Hot desking 101: qué es y por qué lo utilizan las empresas

¿Qué es el hot desking?

El hot desking es una configuración flexible del lugar de trabajo en la que los empleados no tienen escritorios asignados, sino que eligen libremente cualquier escritorio disponible al llegar a la oficina. Tras haber ganado protagonismo con el auge de los modelos de trabajo remoto e híbrido, es una forma estupenda de utilizar el espacio de la oficina de manera más eficiente, adaptarse a las necesidades cambiantes del equipo, romper los silos y fomentar la colaboración. Dado que los empleados dividen su tiempo entre el trabajo desde casa y la oficina, el hot desking les permite elegir su espacio de trabajo en función de las tareas y necesidades diarias, lo que hace que el entorno de trabajo sea más adaptable y dinámico.

Escritorios compartidos frente a hoteling

El término «hot desking» se utiliza a menudo de forma intercambiable con «office hoteling». Sin embargo, existen ligeras diferencias entre ambos conceptos en lo que respecta a la gestión del acceso a los escritorios disponibles.

En pocas palabras:

• Escritorios compartidos: Las estaciones de trabajo se asignan por orden de llegada o por franjas horarias.
• Hoteling: Los escritorios se reservan con antelación a través de un sistema de reservas y se mantienen durante un periodo más largo, a menudo basado en proyectos.

Popularidad en los lugares de trabajo modernos: ¿sigue estando de moda el hot desking?

Según un informe de CBRE de 2024, solo el 40 % de las organizaciones de Estados Unidos siguen funcionando con una proporción de 1:1 entre escritorios y empleados, lo que significa que cada empleado tiene su propio escritorio en la oficina. En 2023, el porcentaje de empresas sin escritorios compartidos seguía siendo del 56 %. El mismo informe muestra que el 92 % de las organizaciones encuestadas han implementado un modelo de trabajo híbrido que hace obsoleta la proporción tradicional de 1:1 entre escritorios y empleados.

En la región DACH, las cifras son similares. Según el informe «2025 Office Report» de teamgnesda, el 61 % de las empresas de los países de habla alemana tienen una ratio de uso compartido de escritorios de entre 0,5 y 0,8. Esto demuestra que el uso compartido de escritorios no solo sigue siendo una realidad, sino que incluso está ganando popularidad. A medida que el trabajo híbrido madura, cada vez más organizaciones están adoptando modelos de uso compartido de escritorios para adaptarse a los patrones de asistencia, reducir el espacio no utilizado y crear lugares de trabajo más dinámicos.

¿Cuáles son las principales ventajas del hot desking?

Inicialmente considerado como un medio para ahorrar en costos inmobiliarios, el hot desking ofreceventajas claras y respaldadas por datos tanto para los empleados como para los empleadores en entornos de oficina híbridos y flexibles. Favorece la libertad de elección de los empleados, refuerza la colaboración, reduce costos y ayuda a mantener un entorno de trabajo limpio y moderno. El concepto también se ajusta bien a los esfuerzos de sostenibilidad, ya que reduce el número de escritorios y puestos de trabajo necesarios y, por lo tanto, ayuda a reducir el espacio desperdiciado.

Ventajas del hot desking para los empleados

• Elección del espacio de trabajo en función de la tarea: los empleados seleccionan el entorno que mejor se adapta a su tarea actual (por ejemplo, trabajo que requiere concentración, colaboración, lluvia de ideas), lo que aumenta el rendimiento y la satisfacción.
• Mayor flexibilidad y compatibilidad híbrida: con el sistema de escritorios compartidos, los empleados que acuden a la oficina solo algunos días pueden evitar estar atados a un escritorio fijo.
• Aumento de la productividad: cuando se implementa correctamente, el hot desking puede ayudar a aumentar la productividad, ya que permite a los empleados elegir el espacio de trabajo que mejor se adapta a sus tareas y necesidades. Las encuestas muestran que el 46 % de los trabajadores se sienten más productivos en un entorno de hot desking; en una configuración de hot desking bien diseñada que ofrece una combinación de diferentes espacios de trabajo, esta cifra aumenta incluso hasta el 85 %.
• Mayor colaboración y creación de redes: al no haber asientos fijos, los empleados interactúan más a menudo con compañeros otros equipos, lo que, a su vez, fomenta la comunicación y la colaboración entre los distintos departamentos y favorece el aprendizaje informal.
• Mayor bienestar de los empleados: el movimiento dinámico y el cambio entre diferentes espacios y entornos de trabajo reducen la monotonía, estimulan la creatividad y exponen a los empleados a nuevas perspectivas, lo que fomenta el intercambio de nuevas ideas.

Ventajas del hot desking para los empleadores

• Optimización del uso del espacio de oficina: Los estudios demuestran que más de un tercio de los escritorios disponibles permanecen sin usar en organizaciones de todo el mundo. El hot desking resuelve este problema al permitir una mejor planificación del espacio y los recursos. Le ayuda a utilizar cada metro cuadrado de su oficina de forma eficaz, reduciendo las zonas muertas y dando más vida a su lugar de trabajo. 
• Lugar de trabajo limpio y ordenado: el hecho de no tener escritorios fijos anima a los empleados a adoptar hábitos de trabajo más ordenados, lo que contribuye a crear un entorno de trabajo más profesional, especialmente cuando se complementa con una política de escritorios limpios.
• Mejora en la captación y retención de talento: la flexibilidad resulta atractiva para los trabajadores modernos y favorece la competitividad en la contratación, lo que en última instancia ayuda a las empresas a captar y retener talento.
• Menores costos inmobiliarios y de equipamiento: con una menor superficie de oficina por empleado, puede reducir el tamaño de su espacio de oficina o utilizar el espacio existente de manera más eficiente. Gracias a esta flexibilidad, costos de alquiler, energía y mantenimiento costos . De hecho, herramientas como deskbird ayudarle a reducir costos un 32 %.

‍

[componente=cta;tema=light;Texto=Utilice la calculadora de espacio de oficina deskbirdpara optimizar costos de su oficina costos maximizar el retorno de la inversión de su sistema de escritorios compartidos.;deskbird;Texto del botón=Pruébelo ahora]

¿Cuáles son los retos y preocupaciones más comunes relacionados con el hot desking?

A pesar de sus ventajas, el hot desking tiene algunos inconvenientes potenciales, como:

• Falta de personalización: los empleados pueden echar en falta la personalización de su espacio de trabajo, lo que podría afectar a su sentido de pertenencia y compromiso.
• Posibilidad de conflictos y malentendidos: la falta de puestos de trabajo fijos puede dar lugar a conflictos a la hora de elegir mesa y a dificultades para mantener una comunicación eficaz.
• Preocupaciones por la salud y la higiene: compartir escritorios suscita inquietudes sobre la limpieza y la propagación de gérmenes, lo cual es especialmente importante en el contexto de una mayor concienciación debido a la pandemia.
• Retos de colaboración: El uso compartido de escritorios puede dificultar que los empleados se encuentren entre sí, lo que puede ralentizar la comunicación y debilitar la cohesión del equipo. Esto puede provocar sentimientos de aislamiento y crear obstáculos para un trabajo en equipo eficaz, a menos que se utilice una solución como deskbird permite a los empleados encontrar a sus compañeros de equipo mediante planos interactivos.

¿Afecta el hot desking a la productividad?

El uso compartido de escritorios puede aumentar la productividad al permitir a los empleados elegir el espacio de trabajo que mejor se adapte a sus tareas y al entorno que prefieran. La flexibilidad en la distribución de los asientos ofrece a los empleados un mayor control sobre dónde y cómo trabajan, lo que puede tener un impacto positivo en su concentración y rendimiento. Además, sentarse en diferentes áreas y con diferentes compañeros de trabajo puede impulsar la creatividad y el pensamiento innovador, lo que indirectamente favorece una mayor productividad.

Sin embargo, el hot desking no es un método universalmente eficaz para aumentar la productividad. Su impacto en la productividad depende de la adecuación del lugar de trabajo, las preferencias de los empleados y una implementación cuidadosa. Es fundamental contar con una infraestructura tecnológica sólida (que incluya una conexión Wi-Fi fiable y acceso a los archivos de trabajo desde cualquier dispositivo). Sin una configuración tecnológica adecuada, la productividad puede verse afectada.

¿Cómo saber si el hot desking es adecuado para tu oficina?

Antes de adoptar el hot desking, es fundamental comprender si su organización está realmente preparada para su implementación. Las siguientes preguntas están diseñadas para evaluar su organización en las áreas clave que determinan el éxito del hot desking, incluyendo las prácticas de comunicación, la fiabilidad tecnológica, la configuración del espacio de trabajo, la opinión de los empleados y la alineación cultural general.

• ¿Los líderes apoyan los acuerdos de trabajo flexible?
• ¿Los empleados ya cambian de espacio de trabajo ocasionalmente?
• ¿Tu oficina está infrautilizada con frecuencia?
• ¿Los equipos colaboran entre departamentos?
• ¿Tu plantilla se siente cómoda con las herramientas digitales?
• ¿Confían los empleados en que los recursos estarán disponibles cuando los necesiten?
• ¿Tu cultura valora la autonomía y la responsabilidad?
• ¿Las tareas laborales se benefician de diferentes tipos de espacios?
• ¿Tu organización está abierta al cambio?
• ¿Los empleados quieren más flexibilidad en cómo y dónde trabajan?
• ¿Es tu infraestructura tecnológica lo suficientemente fiable como para soportar sistemas de reservas y herramientas de trabajo híbridas?
• ¿ El diseño de su oficina ofrece una combinación de áreas tranquilas, zonas colaborativas y espacios accesibles?

Prepárate para que el hot desking funcione para ti y tu equipo.

El hot desking ofrece un enfoque moderno y adaptable al diseño del lugar de trabajo que favorece el trabajo híbrido, reduce costos innecesarios y ayuda a los empleados a trabajar en los entornos en los que se sienten más productivos y comprometidos. Sin embargo, su éxito depende de una planificación cuidadosa, una configuración adecuada de la oficina y herramientas que hagan que la experiencia del hot desking sea fluida.

En los siguientes capítulos de esta guía, le guiaremos a través de los diferentes pasos necesarios para que el hot desking funcione en su organización, incluyendo la implementación del hot desking, la configuración de su oficina para el hot desking, la elección del software adecuado para gestionar las reservas, el trabajo en equipo y los análisis, y la gestión del hot desking en las operaciones diarias.