Bonne conduite pour les postes partagés : les règles indispensables pour les équipes hybrides

Le partage de postes fonctionne bien lorsque chacun suit des lignes directrices claires. Sans une étiquette appropriée, le hot desking peut rapidement devenir une source de frustration pour les équipes hybrides.

Les règles de bonne conduite du poste partagé définissent ce qu'il faut faire et ce qu'il faut éviter pour les employés et les employeurs afin de maintenir le hot desking productif, hygiénique et respectueux, de la réservation anticipée des postes à la propreté et la sécurité des postes de travail. Les employeurs devraient soutenir cette démarche avec un logiciel de réservation de postes, des espaces de travail ergonomiques et variés, un stockage sécurisé, une formation en cybersécurité et un feedback continu des employés pour que les bureaux flexibles fonctionnent réellement.

Ce guide couvre 12 règles essentielles, réparties entre les pratiques des employés et les responsabilités des employeurs, pour vous aider à créer un espace de travail flexible propre, productif et positif.

De quoi il s'agit quand on parle de bonne conduite du poste partagé ?

L'étiquette du poste partagé définit les règles de bonne conduite que les équipes hybrides suivent pour maintenir une expérience sur site productive et positive. Ces règles s'appliquent à tous les membres de l'entreprise et combinent la courtoisie élémentaire avec les valeurs et la culture spécifiques de votre organisation.

Les règles de bonne conduite du hot desking aident les équipes à s'adapter au partage de l'espace de bureau et du temps de manière différente des configurations traditionnelles. Bien que la transition puisse être difficile au début, le respect de ces principes crée l'un des modèles de travail les plus agréables et productifs tant pour les managers que pour les employés.

5 pratiques de bonne conduite de partage de postes pour les employés

1. Demander aux membres de votre équipe de réserver un bureau à l'avance afin d'éviter les conflits d'horaire.

Tout d'abord, la prévention des conflits d'horaires est primordiale dans un environnement de hot desking. Rien n'est plus embêtant et frustrant pour votre personnel que d'arriver au bureau et de découvrir que quelqu'un est déjà assis là où il avait prévu de s'asseoir pour la journée. Cette situation est encore plus gênante dans un modèle hybride, car les employés ne viennent pas sur place tous les jours. 

Il est donc essentiel de prendre le temps d'expliquer à vos équipes l'importance de réserver à l'avance. Cela vous permet d'éviter des tension et du mécontentement parmi vos collègues. Pour simplifier et organiser les choses, nous vous recommandons d'équiper votre personnel de solutions faciles à utiliser telles que la fonction de réservation du bureau de deskbird.

2. Exiger que les téléphones soient en mode vibreur ou silencieux

On associe souvent un bureau très frequenté au bruit. Comme dans tout modèle de travail, il est indispensable de demander que les téléphones soient en mode silencieux dans un espace de travail partagé. Les open space sont des lieux qui causent beaucoup de distractions, souvent causées par les téléphones. L'espace n'a pas besoin d'être totalement silencieux, mais il faut que le niveau de bruit soit acceptable pour tous. 

Considérez ces options :

• Recommander des casques pour le travail nécessitant de la concentration
• Autoriser les appareils en mode vibreur ou silencieux
• Désigner des cabines acoustiques insonorisées ou de petites salles de réunion pour les appels personnels

Cette variété de solutions permet au personnel de gérer les affaires personnelles et professionnelles en toute confidentialité tout en évitant les perturbations.

3. Rappeler à vos collaborateurs d'apporter leurs propres appareils 

À la maison, les employés ont leur environnement de travail défini, comme leurs ordinateurs, leurs appareils et leurs logiciels. Mais lorsqu'ils se rendent sur place, ils peuvent trouver difficile de ne pas travailler avec une configuration différente. Pourquoi ne pas suggérer à votre personnel d'adopter le modèle BYOD (Bring Your Own Device) ? Ils peuvent ainsi utiliser leur propre matériel plutôt que celui fourni par l'entreprise. 

Cette approche nécessite :

• Un alignement avec les exigences de travail de votre entreprise
• Des solutions de sécurité BYOD mises en place
• Une politique BYOD claire décrivant les bonnes pratiques et les interdictions

4. Demander à vos employés de rester chez eux s'ils sont malades

L'utilisation d'un système de réservation de bureau signifie que votre entreprise dispose déjà d'un modèle de travail hybride et que vos équipes ont l'habitude de travailler à domicile deux jours par semaine. Ces dernières années, les virus et les maladies nous ont appris qu'il est préférable d'éviter de se rencontrer en personne et de transmettre le virus aux membres du personnel. 

Dans un environnement de partage de bureau, c'est primordial. La règle est simple : si vous êtes malade, restez chez vous ! Il n'est pas nécessaire d'exposer ses collègues lorsque l'on peut travailler à distance, d'autant plus que plusieurs employés utilisent le même bureau, ce qui augmente le risque de contamination. 

Rappeler aux membres de l'équipe de :

• Annuler leurs réservations de postes en cas de maladie
• Avertir le personnel d'une éventuelle propagation de maladies au bureau
• Prendre des précautions supplémentaires pendant la saison de la grippe pour éviter les pics d'arrêts maladie

5. Insister sur l'importance de laisser l'espace de travail tel qu'il était

Un bureau est un environnement très personnel, parfois même personnalisé avec des photos ou des décorations. Mais dans le cas d'un partage de bureau, cette option n'est pas envisageable. Vous devez laisser l'endroit dans l'état où vous l'avez trouvé, propre et bien rangé. Il est interdit de laisser des effets personnels sur le bureau. Tout doit être rangé après chaque rotation, et seule la papeterie de base peut être fournie par l'entreprise.

Comme nous venons de le souligner, l'hygiène est également très importante. Prévoyez toujours des gels hydro-alcooliques et des lingettes pour que les gens puissent ranger leur lieu de travail dès qu'ils ont terminé leur session. Soyez particulièrement vigilant à tout problème de propreté et veillez à l'adresser aussitôt afin qu'il ne se reproduise pas.

👉 Découvrez comment votre équipe peut facilement trouver ses collègues et réserver un poste dans sa zone de bureau préférée, grâce à notre fonctionnalité de plan d'étage interactif.

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7 règles de partage de postes pour les employeurs

1. Investir dans un IWMS et un logiciel de réservation de bureau

Si vous prévoyez de mettre en œuvre le "hot desking" dans votre entreprise, vous vous demandez peut-être comment vous allez vous organiser. Nous vous recommandons d'envisager l'installation d'un Integrated Workplace Management System (IWMS). Il peut vous fournir des analyses de bureau sur la façon dont l'espace est utilisé et à quel moment. Vous pouvez ensuite optimiser votre aménagement pour le rendre encore plus efficace. Vous aurez donc des informations précieuses sur les différentes options que vous pourriez proposer à vos collaborateurs.

En outre, vous pouvez mettre en place un logiciel de réservation de bureau tel que deskbird pour aider les employés à trouver une place disponible et à quel moment. Ce logiciel facilite également la création de liens, car il permet à votre personnel de choisir la personne avec laquelle travailler. Sans compter que c'est une façon de développer la culture d'entreprise et renforcer la cohésion de votre équipe.

2. Mettre en place une politique de partage de bureau

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les employés partagent l'espace de bureau sans problème si vous ne donnez pas de directives explicites sur les choses à faire et à ne pas faire. La création d'une politique de partage de postes est cruciale pour fournir à votre équipe des instructions et des attentes claires. 

Par exemple, votre politique de hot desking peut inclure une liste de contrôle facile à suivre pour la réinitialisation du bureau complet :

• toujours ranger ses effets personnels ;

• utiliser un désinfectant avant de toucher toute surface ;

• passer une lingette sur l'ensemble de l'espace de travail, y compris le bureau lui-même, avant de partir ;

• se déconnecter de tous les outils et ressources (si vous n'appliquez pas une politique BYOD) ;

• repositionner le bureau et la chaise comme vous aimeriez les trouver à votre arrivée ;

• vider la corbeille à papier, si possible.

Toutes ces actions, si elles sont effectuées par tout le monde, garantiront un environnement propre et accueillant.

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3. Former votre personnel aux risques de cybersécurité dans un espace de travail partagé

Le partage d'un espace de travail implique que différentes personnes utilisent les mêmes ressources. Que se passe-t-il si quelqu'un oublie de se déconnecter et que la personne suivante finit par avoir accès à des données confidentielles ? C'est pourquoi la cybersécurité est encore plus importante dans un environnement de travail flexible et partagé.

La mise en place d'une bonne stratégie de gestion des cyberrisques est certes importante, mais la formation des membres de votre équipe à ce sujet est tout aussi indispensable. En outre, vos serveurs doivent être à l'abri des virus et vos données doivent être protégées contre les infections extérieures et intérieures. Assurez-vous régulièrement que votre personnel connaît les règles de cybersécurité qui s'appliquent à votre environnement de travail hybride.

4. Fournir différents types d'espaces de travail pour répondre aux besoins de vos employés

Avec le hot desking, repenser l'agencement des bureaux est souvent une bonne idée pour rendre l'espace de travail plus agile et plus productif. Le système du bureau partagé est la preuve que le rôle du bureau évolue et doit être repensé afin de répondre aux besoins et aux attentes des employés. 

Parce que les employés viennent au bureau pour travailler sur différents types de tâches, ils doivent disposer de l'espace de travail dont ils ont besoin pour accomplir leur travail dans des conditions optimales. Voici quelques exemples d'espaces que vous pouvez créer :

• des postes de travail pour les personnes qui font du travail individuel ;
• des salles de réunion pour des rencontres en présence ;
• des cabines acoustiques pour les appels téléphoniques et les vidéoconférences avec des clients ou d'autres personnes ;
• des salles comfortables pour que les équipes puissent se poser et réfléchir à des idées ;
• des espaces au calme pour le travail individuel ;
• un espace convivial où se réunir pour le déjeuner ou les pauses.

La mise à disposition de ces espaces couvre tous les différents besoins de vos équipes.

5. Rendre votre espace de travail ergonomique

Le bien-être des employés est une préoccupation majeure de nos jours, et vous devez en tenir compte lorsque vous réfléchissez à un espace conçu pour le hot desking. En tant qu'organisation, il est de votre responsabilité de fournir à votre équipe les bons outils et équipements pour leur permettre de travailler dans les meilleures conditions. Le lieu de travail doit être adaptable. Par exemple, proposez du mobilier ergonomique tel que :

• bureaux assis-debout ;
• différents types de chaises et de fauteuils ;
• des lampes de bureau ou de la lumière naturelle suffisante ;
• des écrans de différentes tailles.

Ces caractéristiques améliorent la santé des employés tout en ayant un impact positif sur leur expérience sur site et leur productivité.

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6. Permettre de mettre sous clé les effets personnels

Un environnement de travail flexible signifie également que votre personnel ne sera pas dans les locaux tous les jours. Dans une configuration traditionnelle, ils disposent généralement d'espaces pour mettre leurs biens en sécurité. Mais dans un modèle de bureau partagé, ils risquent de laisser leurs sacs ou leurs vélos n'importe où et créer un environnement mal rangé et peu sûr.

La solution est d'aménager des espaces où ils peuvent ranger leurs affaires pendant qu'ils travaillent et même les laisser sur place si nécessaire. Cela garantit une plus grande sécurité et une plus grande propreté. Veillez à informer votre personnel de l'existence de ces équipements et à rendre leur utilisation obligatoire dans vos règles de partage de bureau.

7. Mettre en place un système de retour d'information pour les employés

Lorsque vous proposez une nouvelle méthode de travail, soyez attentif aux sentiments de votre équipe et soyez ouvert aux suggestions. Si le modèle de hot desking est nouveau dans votre entreprise, pourquoi ne pas envisager de recueillir les premières impressions de vos employés ? Vous auriez ainsi le temps de procéder à des ajustements et à des améliorations avant que les choses ne tournent au vinaigre.

Une fois le processus lancé, créez une enquête de satisfaction des employés afin d'anticiper toute fausse note et continuez à améliorer l'aménagement et la gestion de vos bureaux. Fournissez à vos équipes des outils et des plateformes pour communiquer leurs besoins et soumettre des demandes d'assistance (qui peuvent être anonymes). Il est très important de savoir si un problème survient le plus rapidement possible, car l'objectif est de créer un environnement positif et dynamique pour que tout le monde soit heureux et productif.  

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Le hot desking est en passe de devenir l'un des modèles de travail les plus populaires en raison de la mise en œuvre du modèle hybride. Les règles de bonne conduite du poste partagé sont fondamentales pour qu'il soit efficace et permette à votre personnel de s'épanouir. La clé est de déployer des règles de partage de postes afin que chacun sache quoi faire et à quoi s'attendre.

L'utilisation d'un système de gestion de l'espace de travail est fortement recommandée pour gérer votre bureau partagé en douceur et avec succès. Demandez une démonstration gratuite de l'application deskbird pour découvrir toutes nos fonctionnalités conviviales, de la réservation de bureaux à l'analyse de l'espace de travail et à la planification de la semaine !