Gestión del espacio de oficina: cómo aprovechar al máximo tu espacio de trabajo
La gestión del espacio de oficina implica análisis, implementación y seguimiento. En conjunto, estos tres pilares ayudan a las empresas a adaptarse al trabajo híbrido, alinear las oficinas con las necesidades de la plantilla y maximizar el valor inmobiliario. Los beneficios incluyen diseños optimizados, ahorro de costo, una cultura empresarial más sólida y una mayor productividad. Siguiendo los pasos clave, como la identificación de las necesidades, el análisis del uso y el establecimiento de objetivos claros, las organizaciones pueden transformar su espacio de oficina en una ventaja estratégica.
¿Qué es la gestión del espacio de oficinas?
La gestión del espacio de oficina es el proceso de planificar, optimizar y supervisar cómo se utilizan las áreas de trabajo para maximizar la eficiencia, reducir los costos y mejorar la experiencia de los empleados. Implica analizar datos sobre la ocupación, el uso de energía y las necesidades del equipo antes de implementar estrategias y tecnologías que se alineen con los objetivos corporativos y las expectativas de la fuerza laboral.
¿Cuáles son los pilares fundamentales de la gestión del espacio de oficinas?
La gestión del espacio siempre se basa en los mismos pilares fundamentales: análisis, implementación y seguimiento. Al comprender cómo se utiliza el espacio, aplicar mejoras específicas y supervisar continuamente los resultados, las organizaciones se aseguran de que sus oficinas sigan siendo adaptables, sostenibles y estén alineadas con las necesidades de la empresa y de la plantilla. Según el Informe de referencia mundial sobre planificación de la ocupación de JLL, el 74% de las organizaciones ya recopilan datos sobre la utilización del espacio.
Análisis: Evalúa la situación actual y planifica los objetivos
Analiza el rendimiento de tu espacio de trabajo y define objetivos claros. Esto implica evaluar dónde se gasta el dinero, cómo se utiliza el espacio y si se satisfacen las necesidades de los empleados antes de seleccionar modelos como el trabajo basado en actividades o el hot desking. Para ello, deberías:
- Realiza encuestas a los empleados y talleres interdepartamentales.
- Analiza la ocupación, el consumo de energía y los datos de satisfacción.
- Utiliza analíticas del espacio de trabajo para identificar ineficiencias.
- Establece objetivos medibles basados en los resultados.
Implementación: Pon en marcha cambios efectivos
La implementación traduce el análisis en mejoras tangibles, centrándose en prioridades claras e introduciendo herramientas o políticas que las respalden. En lugar de abordar todo a la vez, debes abordar los cambios por fases para garantizar la adopción y el éxito a largo plazo.
- Empieza con un objetivo a la vez (por ejemplo, aumentar la sostenibilidad en la oficina).
- Comunica los cambios claramente a tus equipos.
- Invierte en equipos, software y configuraciones adaptadas al modelo híbrido.
- Adapta el ritmo de implementación a las necesidades y recursos de la empresa.
👋 ¿Quieres saber más sobre deskbird? Descubre las ventajas de una app de reserva de escritorios fácil de usar: haz clic, reserva, trabaja!
Seguimiento: Supervisa los resultados y ajusta las estrategias
El seguimiento garantiza que los cambios implementados tengan el impacto esperado mediante la supervisión de los KPI y la recopilación de comentarios de los empleados. La evaluación continua permite resolver los problemas rápidamente, optimizar el uso de los recursos y mantener un espacio de trabajo que respalde tanto el control de costo como el bienestar de los empleados.
- Mide los KPI con herramientas de gestión del espacio.
- Revisa las tendencias de ocupación y eficiencia con regularidad.
- Recopila feedback continuo sobre la usabilidad.
- Ajusta las estrategias para alinearte con las necesidades cambiantes.
¿Cuáles son las ventajas de la gestión del espacio de oficinas?
Implementar técnicas de gestión del espacio ayuda a las empresas a maximizar el valor de sus lugares de trabajo optimizando el espacio, reduciendo los costos, fortaleciendo la cultura y mejorando la productividad y la satisfacción de los empleados. Con las estrategias adecuadas, las organizaciones pueden alinear el diseño de la oficina con las necesidades de la fuerza laboral, tomar decisiones financieras más inteligentes y crear entornos donde las personas prosperen.
Optimiza tu espacio de oficina
La gestión del espacio optimiza el lugar de trabajo al garantizar que cada área se utilice de manera eficaz, a la vez que alinea el diseño y la distribución con las necesidades de los empleados. Una oficina bien planificada mejora el flujo, aumenta el bienestar y fomenta la colaboración, lo que hace que el entorno sea más eficiente y crea una experiencia diaria más fluida para tus equipos.
Reduce los costos de oficina
La gestión del espacio basada en datos permite a las empresas identificar ineficiencias y reducir los gastos inmobiliarios. Al analizar la ocupación y el uso, los líderes pueden adaptar las oficinas a modelos híbridos, evitar pagar por espacio no utilizado y reducir los costos generales sin comprometer la experiencia del empleado. Por ejemplo, IBM ahorró 50 millones de dólares en costos inmobiliarios al reducir su huella de oficinas bajo acuerdos de trabajo flexibles.
👉 ¿Quieres saber cómo optimizar el espacio y reducir costos con una oficina flexible? ¡Descubre cómo puedes ahorrar hasta un 30% con estas ideas para reducir gastos!
Refuerza la cultura empresarial
Un espacio de trabajo que refleja las expectativas de los empleados fortalece la cultura de la empresa al fomentar la colaboración, apoyar la inclusión y promover la sostenibilidad. La gestión del espacio permite que las oficinas inspiren a los empleados, mejoren el flujo de trabajo y creen entornos donde las personas se sientan valoradas, comprometidas y alineadas con los valores de la empresa, reforzando una cultura organizativa positiva y centrada en las personas.
Fomenta la productividad y la satisfacción
La gestión del espacio aumenta la productividad y la satisfacción al crear entornos que fomentan la concentración, la colaboración y la comodidad. Un buen diseño, iluminación y control de la temperatura mejoran el bienestar, mientras que las distribuciones que reducen la fricción y fomentan el trabajo en equipo elevan la moral y el rendimiento, lo que conduce a una fuerza laboral más motivada y eficiente.
💡 Echa un vistazo a las opiniones de nuestros clientes para descubrir qué opinan nuestros usuarios de la aplicación deskbird .
6 pasos esenciales para gestionar el espacio de oficina de forma eficaz
Gestionar el espacio de oficina de forma eficaz requiere equilibrar los objetivos de la empresa con las necesidades de los empleados, al tiempo que se toman decisiones basadas en datos. Aquí tienes un enfoque claro, paso a paso, para garantizar que tu estrategia de espacio de trabajo impulse la eficiencia, reduzca los costos y mejore la experiencia de los empleados.
1. Identifica las necesidades de la empresa y de los empleados
Primero, define qué debe lograr la oficina. Las empresas a menudo quieren reducir los costos, aumentar la presencia in situ o redefinir el papel del lugar de trabajo, mientras que los empleados valoran las zonas de concentración, las áreas de colaboración y las comodidades convenientes. Involucrar a RR. HH. y a IT desde el principio ayuda a alinear los sistemas del lugar de trabajo con estas necesidades. Una imagen clara de ambas partes garantiza que tomes decisiones que apoyen el éxito a largo plazo.
2. Analiza el uso actual de tu espacio de trabajo
A continuación, comprende cómo se utiliza realmente la oficina. La revisión de la ocupación, las preferencias de los puestos de trabajo (por ejemplo, puestos asignados) y el consumo de energía pone de manifiesto las ineficiencias y revela oportunidades de optimización. Es posible que descubras áreas infrautilizadas o altos costos que pueden reducirse reconfigurando o reduciendo el tamaño de tu espacio de oficina. La información basada en datos te proporciona una base sólida para realizar ajustes inteligentes.
3. Define objetivos claros de gestión del espacio de oficina
Convierte tus hallazgos en objetivos medibles. Ya sea que el objetivo sea mejorar la utilización del espacio, reducir los costos o mejorar la experiencia del empleado, los objetivos deben ser específicos y realistas. Definir los KPI garantiza que puedas realizar un seguimiento del progreso y demostrar los resultados. Unos objetivos claros mantienen los proyectos encaminados y evitan el desperdicio de recursos.
4. Invierte en las herramientas de gestión de espacio de oficina adecuadas
La tecnología facilita la gestión eficaz del espacio de trabajo. Herramientas como los sistemas de desk sharing y Room Booking, el software de planificación del espacio y los sensores inteligentes proporcionan información en tiempo real y agilizan las operaciones diarias. Elegir la solución de gestión del espacio adecuada te permite anticiparte a las necesidades, reducir la fricción y construir un entorno de oficina más flexible y eficiente.
🏆 deskbird ha sido mencionada como una de las cinco mejores herramientas de gestión de espacio de People Managing People.
5. Implementa tu estrategia de gestión del espacio
Al implementar cambios, la comunicación es tan importante como la ejecución. Los empleados deben comprender por qué se toman las decisiones y cómo se beneficiarán de ellas. Las explicaciones claras, la formación y los canales abiertos para recibir comentarios ayudan a reducir la resistencia y a aumentar el compromiso. Un enfoque transparente garantiza una adopción más fluida y genera confianza en el proceso.
6. Haz un seguimiento de los datos de tu espacio de trabajo
El seguimiento periódico de los KPI, el análisis de los datos de reserva y la realización de encuestas de satisfacción de los empleados mantienen tu estrategia alineada con la realidad. La supervisión continua destaca los éxitos, revela las carencias y muestra dónde aún se necesitan mejoras. Tratar la gestión del espacio como un ciclo continuo garantiza que el espacio de trabajo evolucione a la par de los objetivos de la empresa.
Conclusión: La gestión del espacio de oficinas te ayuda a transformar tu oficina en una ventaja estratégica
La gestión del espacio de oficina es un punto de inflexión en la creación de un entorno de trabajo excepcional. Se basa en el análisis de tu espacio de oficina, la implementación de técnicas eficaces de gestión del espacio y el seguimiento de datos. La información sobre el consumo de energía, la utilización de la oficina y la experiencia de los empleados te ayuda a establecer objetivos claros e implementar una estrategia de gestión del espacio a medida. Cuando se hace con éxito, la gestión del espacio te permite reducir y optimizar los costos, fortalece la cultura corporativa, aumenta la satisfacción de los empleados y mejora la productividad.
Para experimentar el poder transformador de una gestión del espacio eficiente y eficaz, solicita una demo de nuestro avanzado software de gestión del espacio de trabajo. ¡Descubre cómo la app deskbird te ayuda a aprovechar al máximo tu espacio de trabajo y a mejorar la productividad de tu organización!
Fuentes:
- Explicación de la gestión del espacio: Importancia y técnicas para una aplicación eficazEl cambiante lugar de trabajo;
- Por qué la gestión del espacio es tan importante para la eficiencia operativa, Facilio;
- ¿Cuáles son los tres elementos básicos de la gestión de espacios?Software de gestión de espacios de oficina.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión del espacio de oficinas?
En los entornos de trabajo híbridos, la asistencia a la oficina varía a diario, lo que crea el riesgo de que los espacios estén superpoblados o infrautilizados. Una gestión eficaz del espacio de oficina garantiza que los empleados tengan siempre acceso a los escritorios, salas de reunión y recursos adecuados, al tiempo que evita el despilfarro. Al alinear el uso del espacio de trabajo con las necesidades reales, las empresas ahorran costos y mejoran la experiencia de los empleados.
¿Por qué es importante la gestión del espacio de oficina para los entornos de trabajo híbridos?
En los entornos de trabajo híbridos, la presencia fluctúa día a día. Una gestión eficaz del espacio garantiza que los puestos de trabajo, las salas de reunión y los recursos no estén ni sobrecargados ni infrautilizados. Esto ayuda a las organizaciones a reducir el despilfarro, mejorar la satisfacción de los empleados y alinear la capacidad del espacio de trabajo con la demanda real.
¿Cómo puedo mejorar la utilización del espacio de oficina?
Mejorar la utilización del espacio comienza por comprender cómo se utiliza realmente tu oficina. El seguimiento de los patrones de ocupación, las preferencias de puestos y la demanda de salas de reunión pone de manifiesto las ineficiencias y las oportunidades. Con herramientas como la calculadora de espacio de oficina de deskbird, las empresas pueden planificar oficinas híbridas de forma más eficaz, reducir el espacio desaprovechado y crear entornos adaptados a las necesidades reales de los empleados.
¿Qué tipo de herramientas ayudan a gestionar el espacio de la oficina de forma eficaz?
Las plataformas modernas de gestión del espacio de trabajo facilitan y hacen más eficiente la gestión del espacio. Herramientas como deskbird ofrecen desk sharing, Room Booking, plantas interactivas y analíticas de ocupación. Estas funciones ayudan a las empresas a adaptarse a los modelos de trabajo flexible, optimizar los diseños y dar autonomía a los empleados, a la vez que proporcionan a los líderes información valiosa basada en datos.
Saca el máximo partido a tu oficina
- Descubre cómo optimizar tu distribución con plantas interactivas
- Utiliza datos en tiempo real para optimizar el uso de la oficina y evitar escritorios vacíos.
- Obtén información sobre el uso para saber cuándo ampliar, reducir o rediseñar.
