Cómo reservar escritorios y salas Microsoft Teams 2 formas)

Los empleados ya pasan gran parte de su tiempo en Microsoft Teams, por lo que pedirles que cambien de aplicación solo para reservar un puesto de trabajo genera fricciones que frenan su adopción. Esta guía explica dos formas de habilitar la reserva de puestos de trabajo y salas directamente desde Teams: la función nativa de Microsoft «Puestos de trabajo reservables» y aplicaciones de terceros, como deskbird añaden planos interactivos, registros de entrada y análisis detallados.

TL;DR

Puedes reservar puestos de trabajo y salas Teams utilizando la función nativa de Microsoft «Puestos de trabajo reservables» o instalando una aplicación de terceros como deskbird.

• La función «Native Bookable Desks» requiere una configuración de Exchange y ofrece listas básicas sin planos de planta ni registros de entrada
• Las aplicaciones integradas, como deskbird mapas interactivos, cancelación automática en caso de ausencias y análisis detallados
• deskbird tanto con Outlook como con Google Calendar, por lo que las reservas se mantienen actualizadas en todas las herramientas

Por qué los equipos quieren poder reservar escritorios y salas desde Microsoft Teams

Los empleados ya pasan su workday Teams. Tener que cambiar a otra aplicación solo para reservar un puesto de trabajo genera dificultades. Los trabajadores cambian de aplicación unas 1 200 veces al día. Cuando la reserva se realiza en el mismo lugar donde se trabaja, la gente realmente la utiliza.

Esto es lo que ganas al seguir gestionando tus reservas desde Teams:

• Un único espacio de trabajo: sin necesidad de gestionar inicios de sesión ni pestañas del navegador adicionales
• Visibilidad en tiempo real: vea quién entra y dónde se sienta
• Menos ausencias: la sincronización del calendario elimina automáticamente las reservas canceladas
• Mejores datos sobre el espacio: los datos de uso se incorporan a los informes sin necesidad de pasos manuales, lo cual es fundamental cuando la ocupación media de las oficinas a nivel mundial es de solo el 54 %.

Esto es especialmente importante para los equipos híbridos que coordinan sus jornadas presenciales. Si ves que tu equipo va a venir el miércoles, puedes reservar un puesto de trabajo cercano en cuestión de segundos.

Dos formas de reservar puestos de trabajo y salas en Microsoft Teams

Hay dos opciones. Puedes utilizar las funciones integradas de Microsoft o añadir una aplicación específica para reservas desde la tienda de Teams.

La opción 1 utiliza los escritorios reservables nativos de Microsoft y los buzones de recursos de Outlook. Este método se basa en Exchange Online. Es gratuito con las licencias existentes, pero requiere una configuración por parte del departamento de TI.

La opción 2 permite añadir una aplicación específica, como deskbird desde la tienda de Teams. De este modo, dispondrás de mapas interactivos, registros de presencia y análisis sin necesidad de tocar Exchange.

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Opción 1: Utilizar los escritorios reservables de Microsoft y los recursos de Outlook

Los puestos de trabajo reservables son la solución integrada de Microsoft. Los administradores configuran los grupos de puestos y los buzones de las salas en Exchange Online, y los empleados realizan las reservas a través de Teams o Outlook.

Esto funciona mejor para las organizaciones que utilizan Microsoft 365 de forma intensiva y cuentan con un equipo de soporte informático dedicado, pero la configuración pone de manifiesto importantes deficiencias que afectan tanto a la adopción como a la gestión del espacio.

Lo que necesitas para empezar

Los requisitos técnicos son considerables. Se necesita una licencia de Microsoft 365 que incluya Teams y Exchange Online, acceso al Centro de administración con permisos de administrador global o de Teams, y la capacidad de crear cuentas de recursos en Exchange. Las políticas de reserva deben configurarse por separado para salas. No se trata de una tarea sencilla: requiere recursos de TI específicos y conocimientos especializados en Exchange.

Cómo funcionan los recursos de escritorio y de sala

Los recursos se gestionan en el Centro de administración de Exchange. Se pueden crear cuentas de escritorio individuales o «grupos de escritorios», en los que varias personas reservan un espacio genérico dentro de una zona. Esto simplifica la gestión, pero reduce la flexibilidad: los empleados no pueden ver ni elegir escritorios específicos. En el caso de salas, se crean buzones de recursos que funcionan como espacios de reunión reservables.

Microsoft permite a los administradores vincular los equipos a las cuentas de los puestos de trabajo, de modo que los empleados puedan filtrar por tipo de hardware, como escritorios de pie o monitores adicionales. Sin embargo, esta clasificación se realiza en el backend, no en un planta visual. Los empleados siguen seleccionando opciones de listas de texto.

Visibilidad y coordinación del equipo

La función para compartir la ubicación de trabajo permite compañeros dónde está trabajando alguien: en la oficina, en casa o en un puesto de trabajo concreto. Los administradores activan esta función a través de las políticas de administración de Teams, y los empleados controlan su propia visibilidad. Aunque esto mejora la coordinación, no resuelve el problema principal: los empleados siguen sin poder ver en qué parte de la oficina se sientan sus compañeros de equipo ni qué puestos de trabajo están cerca unos de otros.

Limitaciones de las pruebas y la implementación

Antes de la implementación, comprueba la experiencia desde la perspectiva del usuario. En Teams, los empleados acceden al Calendario, seleccionan «Reservar un puesto» y eligen una fecha y una ubicación en un menú desplegable. En Outlook, añaden una sala como recurso a una invitación a una reunión. Las reservas aparecen en los calendarios, pero no hay confirmación visual de la ubicación del puesto, ni proceso de registro, ni forma de verificar si alguien se ha presentado realmente.

Las limitaciones del análisis de datos

Una vez que el sistema está en funcionamiento, los administradores pueden acceder a datos básicos en el Centro de administración de Teams y en los informes de Exchange. Pero aquí está la carencia fundamental: los informes nativos muestran la frecuencia de reserva, no la utilización real. Se puede ver cuántas veces se ha reservado un puesto de trabajo, pero no se sabe si los puestos reservados se utilizan realmente. No hay mapas de calor, ni datos de registro de entrada, ni índices de ausencias. Cuando se intenta ajustar el tamaño de los inmuebles o justificar las decisiones sobre el espacio de oficina, esta falta de datos sale cara.

El resultado: un sistema de reservas funcional que requiere un esfuerzo informático considerable, pero que carece de la visibilidad, la automatización y los análisis que los equipos híbridos necesitan para gestionar el espacio de forma eficaz.

Opción 2: Utiliza deskbird reservar escritorios y salas Microsoft Teams

deskbird una aplicación de gestión del lugar de trabajo que se instala directamente en Teams. A diferencia de los puestos de trabajo reservables nativos, ofrece a los empleados planos interactivos de las plantas y información sobre la disponibilidad en tiempo real. Las funciones de registro de entrada y liberación automática ayudan a gestionar el espacio de forma eficiente.

Instala deskbird Microsoft Teams

La instalación es más rápida que la configuración de los recursos de Exchange:

• Encuentra deskbird la tienda de aplicaciones de Teams
• El administrador de TI aprueba la aplicación para la organización
• Conéctate a tu proveedor de identidad (compatible con SSO)
• Sincronizar con Outlook o Google Calendar

Esto lleva unos minutos, no días. No se necesitan scripts de PowerShell.

Reserva un puesto de trabajo desde una pestaña de Teams

En deskbird, la reserva de puestos de trabajo se basa principalmente en elementos visuales. En lugar de desplazarte por una lista de nombres de puestos de trabajo, interactúas con un mapa.

Abre la deskbird en Teams. Verás un planta interactivo planta la disponibilidad en tiempo real: el verde indica que está libre y el rojo, que está reservado. Filtra por equipo, planta o zona y, a continuación, haz clic para reservar. La confirmación se sincroniza con tu calendario al instante.

Reserva una sala de reunión una pestaña de Teams

‍La reserva de salas sigue el mismo flujo. Explora las salas disponibles por capacidad y equipamiento como videoconferencia o pizarras blancas. Consulta la disponibilidad en tiempo real en todas las ubicaciones, reserva directamente e invita a los asistentes. La confirmación aparece en el calendario de todos.

Mantén una sincronización fiable entre Outlook y Google Calendar

Las reservas duplicadas se producen cuando la herramienta de reservas no se comunica con el calendario. deskbird este problema mediante una sincronización bidireccional.

• Equipos en el calendario: las reservas realizadas en deskbird en tu calendario personal
• Del calendario a la aplicación: las reservas realizadas en Outlook o Google aparecen en deskbird
• Actualizaciones: Las cancelaciones se actualizan automáticamente en todas partes

Esto evita las reservas fantasma, en las que una habitación aparece como libre en un sistema pero reservada en otro.

Reduce las reservas fantasma con los registros de entrada y la cancelación automática

Un problema habitual en las oficinas híbridas: los empleados reservan un puesto «por si acaso», pero nunca aparecen. El espacio queda vacío mientras otros se las ven y se las desean para encontrar un sitio.

deskbird esto mediante la automatización, manteniendo la precisión de los planos de planta y garantizando que el espacio reservado se utilice realmente.

• Recordatorios de registro: las notificaciones invitan a los empleados a confirmar su llegada
• Registro mediante código QR: escanéalo en el mostrador para confirmar tu presencia
• Liberación automática: los escritorios no reclamados quedan disponibles tras un tiempo determinado

Bookable Desks frente a deskbird la reserva de escritorios y salas en Teams

La elección adecuada depende de tus necesidades. Native es ideal para configuraciones sencillas, mientras que deskbird diseñado para una gestión híbrida activa.

[Table2]

Si necesitas planos de planta, registros de entrada o análisis detallados para ajustar el tamaño de tu inmueble, deskbird la mejor opción.

TwentyCi, una empresa de servicios publicitarios, necesitaba una herramienta que se integrara con su ecosistema de Microsoft tras pasar de Slack Teams. Tras implementar deskbird, lograron una tasa de adopción del 80-85 % sin tener que insistir a los empleados.

Me pongo un recordatorio y, a veces, organizo mi agenda con un mes de antelación. Es muy sencillo: ¡un par de clics y listo! Ya lo tengo todo configurado, he asignado los puestos de trabajo a cada uno y ya no tengo que volver a pensar en ello.

Rob Taylor, director de Recursos Humanos, TwentyCi

Qué hay que tener en cuenta al elegir una aplicación de reserva de mesas y salas para Microsoft Teams

Al evaluar una solución de reservas, céntrate en las funciones que fomentan su uso y proporcionan datos útiles.

• Planos interactivos: los empleados deberían poder ver la ubicación de los escritorios en un mapa, no solo en una lista
• Disponibilidad en tiempo real: el estado se actualiza al instante cuando alguien reserva o cancela
• Sincronización del calendario: bidireccional con Outlook y Google Calendar
• Registro de entrada y liberación automática: reduce las ausencias y garantiza la exactitud de los datos
• Filtrar: Por equipo, capacidad, planta o zona del equipo
• Notificaciones en Teams: recordatorios sin salir de la aplicación
• Análisis: utilización, días de mayor afluencia, índices de ausencias
• Privacidad y seguridad: cumplimiento del RGPD, certificación SOC 2 Tipo II, ISO 27001

Teams se convierte en la puerta de entrada a la oficina

Cuando las reservas se realizan desde Teams, el uso de las oficinas se vuelve más consciente. Los empleados planifican sus jornadas en función de la colaboración, y no de los hábitos, y las organizaciones obtienen datos precisos sobre cómo se utiliza realmente el espacio. El resultado es una menor saturación de aplicaciones, al contar con una única herramienta para la comunicación y la coordinación en la oficina; menos ausencias, ya que los registros de entrada y la liberación automática garantizan que el espacio reservado se utilice; y mejores decisiones sobre el espacio basadas en datos reales de utilización.

deskbird configura en Teams deskbird minutos y funciona allí donde ya se encuentra tu equipo. Sin configuraciones de Exchange. Sin aplicaciones adicionales. Simplemente una oficina que funciona.