Aménagement d'un bureau en hot desking : comment concevoir les agencements, les zones et les espaces de travail

Aménagement de bureaux en hot desking : comment planifier votre espace de travail

Si vous souhaitez transformer votre bureau en un espace de travail partagé performant, vous devez commencer par élaborer un plan solide. Il vous faut repenser de manière réfléchie l'aménagement de votre espace de travail disponible afin de l'adapter à différents types de travail flexible.

1. Commencez par examiner en détail l'utilisation actuelle de l'espace.

Commencez par analyser l'utilisation actuelle de votre espace de bureau en suivant le taux d'occupation et en cartographiant les zones très fréquentées et peu utilisées. Utilisez ces données pour affiner votre stratégie de bureaux partagés, redistribuer les ressources et réaménager les espaces afin qu'ils reflètent les besoins réels, tout en notant les points de collaboration tels que les coins café ou les espaces de détente qui peuvent vous guider dans le choix de l'emplacement des zones communes. Lorsque vous examinez les schémas, tenez également compte des exigences en matière de proximité. Certaines équipes ont toujours intérêt à être proches les unes des autres, vous pouvez donc planifier un agencement qui favorise à la fois la flexibilité et l'harmonisation des flux de travail.

2. Réfléchissez aux espaces de travail favorisant la collaboration

Les études montrent que la principale raison pour laquelle la plupart des employés se rendent au bureau est pour échanger avec leurs collègues, collaborer et avoir des conversations informelles. Avant de commencer à attribuer des zones ou à réorganiser le mobilier, vous devez avoir une idée précise des principales activités professionnelles auxquelles votre équipe se consacre lorsqu'elle est sur place.

• Définissez les types de tâches essentielles : comprenez pourquoi votre équipe vient au bureau. Est-ce pour collaborer, se concentrer, nouer des liens sociaux, accéder à du matériel ou interagir avec les clients ?
• Adaptez la taille de vos espaces de collaboration : adaptez la taille et le nombre de salles à l'utilisation réelle, et non à des hypothèses (par exemple, plus de petites salles, moins de grandes salles). C'est là que vous pouvez tirer parti de vos analyses sur le lieu de travail.
• Encouragez le travail d'équipe spontané : n'oubliez pas de prévoir des zones de rencontre informelles, telles que des sièges confortables et des coins pour discuter rapidement, afin de favoriser les échanges et les discussions spontanés.

3. Déterminez le nombre de bureaux dont vous aurez réellement besoin.

L'étape suivante consiste à traduire les informations recueillies sur l'utilisation de l'espace de travail et les besoins en matière de collaboration en un nombre réaliste de bureaux. En basant votre planification sur des données, les habitudes de présence hebdomadaires et les comportements spécifiques à chaque équipe, vous pouvez déterminer le ratio optimal de partage des bureaux pour le travail hybride.

• Estimez la demande en bureaux partagés à l'aide des données d'occupation : basez votre estimation du nombre de bureaux sur la fréquentation moyenne par équipe (et non sur l'effectif total) et tenez compte des habitudes hebdomadaires, des horaires des équipes et des fluctuations saisonnières.
• Utilisez judicieusement les ratios de référence en matière de bureaux partagés : bien que les ratios courants varient généralement entre 0,6 et 0,8 bureau par employé, considérez-les comme des lignes directrices et non comme des règles fixes. Les équipes qui travaillent principalement de manière asynchrone peuvent partager davantage de bureaux, tandis que les équipes axées sur l'interaction peuvent avoir besoin de places assises plus régulières.
• Utilisez des outils de calcul pour valider votre planification : des outils tels que le calculateur d'espace de bureaudeskbird vous aident à estimer le nombre adéquat de bureaux et à optimiser votre espace de bureau.

Bureaux en hot desking : comment aménager votre espace de travail

La conception de votre aménagement est l'étape où la planification se transforme en décisions pratiques concernant le zonage, la proximité, les espaces de réunion et les schémas de circulation. L'objectif est de créer un environnement où les gens peuvent intuitivement trouver l'espace adapté à la tâche à accomplir.

1. Utilisez la cartographie des bureaux pour planifier votre espace physique.

La cartographie des bureaux vous aide à optimiser l'utilisation de l'espace en identifiant les zones à forte et faible activité afin de réorganiser l'agencement, d'éliminer le gaspillage d'espace et d'améliorer les flux de travail. En fournissant une vue d'ensemble stratégique de l'emplacement idéal de chaque fonction, elle vous permet de définir où les différents services, postes de travail, espaces de collaboration et équipements doivent être placés pour plus d'efficacité. Vous pouvez utiliser différents types de solutions de cartographie des bureaux pour visualiser votre espace de travail physique, notamment des plans d'étage statiques et interactifs, des plans de salle et des cartes en 3D.

2. Définissez des zones claires et intentionnelles en fonction des types d'activités.

Créez un aménagement de bureau qui répond à divers besoins professionnels. Pensez à un design de bureau agile et incluez différents types d'espaces de travail dans votre aménagement afin de laisser aux employés la liberté de choisir l'espace le mieux adapté à leurs tâches. Les zones peuvent inclure :

• Postes de travail Focus,
• Cabines téléphoniques,
• Salles de réunion hybrides,
• Zones de collaboration (par exemple, ateliers ou salles de réunion)
• Espaces sociaux (par exemple, un café où l'on peut travailler)
• Salons de travail,
• Zones calmes pour le travail nécessitant de la concentration,
• Espaces de projet flexibles (par exemple, salles d'équipe) et
• Espaces de travail partagés flexibles.

3. Prévoir des salles de réunion avec un mélange équilibré de tailles et de capacités

La dernière édition de l'indice d'occupation et d'utilisation des lieux de travail a montré que plus de la moitié des salles de réunion sont conçues pour accueillir cinq personnes ou plus, alors que la demande réelle est plus forte pour les petites salles de réunion pouvant accueillir 2 à 4 personnes. Cela signifie que vous devez repenser vos espaces de réunion lorsque vous concevez l'aménagement de votre bureau en hot desking. Posez-vous des questions telles que :

• Quelle est la taille moyenne des réunions ?
• Quel est le ratio entre les réunions en présentiel et les réunions hybrides ?
• À quelle fréquence les réunions sont-elles programmées au cours de la semaine, et à quels moments les conflits de réservation sont-ils les plus fréquents ?
• Quelles équipes ou quels postes dépendent le plus des salles de réunion, et ont-ils des exigences spécifiques (par exemple, confidentialité, équipement, acoustique) ?

4. Conseils pratiques pour aménager votre espace de travail en hot desking

• Aménagez votre espace pour une collaboration hybride fluide : équipez les espaces de réunion et de collaboration d'écrans, de caméras et de microphones fiables, et utilisez du mobilier mobile afin que les salles puissent s'adapter rapidement à différents formats de réunion.
• Équilibrez les espaces ouverts avec des espaces clos et calmes : les aménagements ouverts seuls répondent rarement aux besoins de chacun. Ajoutez des espaces calmes et des petites cabines téléphoniques afin que les employés puissent choisir le niveau d'intimité et de calme dont ils ont besoin.
• Planifiez intentionnellement la proximité des zones : déterminez quelles zones doivent être regroupées afin de réduire le bruit et de favoriser la fluidité des processus de travail. Éloignez les zones calmes des espaces sociaux, placez les salles de projet à proximité des espaces de collaboration, installez les bureaux d'accueil près des entrées et regroupez les équipes ayant des processus de travail communs.
• Soyez intentionnel lorsque vous planifiez les chemins de circulation : observez comment les gens se déplacent naturellement dans le bureau et éloignez les voies très fréquentées, comme les chemins menant aux cuisines, aux imprimantes, aux toilettes et aux salles de réunion, des zones de concentration.
• Basez votre aménagement sur les besoins réels des employés : avant de vous décider pour un nouvel aménagement, recueillez les commentaires de vos équipes sur leurs habitudes de travail réelles. Découvrez quelles tâches ils accomplissent, à quelle fréquence ils collaborent et ce qui les ralentit.

‍

[composant=cta;thème=light;Texte=Consultez notre livre blanc pour découvrir des conseils et des stratégies visant à optimiser votre espace de bureau.;deskbird;Texte du bouton=Télécharger le livre blanc]

De quel équipement avez-vous besoin pour le hot desking ?

Votre configuration de bureau en hot desking ne sera pas complète sans fournir à vos employés les bons outils, un confort ergonomique et un accès fluide aux ressources essentielles. Chaque poste de travail doit être entièrement équipé, facile à réinitialiser et suffisamment flexible pour s'adapter à différents styles de travail. Voici une liste des éléments essentiels du hot desking qui ne devraient pas manquer dans votre lieu de travail hybride:

• Moniteurs, stations d'accueil et chargeurs universels (y compris USB-C et HDMI),
• Accès facile aux prises électriques, aux ports USB et à la gestion des câbles,
• Casiers pour effets personnels,
• Armoires ou tiroirs communs pour les fournitures couramment utilisées,
• Matériel d'hygiène et de nettoyage des bureaux (par exemple, lingettes et sprays nettoyants),
• Casiers technologiques ou stations de prêt d'appareils pour claviers ou casques, et
• Cabines téléphoniques antibruit, cloisons de bureau ou panneaux acoustiques.

Ergonomie des bureaux partagés pour une main-d'œuvre heureuse, en bonne santé et flexible

Les pratiques ergonomiques sur le lieu de travail jouent un rôle crucial pour garantir la santé, le confort et la productivité des employés. En équipant chaque poste de travail d'outils ergonomiques, vous pouvez améliorer considérablement le bien-être de vos employés. Voici quelques bonnes pratiques ergonomiques à suivre en matière de bureaux partagés.

• Fournissez des sièges entièrement réglables et de haute qualité : les chaises doivent pouvoir être réglées en hauteur, au niveau des accoudoirs, du soutien lombaire et de l'inclinaison, car le confort varie d'une personne à l'autre.
• Proposez des bureaux réglables en hauteur ou une combinaison d'options assis-debout : les bureaux assis-debout aident les employés à varier leur posture tout au long de la journée, améliorant ainsi la circulation sanguine et réduisant la fatigue.
• Utilisez des bras de moniteur, des supports pour ordinateurs portables et des accessoires ergonomiques : les employés doivent pouvoir rapidement relever, abaisser ou incliner les écrans à hauteur des yeux afin de conserver une posture saine.
• Assurez-vous que tous les bureaux présentent la même ergonomie : chaque poste de travail doit offrir les mêmes éléments ergonomiques essentiels, tels que des chaises et des supports d'écran réglables, afin que les employés puissent travailler confortablement, quel que soit l'endroit où ils s'assoient.

6 bonnes pratiques pour adapter votre espace de travail en hot desking à un usage quotidien

Assurez-vous que votre espace de travail en hot desking est équipé et prêt à accueillir le flux quotidien de visiteurs afin que tout se passe bien. Les bonnes pratiques suivantes permettent de maintenir l'efficacité et de garantir une expérience fluide pour tous.

1. Mettre en place une signalisation et un système d'orientation

Utilisez une signalisation claire, des zones étiquetées et des marqueurs à code couleur pour aider les employés à s'orienter et à identifier facilement les bureaux. En fonction de la taille de vos locaux, vous pouvez même envisager d'utiliser une application d'orientation pour aider les employés et les visiteurs à s'orienter facilement dans vos locaux.

2. Choisissez un outil de réservation avec des plans interactifs

Lorsque vous choisissez votre logiciel de hot desking, veillez à sélectionner un système de réservation de bureau qui fonctionne avec des vues cartographiques permettant aux employés de trouver et de réserver plus facilement l'espace de travail qui leur convient. Grâce aux plans interactifsdeskbird, par exemple, les employés peuvent facilement voir où sont assis leurs collègues et où se trouve leur bureau dans les locaux.

3. Automatisez les enregistrements pour éviter les absences et les bureaux inutilisés.

Mettez en place des systèmes d'enregistrement automatisés pour éviter les réservations fantômes et suivre avec précision le taux d'occupation réel. Des solutions telles que deskbird différentes options d'enregistrement (par exemple, enregistrement par code QR ou par géolocalisation) qui permettent aux employés de s'enregistrer facilement pour leurs réservations et de libérer automatiquement les ressources si elles sont réservées mais non utilisées.

4. Mettez en place des rappels visuels de votre politique de bureau rangé.

Fournissez des lingettes nettoyantes et des rappels à chaque poste de travail afin de maintenir une hygiène constante et d'être prêt pour le roulement du personnel. Cela peut grandement contribuer à garder le lieu de travail propre pour tout le monde.

5. Choisissez judicieusement les emplacements de stockage

Placez des casiers à accès rapide près des entrées ou des zones de travail afin que les employés puissent y ranger leurs effets personnels tout au long de la journée. Veillez à ce que l'accès aux casiers soit pratique afin que les employés puissent facilement récupérer leurs affaires s'ils ont oublié quelque chose à leur arrivée.

6. Assurez-vous que tout le monde a accès à l'équipement de base.

Assurez l'accès aux technologies essentielles en fournissant suffisamment de prises électriques, de chargeurs et une connexion Wi-Fi fiable à chaque poste de travail, et facilitez la prise en main par les employés sans qu'ils aient à rechercher une source d'alimentation ou une connexion.

La mise en place de votre espace de travail en hot desking n'est qu'un début

La réorganisation de votre espace de bureau pour le hot desking ne consiste pas seulement à offrir davantage de flexibilité dans l'attribution des places. La clé d'un environnement de hot desking réussi réside dans la création d'un espace de travail qui favorise véritablement la collaboration, la concentration et les interactions au sein de vos équipes. Avec un agencement, des zones, des équipements et une ergonomie adaptés, votre bureau deviendra un lieu où vos employés auront véritablement envie de se rendre.

Cependant, l'aménagement de votre espace de travail physique n' est que la première étape de votre feuille de route pour la mise en œuvre du hot desking. Dans les chapitres suivants, nous examinerons de plus près comment choisir le bon logiciel de hot desking et comment gérer le hot desking afin de garantir le bon déroulement des opérations quotidiennes au bureau.

‍