Le partage de bureau au travail : guide 101 pour les bureaux hybrides

Le partage de bureaux dans un bureau hybride signifie que plusieurs employés utilisent les mêmes bureaux à des jours différents, ce qui permet d'adapter votre espace à la fréquentation réelle plutôt qu'à l'effectif. C'est une réponse pratique à la réalité selon laquelle la plupart des bureaux sont à moitié vides les jours calmes et bondés les jours de pointe.

Le défi consiste à régler tous les détails. Ce guide vous explique comment mettre en place le partage de bureaux au travail, en veillant à ce qu'il apporte une valeur ajoutée à toutes les personnes concernées. Nous vous expliquerons également comment deskbird et optimise la gestion des espaces partagés. Que vous soyez novice en la matière ou que vous souhaitiez optimiser votre configuration actuelle, voici comment faire fonctionner le partage de bureaux dans votre entreprise.

Points clés à retenir : comment réussir le partage de bureaux dans votre entreprise ?

• Conception pour les pics d'affluence : planifiez votre espace en fonction des jours de forte affluence (généralement le mardi et le mercredi) plutôt que des moyennes hebdomadaires afin d'éviter la surpopulation.
• Ratios optimaux : visez un ratio de partage des bureaux compris entre 1,3:1 et 1,7:1 pour la plupart des modèles hybrides.
• Standardisez l'équipement : veillez à ce que chaque bureau soit équipé de moniteurs et de stations d'accueil identiques afin que les employés puissent travailler de manière productive depuis n'importe quel poste.
• Politiques claires : pour réussir, il faut établir des règles documentées concernant les réservations, les attentes en matière de « bureau rangé » et les règles de conduite à respecter en matière de bruit.
• Technologie : utilisez une plateforme dédiée à la réservation de bureaux pour bénéficier d'une visibilité en temps réel et de données permettant d'optimiser l'espace à l'avenir.

Que signifie le partage de bureau dans un environnement de travail hybride ?

Le partage de bureaux est un modèle d'espace de travail dans lequel plusieurs employés utilisent les mêmes bureaux à différents moments, plutôt que d'avoir des places attribuées de manière permanente. Dans un bureau hybride, cette approche est logique, car tout le monde ne vient pas tous les jours. Au lieu de payer pour des bureaux qui restent vides, vous adaptez votre espace aux habitudes de présence réelles.

Le partage de bureaux au travail est devenu une approche stratégique visant à favoriser un environnement de travail collaboratif et polyvalent qui met en évidence les inefficacités des bureaux fixes. Il s'inscrit dans une démarche plus large visant à optimiser les ressources et à accroître la satisfaction des employés. Une configuration réussie du partage de bureaux combine des politiques claires, un système de réservation fiable et une culture du respect. Vous impliquez les employés dès le début, vous fournissez les outils appropriés (applications de réservation, casiers), vous établissez des règles de conduite en matière de propreté et de bruit, vous concevez des espaces de travail variés et vous utilisez les données pour vous adapter au fil du temps.

Avantages du partage de bureau au travail

Le partage de bureaux présente des avantages tant pour les employés que pour les organisations. Du côté des employés, un espace de travail plus flexible devrait avoir un impact positif sur la collaboration et la sociabilité.

• Flexibilité accrue. Les employés peuvent choisir leur place en fonction de leurs tâches quotidiennes, qu'il s'agisse d'un coin tranquille pour se concentrer ou d'une zone collaborative pour les projets d'équipe.
• Renforcement de la collaboration. Le partage de bureaux permet de mettre naturellement en relation les membres d'une équipe avec différents collègues au quotidien, ce qui favorise la communication entre les services et renforce l'esprit d'équipe grâce à l'échange d'idées en temps réel.

D'autre part, le partage de bureaux offre des avantages financiers et opérationnels considérables aux employeurs.

• Réduction des coûts immobiliers. Moins de bureaux par employé signifie une réduction des frais de loyer, d'énergie et d'entretien, ce qui améliore directement votre résultat net.
• Meilleure utilisation de l'espace. Des études montrent que plus d'un tiers des bureaux restent inoccupés chaque jour. Le partage des bureaux permet d'exploiter cet espace et d'optimiser le retour sur investissement de votre surface de bureau.
• Des espaces de travail plus propres. Lorsque personne ne « possède » de bureau, les gens ont tendance à garder les espaces plus propres et mieux rangés, créant ainsi un environnement plus professionnel pour tous.

Créer une politique de partage des bureaux qui fonctionne

Une politique claire évite la confusion et les conflits. Sans cela, vous vous retrouverez avec des règles non officielles qui varient d'une équipe à l'autre et créent de la frustration.

Votre police d'assurance est plus efficace lorsqu'elle couvre quelques domaines clés :

• Règles de réservation : combien de temps à l'avance les employés peuvent-ils réserver ? Y a-t-il une durée maximale de réservation ? Que se passe-t-il si quelqu'un ne se présente pas ?
• Attentes en matière de propreté des bureaux : les employés rangent leurs effets personnels à la fin de chaque journée. Fournissez des casiers ou des espaces de rangement pour leurs effets personnels.
• Règles relatives au bruit et aux appels téléphoniques : définissez les zones où le silence est de rigueur et celles où les appels téléphoniques sont autorisés. Dirigez les personnes vers les cabines téléphoniques ou les salles de réunion pour les appels plus longs.
• Sécurité des données : les employés se déconnectent des ordinateurs et ne laissent pas de documents sensibles à la vue de tous.
• Aménagements pour l'accessibilité : réservez des bureaux spécifiques pour les employés qui ont besoin d'un aménagement ergonomique ou d'un emplacement accessible.

Le véritable défi hybride : fréquentation maximale ou moyenne ?

C'est là que beaucoup de plans de partage de bureaux échouent : ils sont conçus pour une fréquentation moyenne plutôt que pour les jours de pointe. Si votre bureau affiche un taux d'occupation moyen de 50 % sur la semaine, vous pourriez penser que la moitié de vos bureaux suffisent. Mais les moyennes cachent la réalité.

Le mardi et le mercredi sont généralement les jours où le trafic au bureau est le plus intense. Ces jours-là, le taux de présence peut atteindre 70 à 80 %, tandis que le lundi et le vendredi, il oscille autour de 30 %. Si vous avez dimensionné votre espace en fonction de la moyenne, vos journées les plus chargées deviennent chaotiques.

Les données du secteur mettent en évidence l'écart entre la consommation maximale et la consommation moyenne :

• Selon les données d'occupation de CBRE pour 2024, 74 % des bureaux affichent un taux d'utilisation supérieur à 60 % les jours de pointe, mais seuls 28 % maintiennent ce niveau chaque semaine.
• Kastle Systems fait état d'une tendance similaire : les moyennes hebdomadaires se situent autour de 50 % des niveaux d'avant la pandémie, mais les jours de forte affluence atteignent 60 %, tandis que les jours de faible affluence tombent à 30 %.

Cet écart explique pourquoi les employés arrivent parfois au bureau sans trouver de bureau disponible, même si celui-ci semble à moitié vide la plupart du temps. Concevez en fonction des jours de pointe, et non de la moyenne.

L'importance du taux de partage des bureaux

Le ratio de partage des bureaux correspond au nombre d'employés par bureau disponible. Un ratio de 1,5:1 signifie que 15 employés se partagent 10 bureaux. Déterminer ce chiffre est l'une des décisions les plus importantes que vous aurez à prendre. Pour les horaires hybrides modérés, avec 2 à 3 jours de présence au bureau par semaine, la plupart des organisations se situent entre 1,3:1 et 1,7:1.

Comment résoudre les principaux points faibles du partage de bureau

Malgré les nombreux avantages du partage de bureau, cette pratique présente également des inconvénients potentiels, et même les systèmes les mieux conçus peuvent rencontrer des difficultés. Certains employés peuvent avoir du mal à s'adapter à des espaces de travail en constante évolution. Le partage d'un bureau avec d'autres personnes peut également entraîner des distractions et des perturbations susceptibles d'affecter la productivité.

Voici comment répondre à certaines des plaintes les plus courantes :

• « Je ne trouve jamais de bureau » : cela indique généralement un problème de ratio ou un problème avec l'outil de réservation. Suivez la saturation pendant les jours de pointe et ajustez en conséquence. Assurez-vous que votre système de réservation affiche les disponibilités en temps réel.
• « C'est trop bruyant » : créez des zones calmes clairement identifiées. Établissez des règles pour les appels téléphoniques et les visioconférences. Envisagez l'installation de cabines téléphoniques ou de petites salles de réunion pour les appels.
• « Les gens monopolisent les bureaux » : définissez des limites de réservation et des règles de libération automatique. Si personne ne se présente dans les 15 à 30 minutes, le bureau redevient disponible.
• « Je ne trouve pas mon équipe » : utilisez un outil de réservation avec des plans interactifs afin que les employés puissent voir où leurs collègues sont assis. Le regroupement des bureaux aide également les équipes à se rassembler.
• « Les bureaux ne sont pas adaptés à mes besoins » : standardisez l'équipement des bureaux avec des écrans, des stations d'accueil et des chaises réglables. Les employés apportent leurs ordinateurs portables, et tout le reste est prêt.

Les meilleures pratiques pour réussir le partage de bureaux dans votre bureau hybride

La mise en place du partage des bureaux ne se fait pas en un clin d'œil. Elle nécessite une planification et une gestion minutieuses pour être couronnée de succès, tant pour vos employés que pour votre organisation. Une approche progressive réduit la résistance et permet de détecter les problèmes à un stade précoce.

Évaluez au préalable votre espace de bureau

Avant de mettre en place une stratégie de partage des bureaux dans votre lieu de travail, il est essentiel d'évaluer votre espace de travail. Prenez note du nombre d'employés, de la superficie disponible et des besoins de votre entreprise. Cela vous aidera à déterminer le nombre de bureaux dont vous avez besoin, la manière dont ils doivent être disposés et à atteindre un ratio de partage des bureaux équilibré.

La communication est essentielle

Le partage de bureau peut être perçu comme une perte par les employés qui attachaient de l'importance à « leur » bureau. Abordez directement cette question en expliquant les avantages qui vont au-delà des économies réalisées. Impliquez-les dès le début du processus afin de comprendre leurs préoccupations spécifiques et ce qu'ils apprécieraient dans un système de partage de bureau, en encourageant une communication ouverte sur toutes leurs préoccupations ou questions. En outre, envisagez d'organiser une réunion à l'échelle de l'entreprise ou une assemblée publique pour répondre aux questions des employés et mettez en place une période d'essai afin de permettre aux employés de s'adapter au nouveau système avant de le mettre pleinement en œuvre.

Créer une politique de partage des bureaux

Une fois que vous avez évalué votre espace de bureau, il est essentiel de créer une politique de partage des bureaux. Cette politique doit décrire les règles, les directives et les attentes de votre entreprise en matière de partage des bureaux. Elle doit également inclure des informations sur la réservation des bureaux, le nettoyage et l'organisation des espaces de travail, ainsi que d'autres informations importantes concernant cette pratique.

Concevez un espace de travail flexible et accueillant

Il est important de créer un lieu de travail flexible qui s'adapte à différents styles de travail lors de la conception d'un espace de travail partagé. Proposez différents types d'espaces de travail, tels que des bureaux debout, des salles calmes et des zones de collaboration. Les employés peuvent ainsi choisir l'espace de travail qui correspond le mieux à leurs besoins et à leurs préférences. Tenez compte de la lumière naturelle, du niveau de bruit et de la proximité des ressources communes telles que les imprimantes, et prévoyez des directives pour la personnalisation des espaces de travail. Permettre aux employés d'apporter leurs plantes ou leurs décorations contribue à créer un sentiment d'appartenance et d'appropriation chez les employés, même dans un espace de travail partagé.

Fournir des solutions de stockage adéquates

Sans bureau attitré, les employés ont besoin d'un espace pour ranger leurs effets personnels. Mettez à leur disposition des casiers ou des classeurs afin qu'ils puissent ranger leurs effets personnels en toute sécurité. Cela permet également de réduire l'encombrement et de garantir que les espaces de travail restent organisés et rangés.

Mettre en place un système de réservation universel

Pour garantir le bon fonctionnement du partage des bureaux, il est essentiel de faciliter les réservations. Les systèmes imprécis, tels que les tableurs, sont ignorés. Si les employés peuvent réserver un bureau directement depuis Outlook, Teams ou Slack quelques secondes, l'adoption augmente. Et lorsque les responsables utilisent le même système et suivent les mêmes règles, cela indique que le partage des bureaux s'applique à tout le monde.

Prendre en compte les aspects liés à la cybersécurité

Les modèles de partage de bureaux doivent tenir compte de la cybersécurité, en particulier si vous essayez de mettre en œuvre une politique BYOD. Bien que cette configuration soit flexible, elle soulève des questions relatives à la confidentialité des données et à l'intégrité du réseau. Investissez dans une stratégie de sécurité numérique complète qui inclut un Wi-Fi protégé, un cryptage robuste et une authentification multifactorielle.

Encouragez la propreté et l'organisation

Lorsque plusieurs employés partagent le même espace de travail, la propreté et l'organisation sont essentielles. Le fait d'avoir des règles et des directives appropriées en matière de partage des bureaux encourage les employés à ranger après leur passage et à garder leur espace de travail organisé. Cela crée un environnement de travail plus agréable, contribue à prévenir la propagation des germes et réduit le risque d'accidents ou de blessures. N'hésitez pas à utiliser notre modèle de politique de propreté des bureaux.

Investir dans du mobilier et des équipements ajustables

La réussite d'un environnement de partage de bureau commence par l'ajustement du mobilier et de l'équipement. Cela permet à tous les membres de l'équipe de travailler dans des conditions optimales, quels que soient leurs besoins physiques ou la tâche à accomplir. Un bureau debout, par exemple, favorise une meilleure posture et réduit le risque de microtraumatismes. Les chaises ergonomiques vous rendent plus productif et plus confortable. Rendez votre espace de travail entièrement modifiable grâce à des bras d'écrans et des plateaux de clavier personnalisables. En investissant dans du mobilier et des équipements polyvalents, vous montrez votre engagement en faveur du bien-être des employés et de la création d'un environnement de travail plus productif.

Comment deskbird les environnements de bureaux partagés

deskbird une plateforme de gestion de l'espace de travail qui facilite la réservation et la gestion des bureaux partagés pour les employés et les administrateurs.

• Facilitez les réservations : les employés peuvent réserver le bureau qui leur convient en quelques secondes, optimisant ainsi la collaboration au sein de l'équipe pendantles journées au bureau.
• Optimisation du partage des bureaux : les administrateurs bénéficient d'une vue d'ensemble complète de l'utilisation des bureaux, ce qui leur permet de gérer efficacement les ressources du bureau.
• Améli orez vos locaux grâce à des données d'utilisation réelles : l'analysedes bureaux montre comment les espaces sont réellement utilisés, ce qui vous aide à identifier des tendances et à prendre des décisions plus éclairées en matière d'aménagement et de politique.
• Intégrez-le à votre infrastructure existante : les intégrations avec les calendriers Microsoft et Google permettent de continuer à planifier et à réserver tout en poursuivant votre travail.

Facilitez le partage de bureau

Le partage de bureaux fonctionne lorsque les employés font confiance au système. Cela signifie que les bureaux sont disponibles à leur arrivée, que la réservation ne prend que quelques secondes et que le bureau semble organisé plutôt que chaotique.

Commencez par comprendre vos habitudes réelles en matière de présence, et non vos suppositions. Définissez un ratio basé sur les jours de pointe, et non sur les moyennes. Rédigez une politique claire qui couvre les réservations, les règles de conduite et les exceptions. Standardisez l'aménagement des bureaux afin que chacun puisse s'asseoir où il le souhaite. Ensuite, évaluez la situation et ajustez-la.

Enfin, les bons outils font toute la différence. Lorsque les employés peuvent réserver depuis leur calendrier, voir où leur équipe est assise et être sûrs qu'un bureau les attendra, le partage de bureaux cesse d'être une source de tracas et devient un avantage. Des outils tels que deskbird votre transition vers un aménagement de bureau partagé et adaptable en facilitant la réservation et la gestion des bureaux partagés pour les employés et les administrateurs.