y ansiedad, así como fomentar el bienestar y la creatividad. La luz artificial tiene un impacto psicológico diferente al de la luz natural. Lo mismo ocurre con los empleados en un entorno biofílico en comparación con aquellos en un espacio de trabajo optimizado.

Según tu presupuesto y prioridades, considera:

• Implementa prácticas ergonómicas en la oficina
• Dedica una sala a actividades deportivas
• Concéntrate en la calidad del aire de tu oficina
• Planifica un diseño de espacio de trabajo que fomente la salud mental
• Crea más espacios para fomentar las interacciones sociales y el sentido de comunidad
• Asegura el cumplimiento de los códigos de construcción locales y los requisitos de accesibilidad

6. Planifica el crecimiento futuro y las necesidades cambiantes

Como cualquier negocio, quieres desarrollar y expandir tus operaciones. Si se configura correctamente, la distribución de tu oficina y los pasos que hemos compartido pueden ayudar a crear el entorno adecuado para impulsar el crecimiento de la empresa. La planificación del espacio de oficina es crucial porque mejora la satisfacción y la productividad de los empleados. Los miembros del equipo más felices y comprometidos ayudan a tu negocio a prosperar y crecer.

Mira al futuro al planificar. Adáptate a cómo trabajan las personas, la tecnología que utilizan y las tendencias emergentes en gestión del espacio de trabajo. Esto se basa en el monitoreo de los datos de utilización del espacio y cómo cambian con el tiempo dentro de tu organización.

No querrás tener distribuciones de asientos obsoletas en unos pocos meses. Asegúrate de que satisfagan tus necesidades de capacidad y los requisitos de los empleados. Ten en cuenta tus objetivos y ajusta tu estrategia de planificación del espacio de oficina en consecuencia. La oficina del futuro seguirá evolucionando.

7. Prueba distribuciones con herramientas de planificación del espacio de oficina

En algún momento, necesitarás visualizar tus ideas para ver si funcionan. Herramientas de planificación del espacio de oficina como SmartDraw te permiten diseñar áreas de trabajo digitalmente. Puedes probar múltiples opciones de distribución.

Al elegir una herramienta de planificación, busca:

• Actualizaciones sencillas para que tu planta se mantenga actualizada
• Opciones de exportación claras sin costos ocultos
• Funciones de colaboración para equipos remotos
• Vistas de disponibilidad en tiempo real
• Integración con tus sistemas de calendario y reserva existentes

Algunas herramientas tienen muros de pago o procesos de exportación complejos. Prueba antes de comprometerte para evitar actualizaciones frustrantes.

Usa nuestra calculadora de espacio de oficina para encontrar la mejor proporción de empleados por escritorio para tu oficina.

Errores comunes en la planificación del espacio de oficina que debes evitar

Incluso con las mejores intenciones, la planificación del espacio de oficina puede salir mal. Estos son los errores más comunes a tener en cuenta:

• Confiar en la intuición en lugar de en los datos de utilización. Las suposiciones sobre cómo se utiliza el espacio suelen ser incorrectas. Registra la ocupación real antes de realizar cambios.
• Mantener planos de planta desactualizados que no coinciden con la realidad. Si tu mapa de planta muestra escritorios que ya no existen o salas que han sido reutilizadas, los empleados no pueden confiar en el sistema de reservas.
• Ignorar las ausencias y las reservas fantasma al calcular la capacidad. Los escritorios reservados que permanecen vacíos crean una escasez falsa. Mide el uso real, no solo las reservas.
• Diseñar solo para la colaboración sin áreas de concentración silenciosas. Los equipos híbridos necesitan ambas cosas. Una oficina con solo espacios abiertos frustra a las personas que necesitan concentrarse.
• Elegir herramientas con costos ocultos o exportaciones complejas. Si actualizar tu planta es complicado, no se hará. Elige herramientas que simplifiquen el mantenimiento continuo.

Cómo deskbird apoya la planificación del espacio de oficina

deskbird ayuda a los equipos híbridos a gestionar su espacio de trabajo y reducir el espacio desaprovechado. Nuestra aplicación de gestión del espacio de trabajo te ayuda a gestionar tu espacio de trabajo y satisfacer las necesidades de los empleados. También te ayuda a evitar problemas comunes en la planificación de oficinas híbridas.

ILF Consulting Engineers Austria se enfrentó a este mismo desafío a medida que su fuerza laboral crecía mientras el espacio de oficina seguía siendo limitado. Con los departamentos compitiendo por escritorios y la dirección mediando constantemente en disputas de espacio, implementaron deskbird para gestionar alrededor de 800 estaciones de trabajo en seis ubicaciones. El resultado: más del 80% de adopción por parte de la fuerza laboral, una distribución más justa de los escritorios y el descubrimiento de que en realidad tenían suficiente espacio para seguir creciendo sin añadir bienes inmuebles.

Ya no hay más discusiones y, a través de todos los análisis, también nos hemos dado cuenta de que en realidad tenemos suficiente espacio. De hecho, podríamos seguir creciendo, y los escritorios probablemente seguirían sin escasear. Pero solo pudimos hacer esa afirmación después de usar deskbird para revisar de cerca la ocupación de los escritorios y evaluar todo en detalle.

Josef P. Mayr, Director General en ILF Consulting Engineers Austria

Analíticas del espacio de trabajo para comprender el uso real del espacio

Nuestras analíticas de oficina te ayudan a comprender cómo tu personal utiliza la oficina e identificar sus necesidades. Puedes ver el número de personas en la oficina diariamente, qué áreas son las más reservadas y por cuánto tiempo. Rastrea la brecha entre las reservas y la ocupación real para detectar no-shows y zonas infrautilizadas.

Usa tus observaciones y análisis para organizar tu espacio de oficina con confianza. Incluso con datos claros, los comentarios de tus empleados siguen siendo igualmente importantes.

Funcionalidades centradas en las personas para la experiencia del empleado 

La aplicación de deskbird facilita la vida de todos y mejora la experiencia del empleado. El futuro del trabajo se basa en la flexibilidad. Pero no todos disfrutan trabajando desde un escritorio diferente cada vez que van a la oficina. La funcionalidad de espacios asignados permite a los administradores asignar espacios de trabajo específicos por un tiempo determinado según las solicitudes de los empleados.

La planificación semanal permite a los gerentes y compañeros de trabajo ver los horarios de los demás. Puedes coordinar los días de oficina con tu equipo.

Herramientas de colaboración para equipos híbridos

deskbird te ayuda a impulsar la colaboración en tu equipo híbrido. Nuestra funcionalidad de reserva de salas te asegura que tendrás el espacio de reunión que necesitas al trabajar en un proyecto colectivo. La planta interactiva es ideal para visitas de última hora a la oficina. Los empleados que no han reservado un espacio de trabajo pueden encontrar uno rápidamente.

Los métodos de trabajo están cambiando y volviéndose más flexibles. La planificación del espacio de oficina es ahora crucial para cada organización. Las instalaciones actuales deben adaptarse a las nuevas necesidades de la fuerza laboral. También deben adoptar las tendencias futuras.

Los beneficios de la planificación inteligente del espacio de trabajo van más allá del diseño y el mobiliario atractivo. Fomenta la satisfacción, la productividad y el bienestar de los trabajadores. Esto conduce a un mayor rendimiento y crecimiento empresarial. Los datos de la oficina, la retroalimentación de los empleados y el análisis de tendencias son excelentes puntos de partida. Úsalos para crear un espacio de trabajo dinámico y funcional.